Buzz
Khám phá Trello: Giải pháp quản lý công việc hàng đầu hiện nay. Hãy khám phá ngay!
Trello là gì?
Xem thêm :
- Sơ đồ PERT: Định nghĩa và cách vẽ sơ đồ mạng PERT
- Sơ đồ Gantt: Ứng dụng và hướng dẫn vẽ sơ đồ Gantt
Lịch sử của Trello
- Nhìn lại hành trình thành công của Trello
Tính năng ưu việt của Trello
Trello hiện nay được ưa chuộng vì khả năng quản lý công việc một cách hiệu quả và linh hoạt. Dưới đây là một số điểm nổi bật của Trello:
- Công cụ làm việc nhóm giúp kết nối thành viên một cách dễ dàng và hiệu quả, đồng thời yêu cầu sự hỗ trợ trong quá trình thực hiện công việc
- Quản lý và phân chia công việc một cách rõ ràng, dựa trên từng vị trí và tình trạng công việc như đang thực hiện, đã hoàn thành, hoặc bị hủy bỏ
- Tổng hợp và phân chia từng công việc cho từng thành viên trong nhóm, với mô tả cụ thể và thời gian hoàn thành
- Sử dụng Trello một cách linh hoạt, đơn giản và miễn phí, giúp người dùng có trải nghiệm quản lý dự án tối ưu nhất. Phần mềm yêu cầu trả phí cho các tính năng cao cấp hơn
Các thành phần cơ bản trong Trello
Card
Thẻ hoặc nhãn trong Trello được sử dụng để xác định nhiệm vụ mà mỗi cá nhân phải thực hiện. Mỗi thẻ đặt tên theo công việc cụ thể và có thể chứa hình ảnh, tệp tin, ghi chú,... để người đảm nhận có đủ tài nguyên hoàn thành công việc.
Người dùng có thể linh hoạt tạo mẫu cho thẻ để chứa các thông tin tiêu chuẩn, chẳng hạn danh sách công việc cụ thể của công ty. Việc chỉnh sửa thẻ trở nên đơn giản chỉ bằng một cú nhấp chuột. Ngoài ra, bạn cũng có thể di chuyển thẻ giữa các danh sách bằng cách kéo thả.
Danh sách
Danh sách trong Trello là các cột chứa các thẻ. Việc sử dụng danh sách phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng dự án và mục đích của người sử dụng.
Danh sách trong Trello cũng có thể lưu trữ thông tin, giữ các thẻ hoặc các tác vụ khác theo từng giai đoạn của dự án. Trello không giới hạn số lượng danh sách được thêm vào bảng, không giới hạn thời gian hay tiêu đề. Tất cả được sắp xếp linh hoạt theo mục đích của người sử dụng.
Bảng
Đây là một bảng tương tự như một dự án, cho phép quản lý các công việc và tiến độ của chúng. Một board có thể chứa nhiều danh sách, giúp phân chia các nhiệm vụ theo tình trạng tiến hành của dự án. Nhờ vào board, người dùng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án.
Tổ chức
Là một phần tổng hợp các bảng và tất cả các thành viên trong nhóm.
Hướng dẫn cách tải Trello một cách nhanh chóng
Cho Máy Tính
- Bước 1: Truy cập vào trang chính Trello
- Bước 2: Chọn “Máy tính” (nếu sử dụng Windows thì chọn Microsoft Store, MacOS thì chọn App Store)
- Bước 3: Chọn Get -> Install -> Launch
Dành cho thiết bị di động
- Bước 1: Truy cập trang chủ Trello
- Bước 2: Chọn “Thiết bị di động” (nếu sử dụng hệ điều hành khác thì chọn Google Play, nếu là Apple thì chọn App Store)
- Bước 3: Chọn Get -> Install
Cách đăng ký tài khoản Trello
Để đăng ký tài khoản Trello, bạn thực hiện các bước sau đây:
- Bước 1: Truy cập vào Trello TẠI ĐÂY.
- Bước 2: Nhập địa chỉ email của bạn và nhấn “Đăng ký – miễn phí”
- Bước 3: Tiếp tục nhập tên không gian làm việc của bạn và nhấn Tiếp tục
- Bước 4: Kiểm tra email và xác nhận email (Verify your email)
- Bước 5: Nhập mật khẩu của bạn và nhấn “Đăng ký” để hoàn tất quá trình đăng ký Trello
Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Trello
Bí quyết tạo bảng
Để tạo bảng trên Trello, bạn thực hiện theo 3 bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Trello, nhấp vào hộp Tạo bảng đầu tiên của bạn tại Bảng cá nhân
- Bước 2: Đặt tiêu đề cho bảng theo tên dự án hoặc mục đích công việc, chọn mẫu hoặc màu nền theo ý thích
- Bước 3: Chọn nhóm muốn cấp quyền truy cập vào bảng, hoặc tạo nhóm nếu chưa có
Mẹo tạo danh sách
Để tạo một danh sách trong Trello, bạn làm theo 2 bước sau:
- Bước 1: Mở bảng và nhấp vào Thêm danh sách ở góc phải
- Bước 2: Đặt tên cho danh sách và nhấp vào Thêm danh sách
Bí quyết tạo thẻ ghi chú
Để tạo thẻ ghi chú, bạn chỉ cần thực hiện 2 bước đơn giản sau:
- Bước 1: Nhấp vào Thêm thẻ ở cuối danh sách
- Bước 2: Đặt tiêu đề cho thẻ và nhấp Thêm thẻ để hoàn thành
Sau khi thêm thẻ thành công, bạn có thể nhấp vào thẻ để thêm mô tả, danh sách kiểm tra, nhãn, tệp và nhận xét.
Cách phân chia công việc và đặt deadline
Thẻ ghi chú hỗ trợ 2 tính năng quan trọng là thêm thành viên và đặt deadline. Đây là tính năng cần thiết khi làm việc nhóm, giúp bạn dễ dàng chỉ định người hoàn thành công việc và đặt thời hạn hết hạn.
Khi muốn thêm một thành viên vào thẻ, bạn chỉ cần làm theo 3 bước sau:
- Bước 1: Chọn thẻ ghi chú cần thêm thành viên.
- Bước 2: Nhấp vào Members ở phía bên phải của thẻ.
- Bước 3: Tìm thành viên trong nhóm và nhấp vào tên của họ để thêm vào thẻ.
Để đặt deadline cho từng người, bạn có thể thực hiện theo 3 bước sau:
- Bước 1: Nhấp vào thẻ cần đặt deadline.
- Bước 2: Chọn Due Date ở phía bên phải của thẻ.
- Bước 3: Chọn ngày hết hạn trong lịch hiện ra để hoàn tất.
Bí quyết thêm nhãn vào thẻ ghi chú
Để thêm nhãn vào thẻ ghi chú, bạn chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn sau:
- Bước 1: Chọn một thẻ ghi chú mà bạn muốn gắn nhãn tùy chỉnh
- Bước 2: Nhấn Labels ở góc phải của giao diện
- Bước 3: Chọn một nhãn và nhấn biểu tượng chỉnh sửa bên cạnh để thêm tiêu đề tùy chỉnh
Tìm kiếm bằng phím tắt
Khi quản lý danh sách công việc lớn, việc sử dụng tính năng tìm kiếm bằng phím tắt là cần thiết. Dưới đây là một số phím tắt bạn có thể sử dụng:
- B: Dùng phím B để mở menu bảng tính và dễ dàng tìm kiếm thông tin
- I: Phím này mở hộp tìm kiếm, giúp tìm kiếm thẻ ghi chú và danh sách
- F: Sử dụng phím F để mở bộ lọc tìm kiếm, lọc thẻ ghi chú theo nhãn, từ khóa, thành viên hoặc ngày hết hạn
Theo dõi công việc
Để theo dõi công việc trên Trello, không thể bỏ qua tính năng thông báo ngày hết hạn của thẻ.
Tính năng này khi sử dụng chế độ xem lịch (Calendar view) sẽ trở nên đặc biệt hữu ích hơn. Bạn có thể bật tính năng này theo 3 bước sau:
- Bước 1: Trên biểu tượng Hồ sơ ở góc phải màn hình, nhấn vào Hiện Menu
- Bước 2: Tiếp tục nhấn vào Power – Ups
- Bước 3: Tìm và thêm tiện ích Calendar từ phần mềm Trello
Sau khi thêm tiện ích này vào Trello, bạn sẽ thấy một nút mới gọi là Lịch trong menu ngang. Khi nhấn vào nút này, chế độ xem Lịch sẽ hiển thị, giúp bạn dễ dàng theo dõi các thẻ đã hết hạn.
Khi nào bạn cần sử dụng phần mềm Trello?
Hiện nay, phần mềm Trello là công cụ hữu ích không thể thiếu trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Bạn có thể sử dụng Trello để:
- Quản lý, theo dõi và điều khiển các dự án công việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau như bán hàng, tiếp thị,... một cách hiệu quả nhất
- Lập kế hoạch kiểm soát tồn kho, quản lý kho hoặc sắp xếp việc di chuyển hàng hóa
- Sử dụng cho các hoạt động nhóm như team building, du lịch, tham quan,...
Bí quyết sử dụng Trello cho người mới
Khi mới bắt đầu sử dụng Trello, bạn có thể tham khảo những mẹo nhỏ sau để nắm vững cách hoạt động của ứng dụng này, giúp quản lý, sắp xếp và thực hiện công việc một cách hiệu quả.
- Bắt đầu với các chức năng tạo dự án cơ bản để tránh bị áp đặt bởi quá nhiều tính năng của Trello
- Viết kế hoạch trên giấy trước khi sử dụng Trello để rõ ràng hóa từng phần công việc
- Tìm hiểu qua trang Trợ giúp của Trello để tìm câu trả lời cho mọi thắc mắc của bạn
Đánh giá ứng dụng quản lý công việc Trello
Ưu điểm
- Dễ sử dụng: Trello được thiết kế với giao diện đơn giản như tờ giấy note dán trên màn hình, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Các thao tác trên Trello đều tương đối đơn giản, chủ yếu là kéo thả và nhập liệu
- Miễn phí: Bạn không cần phải trả phí để sử dụng các tính năng cơ bản của Trello để đáp ứng nhu cầu quản lý, theo dõi dự án
- Theo dõi trực quan: Trello phân chia công việc của các dự án thành từng giai đoạn và hiển thị một cách trực quan. Bạn có thể dễ dàng nắm bắt tiến độ công việc chỉ bằng cách nhìn vào giao diện của Trello
- Khả năng tích hợp cao: Trello cho phép đính kèm file với dung lượng lớn, lên đến 10MB đối với phiên bản miễn phí và 250MB đối với gói Business.
Khuyết điểm
- Không phân cấp quản trị viên: Điểm yếu này của Trello ảnh hưởng đến việc bảo mật thông tin trong doanh nghiệp. Thành viên có thể có quyền giao việc, chỉnh sửa hoặc xóa bỏ phần đã đánh dấu trước, dễ dàng dẫn đến mất dữ liệu.
- Giao tiếp hạn chế: Mặc dù có thể trao đổi trong các Thẻ nhưng không có giao diện bình luận chung về toàn bộ dự án. Ngoài ra, khi bình luận tại Thẻ, không thể đăng bình luận ngay bằng cách nhấn Enter mà cần phải sử dụng chuột và ấn “Lưu”.
- Không phù hợp cho quản lý thời gian: Giao diện ngang của Trello gây khó khăn trong việc quản lý thời gian công việc. Mỗi Thẻ được thiết kế độc lập dẫn đến việc quản lý mối quan hệ giữa các công việc trở nên phức tạp.
- Thiếu báo cáo công việc: Người dùng không thể xác định được tỷ lệ hoàn thành công việc so với kế hoạch và không biết ai đang đạt tiến độ và ai có nguy cơ trễ hạn.
