Buzz
Kỹ năng giao tiếp qua email là một trong những kỹ năng quan trọng khi làm việc. Thường thì trong thời đại sinh viên, chúng ta hiếm khi được học kỹ năng này hoặc nếu có cũng không thực sự thành thạo (một phần vì chúng ta thường chỉ giao tiếp với bạn bè và ít khi trao đổi email chuyên nghiệp). Vì vậy, chúng ta phải tự học và tích lũy kinh nghiệm khi làm việc. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản về việc viết email chuyên nghiệp mà tôi muốn chia sẻ với các bạn.
1. Mỗi Email Cần Có Tiêu Đề
Tiêu đề của email phải rõ ràng, và nêu rõ chủ đề chính của email. Ví dụ:
Rõ Ràng: Thay Đổi Chiến Lược Kinh Doanh Năm 2017
Không Rõ Ràng: Chiến Lược Kinh Doanh
Không nên gửi email mà thiếu tiêu đề, điều này làm mất tính chuyên nghiệp trong giao tiếp. Hãy tránh việc sử dụng tiêu đề như: Gấp!, Quan Trọng, Gửi Anh/Em/Chị,...
Nếu muốn chỉ ra tính chất của email, bạn có thể sử dụng cú pháp sau: [Tình Trạng] Tiêu Đề Email
Ví Dụ: [Quan Trọng] Chiến Lược Kinh Doanh Năm 2017
Điều này giúp người nhận email biết ngay tình trạng của email và quyết định liệu có đọc ngay không, hay nên dành thời gian đọc kỹ hơn.
2. Sắp xếp gọn gàng và đầy đủ
Thường thì, một email bao gồm 3 phần:
- Xin chào
- Nội dung chính
- Lời chúc/lời cảm ơn và ký tên
Ví dụ:
Xin chào Anh/Chị [tên],
Nội dung chính 1
Nội dung chính 2
Trân trọng/Thân ái,
Hải Đăng
Một số lưu ý:
a. Khi chào bạn cần nêu rõ đối tượng là ai? Nếu trong email có nhiều người, có thể dùng “Chào mọi người”. Nếu mỗi người có một thông điệp riêng, bạn có thể viết như sau:
Xin chào anh Đăng,
Nội dung chính
Xin chào anh Phát,
Nội dung chính
Em cảm ơn hai anh,
Bích Tuyền
b. Với nội dung chính, bạn không nên viết thành một “đoạn” lớn mà nên cách dòng thành những ý nhỏ. Mỗi đoạn là một ý để truyền tải suy nghĩ của bạn tốt hơn cũng như giúp người đọc nắm thông tin tốt hơn.
Luôn dành thời gian kiểm tra kỹ lưỡng để tránh những sai sót về chính tả, dấu câu cơ bản. Để hiểu thêm về việc sử dụng dấu câu đúng cách, bạn có thể tìm hiểu trên internet.
Viết sao cho mọi người đều dễ hiểu nhất có thể.
Trước khi bắt đầu công việc, hãy suy nghĩ: “Cách tốt nhất để làm việc của tôi là giúp công việc của sếp trở nên thuận lợi hơn.” Hãy áp dụng cùng tư duy cho đồng nghiệp của bạn.
Khi viết email, hãy cân nhắc liệu nội dung có đủ thông tin để người nhận hiểu không? Một số điểm cần xem xét:
Người nhận email có phản ứng theo kiểu N (Nhanh chóng) hay S (Chăm chỉ)? Nếu không biết, hãy tham khảo về MBTI. Những người theo kiểu S thường muốn nhận email rõ ràng, chi tiết và có số liệu, cụ thể hướng giải quyết. Ngược lại, người theo kiểu N cần email trực tiếp và tránh các lời nói vòng vo.
Người nhận email đã biết thông tin trước đó chưa? Ví dụ, nếu bạn muốn hỗ trợ biên tập nội dung dịch thuật từ phòng Xuất bản, hãy mô tả rõ yêu cầu, lí do và cách giải quyết vấn đề. Điều này giúp họ dễ dàng hiểu và đưa ra quyết định nhanh chóng.
Gửi email có thể đơn giản hơn việc sử dụng các phương tiện khác. Nếu email không đáp ứng đủ nhu cầu giao tiếp, bạn có thể đính kèm file word, excel, power point… miễn là người nhận hiểu rõ vấn đề.
Một ví dụ về email không đạt chuẩn:
Email trước có cấu trúc không đúng, sai lỗi chính tả, không cung cấp đủ thông tin về công việc và yêu cầu hỗ trợ.
Đây là một phiên bản email đã được chỉnh sửa đúng chuẩn:
1. 'Hãy giữ mọi người trong vòng thông tin'
Điều này nói về việc đảm bảo mọi người liên quan đều được thông tin đầy đủ. Chúng ta có tính năng CC để thực hiện điều này. Vì vậy, khi gửi email, hãy xem xét liệu có ai khác cần biết thông tin này không ngoài những người được gửi dự kiến?
Ví dụ: T yêu cầu chị H hỗ trợ biên tập và CC cho sếp của T để sếp cũng biết về tình hình.
2. 'Sử dụng email khi cần trao đổi thông tin quan trọng'
Chúng ta có nhiều phương tiện giao tiếp khác nhau như Slack, Skype, gặp trực tiếp… Tuy nhiên, với thông tin quan trọng, các bạn nên gửi qua email để tránh mất mát thông tin và thuận tiện trong việc tra cứu.
Bạn không nên sử dụng các ứng dụng nhắn tin trực tuyến như Slack, Skype, vv để gửi thông tin quan trọng. Có nhiều lý do như ứng dụng sẽ tự động xóa tin khi đạt giới hạn, người nhận có thể không thường xuyên kiểm tra… Phương pháp tốt nhất là giao tiếp thông tin quan trọng qua email.
1. Nhắc nhở nhẹ nhàng người nhận email
Mỗi người có trách nhiệm và khối lượng công việc khác nhau, do đó thường nên để người nhận ít nhất 24 giờ để xử lý email. Nếu quá lâu không thấy phản hồi, bạn có thể gửi email nhắc nhở để hỏi xem họ đã nhận được email chưa. Đây là cách nhắc khéo rất tinh tế.
Tuy nhiên, nếu cần xử lý thông tin gấp và không thể chờ đợi, bạn nên liên hệ trực tiếp với người nhận qua điện thoại hoặc gặp mặt để công việc được giải quyết nhanh chóng.
2. 'Trả lời tất cả' khi cần
Khi gửi email cho nhiều người, hãy chọn 'Reply All' để tất cả đều nhận được thông tin. Tránh chỉ nhấn 'Reply' mà bỏ sót người khác.
Trong công việc, có thể bạn sẽ phải chuyển tiếp nhiều email giữa các đồng nghiệp. Không ai muốn nhận hàng loạt email chồng chéo lên nhau. Vì vậy, hãy cân nhắc khi sử dụng 'Reply All' để tránh gửi email đến những người không liên quan.
1. Thông báo khi đã nhận email
Khi ai đó gửi email cho bạn, nếu bạn có thể trả lời ngay trong vòng 1 tiếng thì hãy làm ngay. Nếu không, hãy gửi email hồi âm cho họ nói rằng bạn đã nhận và sẽ trả lời trong khoảng thời gian nào để họ không phải chờ đợi.
Đây là những nguyên tắc cơ bản nhất trong giao tiếp qua email mà tất cả mọi người trong công việc cần biết. Hy vọng những chia sẻ này hữu ích cho bạn.
