Buzz
Trải qua 20 năm làm việc trong lĩnh vực công nghệ, tôi chưa bao giờ gặp sản phẩm nào tuyệt vời như vậy.
Năm 2015, tôi đang công tác ở nước ngoài, phải mua một laptop mới nhưng gặp vấn đề với Office vì key trên laptop cũ đã hết hạn. Tôi không muốn mua bộ Office mới hay đăng ký Office 365, vì chỉ cần sử dụng trong thời gian ngắn. Vi phạm bản quyền không phải là lựa chọn của tôi.
Google Docs không phải là sự lựa chọn lý tưởng. Các tài liệu dài tôi viết thường gặp vấn đề sau khi chỉnh sửa trên Google, đặc biệt là các đầu mục đánh số.
Cuối cùng, tôi được bạn bè mách: 'Sao không dùng Office Online'. Thử đăng ký và phát hiện ra một điều thú vị: tôi có tới 30GB để lưu trữ tài liệu trên OneDrive.
Từ đó, tôi trở nên 'nghiện' Office Online, đặc biệt là Word Online.
Trải nghiệm quen thuộc
Bắt đầu sử dụng Word Online rất đơn giản: chỉ cần mở trình duyệt và truy cập vào trang khởi đầu của Word, đăng ký hoặc đăng nhập nếu cần.
https://office.live.com/start/Word.aspx
Chọn ứng dụng Word, bạn sẽ được đưa trực tiếp đến trang khởi động của Word, không khác gì so với Office thông thường:
Bạn có thể chọn các tài liệu đã chỉnh sửa gần đây trên Office Online (hoặc các phiên bản Office bản quyền khác, nếu bạn đã đăng nhập) sẽ hiển thị ở cột bên trái. Bạn cũng có thể tạo tài liệu mới từ một số mẫu có sẵn của Microsoft.
Một điểm thú vị là tất cả các ứng dụng Office Online đều hỗ trợ tiếng Việt thông qua nút chọn ngôn ngữ ở phía dưới bên trái màn hình. Đây là giao diện chỉnh sửa tài liệu của Word Online bằng tiếng Việt:
Tuy nhiên, trong bài viết này, chúng tôi sử dụng tiếng Anh để đọc giả tiện theo dõi vì phiên bản Office được sử dụng tại Việt Nam thường là tiếng Anh.
Như bạn có thể thấy, giao diện của Word Online không có khác biệt gì so với Office thông thường. Các tính năng căn bản và hữu ích nhất của ứng dụng vẫn có mặt đầy đủ trên Word Online.
Các tính năng mà người ta nghĩ sẽ khó thấy trên web vẫn được hỗ trợ đầy đủ, ví dụ như tự động đánh số, căn lề, chọn kiểu đoạn văn... đều có sẵn.
Thậm chí, Microsoft còn hỗ trợ các phím tắt 'như mọi lúc'. Ví dụ, nếu bạn đánh dấu đầu dòng - và nhấn tab, Word Online sẽ tự động thụt vào.
Với tôi, tính năng Format Painter là quan trọng nhất. Ngay cả combo phím Ctrl Shift C của Format Painter vẫn hoạt động hoàn hảo.
Bạn muốn chèn bảng, ảnh hoặc thậm chí là ảnh trực tuyến? Không có vấn đề gì cả. Bạn có thể sao chép ảnh từ trình duyệt và dán trực tiếp vào file Word Online:
Thậm chí cả Add-ins cũng được hỗ trợ trên Word Online, nhưng bạn chỉ có thể tải Add-ins từ Store chính thức của Microsoft.
Tại sao tôi 'nghiện' Office Online
1. Office Online không yêu cầu bạn phải có bộ cài đặt và cũng không yêu cầu bất kỳ phần mềm đặc biệt nào khác. Bạn chỉ cần một trình duyệt và một tài khoản Microsoft.
Điều này có nghĩa là gần như mọi thiết bị thông minh đều có thể sử dụng Office Online mà không cần cài đặt bất cứ ứng dụng nào. PC chạy Windows, Mac, ChromeBook, iPhone, iPad... bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt đều được.
Tuyệt hơn nữa, bạn thậm chí có thể sử dụng Office Online trên iPhone/iPad thông qua ứng dụng chính thức của Microsoft. Trải nghiệm trên màn hình di động có thể không thoải mái lắm (do màn hình nhỏ), nhưng với tôi, đó vẫn là một sự đánh đổi chấp nhận được.
2. Office Online là hoàn toàn miễn phí và không vi phạm bản quyền. Nếu bạn muốn sử dụng máy tính cá nhân trong môi trường nghiêm ngặt về vấn đề bản quyền (như khi đi công tác tại công ty đối tác nước ngoài), Office Online là lựa chọn an toàn hơn so với các bản Office tải từ torrent.
Bất kỳ ai cũng có thể đăng ký tài khoản Microsoft (dùng chung cho Office Online, OneDrive, OneNote, Skype và nhiều dịch vụ khác của Microsoft) và ngay lập tức nhận được 5GB miễn phí. Đáng tiếc là con số này thấp hơn nhiều so với mức 30GB trước đây, nhưng nếu bạn chỉ sử dụng OneDrive cho Office Online, bạn sẽ mất nhiều thời gian để lấp đầy con số 5GB.
3. Tôi có thể sử dụng Office Online trên bất kỳ máy tính nào mà không phải lo lắng về việc rò rỉ thông tin. Đi du lịch và cần chỉnh sửa một chút cho bài viết Mytour trước khi đi? Mở một tab ẩn danh trên Chrome, truy cập Office Online, đăng nhập và tôi có thể chỉnh sửa thoải mái.
4. Tôi không thích cài quá nhiều ứng dụng vào chiếc PC 'chuyên game' ở nhà, vốn chỉ có ổ SSD 240GB.
5. Office Online hoàn toàn tương thích với OneDrive - ứng dụng có sẵn trên tất cả các PC chạy Windows 10. Ngay sau khi nhấn Save lần đầu trên Office Online, tệp của tôi sẽ xuất hiện trong thư mục OneDrive trên các PC Windows 10 đã đăng nhập tài khoản Microsoft của tôi.
Dĩ nhiên bạn cũng có thể lưu tệp offline một cách dễ dàng từ menu File của Word Online.
6. Không bao giờ phải lo lắng về việc mất tệp khi làm việc, ngay cả khi đổ cà phê vào laptop. Điều này thực ra là do OneDrive mang lại, nhưng rõ ràng là mọi tệp được tạo từ Office Online đều được lưu trữ trên đám mây và không bao giờ bị 'mất' trừ khi bạn xóa và để quá 30 ngày (OneDrive cũng có thùng rác riêng).
7. Thậm chí, bạn có thể truy cập các phiên bản trước đó của tài liệu một cách dễ dàng từ menu File > Info > Previous Versions:
8. Word Online (cũng như OneDrive và các ứng dụng Office Online khác) đã tích hợp sẵn Skype web. Đây là dịch vụ trò chuyện phổ biến tại nhiều nơi mà tôi từng làm việc.
Word Online còn thiếu gì?
Tất nhiên, không có công ty nào mời gà vào nhà mình bằng cách cung cấp đầy đủ tính năng trên một sản phẩm miễn phí. Với nhu cầu của tôi - người phụ trách hợp đồng cho công ty, Office Online thiếu 2 tính năng quan trọng.
Tính năng đầu tiên là khả năng chèn Objects (hoặc cụ thể hơn là File) vào bên trong tài liệu.
Tính năng thứ hai là khả năng Track Change (theo dõi thay đổi) trên tài liệu. Mỗi khi tôi làm hợp đồng, tôi thường phải gửi cho sếp chỉnh sửa. Trước khi chỉnh sửa, sếp thường bật chế độ theo dõi thay đổi để tôi biết phần nào đã thay đổi so với tài liệu gốc.
Bản Online không có tính năng theo dõi thay đổi như bản thường.
Một tính năng khác không quá quan trọng nhưng hơi phiền toái là bạn không thể mở trực tiếp tệp từ máy tính cá nhân. Thay vào đó, bạn phải tải tệp lên OneDrive và mở từ giao diện OneDrive. Điều này hơi phiền toái so với mong đợi, nhưng vẫn chấp nhận được.
Vẫn là tuyệt vời
Từ góc độ kỹ thuật, Word Online là minh chứng cho một bước tiến quan trọng của công nghệ: môi trường web đã đủ mạnh để tái hiện lại các tính năng quan trọng nhất của một ứng dụng buộc-phải-có trên máy tính cá nhân.
Từ góc độ cảm xúc, Word Online là một bước tiến rất đáng khen của Microsoft. Từ một công ty mạnh mẽ từng phản đối phần mềm miễn phí, ngày nay Microsoft đã đủ 'yêu' đám mây để tặng người dùng một phiên bản Word (và nhiều ứng dụng Office khác) với giá 0 đồng/năm.
Tính từ phía công việc, Word Online đem lại giải pháp cho nhiều vấn đề thực tế. Vấn đề về bản quyền phần mềm, sao lưu dự phòng, khả năng chỉnh sửa mọi lúc mọi nơi kèm theo tính riêng tư... là những ưu điểm cực kỳ hữu ích mà Word Online mang lại.
Bạn chần chừ gì mà không thử nghiệm phiên bản Word đặc biệt này ngay?
