Trích lục bản đồ địa chính: Hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục và các giấy tờ cần thiết để thực hiện trích lục

Trích lục bản đồ địa chính là tài liệu quan trọng hỗ trợ các cơ quan nhà nước trong việc giải quyết tranh chấp liên quan đến đất đai của người dân. Hãy cùng Mytour tìm hiểu về khái niệm trích lục bản đồ địa chính trong bài viết sau đây nhé!

Khái niệm trích lục bản đồ địa chính?

Theo Khoản 4 Điều 3 của Luật Đất đai năm 2013, quy định như sau:

“Bản đồ địa chính là loại bản đồ thể hiện các thửa đất cùng những yếu tố địa lý liên quan, được lập theo từng đơn vị hành chính như xã, phường, thị trấn, và được xác nhận bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

Theo định nghĩa trong từ điển Tiếng Việt, trích lục là quá trình rút ra từng phần và sao chép thông tin. Do đó, trích lục bản đồ địa chính có thể hiểu là việc lấy ra một phần hoặc toàn bộ thông tin, hoặc sao y bản chính của một hay nhiều thửa đất, bao gồm các yếu tố địa lý của thửa đất đó dựa trên giấy tờ gốc hoặc hồ sơ có sẵn. 

Những thông tin nào cần có trong trích lục bản đồ địa chính?

Theo Phụ lục số 13 ban hành kèm theo Thông tư 25/2014/TT-BTNMT, trích lục bản đồ địa chính phải bao gồm các thông tin về thửa đất, cụ thể như sau: 

• Số thứ tự của thửa đất, địa chỉ thửa đất (bao gồm xã, huyện, tỉnh), và tờ bản đồ
• Diện tích của thửa đất
• Mục đích sử dụng của thửa đất
• Thông tin về địa chỉ thường trú và tên của người sử dụng thửa đất
• Các thay đổi của thửa đất so với giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất
• Bản vẽ của thửa đất cần trích lục, bao gồm: Sơ đồ và chiều dài các cạnh của thửa đất.

Các trường hợp cần thiết phải thực hiện trích lục bản đồ địa chính

Khi cần đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, hoặc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng

Theo quy định tại Điểm b Khoản 3 Điều 70 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, trong quá trình thực hiện đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, và cấp Giấy chứng nhận lần đầu; cũng như đăng ký bổ sung tài sản gắn liền với đất ở những nơi có bản đồ địa chính hoặc nơi chưa có nhưng ranh giới sử dụng đất đã thay đổi. Trong trường hợp này, Văn phòng đăng ký đất đai cần phải tiến hành trích đo địa chính hoặc trích lục bản đồ địa chính của thửa đất. 

Thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận quyền sở hữu

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 77 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, nếu thửa đất chưa được trích đo và chưa có bản đồ địa chính, cần phải thực hiện trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính cho thửa đất và khu vực đó. Văn phòng đăng ký đất đai sẽ phụ trách việc thực hiện trích lục bản đồ địa chính. 

Để giải quyết các tranh chấp liên quan đến đất đai

Theo quy định tại Điểm c Khoản 3 Điều 89 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, nếu hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã không thành công và các bên quyết định đưa tranh chấp lên UBND cấp tỉnh hoặc cấp huyện, thì cần trích lục bản đồ và hồ sơ địa chính liên quan đến diện tích đất đang tranh chấp qua các thời điểm. Đây sẽ là căn cứ quan trọng để cơ quan chức năng giải quyết tranh chấp đất đai. 

Yêu cầu xin cho thuê đất hoặc giao đất

Theo quy định tại điểm d Khoản 1 Điều 3 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT, khi có yêu cầu, người xin cho thuê đất hoặc xin giao đất sẽ không phải thông qua quá trình đấu giá quyền sử dụng đất. Trong trường hợp thuộc thẩm quyền giao đất hoặc cho thuê đất của UBND cấp tỉnh, người xin cho thuê hoặc giao đất cần nộp 01 bộ hồ sơ.

Trong bộ hồ sơ xin cho thuê hoặc giao đất, bắt buộc phải có trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính của thửa đất. 

Trong trường hợp này, cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm cung cấp trích lục bản đồ địa chính của thửa đất cho những khu vực đã thực hiện trích đo hoặc đã có bản đồ địa chính theo yêu cầu của người xin giao đất hoặc thuê đất.

Trong trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất

Theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 6 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT, hồ sơ gửi UBND cấp huyện hoặc cấp tỉnh để xin phép chuyển mục đích sử dụng đất phải bao gồm trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính của thửa đất đó. 

Là một phần trong hồ sơ trình khi UBND quyết định thu hồi đất

Khi Nhà nước tiến hành thu hồi đất phục vụ cho phát triển kinh tế – xã hội, an ninh quốc phòng, hoặc vì lợi ích quốc gia, công cộng, cần chuẩn bị các loại hồ sơ để ban hành thông báo thu hồi đất theo quy định tại Điều 9 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT; hồ sơ để ban hành quyết định kiểm đếm theo quy định tại Điều 10 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT; và hồ sơ để ban hành quyết định thu hồi đất, quyết định cưỡng chế thu hồi đất theo quy định tại Điều 11 Thông tư 30/2014/TT-BTNMT. 

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp trích lục bản đồ địa chính?

Theo quy định tại Điều 29 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, quy định như sau: 

Từ đó có thể khẳng định rằng các cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp trích lục bản đồ địa chính cho tổ chức, cá nhân bao gồm UBND cấp xã nơi có đất và Văn phòng đăng ký đất đai. Do vậy, để yêu cầu cung cấp trích lục bản đồ địa chính, bạn có thể liên hệ với những cơ quan này. 

Các giấy tờ cần thiết khi xin trích lục bản đồ địa chính

Cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu truy cập dữ liệu thửa đất cần gửi văn bản yêu cầu hoặc phiếu yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền để được cung cấp các dữ liệu đất đai theo Mẫu 01/PYC được ban hành kèm theo Thông tư này.

Sau khi nhận được văn bản yêu cầu hợp lệ từ cá nhân, tổ chức, các cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai sẽ tiến hành cung cấp thông tin cho người gửi yêu cầu. Nếu cơ quan từ chối cung cấp dữ liệu, họ phải có văn bản thông báo rõ lý do cho tổ chức, cá nhân yêu cầu. 

Việc khai thác dữ liệu đất đai thông qua văn bản yêu cầu hoặc phiếu yêu cầu sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật. 

Quy trình và thủ tục để được cấp trích lục bản đồ địa chính

Các giấy tờ cần chuẩn bị khi yêu cầu trích lục bản đồ địa chính

Để yêu cầu trích lục bản đồ địa chính, người yêu cầu cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai theo mẫu 01/PYC do cơ quan đăng ký đất đai cung cấp theo Thông tư số 34/2014/TT-BTNMT
• Văn bản yêu cầu hoặc hợp đồng yêu cầu về trích đo địa chính khu đất theo mẫu quy định do cơ quan đăng ký đất đai cung cấp. 
• Giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền sử dụng đất cùng các giấy tờ liên quan khác về thửa đất (bản sao).
• Chứng minh nhân dân, chứng minh thư, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. 

Quy trình và thủ tục để xin cấp trích lục bản đồ địa chính

Đầu tiên, cần phải nộp văn bản hoặc phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai theo mẫu bằng các hình thức sau: 

• Nộp trực tiếp tại các cơ quan có thẩm quyền về dữ liệu đất đai
• Gửi qua đường bưu điện, fax, hoặc công văn
• Gửi qua email hoặc thông qua cổng thông tin đất đai. 

Sau khi tiếp nhận, văn bản và phiếu yêu cầu sẽ được cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai xử lý và thông báo về nghĩa vụ tài chính đến tổ chức, cá nhân có liên quan. Nếu cơ quan từ chối cung cấp dữ liệu, họ cần phải thông báo rõ ràng bằng văn bản. 

Cuối cùng, khi các cá nhân, tổ chức đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo quy định, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai sẽ tiến hành cung cấp dữ liệu đất đai theo văn bản yêu cầu đã tiếp nhận trước đó. 

Thời gian hoàn tất việc cấp trích lục bản đồ địa chính là bao lâu?

Thời gian cung cấp dữ liệu đất đai được quy định bởi cơ quan Nhà nước như sau:

• Nếu yêu cầu được nhận trước 15 giờ trong giờ làm việc, phải cấp ngay trong ngày. 
• Nếu yêu cầu được nhận sau 15 giờ, sẽ được thực hiện trong ngày làm việc tiếp theo. 
• Trong trường hợp yêu cầu cung cấp dữ liệu dưới dạng tổng hợp thông tin, thời gian hoàn tất sẽ được xác định theo thỏa thuận giữa người yêu cầu và cơ quan thông qua hợp đồng. 

Các khoản lệ phí khi trích lục bản đồ địa chính

Theo quy định tại Điều 16 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT, lệ phí trích lục bản đồ địa chính được quy định như sau: 

1. Các chi phí và lệ phí phải thanh toán để yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai bao gồm:

• Phí khai thác và sử dụng tài liệu về đất đai
• Chi phí sao chép hồ sơ, tài liệu, và in ấn
• Chi phí gửi tài liệu (nếu có).

1. Tổng cục Quản lý đất đai có trách nhiệm xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường để ban hành mức thu phí khai thác và sử dụng tài liệu về đất đai.
2. Sở Tài nguyên và Môi trường cần xây dựng và trình Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh để đưa ra Hội đồng nhân dân (HĐND) phê duyệt mức thu phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai.

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT, cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu cung cấp thông tin đất đai sẽ phải chịu phí theo quy định của cơ quan có thẩm quyền, trừ những trường hợp sau:

• Yêu cầu cung cấp dữ liệu nằm trong cơ sở dữ liệu về đất đai hoặc thông tin liên quan đến thủ tục hành chính, kế hoạch, giá đất, quy hoạch, hoặc văn bản pháp luật về đất đai.
• Mục đích yêu cầu dữ liệu nhằm phục vụ cho quốc phòng, an ninh, hoặc theo yêu cầu trực tiếp của lãnh đạo Đảng và Nhà nước trong tình huống khẩn cấp.
• Yêu cầu cung cấp dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiệm vụ quản lý nhà nước về đất đai của các cơ quan có thẩm quyền (Bộ Tài nguyên và Môi trường, Cơ quan tài nguyên và môi trường địa phương, Ủy ban nhân dân các cấp).

Các tổ chức, cá nhân yêu cầu trích lục bản đồ địa chính không nằm trong các trường hợp miễn phí sẽ phải chịu trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí và lệ phí theo quy định tại Điều 16 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT như sau:

• Theo Thông tư 250/2016/TT-BTC, các chi phí và lệ phí này sẽ được quy định bởi Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

Đơn yêu cầu cung cấp thông tin về đất đai

Đơn xin trích lục bản đồ địa chính

Trích lục bản đồ địa chính là tài liệu cần thiết giúp các cơ quan chức năng giải quyết nhanh chóng tranh chấp đất đai của bạn. Do đó, hãy chú ý đến quy trình để xin được thông tin cần thiết. Theo dõi Mytour để cập nhật thêm kiến thức đa dạng về các lĩnh vực như bất động sản, ô tô, việc làm…

• Quy trình thuê đất công nghiệp và 7 bước quan trọng bạn cần nắm rõ
• Đất lưu không là gì? Những quy định liên quan đến đất lưu không
• Hành vi lấn chiếm đất của người khác là gì và các hình thức xử lý