Buzz
Không phải lúc nào các bảng tính Excel cũng trông 'đẹp mắt' khi in và chúng không được thiết kế để vừa khít trên một trang giấy - mà lại thay đổi theo chiều dài hoặc rộng tùy thuộc vào ý và mục đích của người dùng.
Người dùng có thể xem và chỉnh sửa các bảng tính trên máy tính, nhưng điều này không đồng nghĩa với việc dữ liệu sẽ tự động 'fit' vừa khít trên một trang giấy tiêu chuẩn. Trước khi in trên Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, hãy tham khảo 5 bí quyết in Excel mà mọi người nên biết để có trang in đẹp và chuẩn nhất từ Mytour.
5 Bí Quyết In Excel Mà Ai Sử Dụng Cần Biết
Trước khi in bảng tính Excel, người dùng cần thực hiện một số thao tác để đảm bảo bảng tính vừa khít trên trang giấy in, không có dữ liệu thừa hoặc bị thiếu.
Lưu ý: Những bí quyết dưới đây có thể áp dụng cho cả Excel 2007, 2010 và 2013.
Xem Trước Bảng Tính Trước Khi In
Bạn có thể xem ngay bảng tính sẽ hiển thị trên trang in bằng tính năng Print Preview, giúp tiết kiệm thời gian và giấy in. Print Preview là công cụ hữu ích nhất khi in với 'giá trị'.
Thậm chí, bạn có thể điều chỉnh bảng tính trực tiếp, như kéo Margins để mở rộng hoặc thu hẹp bảng. Xem trước bảng tính sau mỗi thay đổi về tùy chọn in và bố trí để đảm bảo hiển thị theo ý muốn.
Mẹo In Excel Mà Người Dùng Nên Biết
Lựa Chọn Nội Dung Muốn In
Nếu bạn chỉ cần in một phần nhỏ dữ liệu cụ thể, bạn không cần in toàn bộ bảng tính. Bạn có thể chọn in bảng tính hiện tại bằng cách sử dụng Ctrl + P và chọn Print Active Sheets trong mục Settings, hoặc chọn Print Entire Workbook để in toàn bộ file.
Ngoài ra, bạn cũng có thể in một phần nhỏ của dữ liệu bằng cách chọn dữ liệu đó, sau đó chọn Print Selection trong các tùy chọn in trong mục Settings.
Tối Đa Hóa Không Gian Của Bạn
Bạn bị hạn chế bởi kích thước của giấy in, nhưng có nhiều cách để tận dụng tối đa không gian này. Một giải pháp là thử thay đổi hướng trang (page orientation).
Hướng trang mặc định phù hợp với dữ liệu có nhiều hàng hơn cột. Nếu bảng tính rộng nhưng không dài, hãy đổi hướng trang (page orientation) thành landscape. Muốn thêm không gian? Bạn có thể điều chỉnh chiều rộng của margins ở mép trang giấy.
Chiều rộng margins nhỏ sẽ tạo thêm không gian cho dữ liệu của bạn.
Cuối cùng, nếu bảng tính không quá lớn, thử sử dụng Custom Scaling Options để điều chỉnh hàng, cột hoặc toàn bộ bảng tính vừa khớp trên một trang giấy.
Sử Dụng Print Titles
Nếu bảng tính Excel của bạn có nhiều sheet và dài hơn 1 trang, hãy sử dụng tiêu đề trên mỗi sheet để hiểu rõ nội dung bạn đang xem.
Sử dụng lệnh Print Titles để thêm dòng tiêu đề hoặc cột trên mỗi trang in. Các cột hoặc hàng bạn chọn sẽ xuất hiện trên tất cả các trang, giúp bạn dễ theo dõi dữ liệu.
Tận dụng Page Break
Nếu bảng tính vượt quá 1 trang giấy, hãy sử dụng Page Break để chọn định dạng hiển thị dữ liệu chính xác trên từng trang.
Khi chèn Page Break vào bảng tính, dữ liệu dưới đó sẽ di chuyển lên trang mới, giúp bạn tổ chức thông tin một cách linh hoạt.
Không chỉ có thể in 1 mặt giấy, khi in, bạn còn có thể chọn in hai mặt giấy Excel, Word hoặc PDF một cách đơn giản. Cách thực hiện in hai mặt giấy không phức tạp như nhiều người nghĩ.
Đánh số trang một cách thông minh
