Buzz
Hiểu được truyền thông nội bộ là gìgiúp Doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết các nhân viên trong tổ chức một cách hiệu quả. Vậy, truyền thông nội bộ là gì?
Bài viết dưới đây, FASTDOtruyền thông nội bộ là gì?
Bài viết dưới đây, FASTDOsẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích giúp bạn đưa ra câu trả lời chính xác nhất.1. Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là hoạt động cung cấp các thông tin cần thiết đến các cá nhân, bộ phận trong Doanh nghiệp. Đây là kênh thông tin liên quan đến sự tương tác đa chiều giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với lãnh đạo và lãnh đạo với nhân viên. Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong sự hình thành văn hóa Doanh nghiệp.
2. Vai trò của truyền thông nội bộ là gì?
Được ví như mạch máu của Doanh nghiệp, truyền thông nội bộ là một hoạt động không thể thiếu, có đóng góp to lớn cho sự phát triển của Doanh nghiệp.
2.1 Giúp tổ chức củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa cho nhân viên
Truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên nắm rõ các thông tin về tình hình kinh doanh, những mục tiêu, chiến lược, tầm nhìn, phương châm của Doanh nghiệp, tổ chức họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.
2.2 Giúp dòng chảy thông tin được minh bạch, đa chiều
Công tác truyền thông nội bộ giúp thông tin được trao đổi một cách rõ ràng, minh bạch. Các thành viên trong công ty sẽ được cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. Đó có thể là tin tức về sản phẩm mới, các sự kiện sắp diễn ra, sự thay đổi chính sách…
Khi được cung cấp đầy đủ thông tin, đội ngũ nhân sự sẽ xác định rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm, cũng như mục tiêu cần đạt được. Từ đó, hiệu quả, năng suất làm việc được nâng cao. Đồng thời việc trao đổi thông tin được trao đổi rõ ràng, minh bạch cũng giúp các thành viên, các bộ phận phối hợp nhịp nhàng với nhau, hạn chế xích mích.
2.3 Nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ
Truyền thông nội bộ góp phần tạo nên sự đồng lòng nhất trí của các thành viên, nhờ đó phát huy được nguồn lực vốn có một cách hiệu quả nhất.
Truyền thông nội bộ giúp mọi người thấu hiểu lẫn nhau. Từ đó, kéo gần khoảng cách giữa các thành viên, nâng cao tinh thần đoàn kết. Sự đoàn kết tạo nên sức mạnh, giúp Doanh nghiệp luôn đứng vững và ngày càng phát triển.
2.4 Giúp thu hút nhân tài và đội ngũ nhân sự vững mạnh
Truyền thông nội bộ mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên trong Doanh nghiệp, khiến họ cảm thấy mình được tôn trọng, quan tâm chu đáo. Từ đó, khơi gợi cảm giác an toàn, ý chí nỗ lực cống hiến vì Doanh nghiệp. Nhờ vậy mà đội ngũ nhân sự sẽ ngày càng vững mạnh.
Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ sẽ tạo ra một nơi làm việc lý tưởng, lành mạnh giúp thu hút người tài.
3. Những nhầm tưởng về truyền thông nội bộ
Thật đáng kinh ngạc khi hiện nay có rất nhiều người không hiểu rõ về truyền thông nội bộ, gây nên những hiểu lầm không đáng có.
3.1 Không phân biệt được truyền thông nội bộ và văn hóa Doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ và văn hóa Doanh nghiệp hoàn toàn khác nhau.
Văn hóa Doanh nghiệp được xây dựng trong quá trình hình thành và phát triển của Doanh nghiệp, bao gồm giá trị, niềm tin, hình thức mà mọi thành viên cùng công nhận và hành động như một thói quen. Văn hóa Doanh nghiệp được thể hiện qua 2 yếu tố sau:
- Hữu hình: Logo Doanh nghiệp, khẩu hiệu, nội quy, đồng phục nhân viên…
- Vô hình: Cách cư xử, tư duy, thái độ, phong cách sống của các thành viên.
Truyền thông nội bộ có vai trò đưa văn hóa Doanh nghiệp tới nhân viên, để nhân viên thực hiện và duy trì nó.
3.2 Nghĩ rằng truyền thông nội bộ và PR in-house là một
PR in-house là một nhánh của PR. PR giúp Doanh nghiệp và khách hàng tương tác hiệu quả. Người làm PR in-house cần có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực mà Doanh nghiệp hoạt động nhằm truyền thông sản phẩm, thương hiệu Doanh nghiệp. Cụm từ in-house ra đời với mục đích phân chia rõ ràng giữa đội ngũ PR của Doanh nghiệp và đội ngũ PR cho thuê tư nhân.
Vì vậy truyền thông nội bộ và PR in-house hoàn toàn không phải là một.
3.3 Nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và hoạt động quản lý nhân sự
Hoạt động của truyền thông nội bộ bao gồm cung cấp, truyền tải thông tin đến mọi thành viên trong tổ chức, tổ chức các hoạt động sự kiện.
Còn hoạt động quản lý nhân sự bao gồm công tác tuyển dụng, quản lý dữ liệu nhân viên, tổ chức đào tạo nhân viên…
Không nên nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và hoạt động quản lý Doanh nghiệp, không dùng hoạt động quản lý nhân sự để nói về truyền thông nội bộ và ngược lại.
3.4 Cho rằng truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là tổ chức sự kiện hay chương trình văn nghệ
Nhiều người cho rằng nhiệm vụ của truyền thông nội bộ vô cùng đơn giản, chỉ cần tổ chức sự kiện hay các chương trình văn nghệ. Điều này hoàn toàn không đúng.
Tổ chức sự kiện hay các chương trình nội bộ chỉ là một phần của công tác truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ đảm nhận nhiều nhiệm vụ sau:
- Phổ biến thông tin về đường lối chính sách, truyền thống văn hóa của Doanh nghiệp.
- Cung cấp các thông tin về Doanh nghiệp như tình hình kinh doanh, sự kiện nội bộ, chính sách,…
- Xây dựng, củng cố và duy trì mối quan hệ nội bộ tốt đẹp.
Vì vậy, cần nhận thức rằng hoạt động truyền thông nội bộ không hề đơn giản.
4. Các phương tiện và nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ là gì
Truyền thông nội bộ truyền tải những thông tin gì và qua các phương tiện nào? Cùng FASTDO khám phá nhé!
4.1 Các phương tiện truyền tải của truyền thông nội bộ
Doanh nghiệp cần chú trọng và cải thiện truyền thông nội bộ thông qua các phương tiện sau:
- Bảng tin nội bộ: Dù đã tồn tại từ lâu, bảng tin nội bộ vẫn rất được ưa chuộng trong Doanh nghiệp. Thường đặt ở vị trí dễ thấy, nhân viên có thể dễ dàng cập nhật thông tin.
- Ấn phẩm nội bộ: Báo chí, tạp chí, sách cung cấp thông tin về Doanh nghiệp, giúp truyền tải thông tin một cách hiệu quả. Đây là phương tiện truyền thông truyền thống của các Doanh nghiệp.
- Poster/ Banner: Với thiết kế đẹp mắt, sinh động, poster/banner thu hút và chiếm được cảm tình của mọi người.
- Email: Là phương tiện truyền tải hữu ích, được nhiều người sử dụng hàng ngày. Doanh nghiệp thường dùng email để thông báo sự kiện, thay đổi chính sách hoặc quảng bá sản phẩm mới.
- Mạng lưới Internet: Các group Facebook/Zalo, ứng dụng Messenger hay Skype giúp thành viên dễ dàng trao đổi thông tin và cập nhật thông báo mới từ Doanh nghiệp.
- Các trò chơi, cuộc thi tập thể: Đây là cơ hội để kéo gần khoảng cách giữa các thành viên. Thông qua các trò chơi và phong trào thi đua, các thành viên có thể hiểu nhau hơn, từ đó góp phần xây dựng tinh thần đoàn kết trong Doanh nghiệp.
Để thông tin luôn được cập nhật và thu hút sự chú ý của nhân viên, cần tìm ra các phương tiện truyền tải hiệu quả và phù hợp với Doanh nghiệp.
Làm thế nào để biết phương tiện truyền tải nào phù hợp? Hãy quan sát xem phương tiện nào được nhân viên yêu thích và sử dụng nhiều nhất, đồng thời thực hiện các bảng khảo sát để đưa ra lựa chọn chính xác.
Sau đó, tập trung truyền thông qua các phương tiện này để đạt hiệu quả tối ưu nhất.
4.2 Các nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ
là gì
Các nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ gồm:
- Lịch sử hình thành, truyền thống văn hóa và những thành tựu nổi bật của Doanh nghiệp.
- Lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện, hoạt động nội bộ và kỷ niệm công ty.
- Vinh danh các cá nhân và bộ phận có thành tích xuất sắc.
- Chiến lược hoạt động và nhiệm vụ của Doanh nghiệp trong từng giai đoạn.
- Tổ chức và tham gia các chương trình tài trợ và hoạt động từ thiện.
- Lập kế hoạch cho các hội nghị và thảo luận khoa học.
5. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong tổ chức?
Nhiều người thắc mắc ai sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc truyền thông nội bộ trong tổ chức?
Đây là nhiệm vụ của PR hay HR? Hay cần có một bộ phận riêng cho truyền thông nội bộ?
Để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao nhất, Doanh nghiệp nên thành lập một bộ phận chuyên trách về truyền thông nội bộ. Bộ phận này sẽ điều phối và triển khai tất cả các hoạt động liên quan, bao gồm các hạng mục như sự kiện, nội dung, thiết kế, và cần có các nhân sự phụ trách riêng.
Nếu Doanh nghiệp chưa đủ điều kiện để thành lập một bộ phận truyền thông nội bộ riêng, công tác này có thể được giao cho bộ phận HR. Phòng nhân sự thường xuyên làm việc với các nhân viên và có thế mạnh trong việc thấu hiểu và truyền tải thông điệp đến họ.
6. Những kỹ năng cần có để trở thành một chuyên viên truyền thông nội bộ
Chuyên viên truyền thông nội bộ không chỉ là người đấu tranh vì quyền lợi nhân viên mà còn là người kết nối, gắn kết các thành viên trong tổ chức.
Hãy cùng FASTDO điểm qua những kỹ năng cần thiết để trở thành một chuyên viên truyền thông nội bộ nhé!
Kỹ năng xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên
- Lắng nghe để hiểu rõ mong muốn, nguyện vọng của các thành viên, từ đó xây dựng các kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả.
- Chuyên viên truyền thông nội bộ có nhiệm vụ kết nối mọi người lại với nhau, trở thành “cầu nối” giúp gia tăng sức mạnh của tập thể.
Kỹ năng lập kế hoạch và chiến lược
Người làm truyền thông nội bộ phải chịu trách nhiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ. Việc lập kế hoạch giúp xác định rõ những công việc cần thực hiện, tránh tình trạng mơ hồ, giúp các hoạt động truyền thông đạt hiệu quả cao.
Sáng tạo
Truyền thông nội bộ cần cung cấp thông điệp, tổ chức các hoạt động và sự kiện. Do đó, người làm truyền thông phải luôn sáng tạo và có nhiều ý tưởng mới để thu hút sự quan tâm của các thành viên trong Doanh nghiệp.
Ngoài ra, cần các kỹ năng như: thuyết trình, phân tích tình huống, giải quyết vấn đề, thành thạo tin học văn phòng…
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng, giúp Doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ. Do đó, cần phải chú trọng đến công tác này.
FASTDO hy vọng rằng sau khi đọc bài viết, bạn đã hiểu rõ hơn về truyền thông nội bộ và có thêm nhiều kiến thức bổ ích. Hẹn gặp lại bạn ở những bài viết tiếp theo!
