Buzz
Trong thế giới ngày nay, áp lực công việc và cạnh tranh cao trong doanh nghiệp khiến công việc trở nên căng thẳng. Làm thế nào để giảm căng thẳng, sắp xếp công việc hiệu quả và giải phóng bản thân khỏi áp lực thời gian? Cuốn sách này sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời, xây dựng một kế hoạch làm việc tối ưu nhất. Điều quan trọng nhất để hoàn thành công việc tốt là kiểm soát mọi thứ đang diễn ra xung quanh mình.
Tôi đào tạo theo năm bước quản lý công việc để nắm vững nghệ thuật làm việc hiệu quả. Đó là: (1) thu thập thông tin quan trọng; (2) xử lý và lập kế hoạch cho thông tin đó; và (3) tổ chức kết quả để có thể thực hiện. Đây là cách chúng ta có thể quản lý cuộc sống một cách toàn diện.
Mặc dù cách tiếp cận này khá đơn giản, nhưng nhiều người có thể cải thiện khả năng quản lý công việc của họ bằng cách tuân thủ nghiêm ngặt các bước này.
Tất cả các bước phải được kết nối và hỗ trợ nhau một cách đồng nhất. Nếu bất kỳ bước nào không được thực hiện đúng cách, thì kết quả sẽ không như mong đợi.
Vậy nên, việc quản lý công việc hiệu quả là chìa khóa để đạt được thành công trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.
Tri thức mà chúng ta xem xét, đã trở thành một phần của công việc. Nó là thông tin quan trọng trong quá trình làm việc, tập trung vào kết quả.
--Peter F. Drucker
Đa dạng của năm bước trên cần được hiểu rõ và áp dụng các phương pháp, công cụ phù hợp để chúng hoạt động hiệu quả nhất.
Theo quan điểm của tôi, cần phải phân chia rõ ràng các bước trên theo thời gian trong ngày. Có những lúc chỉ cần thu thập thông tin mà không cần quyết định gì hơn. Lúc khác, muốn xử lý thông tin ghi lại từ một cuộc hội thảo hoặc trên đường trở về sau một chuyến đi xa và phân tích ngay trên đường đi. Rồi cũng có thời điểm muốn xem xét tất cả hoặc một phần thông tin có sẵn.
Và hiển nhiên, hầu hết thời gian của tôi là để thực hiện những công việc cụ thể.
Tôi nhận ra một nguyên nhân chính khiến nhiều người không thành công trong việc tổ chức công việc là họ cố gắng thực hiện cả năm bước trên cùng một lúc. Thay vì đánh giá và phân loại thông tin theo mức độ quan trọng, họ thu thập mọi thứ theo thứ tự ưu tiên mà không cân nhắc tới hiệu quả thực tế.
Phần này sẽ chi tiết về năm bước trên. Từ chương 4 đến chương 8 sẽ trình bày từng bước với một hệ thống cụ thể kèm theo nhiều ví dụ và bài thực hành thú vị.
Thu thập thông tin
Quan trọng nhất là biết thu thập điều gì và cách thu thập một cách hiệu quả nhất để có thể xử lý chúng một cách thích hợp. Để tránh việc rơi vào chi tiết không cần thiết, bạn phải đảm bảo rằng bạn đã thu thập đầy đủ thông tin mà bạn cần, và sau này, bạn có thể xử lý hoặc xem xét chúng khi cần thiết.
Thu thập tất cả những gì còn chưa hoàn thiện
Để loại bỏ những điều thiếu sót, bạn cần thu thập và tổng hợp mọi thứ mà bạn cho là chưa hoàn thành - từ công việc cá nhân đến công việc chuyên môn, từ những vấn đề quan trọng đến những vấn đề nhỏ, từ những việc cấp bách đến những việc không quan trọng, từ những thứ mà bạn nghĩ cần phải thay đổi và bạn cam kết sẽ thực hiện thay đổi.
Rất nhiều công việc bạn cần làm đang được thu thập ngay khi bạn đọc những dòng này. Đó có thể là thư từ trong hộp thư, ghi chú được ghi lại vào sổ ghi chép, email đang chờ đợi trong hộp thư đến, hoặc thậm chí là những tin nhắn trong hộp chat. Nhưng đồng thời, bạn cũng đang thu thập những điều trong cuộc sống và tâm trí của mình - những điều không thuộc về chỗ chúng.
Những ý tưởng chiến lược đang lơ lửng trong đầu bạn, những vật dụng hỏng trong ngăn kéo bàn cần được sửa chữa hoặc loại bỏ, hoặc những cuốn tạp chí cũ trên bàn làm việc,
… Tất cả đều được phân loại vào nhóm “dữ liệu thô”.
Danh sách chưa hoàn thiện bao gồm những thứ liên quan đến các cụm từ như “nên”, “cần phải”, “phải”. Ngay cả việc quyết định không làm gì cũng được xem là chưa hoàn thiện. Bởi nó bao gồm toàn bộ các ý tưởng “tôi sẽ” – những việc bạn đã quyết định nhưng vẫn chưa thực hiện. Đó chắc chắn là những việc đang dở dang hoặc đang trong quá trình thực hiện, cũng như những gì bạn đã làm và mọi thứ bạn cần
trừ khi bạn đã hoàn thành chúng.
Để quản lý danh sách các công việc chưa hoàn thành này hiệu quả, bạn cần đặt chúng vào “thùng chứa”, chờ đến khi quyết định xử lý chúng ra sao. Sau đó, bạn cần thường xuyên xử lý thông tin trong các thùng chứa này để đảm bảo chúng là các công cụ thu thập thông tin đáng tin cậy và hữu ích.
Nói chung, mọi thứ đều được thu thập. Nếu chúng không được quản lý trực tiếp theo một hệ thống đáng tin cậy bên ngoài, chúng sẽ nằm ở một nơi nào đó trong tâm trí của bạn.
Thực tế, việc không đưa bất kỳ danh mục nào vào giỏ thu thập thông tin không có nghĩa là bạn không có chúng. Nhưng điều quan trọng là đảm bảo mọi thứ bạn cần được thu thập từ một nguồn đáng tin cậy, không chỉ đơn giản là giữ trong đầu bạn.
Công cụ thu thập
Có nhiều loại công cụ để thu thập những thứ chưa hoàn thiện, từ công nghệ cao đến công nghệ thấp. Dưới đây là một số công cụ có thể coi như là phiên bản của giỏ đựng thông tin, thu thập thông tin tự nảy sinh hoặc từ nguồn bên ngoài:
• Giỏ thu thập thông tin cơ học
• Hệ thống ghi chép bằng giấy
• Hệ thống ghi chép điện tử
• Hệ thống ghi âm
• Thư điện tử
Giỏ thu thập thông tin cơ học
Những khay được làm từ da, gỗ, nhựa tiêu chuẩn là công cụ phổ biến nhất để thu thập các tài liệu bằng giấy hoặc bất kỳ vật liệu nào cần xử lý: thư từ, tạp chí, ghi chú, tin nhắn ghi bằng giấy từ điện thoại, hóa đơn, thậm chí cả đèn pin với những viên pin đã hết năng lượng.
Bút và giấy ghi chú
Tờ giấy, sổ ghi chú xoắn, sổ ghi chép nhanh… là những công cụ hữu ích giúp ghi lại những ý tưởng ngẫu nhiên, tình cờ hoặc những việc cần làm. Nói cách khác, đó là bất kỳ thứ gì phù hợp với sở thích và nhu cầu của bạn.
Ghi chú điện tử
Có thể sử dụng máy tính để ghi lại các ghi chú để sàng lọc sau này. Với sự tiến bộ của công nghệ nhận dạng hiện đại, các thiết bị kỹ thuật số trên máy vẫn tiếp tục được sử dụng để thu thập dữ liệu. Các thiết bị cầm tay như máy tính cá nhân (PDA) hoặc bảng điện tử cũng có thể giúp thu thập mọi thông tin.
Thiết bị ghi âm
Thiết bị ghi âm bao gồm máy trả lời điện thoại, hộp thư thoại, máy ghi âm kỹ thuật số hoặc máy ghi âm. Các thiết bị này giúp lưu trữ tạm thời những ghi chú cần ghi nhớ và giải quyết.
Thư điện tử
Nếu email là phương tiện giao tiếp của bạn với thế giới bên ngoài, thì phần mềm máy tính sẽ lưu trữ tin nhắn và tệp tin cho đến khi bạn có thời gian xem xét, đọc và xử lý. Máy nhắn tin và điện thoại cũng có tính năng này.
Thiết bị công nghệ tiên tiến
Ngày nay, bạn có thể sử dụng công nghệ để ghi lại hoặc tự gõ máy khi giao tiếp ngày càng chuyển sang các thiết bị không dây và kỹ thuật số, làm cho việc ghi lại ý tưởng trở nên dễ dàng hơn (đồng thời tăng lượng dữ liệu cần xử lý).
“Máy tính!”
“Dạ, ông David!”
“Cho tôi cái bánh mỳ.”
“Dạ, ngay lập tức ông ạ.”
Những thông tin trên đã được máy tính tự động thu thập. Khi quy trình tổ chức công việc trở nên số hóa hơn,
“Bánh mỳ” sẽ tự động được thêm vào danh mục mặt hàng thực phẩm điện tử của tôi và bạn có thể đặt hàng và nhận giao hàng tận nơi.
Tóm lại, cả công nghệ cao lẫn thấp đều đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và tổ chức thông tin, ghi lại cam kết và thỏa thuận công việc. Có thể bạn đang sử dụng chúng ngay bây giờ.
Những yếu tố quan trọng trong việc thu thập thông tin
Chỉ có công cụ thu thập thông tin không đủ. Thực tế, nhiều người không thực sự làm chủ được các thiết bị thu thập thông tin của mình. Dưới đây là một số yêu cầu giúp bạn quản lý quá trình thu thập thông tin.
1. Mọi thông tin cần được thu thập và tổ chức trong hệ thống, không chỉ đơn giản là giữ trong tâm trí.
2. Hãy thu thập thông tin theo khả năng của bạn.
3. Luôn rỗng giỏ thu thập thông tin đều đặn.
Hãy đặt tất cả ra ngoài tâm trí.
Nếu bạn giữ quá nhiều trong đầu, bạn sẽ mất động lực để xử lý thông tin. Nhiều người không quan tâm đến công cụ này vì họ biết rằng đó chỉ là một phần của hệ thống tổng thể.
Giống như việc chơi bóng trên bàn có nhiều lỗ hổng, nếu không tập trung, bạn sẽ mất hứng thú.
Hãy sử dụng các công cụ thu thập thông tin hàng ngày.
Luôn mang chúng theo bạn, để bất cứ khi nào cũng có thể thu thập ý tưởng tiềm năng. Xem chúng như những vật dụng thiết yếu hàng ngày như bàn chải, kem đánh răng, bằng lái xe, hoặc chiếc kính đang đeo.
Giảm số lượng giỏ thu thập thông tin.
Số lượng giỏ thu thập thông tin phải phản ánh nhu cầu và khả năng xử lý của bạn. Nguyên tắc này áp dụng trong mọi trường hợp vì thông tin có thể được thu thập ở mọi nơi. Tuy nhiên, quá nhiều kênh thu thập có thể làm bạn khó khăn trong việc xử lý và duy trì chúng.
Đối với những tài năng xuất sắc, hiệu suất thường cao nhất khi họ tập trung vào ít công việc nhất.
--Leonardo da Vinci
Sử dụng quá nhiều giỏ thu thập thông tin và thiết bị công nghệ cao không phải là vấn đề.
Cần điều chỉnh việc sử dụng các thiết bị ghi chép thông thường. Thu thập và xử lý thông tin ghi chép thay vì để chúng chất thành đống. Sắp xếp tài liệu trong các giỏ thông tin thay vì để chúng vương vãi khắp nơi.
Khi cuộc sống và công việc trở nên phức tạp, việc thiết lập công cụ chuẩn để thu thập thông tin và dữ liệu đầu vào ngày càng quan trọng. Sử dụng phương tiện thu thập tốt là chìa khóa cho hiệu suất làm việc.
Thường xuyên làm rỗng giỏ thông tin.
Để thu thập thông tin hiệu quả, bạn cần xử lý “dữ liệu thô” và làm rỗng giỏ thông tin. Làm rỗng giỏ không đồng nghĩa với việc xử lý tất cả, mà là xác định, tổ chức và xử lý thông tin một cách có hệ thống.
Quá trình làm rỗng giỏ thông tin yêu cầu một hệ thống quản lý công việc chặt chẽ. Việc thiết kế hệ thống hiệu quả giúp tránh việc dữ liệu thô bị chất đống.
Sắp xếp thông tin vào giỏ sẽ dễ dàng hơn khi bạn biết cách xử lý thông tin thu thập được nhưng chưa thể xử lý ngay. Giỏ thông tin đầu vào là cách tốt nhất để nhắc nhở công việc cần làm.
Kiểm soát lượng email quá lớn.
Khi bạn biết bước tiếp theo và có cách xử lý thông tin chưa hoàn thiện, giỏ thông tin đầu vào có thể quay trở lại chức năng thu thập ban đầu một cách dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể về cách làm rỗng và xử lý giỏ thông tin mà không cần phải thực hiện ngay lập tức.
Quá trình xử lý thông tin.
Dạy mọi người về việc cần phải suy nghĩ để làm rỗng giỏ thông tin của họ là cải thiện lớn nhất tôi đã đạt được. Khi trưởng phòng của một tập đoàn toàn cầu hoàn thành xử lý tất cả các hạng mục công việc mở, cô ấy bày tỏ sự kính phục và nói rằng chưa bao giờ cảm thấy thư thái như vậy về công việc.
Việc tự hỏi và trả lời khi email, thư thoại, ghi chú hoặc ý tưởng xuất hiện là một phần của quản lý công việc tạo nền tảng cho sự tổ chức cá nhân. Bạn cần thu thập và xử lý thông tin thay vì chỉ cố gắng sắp xếp dữ liệu thô chưa được xử lý.
Lập kế hoạch hành động dựa trên quyết định đã đưa ra.
Tổng kết
Dù khó khăn đến đâu, chỉ cần bạn có kế hoạch giải quyết, mọi thứ sẽ trở nên đơn giản. Quan trọng là bạn phải làm chủ vấn đề, kiểm soát tất cả và giải quyết mọi rắc rối. Tuân thủ trình tự và giải quyết chúng một cách hiệu quả. Năm giai đoạn quản lý công việc là nền tảng cho kế hoạch hoàn hảo của bạn.
Đánh giá chi tiết bởi: Quỳnh Anh - MyBook
Hình ảnh: Quỳnh Anh - MyBook
