TOP ứng dụng văn phòng hữu ích

Các ứng dụng văn phòng sau đây là những ứng dụng không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng.

Khi nói đến các phần mềm văn phòng quan trọng cho nhân viên văn phòng, không thể không nhắc đến các ứng dụng gõ văn bản, bộ gõ tiếng Việt và trình duyệt web... Còn những ứng dụng khác? Nếu bạn còn băn khoăn, hãy để Mytour giúp bạn xác định.

Mặc dù ý kiến mỗi người có thể khác nhau về danh sách này, nhưng một máy tính văn phòng không thể thiếu các ứng dụng, phần mềm công sở dưới đây:

1. Công cụ soạn thảo văn bản tốt nhất

Trong môi trường văn phòng, việc soạn thảo văn bản là không thể thiếu. Dù Microsoft Office từng là lựa chọn hàng đầu, nhưng hiện nay có nhiều công cụ khác như WPS Office đã trở nên phổ biến.

WPS Office là một ứng dụng phổ biến và miễn phí, thậm chí cài đặt nhanh chóng hơn so với Microsoft Office. Nếu so sánh các tính năng cơ bản, bạn sẽ thấy WPS Office không kém cạnh Microsoft Office.

Ngoài việc soạn thảo văn bản, sử dụng phần mềm đọc file PDF cũng quan trọng. Foxit Reader, Adobe Reader, Word Reader, eXPert PDF Reader là những ứng dụng phổ biến và hỗ trợ đọc file PDF.

Trình duyệt web phổ biến nhất

Trình duyệt web là một công cụ không thể thiếu với dân văn phòng và mọi người sử dụng máy tính. Chrome vẫn là trình duyệt phổ biến nhất, dù bị tốn Ram nhưng được nhiều người sử dụng vì tốc độ và tiện ích đồng bộ mạnh mẽ. Firefox và Cốc Cốc cũng ngày càng được sử dụng nhiều hơn.

Internet Explorer đã cũ, Firefox và Cốc Cốc đang thay thế vị trí của nó. Opera và Safari cũng không được nổi bật trên Windows.

Bộ gõ tiếng Việt tốt nhất

Có bộ gõ tiếng Việt

UniKey vẫn là sự lựa chọn hàng đầu và không thể thay thế. Ngoài UniKey, còn có Vietkey, GoTiengViet, FVIK... là những bộ gõ tiếng Việt miễn phí khá tốt.

Phần mềm nén và giải nén

Công việc văn phòng thường cần sử dụng phần mềm nén và giải nén để xử lý dữ liệu lớn và tiết kiệm thời gian trong quá trình trao đổi thông tin.

Lúc này, giải pháp tốt nhất là làm sao nén những dữ liệu đó lại thành một gói tin đầy đủ nhưng có dung lượng nhỏ, gọn hơn nhiều. Và đó cũng chính là lý do chúng ta có WinZip, WinRAR,

Cài đặt đơn giản, dễ sử dụng, không những thế, các công cụ này còn có thể nén cùng lúc nhiều file, bảo vệ file nén bằng mật khẩu... Nếu bạn từng phải chờ hàng tiếng đồng hồ để gửi đi các tệp tin lớn, rồi lo lắng chúng sẽ bị lỗi hoặc gián đoạn khi gửi gần xong thì tại sao không thử dùng những phần mềm nén dữ liệu này?

5. Các phần mềm chat, nhắn tin miễn phí

Dù làm việc cùng một công ty hay thậm chí chung một căn phòng, nhưng không phải lúc nào mọi người, mọi câu chuyện cũng đều có thể nói ra, thông báo bằng lời. Đó là lý do các công ty, những nơi có môi trường làm việc tập thể thường sử dụng một vài phần mềm chat để tiện hơn trong công việc.

Với mục đích là giao tiếp, nhắc nhở hoặc phân công, trao đổi công việc mà không làm ảnh hưởng tới những người khác, nhưng xét theo thực tế, những phần mềm này lại có ý nghĩa và mang lại hiệu quả lớn hơn với những "bà tám", chuyên gia "chém gió" của "hội chim lợn". Tuy nhiên, dù sao thì đây cũng là một trong những công cụ không thể thiếu trong môi trường công sở. Tùy thuộc vào từng sở thích, thói quen hay công việc mà một số cái tên tiêu biểu có thể nhắc tới là Zalo, Skype, Viber, Facebook Messenger,  hay Telegram...

6. Các chương trình diệt virus và quét dọn máy tính

Đặc thù của những người làm việc trong văn phòng là thường xuyên phải làm việc với mạng Internet, kết nối với các thiết bị ngoại vi, nhận email lạ... Những nguồn không thể "tốt" hơn để máy tính bị lây nhiễm virus hoặc các mã độc nguy hiểm khác.

Thực ra không chỉ với những người làm việc trong văn phòng, máy tính phục vụ cho công việc mà với bất kỳ cá nhân, máy tính nào cũng đều cần và buộc phải có ít nhất là một phần mềm như vậy. Không chỉ bảo vệ dữ liệu máy tính mà còn giữ an toàn cho tài liệu, các thông tin cá nhân của người dùng trong quá trình lướt web, hoặc kết nối với các thiết bị ngoại vi khác.

Cũng có thể nói trên thị trường hiện nay, phần mềm diệt virus là "mặt hàng" đa dạng, phong phú và khó lường nhất. Nếu không có những thông tin chính xác, đôi khi, thay vì bảo vệ máy tính, chúng ta lại vô tình tự hại mình với sự thiếu hiểu biết đó. Lời khuyên ở đây, hãy tin tưởng những Avira, AVG, CMC, hay BitDefender, Avast... Mặc dù một vài trong số chúng sẽ có những phần mềm đi kèm, nhưng về chất lượng và hiệu quả thì miễn bàn.

Ngoài diệt virus thì một chương trình khác mà cá nhân người viết nghĩ là cũng khá cần thiết, đó là các công cụ quét dọn máy tính. Với khối lượng công việc khổng lồ trong ngày, việc máy tính của bạn sinh ra những file tạm, file rác là điều hết sức bình thường. Những tập tin này có thể không gây nguy hiểm gì nhưng nó sẽ khiến máy tính hoạt động chậm chạp, ì ạch và kém hiệu quả hơn rất nhiều. Vì vậy việc cài đặt và sử dụng thêm một trong những phần mềm dọn dẹp máy tính như CCleaner, AtomicCleaner, TuneUp Utilities 2014, CleanUp!... là điều không bao giờ thừa.

7. Phần mềm khôi phục dữ liệu

Nằm cuối cùng trong bản danh sách các phần mềm văn phòng hữu ích nhất, nhưng giá trị của những công cụ phục hồi dữ liệu này lại không hề nhỏ. Mặc dù không ai muốn sẽ phải sử dụng tới nhưng những nếu không có những phần mềm này, chắc chắn chúng ta sẽ gặp không ít rắc rối khi xảy ra vấn đề.

Đúng như cái tên, tác dụng của những phần mềm này là giúp người dùng lấy lại dữ liệu bị mất do vô tình xóa, bị người khác xóa hoặc mất, bị ẩn đi do virus... Nếu không may bị mất một vài tệp tin quan trọng, những dữ liệu không thể thay thế mà bạn chưa kịp tạo bản sao hoặc lưu lên Google Drive hay Dropbox thì quả thật đó là một rắc rối lớn.

Recuva, Undelete Plus, Recover My Files, DiskGetor Data Recovery, DataRecovery... là những phần mềm tốt nhất để trợ giúp bạn trong những lúc thế này. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin và các tính năng khác của những phần mềm này tại đây.