[TopTip] 8 Bước Để Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Tổ chức sự kiện không còn xa lạ ở Việt Nam khi nó đã trở thành một phần quan trọng trong kinh doanh và xây dựng thương hiệu. Có nhiều loại sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt sản phẩm mới, tiệc tri ân,... Nhưng không phải ai cũng biết cách tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp.

Bài viết này sẽ chia sẻ cách tổ chức sự kiện chuẩn và những yếu tố làm nên thành công của một sự kiện.

1. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định mục đích sự kiện

Sự kiện là một hoạt động quy tụ đông đảo công chúng và có nhiều hình thức khác nhau. Tổ chức sự kiện bao gồm các lĩnh vực như sự kiện kinh doanh, sự kiện doanh nghiệp, họp báo, sự kiện khách hàng,...

Mỗi sự kiện đều có mục tiêu và đề tài riêng biệt. Đầu tiên trong quá trình tổ chức sự kiện là doanh nghiệp cần xác định rõ lõi của sự kiện và các công việc cần thực hiện:

• Loại hình và quy mô của sự kiện (lễ tri ân, sự kiện giải trí, khai trương, YEP,…)
• Đối tượng khách mời và số lượng
• Doanh nghiệp muốn gửi thông điệp gì đến công chúng?
• Dự toán ngân sách là bao nhiêu
• Nơi tổ chức sự kiện?
• Chủ đề sự kiện là gì?

quy trình tổ chức sự kiện,

Trong bước này, người tổ chức cần suy nghĩ và tóm tắt nhanh chóng các ý tưởng và phân tích kỹ lưỡng. Sau đó chọn lựa phương án phù hợp nhất và chia nhỏ thành các phần chi tiết. Người tổ chức cần có tính sáng tạo mạnh mẽ để tạo ra chương trình độc đáo hơn các đối thủ cạnh tranh.

Tránh việc lặp lại ý tưởng giữa các sự kiện là vô cùng quan trọng. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng và uy tín của sự kiện cũng như hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

 Chuyên nghiệp trong việc tổ chức sự kiện chính là phân chia công việc thành từng phần cụ thể: thiết kế (đồ họa, trình diễn, sân khấu, thiệp mời,…), kế toán (quản lý thu chi, hợp đồng,…), kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,…), quản lý và giám sát,… Mỗi hạng mục đều cần lựa chọn kỹ lưỡng và đảm bảo tính phù hợp.

Mỗi phần công việc cần được thực hiện đúng theo quy trình đã được lập trước đó. Mọi bộ phận đều phải chịu trách nhiệm để không làm ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể và phải phối hợp linh hoạt với nhau, hỗ trợ lẫn nhau.

Việc chuẩn bị là một trong những bước quan trọng nhất và tốn nhiều thời gian nhất trong việc tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp cần hoàn thành các bước dưới đây và thực hiện ít nhất là 1-2 lần thử nghiệm. Nếu phát hiện lỗi, cần hoàn thiện ngay lập tức và tiếp tục thử nghiệm cho đến khi chương trình diễn ra trơn tru và suôn sẻ.

• Thiết kế banner, standee, khung ảnh, phông nền, backdrop, trình chiếu, văn bản và hình ảnh để phân phát cho khách mời trong sự kiện
• Chuẩn bị trang phục
• Gửi thiệp mời và thông báo
• Thuê thiết bị hỗ trợ
• Thuê MC, PG
• Thuê đội múa nghệ thuật mở màn
• Hoàn tất các thủ tục cần thiết

Trong trường hợp phát hiện vấn đề bất ngờ, người chịu trách nhiệm phải ngay lập tức tập trung mọi người để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng nhất có thể.

Sau khi chương trình kết thúc, các bộ phận liên quan sẽ thu dọn trang thiết bị, xử lý các dụng cụ đã thuê và dọn dẹp hiện trường sạch sẽ.

Các bộ phận cần tổng hợp và báo cáo về mức độ hoàn thành công việc trong sự kiện vừa diễn ra, bao gồm cả các giai đoạn trước, trong và sau sự kiện. Từ đó, họ rút ra kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn.

2. BÍ MẬT GIÚP DOANH NGHIỆP THÀNH CÔNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Sau khi hoàn thiện ý tưởng và xác định cách tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp cần tìm kiếm một địa điểm phù hợp cho kế hoạch đã đề ra. Việc ký hợp đồng thuê địa điểm và xử lý thủ tục giấy tờ liên quan càng sớm càng tốt.

Trung tâm Hội Nghị Asiana Plaza là một trong những địa điểm hàng đầu tại Thành phố Hồ Chí Minh chuyên tổ chức các sự kiện từ nhỏ đến lớn mà các doanh nghiệp có thể tham khảo. Với quy trình tổ chức chuyên nghiệp, tinh thần hợp tác cao, và chuẩn bị chương trình cẩn thận, Asiana Plaza đã đáp ứng được nhu cầu của nhiều thương hiệu và doanh nghiệp.

 GỬI THƯ MỜI KÈM THÔNG TIN CHI TIẾT

Thiệp mời là điểm bắt đầu quan trọng đối với mọi khách mời tham gia sự kiện, do đó cả nội dung và hình thức của thiệp mời đều cần được chú trọng. Thiệp mời cần cung cấp thông tin rõ ràng về thời gian, địa điểm, chỗ ngồi (nếu có), mục đích của sự kiện, đối tượng tham gia,...

Mọi công việc, mọi chi tiết phải tuân thủ theo checklist và tiến độ được đặt ra trong kế hoạch, giảm thiểu tối đa các sai sót.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đề xuất việc có kế hoạch dự phòng B cho những tình huống không mong muốn như thời tiết xấu, vấn đề về nhân sự, sự chậm trễ của nhân vật chính,... Đồng thời, các doanh nghiệp cũng cần phải sẵn sàng tinh thần và chuẩn bị các kịch bản xử lý khẩn cấp nếu gặp phải các loại sự kiện đặc biệt.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp nên liên hệ trước với khách mời để xác nhận sự tham dự của họ. Sau sự kiện, gửi lời cảm ơn đến tất cả khách mời, bao gồm cả những người đã tham dự và những người không có mặt.

Dự toán và quản lý chi phí một cách hợp lý trong quá trình tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng đóng góp vào thành công của sự kiện.