Buzz
Nếu bạn đang mong chờ một email quan trọng và không muốn lãng phí thời gian bằng cách liên tục nhấn nút làm mới tab khi mở Gmail, hãy sử dụng biểu tượng thư chưa đọc. Bạn có thể dễ dàng kích hoạt nó bằng cách vào Cài đặt => Nâng cao => Biểu tượng tin nhắn chưa đọc => Bật => Lưu thay đổi. Khi nhận được một email mới, một con số sẽ xuất hiện trên biểu tượng Gmail trên tab, chỉ cần liếc qua là có thể thấy được.
4. Bật tính năng “Undo Send” nếu thường xuyên gửi email lỗi, email nhầm
Đây có thể coi là cứu cánh mỗi khi lỡ tay nhấn nút gửi thư khi nội dung vẫn còn 'mông lung như một trò đùa'. Để kích hoạt, vào Cài đặt => Cuộn xuống Hoàn tác Gửi => Chọn khoảng thời gian muốn hủy (các tùy chọn 5, 10, 20 hoặc 30 giây).
Nếu đôi tay run rẩy, bạn có thể chọn 30s. Sau khi gửi thư, dòng chữ màu vàng sẽ xuất hiện bên dưới thanh tìm kiếm. Nút “Hoàn tác” tinh tế sẽ xuất hiện và bạn có thể nhanh chóng nhấn vào đó để thu hồi những dòng chữ cần được che giấu trước khi quá muộn.
5. Sử dụng tính năng Lên lịch gửi email
Bạn thường làm việc muộn đến tận đêm khuya và không muốn làm phiền đồng nghiệp vào thời điểm đó, nhưng lo rằng bạn có thể quên gửi email vào buổi sáng? Đừng lo lắng, Gmail cho phép bạn lên lịch gửi email trong tương lai. Thay vì nhấn vào nút Gửi màu xanh lam, hãy nhấn vào mũi tên bên cạnh và chọn Lịch gửi. Hộp thoại này sẽ hiện ra, giúp bạn chọn thời gian bạn muốn hẹn giờ để gửi.
6. Kiểm tra email khi không có kết nối mạng
Khi bạn cần kiểm tra email nhưng đang ở nơi không có internet hoặc đang gặp sự cố mạng, bạn có thể kích hoạt chế độ ngoại tuyến trong Gmail. Để làm điều này, truy cập Cài đặt > Ngoại tuyến > Bật chế độ kiểm tra email khi ngoại tuyến > Lưu thay đổi.
7. Xác định xem email gửi cho cả nhóm hay chỉ riêng bạn
Giải pháp này sẽ hữu ích khi bạn phân vân liệu nên phản hồi email được gửi hàng loạt cho nhiều người hay không. Khi bật tính năng “Chỉ báo cấp độ cá nhân”, các email trong hộp thư đến sẽ hiển thị một mũi tên (>) nếu được gửi cho bạn và nhóm người khác, hoặc hai mũi tên (>>) nếu chỉ gửi cho bạn. Bật tính năng này tại Cài đặt => Chung => Chỉ báo cấp độ cá nhân và chọn Hiển thị chỉ báo.
8. Chuyển đổi giữa các email dễ dàng
Để di chuyển giữa các email một cách thuận tiện, bạn có thể sử dụng các phím tắt sau đây
- phím j: di chuyển đến email cũ tiếp theo (hoặc mở email nếu đang xem một email khác).
- phím k: di chuyển đến email mới nhận (hoặc mở email nếu đang xem một email khác).
- phím p: di chuyển đến cuộc trò chuyện đang xem để mở email cũ trong cuộc trò chuyện đó.
- phím n: di chuyển con trỏ đến email mới gần đây trong Chế độ Xem Cuộc trò chuyện.
9. Di chuyển nhanh trong Gmail
Để di chuyển nhanh trong Gmail, bạn có thể sử dụng các phím tắt sau đây
- gi: chuyển đến Hộp thư đến (inbox)
- gs: nhanh chóng đến thư mục “Đánh dấu Sao” (starred)
- ga: truy cập Tất cả thư (All Mail).
- gc: mở danh bạ liên lạc một cách thuận tiện (Contacts list)
- /: mở và hiển thị con trỏ chuột trong ô tìm kiếm.
10. Giải quyết vấn đề dung lượng với email
Nhận ra rằng Gmail chỉ giữ được 15GB cho email có thể giúp bạn quản lý một cách hiệu quả hơn. Nếu bạn đang đối diện với hàng nghìn email chưa đọc và không bao giờ muốn xóa chúng, hãy thử mẹo này. Để xóa các email có dung lượng lớn, nhập “kích thước:[x số]m” (nhớ có dấu ngoặc kép) và tất cả email lớn hơn số bạn nhập sẽ xuất hiện, giúp bạn dễ dàng xử lý chúng.
11. Thao tác với email một cách thông minh
Để thao tác với email, bạn có thể sử dụng những phím tắt sau
- phím x: đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu cho một email (tick xanh trước mỗi email).
- phím s: đánh dấu quan trọng hoặc bỏ đánh dấu cho một email.
- phím #: xoá cuộc hội thoại.
- phím e: lưu trữ cuộc hội thoại.
- phím ! (Shift + phím 1 bên trái): chọn là thư rác.
- phím Enter: mở cuộc hội thoại hoặc email được đánh dấu.
