'Tư Duy Hiệu Quả': Bí quyết sử dụng trí não đúng cách trong thời đại công nghệ số, điện thoại thông minh

Một bước tiến quan trọng trong việc cải thiện chức năng não bộ diễn ra từ hàng nghìn năm trước, khi con người khám phá ra một phương pháp đột phá để nâng cao khả năng ghi nhớ và tổ chức thông tin. Lâu nay, việc ghi chép bằng chữ viết được xem là một bước ngoặt quan trọng, tuy nhiên trong thời kỳ đầu, hầu như không có dấu vết của chữ viết: chỉ là những bản ghi đơn giản, hóa đơn hoặc danh sách kiểm kê hàng hoá. Khoảng 3.000 năm trước Công Nguyên, con người dần chuyển từ cuộc sống dọc đường sang cuộc sống thành thị, bắt đầu xây dựng các thành phố và trung tâm thương mại lớn. Hoạt động trao đổi hàng hoá tại các thành phố này tăng lên, làm gia tăng áp lực lên khả năng ghi nhớ của những người thương mại. Và chữ viết đã trở thành một công cụ để ghi lại giao dịch thương mại. Sau đó mới đến thơ ca, lịch sử, chiến thuật quân sự hoặc hướng dẫn xây dựng các công trình cao ốc.

Trước khi chữ viết ra đời, người tiên phong của chúng ta phụ thuộc vào trí nhớ, các hình ảnh hoặc âm nhạc để mã hóa và lưu trữ thông tin quan trọng. Dĩ nhiên, bộ nhớ của con người có thể phạm phải sai sót, nhưng vì khả năng lưu trữ thông tin giới hạn nên ít hơn so với khả năng truy xuất thông tin. Một số nhà nghiên cứu về thần kinh tin rằng, mọi trải nghiệm được ghi vào bộ não khi tỉnh táo đều được lưu trữ, nhưng vấn đề là phải xác định và khai thác lại những ký ức đó. Đôi khi, thông tin được khai thác lại không hoàn chỉnh, có thể bị biến dạng hoặc gây hiểu lầm. Những câu chuyện sống động thường chỉ mô tả một phần nhỏ của vấn đề, hoặc thậm chí là không chứa đựng bất kỳ thông tin nào, trong khi các số liệu thống kê và quan sát kỹ lưỡng thì có thể đưa ra kết quả chính xác hơn, giúp chúng ta đưa ra những quyết định chính xác trong điều trị bệnh, đầu tư hoặc xã hội hóa. Sở thích về câu chuyện chỉ là một trong những hiệu ứng phụ của hoạt động não bộ.

Cần hiểu rằng cách chúng ta tư duy và ra quyết định ngày nay đã phát triển hơn hàng ngàn năm so với thời kỳ con người phải săn bắt và thu thập thức ăn. Mặc dù gen vẫn chưa thích ứng được với nhu cầu của xã hội hiện đại, nhưng may mắn thay, kiến thức đã tiến bộ đến mức đủ để chúng ta vượt qua những hạn chế của tiến hóa. Đây là câu chuyện về cách con người đã đối mặt với thông tin và hệ thống ngay từ những ngày đầu của nền văn minh như thế nào, và cũng là câu chuyện về những người thành công nhất trong xã hội - nhưng họa sỹ, vận động viên, lính chiến, nhân viên cấp cao trong công ty hoặc chuyên gia trong các lĩnh vực - đã tìm ra cách tối ưu hóa khả năng sáng tạo và hiệu quả trong công việc của họ bằng cách tổ chức cuộc sống hàng ngày để họ dành ít thời gian nhất có thể cho những việc vụn vặt và tập trung vào những điều có giá trị hơn về cảm hứng, cảm xúc và mang lại nhiều điều tốt đẹp hơn cho cuộc sống.

Mục đích chính của người đầu tiên phát minh ra cách ghi chép từ khoảng 5000 năm trước có thể là muốn tăng cường khả năng của não bộ, một phần của hệ thống lưu trữ ký ức. Con người thời đó đã vượt qua những hạn chế tự nhiên về khả năng ghi nhớ bằng cách lưu lại một phần ký ức trên đất sét, vách đá hay giấy cói và giấy da. Sau này, con người đã phát minh ra các công cụ khác như lịch, tủ tài liệu, máy tính và điện thoại thông minh để lưu trữ thông tin. Nếu máy tính hoặc điện thoại thông minh gặp vấn đề, ta có thể mua thêm thẻ nhớ. Dung lượng của thẻ nhớ không chỉ mạnh mẽ về mặt lý thuyết mà còn thực sự mạnh mẽ. Chúng ta đang giảm áp lực cho não bộ bằng cách chuyển giao công việc xử lý thông tin sang các thiết bị khác, 'bộ não phụ' là một phương pháp cải tiến hệ thần kinh.

Có hai loại bộ nhớ bên ngoài: một loại tuân theo cấu trúc tổ chức của não bộ, loại còn lại là một sự cải tiến, đôi khi vượt qua cả giới hạn của tự nhiên. Phân biệt hai loại này giúp cải thiện hệ thần kinh, đồng thời tạo ra sự trang bị tốt hơn khi đối mặt với vấn đề quá tải thông tin.

Khi ký ức được ghi lại dưới dạng chữ viết, não bộ và ý thức của người viết sẽ được giải phóng để tập trung vào các nhiệm vụ khác. Tuy nhiên, ngay khi những từ đầu tiên được viết ra, anh ta phải đối mặt với vấn đề lưu trữ, sắp xếp và truy cập thông tin: Nơi lưu trữ thông điệp mới viết (và thông tin chứa trong đó) để không bị mất? Nếu thông điệp chỉ là một lời nhắc nhở, như một danh sách công việc của người tiền sử, người viết phải nhớ xem nó được đặt ở đâu.

Giả sử bạn viết về loại cây ăn được – trong tình huống bạn phải hướng dẫn một người thân đến nơi an nghỉ cuối cùng vì đã ăn phải quả độc – mục đích là lưu trữ thông tin về cách nhận biết quả độc và phân biệt với các loại quả khác giống nhau. Vấn đề là bạn có nhiều lựa chọn để lưu trữ bài viết, tùy thuộc vào nhu cầu: có thể lưu cùng với các bài viết về cây cối, lịch sử gia đình, nấu ăn hoặc cách đầu độc kẻ thù.

Đến đây chúng ta có hai đặc điểm quan trọng của não bộ và cấu trúc của nó: tài nguyên và khả năng truy cập qua liên tưởng. Tài nguyên ở đây chỉ rằng nhiều thứ trong não chúng ta hoặc những gì chúng ta đã trải qua vẫn được lưu lại. Khả năng truy cập qua liên tưởng có nghĩa là chúng ta có thể truy cập vào bộ nhớ bằng nhiều cách, từ từ ngữ đến tri giác, như gợi nhớ bằng từ liên quan, tên chủ đề, mùi vị, âm nhạc, hình ảnh hoặc kích thích để kích hoạt hệ thống thần kinh.

Trong khoa học máy tính, khả năng truy cập bộ nhớ, bất kể nó ở đâu, được gọi là truy cập ngẫu nhiên (RAM). Đĩa DVD và ổ cứng tuân theo nguyên tắc này, nhưng băng video thì không. Khi xem một bộ phim trên DVD hoặc ổ cứng, bạn có thể chuyển đến bất kỳ điểm nào. Nhưng để chuyển đến một điểm cụ thể khi xem băng video, bạn phải xem qua tất cả các điểm trước đó (truy cập tuần tự). Khả năng lục lại trí nhớ một cách ngẫu nhiên từ nhiều dấu hiệu là một năng lực đặc biệt của con người, gọi là trí nhớ liên quan.

Với trí nhớ liên quan, nếu tôi muốn bạn nghĩ về một chiếc xe cứu hỏa, tôi có thể kích hoạt trí nhớ của bạn bằng nhiều cách khác nhau. Tôi có thể mô tả xe cứu hỏa bằng từ ngữ hoặc hình ảnh, hoặc kích thích qua trò chơi liên tưởng. Mỗi dấu hiệu sẽ dẫn đến nút nơ-ron đại diện cho xe cứu hỏa trong não.

Nếu khi đọc câu cuối, bạn nghĩ đến các loại xe khác có cầu thang, bạn đã chạm vào một điểm quan trọng: chúng ta có thể phân loại vật thể theo nhiều cách. Mỗi dấu hiệu sẽ dẫn đến nút nơ-ron đại diện cho xe cứu hỏa trong não.

Trong hình vẽ, khái niệm xe cứu hỏa được biểu diễn bởi một nút tương ứng với một cụm nơ-ron trong não. Cụm nơ-ron này liên kết với các cụm nơ-ron khác đại diện cho các đặc điểm khác nhau của xe cứu hỏa. Những khái niệm gần với nút xe cứu hỏa nhất là những khái niệm có liên quan nhiều nhất và có thể truy xuất nhanh chóng từ bộ nhớ.

Mạng nơ-ron trong não bộ không chỉ đại diện cho các đặc điểm của sự vật mà còn liên kết chúng qua liên tưởng. Xe cứu hỏa màu đỏ, nhưng chúng ta cũng có thể nghĩ đến các vật khác có màu tương tự như sơ-ri, cà chua, táo, máu, hoa hồng, phần lá cờ Mỹ hoặc hộp nho khô Sun-Maid. Khi được yêu cầu liệt kê các vật màu đỏ, não bộ sẽ kích hoạt các nơ-ron liên quan đến đặc điểm màu sắc này, giúp chúng ta nhanh chóng nêu tên các vật liên quan.

Suy nghĩ về một ký ức thường sẽ kích hoạt những ký ức khác. Điều này có thể có lợi nhưng cũng có thể gây khó khăn. Khi bạn cố nhớ lại một ký ức cụ thể, nhiều dòng kích thích từ các nơ-ron có thể tranh nhau, gây tắc nghẽn và cuối cùng khiến bạn không thể nhớ lại gì.

Người Hy Lạp cổ đại đã cải thiện trí nhớ bằng cách sử dụng các phương pháp như cung điện ký ức (memory palaces) hay phương pháp loci. Cả Hy Lạp và Ai Cập cổ đại đều là bậc thầy trong việc ngoại hóa thông tin, phát minh ra thư viện hiện đại – kho kiến thức khổng lồ dưới dạng bộ nhớ ngoài. Con người có nhu cầu lớn về tổ chức cuộc sống và tư tưởng, điều này không phải do học hỏi mà là bản năng sinh học: Động vật tự biết cách tổ chức môi trường sống của mình.

Hiểu được tư duy có hệ thống là nhận ra rằng nếu không bị can thiệp, tư duy sẽ tổ chức theo một chương trình định sẵn. Mặc dù linh hoạt, tư duy vẫn dựa trên một hệ thống đã tiến hóa từ hàng nghìn năm để xử lý thông tin. Não bộ không được hệ thống như cách ta sắp xếp phòng làm việc hay tủ thuốc; nó là kết quả của nhiều hệ thống khác nhau kết hợp. Tiến hóa chọn ra những hệ thống bảo tồn bản năng sinh tồn, nhưng không có bản thiết kế tổng thể nào giúp các hệ thống phối hợp trơn tru. Não bộ giống như một tòa biệt thự cổ cần sửa chữa từng phần, không phải đập bỏ để xây lại.

Hãy hình dung não bộ như một tòa nhà lớn, hơi cũ kỹ nhưng bạn hài lòng. Mùa hè nóng bức, bạn lắp điều hòa cho một phòng. Vài năm sau, bạn lắp hệ thống điều hòa tổng nhưng vẫn giữ máy điều hòa cũ vì có thể cần sau này. Khi đường ống nước bị bục, thợ phải đục tường và gặp trở ngại với hệ thống điều hòa tổng, nên phải dẫn ống nước vòng lên gác xép. Mọi thứ ổn cho đến khi mùa đông lạnh, ống nước trên gác xép bị đóng băng. Nếu kế hoạch từ đầu khác đi, mọi chuyện đã khác, nhưng bạn lại thêm thắt từng thứ khi cần.

Tiến hóa đã giúp não bộ con người hình thành theo một cách riêng, không có kế hoạch cụ thể. Hệ thống ký ức về vị trí đồ vật phát triển qua quá trình biến đổi gen và chọn lọc tự nhiên, độc lập với hệ thống ký ức về sự kiện và số liệu. Hai hệ thống này có thể phối hợp hoặc xung đột với nhau trong quá trình tiến hóa cao hơn.

Hiểu được cách não bộ sắp xếp thông tin sẽ giúp chúng ta sử dụng tốt hơn thay vì phải đấu tranh với nó. Não bộ là một tổ hợp phức tạp của nhiều hệ thống, mỗi hệ thống xử lý một vấn đề riêng. Có lúc chúng phối hợp, có lúc lại mâu thuẫn. Hai phương pháp quan trọng để kiểm soát và cải thiện quy trình này là chú trọng vào cách mã hóa thông tin vào não bộ và cách truy xuất thông tin đó. Nội dung này sẽ được đề cập chi tiết hơn trong Chương 2 và 3.

Nhu cầu kiểm soát hệ thống nhận thức và ký ức của chúng ta ngày càng lớn. Não bộ bị quá tải bởi vô số thông tin thực tế và phi thực tế, chuyện phiếm và tin đồn. Phân biệt thông tin hữu ích và không hữu ích trở nên mệt mỏi. Ba mươi năm trước, chúng ta dựa vào công ty du lịch, nhân viên bán hàng và thư ký để làm nhiều việc mà giờ đây chúng ta tự làm. Thời đại thông tin đã đẩy nhiệm vụ của các chuyên gia thông tin sang cho mọi người. Chúng ta phải làm việc của 10 người, theo kịp sự kiện xung quanh, gia đình, bạn bè và sở thích cá nhân. Điều này dễ khiến ta nhầm lẫn, quên đồ hoặc sai hẹn.

Mỗi ngày, hàng triệu người mất chìa khóa, bằng lái, ví hoặc số điện thoại quan trọng. Chúng ta cũng quên những thứ quan trọng như mật khẩu e-mail, mã PIN ATM, tương tự như mất chìa khóa. Điều này không đơn giản như mất cục xà phòng hay vài quả nho. Chúng ta thường không mất trí nhớ toàn bộ, chỉ quên một hai thứ nhất định. Trong lúc điên cuồng tìm chìa khóa, bạn vẫn nhớ tên tuổi, địa chỉ, nơi để ti vi và món ăn sáng nay. Một số đồ vật dễ mất hơn như chìa khóa xe, ví, điện thoại di động, áo khoác hoặc áo len. Hiểu cách hệ thống ý thức và trí nhớ tương tác sẽ giúp cải thiện tình trạng đãng trí.

Những gì chúng ta dễ quên và những gì hiếm khi quên có thể tiết lộ cơ chế hoạt động của não bộ và lý do mọi việc diễn ra không như ý muốn. Cuốn sách này sẽ thảo luận cả hai vấn đề đó, hy vọng giúp bạn cải thiện tình trạng đãng trí. Có một số thói quen ai cũng có thể làm để hạn chế mất đồ hoặc nhanh chóng tìm lại nếu đã mất. Hiểu rõ hướng dẫn hay bản kế hoạch sẽ giúp chúng ta dễ làm theo hơn, và cuốn sách này sẽ thảo luận nhiều khía cạnh của hệ thống nhận thức.

Chúng ta sẽ xem xét lịch sử của các hệ thống tổ chức mà con người đã phát triển qua nhiều thế kỷ để hiểu hệ thống nào thành công, hệ thống nào thất bại và lý do vì sao. Tôi sẽ giải thích tại sao chúng ta hay mất đồ và những người thông minh, tư duy có hệ thống làm gì để tránh điều đó. Nội dung sẽ bàn về cách chúng ta học từ khi còn bé và cách thay đổi tư duy để hiệu quả hơn khi trưởng thành. Trọng tâm sẽ là cách sắp xếp thời gian để làm việc hiệu quả, dành thời gian cho người thân, thư giãn, vui chơi và sáng tạo.

Tôi sẽ thảo luận về các tổ chức kinh tế, vì lý do có tên 'tổ chức'. Công ty giống như một bộ não lớn, mỗi nhân viên như một nơ-ron. Công ty là tập hợp người với mục tiêu chung, mỗi người có nhiệm vụ chuyên biệt. Doanh nghiệp thường hoạt động hiệu quả hơn cá nhân vì có sự phân công rõ ràng. Một doanh nghiệp lớn có bộ phận thanh toán hóa đơn và theo dõi chìa khóa. Dù nhân viên có thể mắc lỗi, nhưng luôn có hệ thống và quyết định sa thải để đảm bảo cả hệ thống không bị ảnh hưởng bởi một cá nhân.

Dĩ nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng được tổ chức hoàn hảo, và đôi khi giống như việc chúng ta mất chìa khóa, doanh nghiệp cũng có thể mất lợi nhuận, khách hàng hay vị thế cạnh tranh. Trong thời gian làm tư vấn quản lý, tôi đã gặp nhiều trường hợp làm việc thiếu hiệu quả và giám sát kém dẫn đến nhiều vấn đề. Tôi đã học được nhiều bài học từ những công ty phát triển mạnh và những công ty gặp khó khăn.

Tư duy có hệ thống giúp đưa ra quyết định đúng đắn dễ dàng. Khi còn là sinh viên, tôi học hai giáo sư xuất sắc, Amos Tversky và Lee Ross, cả hai đều dẫn đầu trong lĩnh vực nhận định xã hội và ra quyết định. Họ đã khơi dậy niềm đam mê của tôi với việc đánh giá và giao tiếp xã hội, cùng những thành kiến và sai lầm trong quan hệ này. Amos và đồng nghiệp Daniel Kahneman (người đã giành giải Nobel cho công trình chung sau khi Amos qua đời) khám phá ra những lỗi của não bộ trong việc đánh giá thông tin. Tôi đã giảng dạy nội dung này 20 năm, và sinh viên của tôi cũng giúp tôi giải thích vấn đề này để đưa ra quyết định hiệu quả hơn. Ảnh hưởng lớn nhất là trong y học, khi quyết định sai lầm có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Nhiều bác sĩ không được học về lý luận thống kê và có thể đưa ra lời khuyên sai, khiến bệnh nhân dùng thuốc hay phẫu thuật không hiệu quả. (Chương 6 sẽ thảo luận về vấn đề này).

Chúng ta phải ghi nhớ lượng thông tin lớn chưa từng có, trong khi chỉ có những công cụ nhỏ bé để theo dõi. Trong kỷ nguyên của iPods và USB, khi điện thoại có thể quay video, mở 200 triệu trang web và cho biết lượng calo trong một chiếc bánh, hầu hết mọi người vẫn theo dõi thông tin bằng công cụ từ thời chưa có máy tính. Rõ ràng cần cải thiện tình hình. Hình ảnh máy tính từ phim Mad Men thập niên 1950 là một chiếc bàn với tập tài liệu. Ngay cả từ 'máy tính' cũng đã lỗi thời, vì chẳng ai dùng nó để tính gì cả, mà dùng như một ngăn kéo tủ lộn xộn trong bếp. Hôm nọ tôi đến nhà một người bạn và tìm thấy những thứ trong ngăn kéo rác của anh ấy (chỉ cần hỏi: “Cậu có cái ngăn kéo nào để chứa những thứ đồ không biết ném vào đâu không?”).

• pin
• dây thun
• que nướng thịt
• lò xo
• dây ràng đồ
• ảnh
• 37 xu tiền lẻ
• hộp đựng đĩa DVD trống
• đĩa DVD rời (không phải của hộp trên)
• miếng ni-lông màu cam bọc máy phát hiện khói để tránh kích hoạt khi sơn lại bếp
• diêm
• ba chiếc đinh vít kích cỡ khác nhau, một cái đã chờn ren
• dĩa nhựa
• cờ-lê đặc biệt đi kèm máy xay rác, anh ấy không biết dùng để làm gì
• cuống hai vé xem live-show ban nhạc Dave Matthews từ hè năm ngoái
• hai chìa khóa không ai biết mở gì, đã nằm đó ít nhất chục năm (không dám vứt đi)
• hai cây bút, không chiếc nào còn mực
• vài thứ linh tinh không rõ chức năng nhưng không dám vứt đi

Máy tính của chúng ta cũng vậy, nhưng lộn xộn hơn nhiều lần. Có những tệp tin chúng ta không biết, có những tệp tin xuất hiện một cách bí ẩn khi mở email, và nhiều phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, khó biết bản nào là mới nhất. 'Máy tính' đã trở thành ngăn kéo bếp, đồ sộ nhưng lộn xộn đáng sợ, đầy tệp tin điện tử không rõ nguồn gốc hay chức năng. Cô trợ lý cho tôi xem máy tính của mình, và tôi tìm thấy những thứ sau:

• ảnh
• video
• nhạc
• ảnh màn hình bảo vệ với mèo đội mũ chóp và lợn cười miệng người
• chứng từ thuế
• hóa đơn vé tàu xe
• thư từ
• sao kê tài khoản
• trò chơi
• lịch hẹn
• bài báo cần đọc
• nhiều giấy tờ liên quan đến công việc: giấy xin nghỉ phép, báo cáo quý, bảng tính ngày nghỉ ốm, yêu cầu khấu trừ lương hưu
• một bản sao cuốn sách này (phòng trường hợp tôi làm mất)
• hàng chục danh sách: danh sách nhà hàng, khách sạn, số điện thoại khẩn, quy định thanh lý tài sản cũ, v.v...
• bản cập nhật phần mềm
• phiên bản phần mềm cũ không còn dùng
• nhiều hình bố cục bàn phím và phông chữ cho tiếng Rumani, Séc, Nhật hay ký tự Hebrew
• giấy nhớ điện tử cho biết nơi lưu các tệp tin quan trọng hoặc hướng dẫn làm việc

Thật đáng ngạc nhiên là chúng ta không làm mất nhiều thứ hơn nữa.

Tất nhiên, một số người có tổ chức hơn người khác. Có thể xây dựng mô hình toán học dựa trên hàng ngàn biến số để phân loại sự khác biệt giữa người này và người kia thành năm nhóm:

• hướng ngoại (ngoại tình)
• dễ chịu (dễ gần)
• tâm lý bất ổn (tâm trạng biến đổi)
• sẵn sàng trải nghiệm (mở lòng với trải nghiệm mới)
• tận tâm (tận tụy)

Trong năm nhóm này, chỉ nhóm tận tâm khi có tổ chức mới giống với sự tận tâm nhất. Tận tâm bao gồm tính chăm chỉ, kiên trì, có khả năng tự kiểm soát và mong muốn mọi thứ có trật tự. Ngược lại, tính cách này cũng dự đoán nhiều điều xảy ra trong đời, như tử vong, tuổi thọ, trình độ học vấn và là một tiêu chí cho biết mức độ thành đạt trong công việc. Sự tận tâm cũng đồng nghĩa với khả năng phục hồi cao sau phẫu thuật hoặc cấy ghép nội tạng. Sự tận tâm từ bé sẽ đảm bảo kết quả tích cực trong nhiều năm sau. Tóm lại, sự tận tâm ngày càng quan trọng trong xã hội đang trở nên “Tây hóa” và phức tạp hơn.

Ngành khoa học thần kinh về trí nhớ và ý thức hay là sự hiểu biết cao hơn về não bộ, quá trình tiến hóa và hạn chế của não bộ, có thể giúp chúng ta tồn tại trong thế giới này khi ngày càng nhiều người cảm giác đã cố gắng quá nhiều nhưng vẫn chưa đủ. Mọi người Mỹ thường bị thiếu ngủ, chịu áp lực và không có đủ thời gian để làm những gì muốn. Chúng ta có thể làm tốt hơn. Một số người làm tốt hơn những người khác, và tôi đã có cơ hội nói chuyện với họ. Trợ lý tổng giám đốc của các công ty trong danh sách 500 của Fortune và những người thành đạt khác luôn khiến sếp phải làm việc tối đa, trong khi vẫn có thời gian nghỉ ngơi và vui chơi. Họ không bị ngập trong thông tin bởi họ biết cách tận dụng kỹ năng tổ chức, một số mới, một số cũ. Hệ thống nghe có vẻ quen thuộc, một số không, một số mang nhiều sắc thái và một số rất tinh tế. Tất cả có thể tạo nên sự khác biệt sâu sắc.

Không hệ thống nào hiệu quả cho tất cả mọi người, bởi ai cũng thiên về cách riêng của mình. Nhưng trong các chương tiếp theo sẽ có những nguyên tắc chung mà ai cũng có thể áp dụng theo cách riêng để lập lại trật tự và dành thời gian thất thoát do không phải vật lộn với một tư duy thiếu tổ chức.

Mytour