[Trích Sách] 'Tuần Làm Việc 4 Giờ': Quy Luật Parkinson

Cuộc sống ngày nay đầy bận rộn với hàng loạt nhiệm vụ khác nhau, chúng ta phải đối mặt với đủ thứ công việc và đôi khi chúng trở thành một mớ hỗn độn không biết phải bắt đầu từ đâu. Thường ngày, chúng ta liên tục vướng vào công việc mà không suy nghĩ về cách để có thêm thời gian. Chúng ta cuộn mình trong vòng xoáy công việc, làm việc cật lực nhưng không hiệu quả. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta cần xem xét lại cách làm việc của mình, sắp xếp thời gian làm việc sao cho hiệu quả nhất, và quy luật Parkinson sẽ giúp bạn giải quyết mớ hỗn độn đó. Cuốn sách 'Tuần làm việc bốn giờ' của Timothy Ferriss sẽ giúp bạn khám phá quy luật hữu ích này và xây dựng một kế hoạch, một lối sống phù hợp với phong cách làm việc của chính bạn.

9-5 và Quy Luật Parkinson

Tôi từng thấy một ngân hàng treo biển “Giao dịch 24 giờ’ nhưng tôi không có nhiều thời gian đến như vậy.

- STEVEN WRIGHT, diễn viên hài kịch

Nếu bạn chỉ là một nhân viên, thì việc phải dành thời gian cho những công việc không hiệu quả không phải là lỗi của bạn. Chẳng có động lực nào thúc đẩy bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả trừ khi bạn được hưởng hoa hồng. Cả thế giới đều đồng ý rằng giờ làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều (có thể từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều hoặc từ 8 giờ sáng đến 5 chiều) là hợp lý.

lúc 4 giờ 30 phút chiều, và bạn đang mắc kẹt trong văn phòng suốt thời gian đó, bạn phải tìm cách để giết thời gian. Bạn lãng phí thời gian vì bạn có quá nhiều thời gian. Điều đó dễ hiểu. Giờ

đây khi bạn đã đặt mục tiêu mới là thương lượng để làm việc từ xa thay vì chỉ quan tâm đến tiền lương, đã đến lúc bạn cần xem xét lại tình hình của mình và làm việc hiệu quả hơn. Những nhân viên giỏi nhất luôn có lợi thế trong cuộc thương lượng.

Đối với một doanh nhân, lãng phí thời gian là một thói quen xấu, một hành vi mà họ học hỏi được. Hầu hết các doanh nhân đều từng làm thuê và bắt đầu từ nền văn hóa 9-5. Vì thế, họ thích nghi với một lịch

trình tương tự, dù cần hay không, họ vẫn thường bắt đầu làm việc lúc 8 giờ sáng hoặc cần một số giờ nhất định để đạt được mục tiêu thu nhập. Lịch trình này là một thỏa thuận xã hội chung, là kết quả của phương pháp đo hiệu quả bằng khối lượng công việc. Tại sao mọi người trên Trái Đất lại cần đúng tám giờ để hoàn thành công việc? Điều đó thật không lý thú. Chế độ làm việc từ 9 đến 5 không có cơ sở khoa học.

Bạn không cần phải làm việc tám giờ mỗi ngày để trở thành triệu phú - chưa kể tới việc có đủ tiền để sống như một triệu phú. Tám giờ làm việc mỗi tuần là quá nhiều, nhưng tôi không mong rằng tất cả mọi người

đều tin tưởng tôi. Trước đây, tôi cũng cảm thấy giống như bạn bây giờ. Tôi luôn nghĩ mình không có đủ thời gian để làm việc mỗi ngày.

Nhưng hãy cùng nhìn vào vài điều mà bạn có thể đồng ý với tôi.

Vì chúng ta có tám giờ làm việc, nên chúng ta sẽ làm việc đủ tám giờ. Nếu chúng ta có 15 giờ làm việc, chúng ta cũng sẽ làm việc đủ 15 giờ. Nếu chúng ta đột ngột phải rời khỏi văn phòng trong hai giờ nữa vì một việc gấp, nhưng vẫn chưa hoàn thành công việc theo hạn, chúng ta sẽ hoàn thành tất cả trong hai giờ tới.

Tất cả điều này liên quan đến một quy luật mà thầy Ed Zschau đã giới thiệu cho tôi vào mùa xuân năm 2000.

Tôi đến lớp học, trong lòng bồn chồn, không thể tập trung. Bài thi cuối cùng, chiếm 25% điểm số của cả kỳ, cần phải hoàn thành trong vòng 24 giờ tới. Tôi đã quyết định phỏng vấn các nhà quản trị hàng đầu của một công ty mới và phân tích mô hình kinh doanh của họ. Tuy nhiên, công ty quyết định tôi không được phép phỏng vấn hai nhân viên đầu não của họ và không sử dụng thông tin của công ty do lý do bảo mật trước khi IPO.

Tôi tìm thầy Ed sau giờ học và thông báo tình hình cho ông.

“Thầy Ed, em nghĩ em cần phải gia hạn thêm cho bài thi.” Tôi giải thích và thầy Ed mỉm cười, không hề lo lắng.

“Thầy nghĩ rằng bạn sẽ vượt qua được. Doanh nhân là những người tạo ra thời cơ phù hợp, phải không?”

24 giờ sau, chỉ một phút trước khi hạn cuối nộp bài, khi trợ lý của thầy đang khóa cửa văn phòng, tôi là người cuối cùng đến nộp bài thi dày 30 trang. Bài thi này dựa trên một công ty khác mà tôi đã tìm hiểu, phỏng vấn và phân tích với những đêm dài thức trắng và lượng cafein đủ để khiến cả một đội tuyển Olympic cũng bị loại. Bài thi đó cuối cùng lại là một trong những bài tôi làm tốt nhất trong bốn năm qua, và tôi đã đạt điểm A.

Trước khi tôi rời lớp hôm qua, thầy Ed đã cho tôi vài lời khuyên: Quy luật Parkinson.

Quy luật Parkinson nói rằng một nhiệm vụ sẽ trở nên quan trọng và phức tạp tỉ lệ thuận với thời gian giao để hoàn thành nhiệm vụ đó. Đó là điều kỳ diệu của áp lực thời gian gần kề. Nếu bạn có 24 giờ để hoàn thành một dự án, áp lực thời gian sẽ buộc bạn phải tập trung và không còn lựa chọn nào khác ngoài việc thực hiện những điều cần thiết nhất. Nếu bạn có một tuần để hoàn thành cùng dự án đó, bạn sẽ dành ra sáu ngày để quan trọng hóa mọi thứ. Nếu bạn có một tháng, thì đó sẽ là một thảm họa tinh thần. Sản phẩm cuối cùng của một thời hạn ngắn hơn thường có chất lượng cao hơn do sự tập trung cao hơn.

Điều này cũng phản ánh một hiện tượng kỳ lạ. Có hai xu hướng đồng vận nhưng lại đối lập nhau:

1. Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng để tiết kiệm thời gian làm việc (Quy luật 80/20).

2. Rút ngắn thời gian làm việc để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng theo Quy luật Parkinson.

Cách giải quyết hiệu quả nhất là kết hợp cả hai: Xác định một số nhiệm vụ quan trọng nhất, mang lại thu nhập cao nhất và lên kế hoạch cho chúng trong thời gian ngắn và rõ ràng.

Nếu bạn vẫn chưa xác định được những nhiệm vụ quan trọng nhất và đặt ra thời hạn cụ thể để tập trung vào làm, những công việc không quan trọng sẽ trở nên quan trọng hơn. Thậm chí, nếu bạn biết những nhiệm vụ nào quan trọng mà vẫn không đặt ra thời hạn để hoàn thành, những công việc nhỏ (có thể do bạn tự tạo ra hoặc nhận được) sẽ lãng phí thời gian của bạn cho tới khi những công việc nhỏ đó được thực hiện, khiến bạn cảm thấy như mất cả ngày mà không làm được gì cả.

Nhận thức được rằng việc không đặt ra thời hạn cụ thể để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng có thể làm mất thời gian và làm chúng trở nên không quan trọng hơn. Đừng để những công việc nhỏ nhặt chiếm hết thời gian của bạn, khiến bạn mất cả ngày mà vẫn chưa làm được gì.

Thách thức không phải là việc đem một kiện hàng đến UPS, sắp xếp lịch trình hoặc kiểm tra hòm thư mà là việc tự kiểm soát thời gian làm việc. Tôi cũng đã trải qua thời kỳ mất hàng tháng chỉ để chuyển từ công việc này sang công việc khác, cảm giác như công việc đang chi phối tôi chứ không phải tôi đang kiểm soát công việc.

Đừng bận lòng nếu bạn đã mất hàng tháng chuyển dời từ công việc này sang công việc khác mà không hoàn thành được gì. Hãy nhìn nhận rằng, điều quan trọng không phải là việc bạn phải làm mà là cách bạn quản lý thời gian và công việc của mình.

Nguyên tắc 80/20 và Định luật Parkinson là hai triết lý cơ bản sẽ được nhắc lại nhiều lần dưới dạng khác nhau trong phần này. Hầu hết các đầu vào đều vô ích và mọi người thường lãng phí thời gian vào chúng.

Thời gian một phần dành cho những thứ đó có ích.

Hoạt động hiệu quả và tự do về thời gian bắt đầu bằng việc giảm tải đầu vào. Trong chương tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đến một bữa ăn ngon thực sự của những người chiến thắng: chế độ hạn chế lòng tin.

Mười hai chiếc bánh ngọt và một câu hỏi ưa thích không có nghĩa là làm việc chăm chỉ.

- SENECA

VIEW MOUNTAIN, CALIFORNIA

Mỗi tuần vào ngày Thứ Bảy, tôi được nghỉ ngơi. Đó là điều không thể thiếu trong cuộc sống của tôi.

Tôi cũng không thể ăn thịt gà mỗi ngày. Đừng nghĩ về điều đó.

Khi thưởng thức những chiếc bánh ngọt vào lúc nửa đêm, tôi nhớ về ngày Chủ Nhật kiêng ăn.

Ngồi cạnh tôi là một vị khách, uống rượu vang và chúng tôi bắt đầu trò chuyện.

Mỗi khi được hỏi “Anh làm nghề gì?”, tôi luôn gây bất ngờ với câu trả lời của mình.

Làm thế nào để kiếm tiền ít mà vẫn đủ sống? Đó là vấn đề lớn mà tôi đang đối mặt.

Charney có tất cả những gì mà mọi người mong muốn. Gia đình anh hạnh phúc với một đứa con trai hai tuổi và một đứa con sắp chào đời.

Anh là một nhân viên bán hàng công nghệ thành công, nhưng muốn kiếm thêm 500.000 đô la mỗi năm.

Charney đặt ra câu hỏi hay: Làm thế nào để kiếm tiền ít mà vẫn đủ sống?

Tôi đề nghị anh làm một bài tập tình huống để tìm ra cách giải quyết vấn đề của mình.

Charney rất quan tâm, nhưng thiếu thời gian.

Sau khi thực hành trong năm tuần, Charney đã thấy kết quả: Anh đã làm được nhiều hơn trong tuần trước mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi.

Hai ngày trong tuần, tôi dành thêm hai tiếng mỗi ngày để chăm sóc gia đình. Từ việc làm 40 giờ mỗi tuần, giờ đây tôi chỉ làm việc 18 giờ mà hiệu suất tăng gấp bốn lần.

Không phải là một khóa học võ thuật hay một phần mềm đặc biệt, chỉ cần tôi liên tục thực hiện một công việc.

Công Phu là hệ thống luyện tập đặc biệt trong các môn phái võ thuật Trung Quốc.

Anh cần đặt cho mình câu hỏi: Tôi đang làm việc hiệu quả hay chỉ làm việc nhiều?

Charney hiểu rõ câu hỏi này: Tôi có đang tìm cách trốn tránh công việc quan trọng không?

Anh đã nắm bắt bản chất của vấn đề bằng cách sử dụng ngôn từ dễ hiểu hơn.

Anh đã loại bỏ tất cả các hoạt động thừa thãi và tập trung vào cải thiện kết quả thay vì chỉ để thể hiện sự cống hiến. Đôi khi, sự hi sinh chỉ làm phô trương cho những điều vô ích. Hãy kiên nhẫn và loại bỏ những công việc không cần thiết.

Bây giờ bạn đã có thể thưởng thức chiếc bánh ngọt của mình.

Lời kết

Quy luật Parkinson là hướng dẫn để giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả nhất. Đồng thời, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để hoàn thành những dự định, ước mơ khác của mình. 'Tuần làm việc bốn giờ' không phải là kế hoạch để lười biếng mà là kế hoạch để đạt được mục tiêu nhanh chóng. Vì vậy, việc xếp công việc không còn là nỗi lo, chỉ cần bạn sắp xếp và tập trung giải quyết chúng một cách có tổ chức. Thời gian là quý báu, vì vậy hãy tận dụng và sử dụng một cách có hiệu quả để có thêm nhiều thời gian cho suy nghĩ cá nhân.

Đánh giá chi tiết bởi: Quỳnh Anh - MyBook

Hình ảnh: Quỳnh Anh - MyBook