Buzz
Với thủ thuật đánh số thứ tự theo chu kỳ trong Excel , chúng ta có thêm cách để sắp xếp danh sách, số thứ tự theo một quy luật nhất định. Đây là một công cụ nâng cao giúp quản lý danh sách nhân viên, học sinh và phân loại họ theo các điều kiện đã cho.
Trong bài viết này, sẽ sử dụng nhiều hàm, như hàm Vlookup hỗ trợ tốt cho việc đánh số thứ tự theo chu kỳ trong Excel. Điều quan trọng là nắm vững các hàm cơ bản trong Excel. Tham khảo hàm Vlookup để nhớ cách sử dụng trước khi thực hiện hướng dẫn đánh số thứ tự theo chu kỳ trong Excel dưới đây.
Bí quyết đánh số thứ tự lặp lại theo chu kỳ trong Excel
Giả sử chúng ta có 2 bảng, một là bảng thông tin phòng thi với các cột số báo danh, số phụ, mã SV, họ tên, lớp và phòng thi. Bảng thứ hai chứa số thứ tự và phòng thi.
Chú ý: 2 bảng này đặt trên 2 Sheet riêng biệt.
Nhiệm vụ của bạn là:
- Đánh số phụ cho mỗi thí sinh trong từng phòng thi, biết rằng mỗi phòng thi có không quá 5 người.
- Phân phòng thi cho từng học sinh, biết rằng mỗi phòng phải tương ứng với 5 người đã được đánh số phụ.
Bước 1: Đầu tiên, đặt tên cho cả 2 bảng là 'Danh sách sinh viên' và 'Danh sách phòng thi' thay vì tên mặc định.
Bước 2: Tại bảng 'Danh sách phòng thi', bôi đen vùng dữ liệu (chỉ giữ lại tiêu đề cột), sau đó vào Formulas > Defined Names > chọn Define Name.
Tại đây, chúng ta đặt tên cho dữ liệu này là V.
Bước 3: Quay lại bảng danh sách sinh viên, nhập số phụ cho thí sinh đầu tiên là 1. Sau đó, nhập công thức sau cho thí sinh thứ 2: =IF(B3=5,1,B3+1).
Ở đây, B3 tương ứng với thí sinh thứ 2 trong cột B. Nếu danh sách của thí sinh đó chưa đủ 5 người, số sẽ tăng thêm 1, nếu đã đủ 5 người thì số sẽ được đặt lại thành 1.
Bước 4: Sau đó, sao chép công thức cho tất cả các cột dưới để xem kết quả khi đánh số thứ tự lặp lại theo chu kỳ trong Excel.
Nhưng chúng ta chỉ hoàn thành một nửa công việc, đó là đánh số phụ cho mỗi thí sinh trong mỗi phòng thi, với điều kiện mỗi phòng thi không quá 5 người.
Bước 5: Tiếp theo, tại ô phòng thi ở cột F, nhập công thức sau: =IF(A3=5,'V',VLOOKUP($A$3,A,2)).
Đây là hàm điều kiện kèm tìm kiếm dữ liệu. Nếu ô thỏa mãn điều kiện của dữ liệu V ở Sheet phòng thi, nó sẽ trả về giá trị tương ứng từ cột B ở Sheet phòng thi.
Bước 6: Kết quả sẽ như hình dưới đây. Chỉ cần sao chép cho các cột dưới, quá trình đánh số thứ tự lặp lại theo chu kỳ trong Excel sẽ hoàn tất.
Khi áp dụng đánh số thứ tự lặp lại theo chu kỳ trong Excel, bạn sẽ nhận được kết quả như dưới đây. Ví dụ chỉ đề cập đến danh sách có 10 người, nhưng nếu bạn áp dụng cho danh sách lên đến 1000 người, bạn sẽ thấy hiệu quả của phương pháp này. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc gặp vấn đề nào trong quá trình thực hiện, hãy để lại lời nhắn tại đây. Đội ngũ quản trị của Mytour sẽ hỗ trợ bạn.
Qua bài viết này, bạn cũng có thể thấy rằng hàm IF và Vlookup rất hữu ích trong thực tế. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về hàm Vlookup, bạn có thể đọc bài viết nâng cao của chúng tôi về cách kết hợp hàm Vlookup và hàm Left, một trong những kỹ thuật tiên tiến dành cho lĩnh vực kế toán và các công việc liên quan.
