Buzz
Bạn là một người trẻ đang đối mặt với áp lực công việc và khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ? Cuốn sách này sẽ giúp bạn nắm vững kỹ năng kiểm soát cuộc sống, tổ chức công việc, xây dựng lòng tự tin, và tăng cường năng lượng để làm những việc quan trọng cho tương lai.
#1. Nội dung cuốn sách
Phần 1: Khám phá cuộc sống hàng ngày và những cơ hội mới mẻ xung quanh bạn, đang chờ đón bạn.
Phần 2: Giới thiệu các nguyên tắc, hoạt động và công cụ giúp bạn thành công trong cuộc sống hàng ngày và xây dựng thói quen sẵn sàng đối mặt với mọi thử thách.
Phần 3: Tạo cơ hội để thử nghiệm các nguyên tắc, phương pháp tập luyện và công cụ trong cuốn sách. Ở đây, bạn sẽ được tham gia vào các hoạt động, đảm nhận trách nhiệm, và rèn luyện bản thân để khám phá những điều phù hợp với bạn nhất.
#2. Phương Pháp Thực Hiện Mọi Việc (GTD)
GTD viết tắt của Getting Things Done, một phương pháp tư duy giúp con người quản lý và tập trung tốt hơn trong cuộc sống. GTD không chỉ giúp chúng ta hoàn thành mọi công việc mà còn rèn luyện khả năng tập trung vào hiện tại, nhận biết những gì sắp xảy ra, và tìm kiếm sự bình yên khi hoàn thành mọi việc ngoài tầm kiểm soát.
Các Phần Chính của GTD:
5 bước - giúp phát triển khả năng kiểm soát.
Dải Cấp Độ Tập Trung - giúp có cái nhìn rõ ràng.
Sơ Đồ Kế Hoạch - giúp kiểm soát và đề xuất tầm nhìn với các tình huống và kế hoạch cần xem xét kỹ lưỡng.
Phần 1: 5 bước để hoàn thành mọi việc
Thu thập
Tập hợp, đôi khi đề xuất ý kiến hữu ích, thu hút sự chú ý hoặc quan tâm của người khác, thúc đẩy họ đưa ra quyết định hoặc hành động.
Rất đáng tiếc, những công việc chưa hoàn thành sẽ luôn làm phiền tâm trí bạn.
Nếu bạn muốn nhanh chóng loại bỏ những công việc nhỏ lẻ, hãy đặt chúng ở nơi dễ thu thập. Nơi lưu trữ có thể là đồ vật có thật với nhiều kích thước khác nhau - từ thư từ, mẫu đơn, tới sách vở... Nếu không dễ tiếp cận và không hiệu quả, não bộ sẽ không tin tưởng và tiếp tục tập trung vào những công việc nhỏ - làm suy giảm mục đích của bước này.
Bạn cần bao nhiêu nơi lưu trữ? Đáp án rất đơn giản: chỉ cần số lượng ít nhất để lưu trữ mọi thứ. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định nguồn gốc của mọi việc. Nếu biết được những việc linh tinh đến từ đâu, bạn có thể đặt nơi lưu trữ ở đó.
Bao gồm nắm bắt mọi việc trong không gian vật lý, điện tử và tinh thần, sau đó sử dụng các công cụ ghi chú. Đặt chúng vào nơi lưu trữ đáng tin cậy và tìm kiếm phương án giải quyết sau đó. Thu thập giúp khép lại những công việc chưa hoàn thành dù bạn đã hay chưa.
Sàng lọc
Sàng lọc: là quá trình lọc ra những việc quan trọng trong giai đoạn lưu trữ.
Sàng lọc không chỉ là một bước hữu hình mà ngược lại, nó hoàn toàn mang tính chiều tượng. Bước này liên quan đến việc ra quyết định và suy nghĩ cẩn trọng. Sàng lọc là bước quan trọng và cần thiết nhất, nhưng cũng là thách thức lớn nhất, đòi hỏi sự suy tư và hiểu biết sâu sắc. Khi làm chủ được quá trình này, bạn sẽ không bao giờ mất đi bản năng.
Để hình thành và đơn giản hóa ý tưởng này, chúng tôi đã tạo ra một công cụ chuyển đổi.
Chuyển đổi không chỉ là một công cụ vật lý. Nó hoạt động dựa trên quá trình tư duy cơ bản. Hãy tưởng tượng những việc linh tinh cần giải quyết đi qua một loạt câu hỏi được phân loại, sau đó trở thành các nhiệm vụ mới, dễ hiểu và thực hiện hơn. Công cụ này có thể chuyển đổi mọi thứ trong cuộc sống của bạn.
Việc đó là gì?
Trả lời bằng cách đơn giản hóa câu hỏi: Việc đó là gì? Đừng nghĩ quá nhiều về nó, chỉ cần đánh thức trí nhớ và nhớ đặc điểm của nó, từ đó tìm hiểu tại sao nó quan trọng.
Khi đã xác định được công việc cần làm, hãy tiếp tục suy nghĩ ở mức độ cao hơn và sử dụng các câu hỏi phụ để đơn giản hóa việc đó.
Có cách giải quyết cho vấn đề này không?
Câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định khả năng xử lý yêu cầu: 'Có cách giải quyết cho vấn đề này không?'. Xác định xem bạn có thể xử lý ngay lập tức hay vào một thời điểm cụ thể nào đó.
Công việc không đòi hỏi sự xử lý
Có thể phân loại thành: Loại bỏ, kiểm tra danh sách, thực hiện sau này hoặc tham khảo tài liệu:
Loại bỏ: Công việc không thể thực hiện và không mong muốn thực hiện
Danh sách kiểm tra: Danh sách bao gồm các nhiệm vụ để hỗ trợ một hoạt động cụ thể. Danh sách kiểm tra có thể hữu ích trong nhiều tình huống, như chuẩn bị cho một kỳ thi chẳng hạn.
Một ngày nào đó/có thể: Đây là những công việc bạn muốn thực hiện nhưng chưa cần thiết.
Tài liệu tham khảo: Các thông tin chưa cần xử lý ngay lúc này nhưng có thể hữu ích trong tương lai. Bao gồm: Hướng dẫn, biên nhận, phiếu bảo hành, chương trình học, bằng lái xe, mật khẩu của trang Web,...
Các công việc có thể thực hiện
Bây giờ, hãy xem tình huống câu trả lời là “Có”. Kế hoạch xử lý có thể sẽ chia thành hai phần: Hành động tiếp theo và kế hoạch cụ thể.
Bước tiếp theo: Đôi khi, điều quan trọng nhất là thực hiện hành động tiếp theo một cách thực tế và rõ ràng.
Kế hoạch: Mọi việc cần một kế hoạch rõ ràng và cẩn thận để đảm bảo thành công.
Sàng lọc công việc sẽ phân chia chúng thành sáu phần: hành động, kế hoạch, danh sách kiểm tra, lịch trình, tài liệu tham khảo hoặc loại bỏ.
Tổ chức: Sắp xếp và phân loại công việc vào các danh mục và vị trí cụ thể để tiện tra cứu.
Tổ chức: Phân loại và đặt vào nơi phù hợp giúp việc tìm kiếm sau này trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Công cụ hỗ trợ sắp xếp: Đây là các phương tiện giúp bạn tổ chức và sắp xếp công việc một cách hiệu quả.
Lịch: Lịch là công cụ quan trọng giúp bạn ghi chú và nhớ những việc cần làm và sự kiện sắp xảy ra vào các thời điểm nhất định.
Bước tiếp theo: Đây là danh sách các hành động cần thực hiện mà không cần xác định thời gian và địa điểm cụ thể. Điều này giúp bạn tiếp tục làm việc một cách nhất quán và có kế hoạch.
Kế hoạch: Kế hoạch là bản đồ dẫn đường cho bạn đến thành công, ghi lại những kết quả bạn muốn đạt được và những bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
Sắp xếp công việc không cần xử lý: Đây là việc phân loại và tổ chức những công việc mà bạn không cần phải xử lý ngay lập tức.
Dự án trong tương lai/Có thể: Danh sách dự án trong tương lai/có thể bao gồm những công việc bạn muốn thực hiện khi có cơ hội. Việc sắp xếp danh sách này theo chủ đề là quan trọng và giá trị, tuy nhiên không cần phải xem xét nó thường xuyên. Bạn có thể triển khai những việc từ danh sách này mỗi khi bạn có thời gian. Quản lý danh sách này một cách hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn.
Danh mục kiểm tra: Lịch trình và trình tự công việc chưa trở thành thói quen sẽ được ghi lại dưới dạng danh sách kiểm tra. Khác với các danh sách khác, danh mục kiểm tra phụ thuộc vào nội dung của chúng. Lợi ích chính của danh mục này là sự dễ dàng tiếp cận khi cần thiết. Nguyên tắc cơ bản là đặt danh mục kiểm tra ở nơi dễ tiếp cận.
Tài liệu tham khảo: Những công việc không thể thực hiện ngay lập tức nhưng cần được ghi lại để tham khảo sau. Tài liệu tham khảo thường được lưu trữ dễ dàng để tiện tra cứu. Việc lập danh sách tham khảo giúp bạn tiết kiệm thời gian khi cần tìm lại thông tin sau này.
Đánh giá
Đánh giá: Kiểm tra và cập nhật nội dung lịch trình theo tình hình thực tế, từ đó đưa ra các quyết định hiệu quả.
Đánh giá giá trị như việc đeo mắt kính 3D đặc biệt giúp bạn nhìn rõ những điều quan trọng trong quá trình kiểm tra.
Kiểm tra hàng ngày: Là bước quan trọng nhất để bạn biết được những công việc cần làm mỗi ngày. Sử dụng hai danh sách: lịch làm việc và bước tiếp theo để duy trì sự hiệu quả. Hãy xem xét danh sách này ít nhất hai lần mỗi ngày để đảm bảo bạn không bỏ sót công việc nào.
Kiểm tra hàng tuần: Mục đích của việc này là giữ cho tâm trí bạn sạch sẽ, cập nhật hệ thống và dự trữ năng lượng sáng tạo.
Phần 1: Dọn dẹp: Thu dọn tài liệu, làm sạch tâm trí, và dọn dẹp không gian lưu trữ.
Phần 2: Cập nhật: Kiểm tra danh sách trước đó, kiểm tra lịch làm việc, kiểm tra bước tiếp theo, kiểm tra kế hoạch, và kiểm tra danh mục liên quan.
Phần 3: Sáng tạo: Đây là giai đoạn khơi nguồn và phát triển ý tưởng mới.
Đánh giá: Là lúc bạn tạm dừng để nhìn lại, bắt đầu bằng việc thu thập và sàng lọc những việc chưa cần xử lý. Giống như xem phim 3D, việc đánh giá giúp bạn nhìn rõ ba cấp độ khác nhau: hàng ngày, hàng tuần và các mức độ tập trung.
Kiểm tra hàng tuần là hành động quan trọng để duy trì sự kiểm soát, bao gồm ba bước: Dọn dẹp, Cập nhật và Sáng tạo.
Thực thi
Thực thi: Là thực hiện những gì bạn cần làm hiện tại một cách rõ ràng, đầy đủ và tự tin.
Công cụ và chiến lược này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt, rõ ràng và hợp lý về năng lượng. Danh sách hành động tiếp theo giúp bạn hoàn thành công việc với ít nỗ lực nhất.
Cần tập trung khi thực hiện bất cứ việc gì.
Mục tiêu là tham gia và hiện diện trong mọi khoảnh khắc, cả khi làm việc và nghỉ ngơi. Điều này bao gồm cả những thời điểm khó khăn và yêu cầu kỹ thuật cao.
Với sự kiểm soát và hệ thống lưu trữ tốt, bạn sẽ biết cách sử dụng thời gian, tập trung và năng lượng hiệu quả nhất, đôi khi không cần hành động. Đây là sự tĩnh tâm, một điều quý hiếm trong thời đại kết nối hiện nay.
Sử dụng sơ đồ cá nhân của bạn.
Để tự tin quản lý thời gian, điều đầu tiên cần làm là xem xét sơ đồ của bạn. Kiểm tra lịch và danh sách hành động tiếp theo để đảm bảo bạn đang tập trung vào những điều cần thiết.
Bốn tiêu chí của điểm nổi bật
Chiến lược thay thế giúp bạn hoàn thành những việc quan trọng và cấp bách nhất được gọi là chiến lược nổi bật. Chiến lược này sử dụng sơ đồ cá nhân để tăng hiệu quả quyết định. Điểm nổi bật giúp não bộ xem xét 4 tiêu chí:
Địa điểm: Là thời gian và không gian bạn có thể hành động thực tế. Điều này có nghĩa là bạn có thể thực hiện công việc tại một địa điểm và thời gian cụ thể trong ngày.
Thời gian: Học cách nhận biết các loại hành động khác nhau phù hợp với các khoảng thời gian khác nhau để bạn sẵn sàng hành động khi cần.
Năng lượng: Biết được thời điểm bạn có năng suất cao nhất để bắt đầu những công việc thách thức nhất.
Ưu tiên: Hoàn thành những việc cần làm ngay bây giờ. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên.
Dải cấp độ tập trung
Dải cấp độ tập trung là một phần của hệ thống GTD, giữ thông tin để cung cấp các tín hiệu phù hợp và thông báo công việc quan trọng đúng lúc.
Có sáu cấp độ trong công cụ này, mỗi cấp độ giúp bạn nhìn nhận từ một góc độ khác nhau, xác định điểm cần tập trung và lý do tại sao.
Mục đích: Đây là cấp độ cao nhất, nắm giữ cái nhìn toàn diện về cuộc sống của bạn, giống như hình ảnh toàn cảnh trên Google Maps. Nó đưa ra câu hỏi đơn giản nhưng ý nghĩa: 'Tại sao?'
Tầm nhìn: Cấp độ này giúp bạn mường tượng ra những gì bạn muốn trở thành trong tương lai. Nó bao gồm viễn cảnh từ thời học cấp 2, sau cấp 3, đến đại học... Câu hỏi trọng tâm là: Bạn có hình dung được mình sẽ làm gì để đạt được thành công trong những năm tới không?
Mục tiêu: Là những khát vọng lớn lao cần hoàn thành trong thời gian ngắn hơn, giúp bạn xác định rõ nơi cần tập trung. Cấp độ này cũng giúp bạn đánh giá liệu mục tiêu của mình có phù hợp với tầm nhìn và mục đích không.
Kế hoạch và hành động: Được sắp xếp trong danh sách và lịch hành động. Đây là hai cấp độ thấp nhất trong hệ thống tập trung. Bạn sẽ liên tục cập nhật chúng trong suốt 5 bước.
Lập dự án: Lên sơ đồ kế hoạch
Mục đích/ nguyên tắc định hướng
Mục đích giải thích lý do bạn thực hiện hành động này: 'Tại sao tôi làm điều này?'
Tiêu chuẩn hạn chế: 'Quy tắc là gì?'
Tầm nhìn/ mục tiêu mong muốn
Tầm nhìn chi tiết hóa mục tiêu. Thành công rực rỡ là gì?
Liệt kê ý tưởng
Liệt kê ý tưởng là việc sắp xếp các mảnh ghép: 'Những ý tưởng nào giúp thực hiện mọi việc?'
Tổ chức
Tổ chức mô tả các thành phần, hạng mục và trình tự để đạt được mục tiêu. Trong các dự án của trường, giáo viên có thể cung cấp mẫu để giúp bạn tổ chức ý tưởng (ví dụ như mẫu Báo cáo đọc sách, mẫu Thu hoạch thi nghiệp khoa học)
Bước tiếp theo
Sẵn sàng xác định bước tiếp theo cần thiết cho dự án.
#3 Kết luận
Hãy sẵn sàng vượt qua những thử thách bạn muốn đối mặt
Bây giờ bạn đã có tất cả những gì cần. Hãy chú ý đọc và lắng nghe tín hiệu từ não bộ. Đề phòng những trở ngại có thể xảy ra.
Kiểm soát những nhiệm vụ không rõ ràng thông qua 5 bước
Áp dụng phương pháp 5 bước để xử lý nhiệm vụ không rõ ràng
Tận dụng các cấp độ tập trung để thực hiện tầm nhìn
Tạo ra kế hoạch dự án thông qua sơ đồ Kế hoạch
Phát triển khả năng kiểm soát và đạt được tầm nhìn
Tìm kiếm trạng thái sẵn sàng
Sau khi bạn đã chuẩn bị xong, bạn sẽ làm gì với khả năng kiểm soát và tầm nhìn mới của mình?
Những điều mà bạn mong muốn nhưng chưa thể đạt được là gì?
Điều gì là ưu tiên số một của bạn?
Bạn mong muốn thực hiện điều gì nhất?
Bạn muốn tạo ra ảnh hưởng gì?
Bạn muốn tạo ra ảnh hưởng gì?
Có câu trả lời chưa?
Rất tốt
Hãy tiếp tục... Biến nó thành hiện thực...
Bây giờ, bạn thực sự đã SẴN SÀNG.
Chúng tôi tin vào bạn.
Đánh giá chi tiết từ: Wa.nK - MytourBook
Ảnh chụp bởi: Wa.nK - MytourBook
