Trong bảo vệ của lệnh cấm hợp lý: Cách các công ty khởi nghiệp công nghệ có thể thực hiện PR đúng đắn

Không thể phủ nhận: lệnh cấm đáng tin cậy vẫn là một công cụ tích cực và hiệu quả cho các chuyên gia ở cả hai phía của sự chia cắt giữa báo chí và PR. Nếu có gì, lệnh cấm chỉ trở nên quan trọng hơn trong những năm gần đây, và chắc chắn không đi đâu cả.

Tại sao? Điều đó đơn giản. Hầu hết mọi ngành công nghiệp phụ thuộc vào các thông tin mới và thông tin mới để thúc đẩy chu kỳ tin tức của họ đều sử dụng lệnh cấm. Điều này bao gồm các ngành công nghiệp nghệ thuật và giải trí, xuất bản, khoa học và y khoa, trò chơi điện tử và tất nhiên, công nghệ.

Cho dù là B2B hay B2C, tập đoàn lớn hay công ty khởi nghiệp, PR công nghệ dựa vào lệnh cấm để quản lý lịch trình phát hành sản phẩm và cập nhật thay đổi liên tục. Đây là một ngành công nghiệp thích giữ mọi thứ kín đáo — nếu không hoàn toàn bí mật — cho đến ngày ra mắt, và điều này đòi hỏi một lượng phối hợp, lịch trình và kế hoạch đáng kinh ngạc để thực hiện.

Nó cũng đòi hỏi mối quan hệ thực sự với các nhà báo. Không có gì bí mật rằng mối quan hệ giữa con người cổ điển tốt là chìa khóa để đưa câu chuyện của bạn trước công chúng — dù có lệnh cấm hay không.

Nhưng đồng thời vận hành nhiều mối quan hệ với nhà báo trong khi chuẩn bị một chiến dịch PR lớn đến với những thách thức riêng của nó. Đó là lúc lệnh cấm xuất hiện.

Lệnh cấm có giá trị vì phần nào vì chúng ngăn chặn ưu ái không cố ý. Lệnh cấm cho phép mỗi nhà báo mà bạn tiếp cận có cơ hội báo cáo tin tức của bạn cùng một lúc, có nghĩa là không có tờ báo nào cảm thấy họ bắt đầu từ vị trí thứ hai.

Các tờ báo hàng đầu tự nhiên muốn xuất bản trước, nhưng lệnh cấm đảm bảo rằng không có gì được công bố trước khi sẵn sàng và tất cả các nhà báo được tiếp cận đều có cùng thời gian (và không gian) để báo cáo, không quan trọng họ làm việc ở đâu.

Nhà báo không chỉ chào đón những tin tức bị lệnh cấm, mà còn hợp tác với bạn nếu bạn đối xử với họ như những con người cụ thể có chuyên môn riêng và chỉ sử dụng lệnh cấm khi bạn thực sự cần. Khi sử dụng đúng cách, lệnh cấm cho những nhà báo phù hợp thời gian để viết bài phản ánh mà bạn muốn và làm điều đó tốt.

Tránh mở kênh giao tiếp với một nhà báo mà bạn chưa từng làm việc trước đó bằng một lệnh cấm. Không có cách tốt để làm dịu đi cái ẩn ý "nhưng bạn có thể làm gì cho tôi" được gợi ý trong loại giới thiệu không mời này.

Học cách ưu tiên và cá nhân hóa.Nói cách khác, biết bạn đang nói chuyện với ai.

Đầu tiên và quan trọng nhất: nhà báo mà bạn tiếp cận có chấp nhận lệnh cấm không? Nếu họ chấp nhận, họ có thể muốn có tất cả thông tin từ đầu, hoặc họ có thể muốn có một cái nhìn tổng quan nhanh trước khi đồng ý với bất cứ điều gì. Nếu bạn không chắc chắn, hãy hỏi. Đừng đoán.

Bất kể tờ báo nào bạn muốn áp đặt lệnh cấm, bạn cần nhớ đến các ràng buộc của lịch biên tập của họ. Đừng đặt một lệnh cấm cho một phóng viên hai ngày trước khi nó kết thúc. Câu chuyện của bạn không bao giờ là câu chuyện duy nhất mà một nhà báo đang làm việc, và 48 giờ từ bản tin được lệnh cấm đến khi công bố chỉ đơn giản không đủ thời gian.

Điều này cũng có thể gây ra ảnh hưởng không cố ý khiến bạn trở nên lộn xộn và thiếu quan tâm đến thời gian của họ. Hãy thử hai tuần thay vì.

Biết khi nào là tin tức, biết khi nào không

Theo kinh nghiệm của tôi, các công ty khởi nghiệp đôi khi gặp khó khăn trong việc phân biệt điều gì là quảng cáo và điều gì thực sự đáng tin cậy. Điều này hoàn toàn dễ hiểu, vì có thể khó để nhận biết khi các phát triển mới diễn ra nhanh chóng trong doanh nghiệp của bạn.

Tuy nhiên, điều này vẫn là sự phân biệt quan trọng nếu bạn muốn giữ cho nhà báo ủng hộ bạn và không làm đầy hộp thư đến của họ bằng các lệnh cấm không cần thiết.

Hãy tỏ lòng quan tâm bằng cách lựa chọn và thực tế. Ở bản chất, lệnh cấm liên quan đến việc giữ bí mật, vì vậy chỉ áp đặt lệnh cấm cho các tin tức liên quan đến một ngày cụ thể và mà nhà báo sẽ cần thêm thời gian để nghiên cứu và viết.

Chăm sóc mối quan hệ với nhà báo đồng nghĩa với việc đánh giá cao thời gian của họ và không coi mọi mục tiêu của chiến lược công khai của bạn là quá quý giá và duy nhất.

Điều này có nghĩa là quyết định điều gì thực sự đáng tin cậy hơn là quảng cáo, sau đó chỉ áp đặt lệnh cấm cho những phát triển thực sự đáng tin cậy nhất. Điều này bao gồm các mô hình và sản phẩm mới hoàn toàn, cải tiến phần mềm toàn diện và thông báo về tài trợ thay đổi trò chơi với nhiều số không.

Các đối tác có tiếng vang cao kèm theo phiên bản đặc biệt chưa từng xuất hiện của sản phẩm của bạn? Chắc chắn. Các đề cử và giải thưởng lớn? Đó không phủ nhận là tuyệt vời để có, nhưng chúng thuộc vào lĩnh vực quảng cáo chắc chắn.

Gọi một cuộc đình chiến về lệnh cấm

Không phải tình cờ mà mặc dù có một số người phản đối quyết liệt, lệnh cấm vẫn tồn tại. Một phần lý do cho điều đó là thực tế. Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp công nghệ đều xử lý thông tin theo thời gian tự nhiên, và việc ngăn chặn rò rỉ thông tin luôn là một phần không thể thiếu của ngành công nghiệp này.

Những người chuyên về truyền thông tốt nhất cho các công ty khởi nghiệp công nghệ và các gigant công nghệ hiểu điều này, và quan hệ công chúng cho bất kỳ ngành nghề nào luôn phụ thuộc vào mối quan hệ.

Đó là lý do tại sao một chút lịch sự có thể làm kỳ tích khi đến với lệnh cấm. Các công ty khởi nghiệp nhiệt huyết có thể gặp khó khăn đôi khi muốn khiến công chúng hào hứng với câu chuyện của họ. Nhìn lại, nhà báo có thể (không không lý) cảm thấy nỗ lực quan hệ công chúng của các công ty khởi nghiệp hơi quá kiên trì hoặc không gần gũi đủ.

Xem xét cả hai mặt của đồng xu này khi quyết định điều gì và ai được lệnh cấm, và hãy bỏ đi việc gửi thông điệp rộng rãi trong quá trình đó. Đây không phải là bí quyết ngành PR mà chiến lược này là cách chắc chắn để đạt được kết quả thực tế, được giao khi bạn muốn, mà không gây ra bất kỳ kẻ thù nào trên đường đi.