Top 3 'Kỹ năng mềm vĩnh cửu' mà Bộ phận Nhân sự cần tập trung phát triển cho nhân viên

Bạn có biết rằng kỹ năng mềm là một trong những yếu tố quan trọng nhất để thành công trong công việc và cuộc sống? Kỹ năng mềm là những kỹ năng liên quan đến cách bạn tương tác, hợp tác và giao tiếp với người khác. Kỹ năng mềm không phụ thuộc vào kiến thức chuyên môn hay kinh nghiệm, mà có thể được học hỏi và cải thiện qua thời gian. Trong thế giới ngày càng thay đổi nhanh chóng và phức tạp, kỹ năng mềm càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, bởi vì chúng giúp bạn thích ứng, sáng tạo và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn top 3 kỹ năng mềm vượt thời gian, tức là những kỹ năng mềm luôn có giá trị và cần thiết trong mọi hoàn cảnh và lĩnh vực. Đó là kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng giao tiếp. Chúng tôi sẽ giải thích tại sao những kỹ năng này quan trọng, và đưa ra những gợi ý để giúp bạn phát triển chúng cho bản thân và cho nhân viên của bạn. Hãy cùng theo dõi bài viết để khám phá nhé!

1. Giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề không chỉ là một trong những kỹ năng mềm vượt thời gian mà còn là chìa khóa mở cửa cho sự thành công trong nhiều lĩnh vực công việc. Trong môi trường làm việc, thách thức, khó khăn và rủi ro là những điều không thể tránh khỏi. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn đối mặt và vượt qua những tình huống này bằng cách xác định, phân tích nguyên nhân, lựa chọn giải pháp và đánh giá kết quả.

Không chỉ dành cho những người làm việc trong các lĩnh vực kỹ thuật, khoa học hay toán học, kỹ năng giải quyết vấn đề trở nên càng quan trọng trong mọi ngóc ngách của công việc. Chẳng hạn, nếu bạn là một nhân viên kinh doanh trong một công ty thời trang và phát hiện doanh số bán hàng giảm, bạn có thể áp dụng quy trình giải quyết vấn đề như sau:

• Bước 1: Đặt Vấn Đề. Bắt đầu bằng việc xác định vấn đề: Doanh số bán hàng giảm. Để hiểu rõ hơn, cần phải biết tại sao, khi nào và ở đâu vấn đề này xảy ra. Hãy đặt câu hỏi cơ bản như “Tại sao doanh số giảm?” hay “Vấn đề nằm ở đâu?”
• Bước 2: Tìm Hiểu. Tiếp theo, nghiên cứu kỹ hơn về vấn đề. Nói chuyện với khách hàng, đồng nghiệp và quan sát tình hình cửa hàng. Cũng cần xem xét dữ liệu bán hàng để có cái nhìn tổng quan hơn.
• Bước 3: Nghĩ Ra Giải Pháp. Dựa trên thông tin đã có, suy nghĩ về cách giải quyết vấn đề. Có thể đưa ra ý tưởng hoặc lập kế hoạch bằng cách sử dụng trí thông minh hoặc sơ đồ đơn giản.
• Bước 4: Lên Kế Hoạch Hành Động. Chọn giải pháp tốt nhất và lập kế hoạch thực hiện. Sử dụng danh sách công việc hoặc lịch trình để dễ dàng quản lý.
• Bước 5: Theo Dõi Kết Quả. Cuối cùng, quan trọng nhất là theo dõi kết quả của giải pháp. Sử dụng bảng theo dõi hoặc danh sách kiểm tra để đảm bảo bạn kiểm soát được tiến trình và có thể điều chỉnh nếu cần thiết.

2. Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo không chỉ là một trong những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng mà còn là yếu tố quyết định cho sự thành công trong mọi lĩnh vực công việc. Trong môi trường làm việc, khả năng lãnh đạo, hướng dẫn và ảnh hưởng đến người khác là vô cùng quan trọng. Kỹ năng này giúp xây dựng mục tiêu, định hình chiến lược, tạo sự hợp tác, giải quyết xung đột và tạo ra sự thay đổi tích cực. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến vị trí quản lý mà còn đối với mọi nhân viên trong tổ chức.

Ví dụ, nếu bạn là một nhân viên kỹ thuật trong một công ty phần mềm, kỹ năng lãnh đạo là cần thiết để:

• “Làm hài lòng” mọi người: Xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác. Thể hiện sự quan tâm, tôn trọng và niềm tin vào người khác. Gây ấn tượng và thuyết phục về ý tưởng, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
• Ra quyết định: Xem xét thông tin, dữ liệu và lập luận để chọn giải pháp tốt nhất cho vấn đề. Đánh giá các tiêu chí như hiệu quả, chi phí, thời gian, rủi ro và khả năng thực hiện.
• Phân công và giám sát công việc: Phân chia công việc cho các thành viên dựa trên kỹ năng, năng lực và sở thích của họ. Giao rõ ràng mục tiêu, yêu cầu và tiến độ công việc. Theo dõi, hỗ trợ và đánh giá kết quả của công việc.
• Xử lý xung đột: Nhận biết và giải quyết xung đột trong nhóm hoặc với bên ngoài. Lắng nghe, hiểu và tôn trọng các quan điểm khác nhau. Tìm ra các giải pháp hòa giải và mang lại lợi ích cho mọi bên.

3. Kỹ năng giao tiếp 

Kỹ năng giao tiếp, một trong những kỹ năng cần thiết không thể thiếu, đóng vai trò quan trọng trong mọi môi trường công việc. Khả năng truyền đạt thông tin, trao đổi ý kiến và hiểu được cảm xúc của người khác là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ, thể hiện bản thân và tạo sự hợp tác. Đồng thời, kỹ năng giao tiếp còn bao gồm nhiều khả năng khác nhau như nghe, nói, viết, trình bày và thuyết phục.

Chẳng hạn, trong vai trò nhân viên tư vấn tại một công ty tài chính, bạn cần sử dụng kỹ năng giao tiếp để:

• Lắng nghe và hiểu nhu cầu, mong muốn và vấn đề của khách hàng. Đặt câu hỏi thông minh để thu thập thông tin cần thiết và phản hồi để xác nhận sự hiểu biết. Thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với người nói.
• Diễn đạt ý kiến, kiến thức và giải pháp một cách rõ ràng, chính xác và thuyết phục. Sử dụng ngôn ngữ, giọng điệu và ngữ điệu phù hợp với đối tượng và tình huống. Áp dụng các kỹ thuật như lặp lại, ví dụ, so sánh hoặc câu chuyện để làm cho bài nói trở nên sinh động và hấp dẫn.
• Soạn thảo các văn bản liên quan đến công việc như email, báo cáo, hợp đồng hay tài liệu. Sử dụng ngôn ngữ chính thức, chuyên nghiệp và chuẩn mực. Sắp xếp và trình bày thông tin một cách có logic, rõ ràng và dễ theo dõi. Kiểm tra và chỉnh sửa các lỗi chính tả, ngữ pháp hay câu văn.
• Thuyết trình về sản phẩm, dịch vụ hay giải pháp của bạn cho khách hàng hay đối tác. Chuẩn bị nội dung, tài liệu và thiết bị cho buổi trình bày. Thu hút sự chú ý, duy trì sự quan tâm và tạo ra ấn tượng tích cực cho người xem. Xử lý câu hỏi hay phản ứng của đối tượng một cách linh hoạt.

Để phát triển kỹ năng giao tiếp, bạn có thể tham gia vào hoạt động giao tiếp trong và ngoài công ty, học hỏi từ những người xuất sắc trong lĩnh vực này, và rèn luyện qua nhiều phương tiện khác nhau như điện thoại, email, mạng xã hội, video call, để nâng cao khả năng giao tiếp của mình trong mọi tình huống.

Chúng tôi khuyến khích bạn hãy nỗ lực phát triển những kỹ năng này cho bản thân và cho nhân viên của bạn. Bạn có thể sử dụng các gợi ý mà chúng tôi đã đưa ra, hoặc tìm kiếm các nguồn học tập và thực hành khác. Bạn cũng có thể đánh giá và cải thiện những kỹ năng này qua quá trình làm việc.

Như một câu châm ngôn nổi tiếng đã nói: “Kỹ năng mềm là sự khác biệt giữa những người bình thường và những người xuất sắc”. Hãy để những kỹ năng mềm giúp bạn trở thành một người xuất sắc trong công việc và cuộc sống nhé!