Buzz
Bạn đã từng tổ chức quá nhiều cuộc họp trong tháng và có cảm giác nhân viên của bạn không tập trung và thụ động trong cuộc họp? Nếu đúng vậy, hãy đọc bài viết này để tìm hiểu cách tổ chức cuộc họp một cách hiệu quả và khoa học nhất.
Dave, một nhà quản lý tài giỏi, hiện đang nắm giữ vai trò chủ tịch tại một ngân hàng lớn của Mỹ. Tuy nhiên ông ta có một nhược điểm chết người mà chính bản thân ông không nhận ra: không thể điều hành được một cuộc họp hiệu quả. Nhiều nhân viên làm việc dưới trướng của ông ấy đã nói rằng các cuộc họp đó quá mất thời gian. Ngoài việc các cuộc họp diễn ra quá thường xuyên, diễn biến cuộc họp thường xuyên là một chiều và nhân việc ít có cơ hội xây dựng đóng góp ý kiến. Dave luôn nghĩ rằng ông ta luôn làm rất tốt công việc cuộc mình cho đến khi ông nhận được những đóng góp 180 độ như vậy.
Tuy nhiên những người chủ trì cuộc đa phần cho rằng cuộc họp diễn ra thành công, hoàn toàn trái ngược lại với số liệu trên. Một cuộc khảo sát được thực hiện trên 1.300 quản lý và 79% trong số đó tự thừa nhận rằng những cuộc họp do họ điều hành đều rất hiệu quả, tuy nhiên chỉ có 56% cho rằng các cuộc họp do người khác điều hành là hiệu quả – điều đó phản ánh một sự thật đó là các nhà quản lý đều mắc chứng bệnh “tôi không phải là vấn đề”. Bên cạnh đó, một nghiên cứu ở trường đại học Peking cho thấy rằng những người tham gia cuộc họp năng nổ nhất là những người cảm thấy cuộc họp đó hiệu quả nhất.
Khi những người lãnh đạo tự cho rằng cuộc họp của họ diễn ra thành công, họ sẽ hiếm khi tiếp thu ý kiến đóng góp. Chính vì lí do đó mà rất nhiều sự phàn nàn từ nhân viên về các buổi họp được ghi nhận, điển hình như: một số nội dung không cần thiết, thời gian quá dài,..Theo một số thống kê cho thấy, hàng năm tại Mỹ lãng phí hơn 30 tỉ đô khi tính lượng thời gian các cuộc họp không cần thiết có thể được làm các công việc khác có ích hơn. Ngoài ra, ảnh hưởng tiêu cực sau một cuộc họp không hiệu quả có thể tác động đến năng lượng và năng suất làm việc sau đó, chưa kể đến khoảng thời gian lãng phí mà nhân viên dùng để phàn nàn lẫn nhau về cuộc họp. Vì vậy các cuộc họp vô nghĩa sẽ chỉ mang lại tác dụng phụ, làm lãng phí nhân sự và bào mòn năng lượng tích cực của nhân viên.
Dù đa phần các cuộc họp thường mang lại kết quả tiêu cực như vậy, nhưng nếu được sắp xếp một cách hiệu quả có thể tạo ra nhiều chất xám, ý tưởng mới, giúp mọi người trong team gắn kết làm việc hiệu quả hơn. Các cuộc họp còn là lúc dể nhân viên có thể giải bày khuất mắt, giải quyết những mâu thuẫn trong quá trình làm việc, tìm ra hướng giải quyết chung. Chính vì thế thay vì ngưng hoàn toàn chuyện họp hành, chúng ta nên tìm hướng giải quyết và cải thiện chất lượng của chúng.
Đánh giá
Một người quản lý đích thực luôn biết tự đánh giá bản thân. Hãy dành thời gian sau mỗi cuộc họp để tự đánh giá. Tạo ra một bảng đánh giá và trả lời một số câu hỏi: Có ai bị sao lãng không? Ai thường phát biểu nhiều nhất? Buổi họp có đi đúng hướng không? Ngoài ra, hãy ghi nhận những điều tích cực của buổi họp và tìm hiểu điều gì khiến người tham gia hào hứng, từ đó phân tích để cải thiện buổi họp tiếp theo.
Sau khi tự đánh giá và thu nhận ý kiến đóng góp từ người khác, hãy xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó đề ra kế hoạch và mục tiêu để cải thiện. Có 2 phương diện phổ biến có thể tập trung vào để cải thiện cuộc họp: chuẩn bị và tạo điều kiện cho nhân viên tham gia đóng góp ý kiến.
Chuẩn bị
Việc chuẩn bị cho các cuộc họp, cuộc gặp gỡ hoặc buổi trình bày là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, với các cuộc họp thường xuyên, nhiều người chỉ đơn giản là 'có mặt' mà không chú trọng. Hãy nhớ rằng khi bạn quản lý thời gian của người khác trong một cuộc họp, hãy làm cho họ cảm thấy thời gian của họ được sử dụng một cách có ích. Đừng làm lơ công việc chuẩn bị và tránh gây ra sự loãng cho cuộc họp.
Khi đã xác định mục tiêu của cuộc họp, hãy xác định những ai thực sự cần tham gia. Sự tham gia quá nhiều có thể gây ra sự loãng. Tuy nhiên, bạn cũng không nên loại bỏ quá nhiều thành viên cần thiết, dẫn đến việc thiếu sót ý kiến quan trọng. Hãy đảm bảo mọi người tham gia đều đóng góp vào nội dung của cuộc họp, và tôn trọng ý kiến đóng góp của những người không tham gia trực tiếp bằng cách cho họ cảm giác được đánh giá cao. Bạn cũng có thể lập một lịch trình riêng, chỉ chọn những người phù hợp với từng phần cụ thể của chương trình buổi họp.
Thời gian và địa điểm họp rất quan trọng. Thay đổi không gian và thời gian có thể tạo sự mới mẻ và năng lượng mới cho buổi họp.
Để chuẩn bị cho các buổi họp quan trọng, hãy tưởng tượng tình huống xấu nhất có thể xảy ra và lên kế hoạch để tránh những vấn đề đó.
Dave giải quyết vấn đề bằng cách tổ chức họp cách tuần thay vì hàng tuần. Đây là một cách hiệu quả để giảm căng thẳng và tăng cường chất lượng cuộc họp.
“Tạo điều kiện” bắt đầu từ khi các thành viên bước vào phòng họp. Đây là cơ hội để tạo không khí tích cực và sự tập trung cho cuộc họp.
Trong quá trình thảo luận, hãy là một người lãnh đạo thực sự bằng cách khuyến khích sự tham gia tích cực từ mọi thành viên.
Đặt mục tiêu làm cho mọi người cảm thấy thoải mái thể hiện ý kiến và cảm thấy hài lòng với kết quả của cuộc họp.
Một số biện pháp giúp mọi người tham gia cuộc họp tích cực: Phân bổ thời gian cho mỗi nội dung, khuyến khích sự tham gia, tạo thời gian suy nghĩ, ghi lại ý tưởng trước khi phát biểu.
Dave giải quyết vấn đề bằng cách thúc đẩy sự tham gia và trao đổi trong cuộc họp. Ông cũng lắng nghe ý kiến và điều chỉnh cuộc họp để tạo không khí tốt hơn.
Sau khi thực hiện các biện pháp cải thiện, Dave tiếp tục đánh giá và điều chỉnh để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn.
Dave nhận thức được rằng thay đổi cách tổ chức cuộc họp cũng yêu cầu thay đổi văn hóa làm việc trong phòng ban của mình.
Việc điều khiển cuộc họp là một phần quan trọng của quản lý, có thể dẫn đến sự phát triển của công ty và nhân viên.
Nếu bạn không được huấn luyện về kỹ năng này, hãy áp dụng các biện pháp đã nêu và phát triển chiến lược phù hợp cho bản thân.
