Buzz
Nếu bạn là một nhà quản lý và đang cần tìm kiếm một giải pháp phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp của mình, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích!
Nền tảng Cơ Bản - Trong thời đại công nghệ hiện nay, khi thị trường đang chịu sức cạnh tranh dữ dội, các giải pháp phần mềm quản lý công việc ra đời mang lại lợi ích vượt trội về tốc độ và hiệu suất cho doanh nghiệp, đồng thời trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý hiện đại. Mặc dù có nhiều tên tuổi nổi bật như Trello, Asana, Wrike, Jira,... nhưng việc chọn lựa một giải pháp phù hợp vẫn đòi hỏi sự cân nhắc đa chiều. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn đánh giá những phần mềm quản lý công việc và dự án phổ biến nhất.
Trước khi đi vào việc so sánh ưu điểm và nhược điểm của các phần mềm, bạn cần hiểu rõ về mức độ cần thiết của một giải pháp phần mềm quản lý công việc cũng như những yếu tố nào làm nên một giải pháp phần mềm quản lý công việc tốt.
Công cụ quản lý công việc có thể đem lại lợi ích gì cho bạn?
Thách thức đối với các nhà quản lý là làm thế nào để kiểm soát các công việc và dự án, tối ưu hóa nguồn lực có sẵn và tăng cường hiệu suất cho doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, các giải pháp phần mềm quản lý công việc đảm nhận hai nhiệm vụ chính: thứ nhất, làm rõ quá trình giao việc và tiếp nhận công việc giữa nhà quản lý và nhân viên, từ đó tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm; thứ hai, hỗ trợ việc lập kế hoạch cho nhà quản lý và tạo điều kiện cho nhân viên cộng tác và làm việc hiệu quả trên một nền tảng duy nhất.
Tóm lại, việc sử dụng phần mềm quản lý công việc mang lại lợi ích từ hai góc độ. Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:
Quản lý công việc một cách toàn diện, không bỏ sót công việc nào.
Xác định ưu tiên công việc một cách rõ ràng.
Tối ưu hóa thời gian làm việc hiệu quả thông qua tính toán và sắp xếp công việc.
Hợp tác với đồng nghiệp để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.
Đối với nhà quản lý, một phần mềm quản lý công việc mang lại những lợi ích như sau:
Hiểu rõ toàn bộ công việc và dự án của tất cả các bộ phận.
Đưa ra quyết định và xử lý vấn đề kịp thời.
Phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả.
Đảm bảo tất cả công việc, dự án được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng tốt nhất.
Dựa vào những nhu cầu này, một phần mềm quản lý công việc cần có những tính năng cơ bản sau:
Tính năng báo cáo: Cung cấp báo cáo chi tiết, minh họa về công việc của từng thành viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng không thể thiếu, giúp nhà quản lý đánh giá được hiệu suất làm việc của team và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
Tính năng phân quyền sử dụng: Đây là tính năng quan trọng để phân chia các vai trò trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, tính năng này trở nên cực kỳ quan trọng để duy trì thứ bậc kỉ luật trong tổ chức.
Dựa vào những phân tích trên, hãy đi vào đánh giá 5 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay:
1. Trello
Giao diện Kanban của Trello
Ưu điểm: Cộng tác dễ dàng và hiệu quả: Giao diện làm việc của Trello giống như các tờ giấy note được dán trên bảng. Điều này giúp mọi người dễ dàng sử dụng và làm việc với nó.
Nhược điểm: Trello chỉ phục vụ cho việc làm nhóm và cộng tác nên thiếu một số tính năng như:
Thiếu tính năng trò chuyện nhóm
Không phân cấp quyền thành viên quản lý
Thiếu báo cáo về công việc
Quản lý thời gian không hiệu quả...
Với việc tối ưu hóa cho cộng tác, Trello phù hợp nhất với các nhóm Agile từ 3 - 10 thành viên, với công việc theo dạng tuần tự, tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả và linh hoạt thay vì quản trị.
2. Asana
Giao diện danh sách công việc của Asana
Một số ưu nhược điểm của Asana có thể tổng kết như sau:
Ưu điểm:
Cộng tác: Asana được đánh giá cao trong việc quản lý công việc và dự án, với đầy đủ tính năng tạo công việc, giao việc, lên lịch, ưu tiên công việc, nhận xét, thảo luận bằng cách sử dụng thẻ @ để đề cập tên thành viên... Một trong những điểm đặc biệt của Asana là khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án mà không cần phải sao chép. Điều này rất hữu ích khi một nhiệm vụ liên quan đến nhiều mục tiêu cùng một lúc hoặc khi áp dụng hạn chót cho nhiều dự án khác nhau. Ngoài ra, Asana còn có thể tích hợp với Slack, Dropbox, Github...
Báo cáo: Trong phiên bản miễn phí, Asana chỉ cung cấp biểu đồ báo cáo tiến độ cho từng dự án (progress report), hiển thị số công việc đã hoàn thành và còn lại, các báo cáo chi tiết hơn sẽ được mở khóa ở phiên bản trả phí.
Phân quyền sử dụng: Asana có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho dự án và công việc.
Nhược điểm:
Chi phí sử dụng: Asana cho phép sử dụng bản miễn phí với các tính năng cộng tác, lên lịch, báo cáo cơ bản,... và giới hạn tối đa 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số lượng thành viên vượt quá, bạn phải nâng cấp lên bản trả phí với giá là 9.99$/ người dùng/ tháng. Với bản nâng cấp này, Asana mở rộng thêm tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm trường tùy chỉnh cho dự án, báo cáo chi tiết, cài đặt quyền riêng tư cho dự án,... Có thể thấy, để sử dụng toàn bộ tính năng nổi bật của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chi trả một chi phí khá cao.
3. Wrike
Ngoài Asana, Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ. So với Asana, Wrike không chỉ thay thế email mà còn hầu hết các công cụ làm việc khác. Theo đánh giá của Business News Daily, Wrike được xem là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp quản lý dự án miễn phí. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho các nhóm nhỏ hoặc các start-up có nguồn lực hạn chế.
Giao diện của Wrike
Dưới đây là một số đánh giá về Wrike:
Ưu điểm:
Cộng tác: Tương tự như Asana, Wrike có đầy đủ tính năng như tạo công việc, giao công việc, bình luận, đề cập tên, liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án... Wrike cũng hỗ trợ việc cộng tác nhanh hơn với tính năng Chỉnh sửa trực tuyến (Live Editing) trên tài liệu đính kèm, tạo công việc ngay lập tức qua email chỉ với một cú nhấp chuột...
Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Wrike quản lý thời gian của từng công việc rất chặt chẽ, có nhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn cho công việc, như đặt thời hạn theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc hoàn thành vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (khi phải hoàn thành bao nhiêu % công việc)... Bên cạnh đó, với các chế độ xem dự án như biểu đồ Gantt, theo Workload của từng nhân sự, Wrike giúp nhà quản lý tối ưu hóa nguồn lực một cách cực kỳ hiệu quả.
Báo cáo theo thời gian thực: Với phiên bản trả phí, Wrike có thể tạo ra biểu đồ báo cáo thời gian thực, tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý. Bạn có thể yêu cầu báo cáo theo dự án hoặc công việc, với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc tên thành viên...
Phân quyền sử dụng: Wrike cho phép phân quyền cơ bản ở bản miễn phí (như truy cập bảng quản trị, cài đặt ngày làm việc và ngày nghỉ, xoá tài khoản thành viên…). Nhưng các quyền nâng cao như tạo, sửa và tuỳ chỉnh Workflow, xem lịch làm việc của người khác,... chỉ có ở phiên bản trả phí.
Nhược điểm:
Chi phí sử dụng: Wrike miễn phí cho 5 người dùng với những tính năng cơ bản như quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, tích hợp Google Drive, Dropbox, Office365. Tuy nhiên, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu trữ. Với phiên bản Professional dành cho nhóm 5 - 15 người, phí là 9.8$/ người dùng/ tháng, Wrike cung cấp thêm các tính năng Gantt chart, dung lượng lưu trữ lên 5Gb, tích hợp nâng cao với Microsoft Project, Excel, RSS. Với các tính năng như tuỳ chỉnh workflow, báo cáo thời gian thực, phân tích và dự báo… chỉ có ở gói Business, với giá 24.8$/ người dùng/ tháng. Mức giá khá cao để sử dụng toàn bộ tính năng của Wrike.
Với các phân tích trên, Wrike phù hợp với doanh nghiệp lớn, có nhu cầu quản lý dự án chuyên sâu. Đối với các nhóm nhỏ dưới 5 thành viên, Wrike miễn phí vẫn là lựa chọn tốt với các tính năng cơ bản nhưng cần thiết.
4. Wework
Wework là một ứng dụng quản lý công việc với các tính năng hợp tác, lập kế hoạch và báo cáo đầy đủ, không thua kém giải pháp quản lý dự án quốc tế. Một điểm đáng chú ý của Wework là...
Tính hợp tác: Ngoài các tính năng cơ bản như tạo công việc, giao việc, lập lịch và ghi chú ưu tiên, chat và bình luận trong mỗi công việc, Wework còn tích hợp trực tiếp với Base Message, cho phép người dùng trò chuyện ngay trong ứng dụng mà không cần chuyển qua ứng dụng khác.
Báo cáo: Các loại báo cáo trong Wework bao gồm: báo cáo theo dự án, theo phòng ban hoặc theo công việc của từng nhân viên, giúp quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin và giải quyết vấn đề kịp thời. Tuy nhiên, các báo cáo này vẫn ở mức rất cơ bản, chỉ đáp ứng được những nhu cầu tối thiểu của quản lý dự án.
Tích hợp: Để giúp người dùng không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ làm việc khác nhau, Wework cung cấp hệ thống API mở, tích hợp hầu hết các công cụ làm việc cần thiết như Email, Drive, Microsoft, Calendar, Base Apps...
Phân quyền: Giống như các ứng dụng quốc tế, Wework cho phép phân quyền chặt chẽ giữa 3 vai trò: quản lý dự án, thành viên và khách (guest), giúp phân cấp quản trị và đảm bảo tính bảo mật trong doanh nghiệp.
Chi phí: Ưu điểm lớn nhất của Wework là chi phí sử dụng rất hợp lý so với các tính năng ưu việt đạt chất lượng quốc tế. Gói Starter của Wework cho phép tối đa 30 tài khoản, được sử dụng đầy đủ tính năng, với chi phí chỉ là 1 triệu VNĐ/ tháng, tương đương 1.4$/ người dùng/ tháng.
Giao diện của Wework
Nhược điểm của Wework là các tính năng lập kế hoạch và báo cáo vẫn chưa phát triển sâu, chưa đáp ứng được các nhu cầu phức tạp hơn trong quản lý dự án. Tuy nhiên, với các tính năng cơ bản tương đương các giải pháp quốc tế, giao diện dễ sử dụng, Wework vẫn đáp ứng tốt nhu cầu quản lý công việc của phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt, khi sử dụng Wework, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ và triển khai trực tiếp tại Việt Nam, điều này rất cần thiết nhưng các sản phẩm quốc tế hiện chưa đáp ứng được ở thị trường Việt.
Wework phù hợp nhất với các doanh nghiệp hoặc nhóm làm việc theo mô hình cộng tác liên chức năng, từ công ty nhỏ đến lớn đều có thể linh hoạt sử dụng giải pháp này trong quá trình vận hành công việc của họ.
5. Jira Software
Giao diện của Jira Software
Ưu điểm:
Báo cáo: Jira cung cấp hơn một chục báo cáo khác nhau để phân loại dữ liệu, giúp bạn kiểm tra khối lượng công việc, tiến độ công việc và công việc còn tồn đọng một cách dễ dàng. Biểu đồ màu sắc giúp phân tích báo cáo một cách nhanh chóng và đơn giản.
Phân quyền: Jira có tính năng phân quyền cực kỳ chi tiết. Không chỉ phân quyền trong dự án tổng thể, mà còn phân quyền đối với từng nhiệm vụ. Việc hạn chế quyền xem đối với các vai trò khác nhau trong dự án rất hữu ích khi có các đối tác bên ngoài tổ chức (như freelance, khách hàng) làm việc trong cùng hệ thống, giúp team công nghệ bảo vệ thông tin độc quyền của mình.
Tích hợp: Jira tương thích cao với các ứng dụng của bên thứ ba. Với khả năng tích hợp công cụ cho nhà phát triển, mạng lưới hàng nghìn tiện ích bổ sung và API mở của Atlassian, Jira có thể liên kết với nhiều công cụ khác nhau.
Nhược điểm:
Giao diện: phức tạp và mất thời gian để làm quen, thích nghi để áp dụng workflow hiệu quả.
Chi phí: Jira có bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày, bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng. Sau đó, bạn có thể chọn sử dụng bản trả phí với mức giá phù hợp với quy mô của team và lựa chọn sử dụng cloud hoặc server. Đối với bản Cloud, team 10 người có chi phí là 10$/ tháng, còn team từ 11 - 100 người có chi phí là 7$/ người dùng/ tháng.
Jira là một phần mềm quản lý dự án đặc biệt, phù hợp cho các team công nghệ, phát triển phần mềm, hoặc các team áp dụng phương pháp agile.
Dựa vào các đánh giá trước đó, ta có thể tóm tắt tính năng của 5 phần mềm quản lý công việc như sau:
Mong rằng bài viết đã cung cấp cái nhìn tổng quan hơn về các phần mềm quản lý công việc, từ đó giúp các nhà quản lý lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Theo resources.base.vn
