Từ vựng trong ngành IT - Chủ đề 4: Đào tạo

Từ vựng

Nội dung thiết kế trên flashcards

Cấu trúc của một buổi huấn luyện

• Good morning/afternoon/evening, everyone. I'm + [tên], and I'll be your trainer for today’s session.

(Chào buổi sáng/trưa/tối mọi người. Tôi là + [tên], và tôi sẽ là người hướng dẫn cho phiên đào tạo ngày hôm nay).

• Greetings, everyone. Welcome to the training program, my name is + [tên], and I’m here to guide you through + [chủ đề buổi đào tạo].

(Xin chào mọi người. Chào mừng đến buổi đào tạo hôm nay, tên tôi là + [tên], và tôi ở đây để hướng dẫn mọi người về + [chủ đề buổi đào tạo].)

Giới thiệu mục tiêu của buổi đào tạo:

• Today's training session is intended to assist you with + [mục tiêu đào tạo].

(Phiên đào tạo ngày hôm nay sẽ hỗ trợ các bạn với việc + [mục tiêu đào tạo].)

• By the end of this session, you will be able to + [mục tiêu đào tạo].

(Kết thúc phiên đào tạo hôm nay, các bạn sẽ có thể + [mục tiêu đào tạo].)

Giới thiệu chương trình đào tạo:

• We will discuss the following subjects in today's session.

(Chúng ta sẽ thảo luận về các chủ đề sau trong buổi họp ngày hôm nay.)

• We'll start with the basics of + [chủ đề] and then work our way up to more advanced ideas.

(Chúng ta sẽ bắt đầu với những điều cơ bản về + [chủ đề] và tiến tới những ý tưởng nâng cao hơn sau.)

• In + [chủ đề], we'll discuss +  [nội dung chủ đề].

(Trong + [chủ đề], chúng ta sẽ bàn luận về +  [nội dung chủ đề].)

• We will take a look at + [chủ đề] in more details.

(Chúng ta sẽ đi sâu vào + [chủ đề] này chi tiết hơn.)

Khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi:

• Please feel free to ask any questions you have during the session.

(Xin vui lòng hỏi bất kỳ câu hỏi nào bạn có trong buổi học.)

• Please let me know if you have any further concerns.

(Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có thêm bất kỳ băn khoăn nào.)

Kết thúc buổi đào tạo

• The main takeaways of today's session are + [những điểm chính của buổi đào tạo].

(Những nội dung chính của phiên hôm nay là …)

• To recap, we have discussed + [những điểm chính của buổi đào tạo].

(Tổng kết lại, chúng ta đã bàn luận về …)

Cách trình bày một kỹ năng mới

• One of the most crucial skills for + [tên đối tượng] nowadays is + [tên kỹ năng].

(Một trong những kỹ năng quan trọng nhất cho [đối tượng] ngày nay là …)

• In today's competitive job market, it is essential to possess + [tên kỹ năng].

(Trong thị trường lao động cạnh tranh ngày nay, việc sở hữu kỹ năng … là rất cần thiết.)

• In this digital age, enhancing the skill of + [tên kỹ năng] is really critical.

(Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, việc nâng cao kỹ năng … là rất quan trọng.)

Định nghĩa ngắn gọn về kỹ năng:

• [tên kỹ năng] +  is the ability to + [verb].

• [tên kỹ năng] + refers to the ability to + [verb].

• [tên kỹ năng] + is having the capacity for + [V-ing].

Nêu bật tầm quan trọng của kỹ năng:

• It is of great / paramount importance.

• It plays a necessary role.

• It’s crucial/ essential/ necessary/ significant.

Liệt kê các lợi ích của việc sở hữu kỹ năng:

• By mastering + [tên kỹ năng], you can + [verb].

• The ability to + [tên kỹ năng] can help you + [verb].

• [tên kỹ năng] encourages/allows you to + [verb].

Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân:

• Personally, I have experienced the benefits of …

• My own experience has taught me that … 

Để đào tạo và hướng dẫn một nhân viên mới trong ngành IT, các lĩnh vực đào tạo có thể rất đa dạng và tổng quát, bao gồm: đào tạo kỹ năng mềm hoặc đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên.

Các tình huống giao tiếp

Tình huống 1: Đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên mới gia nhập

Manager: Greetings and welcome to our new IT employee soft skills training program. My name is Sam, and I will be your trainer for today's session.

Employee: Hello Sam, my name is Sarah. I'm really eager to learn more about soft skills today.

Manager: That’s great. One of the most crucial soft skills for IT professionals nowadays is time management. It is the ability to control timelines, set priorities and produce quality work under pressure. Additionally, adaptability is also of great importance as it encourages you to be adaptable to changing work environments and new technologies. Last but not least, being able to communicate well also plays a necessary role since you would have to express technical knowledge effectively to your colleagues and customers, even those who are not technical.

Employee: Those skills are indeed very important. What can we do to strengthen our soft skills then?

Manager: To improve your soft skills, first, you should find out what your mentors, managers, and coworkers think of your skills. They would provide feedback for your performance so you can see if you are doing well or not. Secondly, take advantage of training opportunities. As our company offers lots of workshops and mentorship programs, you can sign up for the courses and improve your skill sets.

Employee: Thank you for the tips, Sam. I’ll definitely keep those in mind.

Manager: So to recap, we have discussed time management and adaptability skills, which are both very important to IT workers. Please feel free to ask me any further questions.

Tình huống 2: Đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới vào nghề

Manager: Greetings! Welcome to the professional skills training program for new IT staff. I’m Sam - your mentor for today’s session.

Employee: Hello, I'm Sarah, and I'm very interested in learning how to deliver exceptional customer service in an IT environment.

Manager: Great. In today's competitive job market, it is essential to possess a profound understanding of databases. Mastering databases refers to the ability to collect, handle, and arrange information in an organized manner. Information like clients, orders, and items are kept in linked tables within relational databases. Their linkages allow you to obtain particular data more easily.

Employee: That sounds a little complicated. Is there a real-world example that we can connect to?

Manager: Imagine a website for online shopping. By mastering databases, you can create client invoices, examine sales patterns, or run searches to locate particular products.

Employee: Nice! I can't wait to learn more about creating queries to get the information I require.

Manager: Great. Please let me know if you have any further concerns.

Từ vựng liên quan đến các nhiệm vụ cụ thể của các vị trí trong ngành IT

Kỹ sư phần mềm (Software Engineer)

• Develop software applications /dɪˈvel.əp ˈsɑːft.wer ˌæp.ləˈkeɪ.ʃənz/ (danh từ): Phát triển các ứng dụng phần mềm

Ví dụ: As a skilled software engineer, he is responsible for developing user-friendly software applications. (Là một kỹ sư phần mềm lành nghề, anh ấy chịu trách nhiệm phát triển các ứng dụng phần mềm dễ tiếp cận với người dùng.)

• Debug /ˌdiːˈbʌɡ/ (động từ): gỡ lỗi

Ví dụ: Testing and debugging software is a crucial part of the software development process. (Kiểm tra và gỡ lỗi phần mềm là một phần quan trọng của quá trình phát triển phần mềm.)

• Software maintenance /ˈsɑːft.wer ˈmeɪn.tən.əns/ (cụm danh từ); việc bảo trì phần mềm

Ví dụ: Software can become out-of-date and open to security risks without software maintenance. (Phần mềm có thể trở nên lỗi thời và gặp rủi ro bảo mật nếu không được bảo trì phần mềm.)

Quản lý dự án CNTT (IT Project Manager)

• Execute /ˈek.sə.kjuːt/ (động từ): thực hiện

Ví dụ: Project managers in the company are in charge of planning and executing IT projects. (Các nhà quản lý dự án trong công ty chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các dự án CNTT.)

• Resolve /rɪˈzɑːlv/ (động từ): giải quyết

Ví dụ: Experienced project managers is skilled at identifying and resolving complex project issues that arise throughout the process. (Các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm có kỹ năng xác định và giải quyết các vấn đề phức tạp của dự án phát sinh trong suốt quá trình.)

• Track /træk/ (động từ): theo dõi

Ví dụ: We must track project progress frequently to make sure that we meet our deadlines. (Chúng ta phải theo dõi tiến độ dự án thường xuyên để đảm bảo rằng chúng ta đáp ứng đúng thời hạn.)

• Manage  /ˈmæn.ədʒ/ (động từ): quản lý

Ví dụ: A project manager should always pay attention to managing project budget and timeline. (Người quản lý dự án phải luôn chú ý đến việc quản lý ngân sách và thời gian của dự án.)

• Coordinate /koʊˈɔːr.dən.eɪt/ (động từ): liên kết

Ví dụ: Leaders must effectively coordinate their team members to achieve the team's goals. (Trưởng nhóm phải phối hợp hiệu quả các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu của nhóm.)

Nhà phân tích dữ liệu (Data Analyst)

• Analyze /ˈæn.əl.aɪz/ (động từ): phân tích

Ví dụ: Analysts in the company have to spend considerable amount of time analyzing data to identify trends and patterns. (Các nhà phân tích trong công ty phải dành nhiều thời gian để phân tích dữ liệu để xác định xu hướng và mô hình.)

• Data mining /ˈdeɪ.t̬ə ˌmaɪ.nɪŋ/ (danh từ): khai thác dữ liệu

Ví dụ: Thanks to data mining, we can find hidden patterns, trends, and relationships in data that are otherwise impossible to find with the naked eye. (Nhờ khai thác dữ liệu, chúng ta có thể tìm thấy các mẫu, xu hướng và mối quan hệ ẩn trong dữ liệu mà không thể tìm thấy bằng mắt thường.)

• Interpretation / ɪnˌtɝː.prəˈteɪ.ʃən/ (danh từ): sự giải thích 

Ví dụ: Data interpretation allows analysts to transform data into valuable information. (Việc giải thích dữ liệu cho phép các nhà phân tích chuyển đổi dữ liệu thành thông tin có giá trị.)

• Statistical modeling /stəˈtɪs.tɪ.kəl ˈmɒd.əl.ɪŋ/ (danh từ): mô hình thống kê

Ví dụ: By using statistical modeling approaches, data analysts were able to get insights from customer data and help the organization tailor its marketing efforts. (Bằng cách sử dụng các phương pháp lập mô hình thống kê, các nhà phân tích dữ liệu có thể hiểu rõ hơn về dữ liệu khách hàng và giúp tổ chức điều chỉnh các nỗ lực quảng bá của mình.)

Kỹ sư mạng (Network Engineer)

• Troubleshoot /ˈtrʌb.əl.ʃuːt/ (động từ): khám phá và giải quyết

Ví dụ: The IT department is trying to troubleshoot network problems to restore internet access. (Bộ phận CNTT đang cố gắng khắc phục sự cố mạng để khôi phục quyền truy cập internet.)

• Configure /kənˈfɪɡ.jɚ/ (động từ): cấu hình

Ví dụ: The IT staff will install, configure, and oversee the new access point to increase the company's Wi-Fi coverage. (Nhân viên CNTT sẽ cài đặt, cấu hình và giám sát điểm truy cập mới để tăng phạm vi phủ sóng Wi-Fi của công ty.)

• Monitor /ˈmɑː.nə.t̬ɚ/ (động từ): giám sát

Ví dụ: In order to spot any possible slowdowns, the network engineer has to continuously monitors network performance. (Để phát hiện bất kỳ sự chậm lại nào có thể xảy ra, kỹ sư mạng phải liên tục theo dõi hiệu suất mạng).

• Ensure network security /ɪnˈʃʊr ˈnet.wɝːk səˈkjʊr.ə.t̬i/ (cụm động từ): bảo đảm an ninh mạng

Ví dụ: After the latest cyber attack, the IT department is taking action to ensure network security. (Sau sự cố tấn công mạng mới nhất, bộ phận CNTT đang hành động để đảm bảo an ninh mạng.)

Quản trị hệ thống (Systems Administrator)

• Install /ɪnˈstɑːl/ (động từ): cài đặt

Ví dụ: Installing and configuring computer systems for new employees is my responsibility as the a system administrator. (Cài đặt và cấu hình hệ thống máy tính cho nhân viên mới là trách nhiệm của tôi với tư cách là người quản trị hệ thống.)

• Maintain /meɪnˈteɪn/ (động từ): duy trì

Ví dụ: Maintaining computer systems is crucial to avoid breakdowns, data loss, and security flaws. (Bảo trì hệ thống máy tính là rất quan trọng để tránh sự cố, mất dữ liệu và lỗi bảo mật.)

• Access rights /ˈæk.ses raɪts/ (cụm danh từ): quyền truy cập

Ví dụ: To guarantee that only those with permission can access sensitive data, the system administrator must control user accounts and access rights. (Để đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể truy cập dữ liệu nhạy cảm, quản trị viên hệ thống phải kiểm soát tài khoản người dùng và quyền truy cập.)

Nhà phát triển Website (Web Developer)

• Keep up-to-date with /kiːpˌʌp.tə ˈdeɪt wɪð// (cụm động từ): cập nhật với cái gì đó mới nhất

Ví dụ: Web developers must keep up-to-date with the newest technologies in order to be competitive in the fast-paced field of web development. (Các nhà phát triển web phải cập nhật các khuôn khổ và công nghệ mới nhất để có thể cạnh tranh trong lĩnh vực phát triển web có nhịp độ nhanh.)

• Design user interface /dɪˈzaɪn juː.zɚ ˈɪn.t̬ɚ.feɪs/ (cụm động từ): thiết kế giao diện người dùng

Ví dụ: Web developers design user interface to create a visually appealing experience for website visitors. (Các nhà phát triển web thiết kế giao diện người dùng để tạo ra trải nghiệm trực quan hấp dẫn cho khách truy cập trang web.)

• Optimize website performance /ˈɑːp.tə.maɪz web.saɪt pɚˈfɔːr.məns/ (cụm động từ): Tối ưu hóa hiệu suất trang web.

Ví dụ: Web developers optimize website performance to ensure fast loading speed and a smooth user experience. (Các nhà phát triển web tối ưu hóa hiệu suất trang web để đảm bảo tốc độ tải nhanh và trải nghiệm người dùng mượt mà.)

• Website layouts /web.saɪt ˈleɪ.aʊt/ (cụm danh từ): bố cục trang web

Ví dụ: Web developers design website layouts, which define the structure and organization of information on a website. (Các nhà phát triển web thiết kế bố cục trang web, xác định cấu trúc và tổ chức thông tin trên trang web.)

Cách giao tiếp khi quản lý hướng dẫn công việc cho nhân viên mới 

Chào hỏi:

• Good morning/afternoon/evening + [tên quản lý].

• Hello, how are you doing today?

• Good morning, Mr / Mrs /Ms + [tên quản lý]. I hope you're having a good day.

• It’s good to see you, [tên quản lý].

• My name is + [tên bạn] and I'm a new employee in the + [tên bộ phận] department.

• Good morning / afternoon / evening, I’m + [tên bạn] from the + [tên bộ phận] team.

Báo cáo về tiến độ công việc:

• I've finished + [nhiệm vụ A] and I’m working on [nhiệm vụ B] right now. (Tôi đã hoàn thành nhiệm vụ A và đang thực hiện nhiệm vụ B.)

• I would appreciate your help with + [nhiệm vụ] since I’m facing some difficulties. (Tôi sẽ rất trân trọng sự giúp đỡ của bạn với nhiệm vụ này vì tôi đang gặp một số khó khăn.)

• I'm not really sure how to proceed with + [nhiệm vụ]. Do you have any suggestions? (Tôi không chắc cách tiến hành với nhiệm vụ này. Bạn có thể tư vấn cho tôi được không?)

• I've made some progress on + [nhiệm vụ] and I'm on track to meet the deadline. (Tôi đã đạt được một số tiến bộ trong nhiệm vụ này và tôi đang hoàn thành đúng thời hạn.)

• I'm experiencing unexpected delays with + [nhiệm vụ] but I am working on a solution. (Tôi đang gặp phải sự chậm trễ không mong muốn với nhiệm vụ này nhưng đang tìm giải pháp.)

• I have completed + [nhiệm vụ] as requested. (Tôi đã hoàn thành nhiệm vụ được giao.)

• I ran into a few problems along the process, but I was able to resolve them. (Tôi gặp phải một số vấn đề trong quá trình này nhưng tôi đã có thể giải quyết chúng.)

• Here's what I've gathered about + [nội dung vấn đề] so far. (Đây là những gì tôi đã thu thập được về … đến giờ.)

• I've gathered information regarding + [nội dung vấn đề] (Tôi đã thu thập thông tin về vấn đề …)

Hỏi về hướng dẫn:

• Could you please provide instructions for + [nhiệm vụ]? (Bạn có thể cung cấp hướng dẫn về nhiệm vụ này không?)

• Would you mind sharing your expectations for the project I’m working on? (Bạn có phiền nếu chia sẻ về kỳ vọng của bạn với dự án tôi đang thực hiện không?)

Hỏi lại thông tin chưa rõ:

• Could you please explain what you mean by …? (Bạn có thể giải thích ý bạn là gì khi nói rằng …).

• I’m not sure I understand. Would you mind rephrasing that, please? (Tôi không chắc là tôi hiểu rõ. Bạn có thể diễn đạt lại được không?)

• I’m sorry to interrupt you, but could you clarify that again? (Tôi xin lỗi đã ngắt lời, nhưng bạn có thể làm rõ ý đó một lần nữa được không?)

• Would you mind repeating that? (Bạn có thể nhắc lại điều đó được không?)

Thể hiện sự tiếp thu thông tin:

• Yes.

• I understand / I get it. 

• Please continue / Please go on.

• I see your point.

Kết thúc buổi hướng dẫn:

• Thank you for taking the time to guide me through my new job. (Cảm ơn đã dành thời gian hướng dẫn công việc mới cho tôi.)

• I'll do my best to learn and work to finish the task as soon as possible. (Tôi sẽ cố gắng học tập và làm việc để hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian sớm nhất.)

• I'll let you know right away if anything goes wrong at work. (Tôi sẽ cho bạn biết ngay nếu có vấn đề gì xảy ra ở nơi làm việc.)

Trong quá trình giao tiếp, bạn nên thể hiện body language (ngôn ngữ hình thể), eye contact (tương tác bằng mắt), và facial expression (biểu cảm gương mặt) sao cho phù hợp và thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng với người nghe. Ngoài ra, khi đặt câu hỏi cho cấp trên, bạn cũng nên thêm từ “please” vào cuối câu để thể hiện tính lịch sự của diễn đạt.

Quy định ứng xử

Những điều cần lưu ý khi giao tiếp với cấp trên

Trước khi bắt đầu giao tiếp

• Cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho nội dung cần trao đổi.

• Nắm rõ mục đích của buổi trao đổi.

• Chuẩn bị sẵn thông tin, thu thập tài liệu liên quan để sẵn sàng cho buổi nói chuyện.

• Lựa chọn trang phục phù hợp với văn hoá công ty.

• Cần chọn lựa thời điểm thích hợp, tránh làm phiền cấp trên khi họ đang có việc bận. 

• Có thể hẹn trước nếu cần.

• Giữ thái độ lịch sự và trang trọng, chào hỏi và giới thiệu bản thân rõ ràng.

• Khi chào hỏi cấp trên, cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và lịch sự. Đồng thời thể hiện sự tin tin và nhiệt tình khi trao đổi thông tin. Trước khi đi vào nội dung chính của cuộc trao đổi, bạn học nên bắt đầu bằng lời chào hỏi thông thường và giới thiệu sơ lược về bản thân với cấp trên. 

• Cách xưng hô với cấp trên: 

  • Nếu cấp trên là người nước ngoài, bạn nên gọi họ bằng tên của họ (phù hợp với văn hoá phương Tây, tạo sự gần gũi nhưng cũng rất lịch sự) (E.g: Hello, Sam).

  • Nếu cấp trên là người Việt Nam, bạn nên dùng Mr / Mrs / Ms + [tên của họ] để thể hiện sự tôn trọng (E.g: Good morning, Mrs. Hoa). 

Trong quá trình giao tiếp

• Sử dụng cách diễn đạt thông tin ngắn gọn, súc tích, rõ ràng.

• Tránh vòng vo, lan man.

• Thể hiện sự tự tin, tránh tỏ ra lúng túng, bối rối.

• Thể hiện sự chuyên nghiệp, tránh than vãn về công việc.

• Tập trung hướng đến giải pháp thay vì vấn đề.

• Ghi chép lại những điểm chính.

• Thể hiện thái độ lắng nghe, tiếp thu quan điểm của cấp trên.

• Chú ý biểu hiện ngôn ngữ hình thể sao cho phù hợp. Để ý cử chỉ, nụ cười, ánh mắt sao cho vừa thể hiện thái độ tích cực, vừa tôn trọng người nghe. 

Trong quá trình giao tiếp, ngoài việc trao đổi về những nội dung, thông tin chuyên môn, thì bạn cũng nên đan xen các câu nói thể hiện sự háo hức, quan tâm tới công việc, bày tỏ mong muốn được học hỏi và phát triển của bản thân và tìm hiểu về vai trò, kỳ vọng của cấp trên với vị trí của mình.

Lưu ý: Trong quá trình giao tiếp và trao đổi thông tin, tránh sử dụng những ngôn từ thiếu chuyên nghiệp như tiếng lóng. Tuy mức độ trang trọng của cuộc nói chuyện không nhiều nhưng vẫn cần duy trì thái độ nghiêm túc và tôn trọng. Nên thêm các cách diễn đạt như “please”, “would you mind + [Ving]” khi đưa ra câu hỏi để tăng tính lịch sự trong giao tiếp.

Sau khi kết thúc giao tiếp

• Gửi lời cảm ơn đến cấp trên vì đã dành thời gian nói chuyện.

• Bày tỏ sự sẵn sàng và chủ động tiếp tục thực hiện nhiệm vụ được giao.

• Rút kinh nghiệm cho những lần sau.

• Gửi lời chào tạm biệt tới cấp trên.

Các tình huống khó khăn có thể xảy ra khi giao tiếp

Một tình huống có thể xảy ra khi nhân viên mới giao tiếp với cấp trên có thể là khi bạn được cấp trên hỏi một vấn đề chuyên môn mà bạn chưa nắm chắc. Trong những hoàn cảnh như vậy, thay vì tỏ ra bối rối, lúng túng hay né tránh câu hỏi, cách tốt nhất để đối mặt là bạn hãy cứ thành thật, thẳng thắn thừa nhận rằng bạn chưa nắm chắc vấn đề đó. Hãy tự tin thể hiện sự chủ động, cầu tiến và đề nghị được học hỏi, hỗ trợ:

•  Thank you for your question. Although I'm not familiar with the problem, I'm really eager to find out more. (Cảm ơn câu hỏi của bạn. Mặc dù tôi chưa quen với vấn đề này nhưng tôi rất muốn tìm hiểu thêm.)

• Could you please provide me additional details about the issue? (Bạn có thể vui lòng cung cấp cho tôi thêm chi tiết về vấn đề này không?)

• Would I be able to get some help from a more experienced team member? (Tôi có thể tìm kiếm sự giúp đỡ từ một thành viên trong nhóm có kinh nghiệm hơn 

  không?)

• After doing some research, I'll get back to you with a feasible solution. (Tôi sẽ nghiên cứu về vấn đề này và quay lại khi tìm ra một giải pháp khả thi.) 

•  I'm determined to solve this problem and get it done as soon as I can. (Tôi quyết tâm giải quyết vấn đề này và hoàn thành nó ngay khi có thể.)

Bị cấp trên chỉ trích hoặc phê bình:

Một mặt, có thể do cấp trên của bạn là một người nóng tính. Mặt khác, có thể do sự thể hiện trong công việc của bạn chưa tốt, dẫn đến việc bạn có thể bị cấp trên đánh giá tiêu cực hoặc chỉ trích. Tuy nhiên, dù ở trong tình huống nào thì bạn hãy cứ giữ bình tĩnh và sự chuyên nghiệp của bản thân. Thể hiện thái độ tôn trọng, lịch sự và lắng nghe, tránh phản ứng gay gắt hoặc tranh cãi. Nếu lỗi sai là ở sự thể hiện của bạn, hãy thể hiện tinh thần cầu tiến bằng việc nhận thức lỗi lầm và sẵn sàng sửa đổi trong tương lai. Từ đó, cuộc trò chuyện có thể được điều hướng một cách tích cực hơn:

•  I appreciate your feedback, and I'm willing to consider your recommendations. (Tôi cảm ơn những phản hồi của bạn và tôi sẵn sàng cân nhắc những đề xuất bạn đưa ra.)

• I can understand how my performance would have come out as unprofessional. I'm sorry for any inconvenience it may have caused. I'm going to take action to make sure that this doesn't occur again. (Tôi có thể hiểu rằng sự thể hiện của tôi có phần thiếu chuyên nghiệp. Tôi xin lỗi nếu việc đó đã gây ra bất kỳ sự bất tiện nào. Tôi sẽ cố gắng để đảm bảo rằng điều này không xảy ra lần nữa.)

• Thank you for your advice and support. I'm committed to doing my best on this project. (Cảm ơn vì lời khuyên và sự hỗ trợ của bạn. Tôi cam kết sẽ làm hết sức mình cho dự án này.)

• I'll make sure to keep you updated on my progress. (Tôi đảm bảo sẽ thông báo cho bạn về tiến trình của tôi.)

Cấu trúc ngữ pháp

Cách hình thành câu yêu cầu

Trong các tình huống giao tiếp hàng ngày, chắc hẳn sẽ có không ít trường hợp bạn phải hỏi hoặc yêu cầu người khác làm một việc gì đó. Tuy nhiên, nếu không khéo léo, việc đưa ra yêu cầu rất dễ có thể trở nên bất lịch sự hoặc khiếm nhã do việc lựa chọn cách diễn đạt chưa phù hợp. Vì vậy, việc đưa ra yêu cầu với người khác cũng là một nghệ thuật trong giao tiếp. Dưới đây là một vài cấu trúc giúp bạn học tham khảo cách đưa ra yêu cầu phù hợp trong Tiếng Anh:

Lưu ý: Sử dụng ngữ điệu phù hợp khi bạn yêu cầu ai làm gì. Nên thêm các từ như “Excuse me” hay “Please” vào đầu hoặc cuối câu để thể hiện sự tôn trọng, lịch sự của lời yêu cầu. Ví dụ, thay vì nói “Help me with the report!” sẽ có phần khiếm nhã và giống như một câu ra lệnh, gây khó chịu cho người nghe, hãy đổi thành “Excuse me, would you mind helping me with the report”, lời yêu cầu sẽ trở nên lịch sự và tinh tế hơn nhiều.

Cấu trúc câu để đưa ra lời khuyên

Tương tự như tình huống đặt ra yêu cầu, việc đưa lời khuyên cho ai đó cũng cần sự khéo léo và phù hợp trong ngôn ngữ giao tiếp. Tuỳ vào bối cảnh và mối quan hệ của bạn với người nghe mà bạn nên lựa chọn cách diễn đạt cho phù hợp.

Thực hành

Bài tập 2: Chọn từ thích hợp trong bảng để điền vào chỗ trống trong đoạn văn sau:

Welcome everyone to the (1) __________ on problem - solving skills. First of all, this skill (2)__________ the ability to recognize, evaluate and find possible solutions to different issues. Mastering this skill (3)  __________ for success in every workplace since it (4) __________ you to complete tasks more efficiently and create smoother workflows. Since our company encourages  (5) __________ in the training process, you'll get the opportunity to apply your knowledge to a real-world problem so that you can gain (6) __________ experience after that. I hope you will find it (7) __________ and useful. Please (8) __________ to ask any questions during the session.

Bài tập 3: Sử dụng cấu trúc câu yêu cầu và câu điều kiện đã học, đưa ra cách diễn đạt phù hợp cho mỗi tình huống sau đây:

1. Bạn muốn yêu cầu một cách lịch sự với cấp trên của bạn để anh ấy nhắc lại những gì anh ấy vừa nói về việc đánh giá hiệu quả đào tạo của công ty.

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

2. Bạn muốn yêu cầu trưởng nhóm của bạn cung cấp nhận xét cho bản báo cáo đã nộp của nhóm.

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

3. Bạn khuyên một nhân sự mới là kỹ sư phần mềm của công ty rằng anh ấy nên đầu tư thời gian học cách phát triển các ứng dụng phần mềm để nâng cao hiệu suất công việc.

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

4. Bạn khuyên một nhà phát triển website nên giữ tính cập nhật với những xu hướng mới nhất và trau dồi kỹ năng tối ưu hiệu suất trang web.

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

Bài tập 4: Tập trả lời cho các tình huống dưới đây. Viết và luyện nói câu trả lời,

1. Bạn bị cấp trên chỉ trích vì không hoàn thành deadline của một dự án đúng hạn.

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

2. Cấp trên hỏi bạn về cách bảo trì phần mềm nhưng bạn không rõ cách làm thế nào,

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

3. Quản lý hoàn thành buổi hướng dẫn kỹ năng thiết kế giao diện người dùng cho bạn.

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

Bài tập 5: Viết câu trả lời cho những câu hỏi bên dưới và luyện nói câu trả lời.

1. How do you feel after joining the company’s training program on soft skill development?

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

1. What was the most memorable part of the training session?

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

1. What did you learn from the training session?

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

Bài tập 6: Sử dụng những từ vựng đã học để mở rộng chủ đề sau:Describe a training session that you have attended.

You should say:

• where it was

• what it was about

• what was the most exciting and memorable part of it

• and explain what you learned from the training session.

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

Danh sách thuật ngữ

Kết quả

Bài tập 1:

1. c

2. e

3. j

4. f

5. a

6. i

7. b

8. d

9. g

10. h

Bài tập 2:

1. D

2. F

3. E

4. A

5. C

6. B

7. H

8. G

Bài tập 3:

Đáp án gợi ý:

1. Excuse me, would you mind repeating what you’ve just said about the training effectiveness evaluation of our company, please? I'm not quite sure I understand how we're going to measure the impact of our training initiatives.

(Xin lỗi, bạn vui lòng nhắc lại những gì bạn vừa nói về việc đánh giá hiệu quả đào tạo của công ty chúng tôi được không? Tôi không chắc mình hiểu cách chúng ta sẽ ước lượng các tác động của những chiến dịch đào tạo như thế nào.)

2. Could you provide some feedback for the report that our team has submitted? We'd really appreciate your feedback on the strengths and weaknesses of our analysis, and the overall effectiveness of our recommendations.

(Bạn có thể cung cấp một số phản hồi về báo cáo mà nhóm chúng tôi đã gửi không? Chúng tôi thực sự trân trọng những phản hồi của bạn về điểm mạnh và điểm yếu trong phân tích của chúng tôi cũng như hiệu quả tổng thể của các đề xuất của chúng tôi.)

3. If I were a software engineer like you, I would spend time learning to develop software applications in order to improve productivity at work. There are many different types of app development software available, so you can find one that's a good fit for your skills and interests.

(Nếu tôi là một kỹ sư phần mềm như bạn, tôi sẽ dành thời gian học cách phát triển các ứng dụng phần mềm để nâng cao năng suất trong công việc. Có nhiều loại  ứng dụng phát triển phần mềm khác nhau, vì vậy bạn có thể tìm thấy loại phần mềm phù hợp với kỹ năng và sở thích của mình.)

4. Because you are a website developer, I advise you to keep up-to-date with the latest trends and improve the skill of optimizing website performance so you would be able to deliver a great user experience.

(Vì bạn là nhà phát triển trang web, tôi khuyên bạn nên cập nhật các xu hướng mới nhất và nâng cao kỹ năng tối ưu hóa hiệu suất trang web, nhờ đó bạn sẽ có thể mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng.)

Bài tập 4:

Đáp án gợi ý:

1. I can understand how my late submission would have come out as unprofessional. I know that my actions have let you and the team down, and I am truly sorry for the inconvenience and disruption this has caused. I'm going to take action to make sure that this doesn't occur again.

(Tôi có thể hiểu sự chậm trễ của tôi đã thiếu chuyên nghiệp như thế nào. Tôi biết rằng hành động của tôi đã khiến bạn và cả nhóm thất vọng và tôi thực sự xin lỗi vì sự bất tiện và gián đoạn mà điều này đã gây ra. Tôi sẽ hành động để đảm bảo rằng điều này không xảy ra lần nữa.)

2.  Thank you for your question. Although I'm not familiar with the problem, I'm really eager to find out more. After doing some research about how to effectively maintain software, I'll get back to you with a feasible solution later.

(Cảm ơn câu hỏi của bạn. Mặc dù tôi không hiểu rõ về vấn đề này nhưng tôi thực sự mong muốn tìm hiểu thêm. Sau khi thực hiện một số nghiên cứu về cách bảo trì phần mềm một cách hiệu quả, tôi sẽ liên hệ lại với bạn để đưa ra giải pháp khả thi sau.)

3. Thank you for taking the time to guide me through how to design a user interface effectively. I'm eager to get started and contribute to the team’s success. Have a great day.

(Cảm ơn bạn đã dành thời gian hướng dẫn tôi cách thiết kế giao diện người dùng một cách hiệu quả. Tôi háo hức được bắt đầu làm việc và đóng góp vào thành công của nhóm. Chúc bạn một ngày tốt lành.)

Bài tập 5:Đáp án gợi ý:

1. I feel much more equipped to handle work situations now. The training session on soft skills was fantastic. I especially enjoyed learning about the tips that the manager gave on how to communicate effectively to colleagues and customers, which is one of the most critical soft skills for IT professionals nowadays.

(Bây giờ tôi cảm thấy được trang bị tốt hơn nhiều để xử lý các tình huống công việc. Buổi đào tạo về kỹ năng mềm thật tuyệt vời. Tôi đặc biệt thích những lời khuyên mà người quản lý đưa ra về cách giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp và khách hàng, đây là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất đối với các chuyên gia CNTT hiện nay.)

2. I found the role-playing scenarios for giving and receiving feedback between employee and manager particularly valuable. It really highlighted the importance of constructive encouragement as valuable feedback helps people understand how they're doing and what areas they can improve in. This allows them to learn, grow, and become more effective in their roles.

(Tôi nhận thấy các tình huống nhập vai để đưa và nhận phản hồi giữa nhân viên và người quản lý đặc biệt hữu ích. Nó thực sự nhấn mạnh tầm quan trọng của sự khuyến khích mang tính xây dựng vì những phản hồi có giá trị giúp mọi người hiểu họ đang làm thế nào và những lĩnh vực họ có thể cải thiện. Điều này cho phép họ học hỏi, phát triển và trở nên hiệu quả hơn với vị trí của mình.)

3. After the training session, I learned how to adapt to the new working environment and technologies effectively. Additionally, I also gained a new perspective on the importance of time management to IT workers as the pressure would be considerable if you’re not able to control timelines and set priorities appropriately.

(Sau buổi đào tạo, tôi đã học được cách thích nghi với môi trường làm việc và công nghệ mới một cách hiệu quả. Ngoài ra, tôi cũng có được góc nhìn mới về tầm quan trọng của việc quản lý thời gian đối với nhân viên CNTT vì áp lực sẽ rất lớn nếu bạn không thể kiểm soát các mốc thời gian và đặt ra các ưu tiên một cách hợp lý.)

Bài tập 6:Đáp án gợi ý:

I’m going to talk about an intriguing training session I went to roughly two  years ago.

My company's corporate headquarters hosted the training session after I was promoted to IT Project Manager. As my new role progressed, I felt more and more compelled to attend training sessions. As far as I can recall, I was scheduled to attend five sessions spread over two days at our corporate head office along with a few other employees.

The training included various crucial topics like time management, risk management, and effective negotiating skills later on. The lead trainer began with a speech about how to develop the necessary project management abilities in nowadays challenging settings. I have to admit it was quite overwhelming at first, as project managers have to take charge of a host of things, from planning and executing IT projects to managing project budget and timeline.

Even though the training session opened my eyes in many ways, one of the most thrilling aspects was discovering some of my innate abilities that I was unaware of. As project managers, leaders must effectively coordinate their team members to achieve the team's goals. We roleplayed to try to solve an unexpected conflict among workers arising throughout the working process and my solution to the issue received many compliments by the trainer, which did boost my confidence a lot.

After all, it was an exciting and useful experience in my career that helped me learn a lot about the necessary skills in order to become a good manager.

(Tôi sẽ kể về một buổi đào tạo thú vị mà tôi đã tham gia khoảng hai năm trước.

Trụ sở công ty của tôi đã tổ chức buổi đào tạo sau khi tôi được thăng chức lên Giám đốc Dự án CNTT. Khi sự nghiệp mới của tôi tiến triển, tôi càng cảm thấy phải tham gia các buổi đào tạo. Theo những gì tôi có thể nhớ, tôi đã được lên lịch tham dự năm buổi đào tạo kéo dài trong hai ngày tại trụ sở chính của công ty chúng tôi cùng với một số nhân viên khác.

Khóa học bao gồm các chủ đề thiết yếu như quản lý thời gian, quản lý rủi ro và kỹ năng đàm phán hiệu quả trong công việc sau này. Giảng viên bắt đầu bằng một bài nói về việc phát triển các kỹ năng quản lý dự án cần thiết trong môi trường đầy thách thức hiện tại. Tôi phải công nhận rằng, ban đầu, điều này khá choáng ngợp vì các nhà quản lý dự án phải đảm nhận rất nhiều trách nhiệm, từ lập kế hoạch và thực hiện các dự án CNTT đến quản lý ngân sách và tiến độ dự án.

Dù buổi tập luyện đã mở rộng tầm hiểu biết của tôi trên nhiều phương diện, nhưng một trong những điều thú vị nhất là phát hiện ra những khả năng mà tôi chưa biết đến. Là một nhà quản lý dự án, các lãnh đạo cần phối hợp hiệu quả với các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung. Chúng tôi đã tham gia vào các tình huống giả lập để xử lý một xung đột bất ngờ giữa các nhân viên và cách giải quyết của tôi đã được huấn luyện viên khen ngợi, điều này đã làm tăng sự tự tin của tôi rất nhiều.

Nhìn chung, đây là một trải nghiệm vừa thú vị vừa có ích cho sự nghiệp của tôi, giúp tôi học hỏi nhiều điều về các kỹ năng cần thiết để trở thành một nhà quản lý xuất sắc.