[TopTip] 10 Hàm Excel Mà Kế Toán Cần Biết Và Thành Thạo

1. Hàm Đếm (COUNT)

Trong số 10 hàm Excel cơ bản mà kế toán thường sử dụng, hàm đếm (COUNT) được coi là một trong những hàm quan trọng và thường xuyên được sử dụng nhất. Hàm COUNT được dùng để đếm số lượng ô có dữ liệu trong một phạm vi hoặc toàn bộ bảng tính.

Công thức của hàm COUNT: COUNT (Giá trị1, [Giá trị2],...).

Trong đó:

• Tham số 1: Bắt buộc, là giá trị đầu tiên cần đếm trong vùng tham chiếu.

• Tham số 2: Tùy chọn và không bắt buộc, tối đa 255 mục, là ô tham chiếu hoặc vùng chọn bổ sung để đếm giá trị.

Chú ý:

• COUNT chỉ chấp nhận các tham số cần đếm dưới dạng số, ngày tháng hoặc văn bản của số.

• Các tham số có thể chứa nhiều loại dữ liệu, nhưng COUNT sẽ chỉ đếm giá trị số.

2. Hàm Tổng trong Excel (SUM)

SUM là hàm tính tổng trong Excel, cũng là hàm mà kế toán thường xuyên sử dụng. Tính lương, tính thuế, tính giá trị hàng hóa,... là một số công việc mà SUM thường được áp dụng.

Hàm SUM là phép tính tổng của tất cả các số trong dãy ô. SUM có nhiệm vụ tính tổng các số và tham số trong ô và dãy ô.

Cấu trúc của hàm Tổng = TỔNG(Số1,Số2,Số3,...,SốN). Trong đó: Số 1,..,Số N chính là các số cần tính tổng.

3. Hàm Đếm Nếu (COUNTIF)

COUNTIF là một trong những hàm đếm số lượng ô thỏa mãn một điều kiện, một tiêu chí cụ thể. Ví dụ: Kế toán cần đếm số nhân viên có thâm niên trên 1 năm, số lần bán hàng của một khách hàng,...

Công thức của hàm COUNTIF = COUNTIF(vùng;dấu hiệu).

Trong đó:

• Vùng: là phần dữ liệu mà bạn muốn đếm, có thể chứa số, mảng hoặc tham chiếu chứa số.

• Dấu hiệu: Điều kiện bắt buộc sử dụng để đếm các giá trị trong vùng, có thể là số, biểu thức, chuỗi văn bản hoặc tham chiếu ô.

Chú ý:

• COUNTIF chỉ đếm và trả về kết quả với các chuỗi có hơn 255 ký tự.

• Criteria cần được đặt trong dấu ngoặc kép, không phân biệt chữ thường hoặc chữ hoa.

4. Hàm Tổng Nhóm (SUBTOTAL)

• Function_num: Bắt buộc. Số 1-11 hoặc 101-111 chỉ định hàm sử dụng cho tổng phụ. 1-11 bao gồm những hàng ẩn bằng cách thủ công, còn 101-111 loại trừ chúng ra; những ô được lọc ra sẽ luôn được loại trừ.
• Ref1 Bắt buộc. Phạm vi hoặc tham chiếu được đặt tên đầu tiên mà bạn muốn tính tổng phụ cho nó.
• Ref2,... Tuỳ chọn. Phạm vi hoặc chuỗi được đặt tên từ 2 đến 254 mà bạn muốn tính tổng phụ cho nó.

• Nếu có hàm Tổng Nhóm khác được nhúng trong các đối số ref1, ref2,.. thì những hàm này sẽ không được tính để tránh việc tính toán trùng lặp.
• Đối số Function_num từ 1 đến 11 thì hàm Tổng Nhóm tính cả các giá trị trong tập số liệu (hàng ẩn). Đối số Function_num từ 101 đến 111 thì hàm Tổng Nhóm chỉ tính cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu.
• Hàm Tổng Nhóm sẽ bỏ qua tính toán tất cả các hàng bị ẩn do Lọc Tự Động không phụ thuộc vào đối số Function_num được sử dụng.
• Hàm Tổng Nhóm được thiết kế để tính toán cho các cột dữ liệu theo chiều dọc, không phải theo chiều ngang.
• Hàm này chỉ áp dụng cho dữ liệu 2-D, nếu dữ liệu tham chiếu là 3-D thì hàm Tổng Nhóm sẽ báo lỗi #VALUE.

5. Hàm Min, Max trong Excel

Hai hàm Min, Max cũng là hai hàm cơ bản nhất trong 10 hàm Excel mà kế toán thường sử dụng. Hai hàm này giúp kế toán tìm giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong vùng dữ liệu hoặc bảng tính.

Công thức sử dụng hàm Min, Max:

• Hàm Min = Min (Số 1, Số 2,..): Trả về giá trị thấp nhất trong vùng dữ liệu hoặc bảng tính.

• Hàm Max = Max (Số 1, Số 2,...): Trả về giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu hoặc bảng tính.

6. Hàm TRUNG_BÌNH

Hàm TRUNG_BÌNH được sử dụng phổ biến để tính giá trị trung bình của một tập hợp số trong bảng tính, giúp cho việc tính toán trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Trong nhiều trường hợp, người dùng cần tính toán giá trị trung bình của hàng hóa, mức lương trung bình,... thì đây là một công cụ hữu ích để giúp họ thực hiện công việc đó.

Cú pháp sử dụng hàm TRUNG_BÌNH là = TRUNG_BÌNH (số1, số2,...).

Lưu ý:

• Hàm TRUNG_BÌNH có thể nhận tối đa 256 đối số, các đối số có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô.

• Nếu các đối số có dạng văn bản hoặc không thể chuyển đổi thành số, kết quả trả về sẽ là lỗi.

7. Hàm TRÁI, PHẢI

Hàm TRÁI, PHẢI hỗ trợ kế toán trong việc phân tích và tách các phần tử trong chuỗi văn bản một cách đơn giản và nhanh chóng. Ví dụ: Tách tên riêng ra khỏi họ và tên đầy đủ, tách mã sản phẩm, mã nhân viên,...

Cú pháp sử dụng hàm TRÁI, PHẢI:

• Hàm TRÁI = TRÁI(text, số_ký_tự).

• Hàm PHẢI = PHẢI(text, số_ký_tự).

Trong đó:

• Text là chuỗi cần xử lý.

• Số_ký_tự là số lượng ký tự cần lấy từ phía trái hoặc phải của chuỗi text.

8. Hàm TÌM_KIẾM_VÀ_LẤY

VLOOKUP là một trong những hàm quan trọng nhất trong 10 hàm Excel mà kế toán thường sử dụng. VLOOKUP là một trong những công cụ hữu ích nhất, tuy nhiên không phải tất cả các kế toán đều am hiểu về nó.

VLOOKUP giúp kế toán có thể tìm kiếm dữ liệu trong bảng hoặc phạm vi. Bằng cách sử dụng Excel, kế toán có thể thống kê và tra cứu dữ liệu theo cột chính xác.

Công thức = (TÌM_KIẾM_VÀ_LẤY(giá_trị_tìm_kiếm, bảng_dữ_liệu, số_thứ_tự_cột, [tìm_kiếm_phạm_vi]).

• giá_trị_tìm_kiếm: Giá trị để so sánh với cột đầu tiên trong bảng tham chiếu.

• bảng_dữ_liệu: Bảng chứa dữ liệu cần tra cứu, được đặt ở dạng tuyệt đối bằng cách sử dụng ‘$” như: $A$2:$C$4.

• số_thứ_tự_cột: Thứ tự của cột chứa dữ liệu cần tra cứu trong bảng_dữ_liệu.

• [tìm_kiếm_phạm_vi]: Phạm vi dùng để tra cứu, không bắt buộc: TRUE tương đương với 1, FALSE tương đương với 0.

9. Hàm TÌM_KIẾM_DÒNG

Hàm TÌM_KIẾM_DÒNG được sử dụng tương tự như Hàm TÌM_KIẾM_VÀ_LẤY. Tuy nhiên, Hàm TÌM_KIẾM_DÒNG sẽ tìm kiếm giá trị trong hàng đầu tiên của bảng hoặc vùng giá trị và trả về giá trị từ cùng một cột trong hàng mà bạn chỉ định hoặc trong vùng.

Công thức = TÌM_KIẾM_DÒNG(giá_trị_tìm_kiếm, bảng_dữ_liệu, số_thứ_tự_hàng, [tìm_kiếm_phạm_vi]).

• giá_trị_tìm_kiếm: Giá trị để so sánh với hàng đầu tiên của bảng tham chiếu cần dò tìm.

• bảng_dữ_liệu: Bảng chứa giá trị dữ liệu cần dò tìm, được đặt ở dạng tuyệt đối bằng cách sử dụng ‘$” như: $A$5:$D$1.

• số_thứ_tự_hàng: Thứ tự của hàng chứa giá trị dò tìm trong bảng_dữ_liệu.

• [tìm_kiếm_phạm_vi]: Phạm vi dùng để tìm kiếm, không bắt buộc: TRUE tương đương với 1, FALSE tương đương với 0.

10. Hàm NẾU

Là hàm trả về giá trị đầu tiên nếu điều kiện đúng, trả về giá trị thứ hai nếu điều kiện sai. Công thức:

Hàm NẾU = NẾU (kiểm_tra, [giá_trị_nếu_đúng], [giá_trị_nếu_sai]).

Bao gồm:

• điều_kiện_logic: Giá trị hoặc biểu thức có giá trị ĐÚNG - TRUE hoặc SAI - FALSE.

• giá_trị_nếu_đúng: Kết quả trả về khi điều_kiện_logic là ĐÚNG.

• giá_trị_nếu_sai]: Kết quả trả về khi điều_kiện_logic là SAI.