Buzz
Microsoft Office, bộ ứng dụng văn phòng được ưa chuộng trên khắp thế giới, đặc biệt là tại Việt Nam. Trong thế giới đầy lựa chọn của Microsoft Office, có nhiều công cụ hữu ích để hỗ trợ bạn làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, những thiết lập để tối ưu hóa và tăng hiệu suất trên Office này thường không phải ai cũng biết. Hãy cùng khám phá các cài đặt mặc định và tùy chọn cụ thể trên Word, Excel, và PowerPoint.
Cấu Hình Để Tối Ưu Hóa và Tăng Hiệu Suất Trong Microsoft Office
Bí Quyết Tối Ưu và Tăng Hiệu Suất: Hành Trình Với Office 2016
1. Điều Chỉnh Cài Đặt Mặc Định Phổ Thông Trong Office 2016
Phần này sẽ hé lộ những thiết lập quan trọng mà bạn có thể thực hiện trên hầu hết các ứng dụng trong bộ Office 2016. Những thay đổi này áp dụng tự động cho Word, Excel và PowerPoint, giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.
Tùy Chỉnh Thanhh Ribbon
Thanh Ribbon: Bí Quyết Làm Việc Hiệu Quả Trên Office
Để cá nhân hóa, điều chỉnh thanh Ribbon, bạn chỉ cần mở Word, Excel hoặc PowerPoint, vào File -> chọn Options -> chọn Customize Ribbon. Ở phía trái, bạn sẽ thấy tất cả các lệnh thường dùng, còn bên phải hiển thị cấu hình hiện tại.
Duyệt chuột vào bên trái -> nhấn Add >> để chuyển nó sang bên phải. Bạn cũng có thể chọn dấu + để mở rộng danh mục và thêm nhiều tùy chọn cho thanh Ribbon.
Đặt Vị Trí Mặc Định Cho Lưu File
Nếu bạn thường lưu tập tin ở một vị trí cố định, hãy điều chỉnh đường dẫn mặc định để tiện lợi hơn. Để làm điều này, mở File ->Option ->Save -> sau đó chọn thư mục lưu tài liệu.
2. Điều Chỉnh Thiết Lập Mặc Định Trong Excel
Số Lượng Trang Bảng Tính
Mỗi khi mở Excel, bạn sẽ thấy chỉ có 3 trang bảng tính trống. Mặc định này là để giữ giao diện gọn gàng, tránh tình trạng cần xóa những bảng tính không cần thiết mỗi khi tạo file mới.
Người dùng thường quen với tính năng đa bảng tính trong Excel. Trong Office 2016, mặc định Excel mở ra một bảng tính mới. Bạn có thể dễ dàng thay đổi điều này. Trên Excel, vào menu File ->Options. Ở tab General, dưới When creating new workbooks -> nhập giá trị trong Include this many sheets -> rồi chọn OK là xong. Lưu ý giá trị nhập không quá 255.
Tùy biến đoạn văn
Trên Excel, nếu chuỗi văn bản vượt quá chiều rộng của cột, nó tự động mở rộng sang cột kế tiếp. Sử dụng Wrap text để giải quyết vấn đề này, chữ sẽ hiển thị đúng trong một ô.
Để kích hoạt tính năng này, mở trang tính mới -> tab Home trên thanh Ribbon, nhóm Styles -> chuột phải vào Normal -> chọn Modify -> chọn Format, chuyển sang tab Alignment, tick vào Wrap text -> nhấn OK 2 lần.
Để thay đổi các thiết lập trên toàn bảng tính, người dùng có thể áp dụng tự động thông qua việc sử dụng các mẫu tiện ích.
Bước đầu tiên, để biết đường dẫn thư mục khởi động của Excel, mở Excel, nhấn Alt + F11 để mở VBA, sau đó nhấn Ctrl + G, nhập ? application.StartupPath, và nhấn Enter. Đường dẫn thư mục sẽ hiển thị phía dưới.
Tiếp theo, vào File -> chọn Save As, đặt tên cho file Excel, trong Save as type -> chọn Excel Template. Duyệt đường dẫn từ các bước trước và lưu mẫu (file Excel đã kích hoạt tính năng Wrap text) vào đó. Bạn đã có thể mở và sử dụng mẫu này.
3. Tùy chỉnh một số thiết lập mặc định của PowerPoint
Chấm dứt với Slide Đen
Khi thuyết trình đến trang cuối cùng trong PowerPoint, bạn sẽ không thấy slide kết thúc bạn đã tạo mà thay vào đó là một màn hình màu đen với dòng chữ Kết thúc bài thuyết trình, nhấn để thoát. Thông điệp này thông báo rằng bài thuyết trình đã kết thúc. Trong trường hợp bạn đã tạo một slide riêng để thông báo điều này, thì màn hình đen trở nên thừa.
Slide đen được cấu hình và bật sẵn theo mặc định, tuy nhiên, bạn cũng có thể tắt nó (áp dụng cho tất cả bài thuyết trình) bằng cách vào File -> chọn Options -> nhấn vào Advanced ở phía bên trái. Sau đó, cuộn xuống đến phần Slide Show -> và bỏ tick Kết thúc với slide đen -> cuối cùng nhấn OK để lưu thay đổi.
Cách xem tệp
Khi mở file PowerPoint, ứng dụng tự động hiển thị chế độ mặc định với đầy đủ nội dung như ghi chú, mục lục, và nội dung chính của slide... Nếu bạn không muốn hiển thị tất cả khi trình chiếu, vào File -> chọn Options, sau đó vào Advanced ở bên trái. Tiếp theo, kéo xuống Display, trong menu thả xuống Open all documents using this view -> chọn kiểu xem phù hợp, nhấn OK để lưu lựa chọn.
4. Đổi các thiết lập mặc định của Word
Đổi kiểu chữ
Font chuẩn của Microsoft Word trước đây là Times New Roman, nhưng hiện nay là Calibri. Nếu bạn muốn thay đổi font trên Word cho tất cả các file, giúp bạn không cần phải thay đổi mỗi khi tạo file mới, thực hiện như sau:
Mở Home trên thanh Ribbon -> nhấn chuột vào mũi tên xuống trong nhóm Font. Bạn sẽ thấy cửa sổ mới để lựa chọn font chữ mặc định, kiểu chữ, và kích cỡ. Khi đã chọn, nhấn vào Set As Default và chọn All Documents based on the Normal template? -> rồi nhấn OK.
Ẩn tùy chọn Paste
Khi dán (paste) nội dung vào Word, ứng dụng thường mở hộp thoại Paste Options để lựa chọn định dạng. Bạn có thể ẩn hộp thoại này bằng cách nhấn Esc. Nếu bạn không muốn tính năng này, vào File -> chọn Options, rồi Advanced ở bên trái, kéo xuống Cut, copy, and paste -> bỏ chọn Show Paste Options button when content is pasted -> nhấn OK để tắt.
Để tắt, vào File -> chọn Options, rồi chọn Advanced ở phía bên trái, tiếp đến, kéo xuống Cut, copy, and paste -> bỏ chọn trong Show Paste Options button when content is pasted -> sau đó, nhấn OK để tắt.
Dưới đây là một số cài đặt để người dùng tối ưu hiệu suất Office 2016, giúp cải thiện tốc độ và hiệu suất khi sử dụng bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office.
Có nhiều tùy chỉnh khác có thể nâng cao chất lượng công việc trên Office 2016. Tuy nhiên, trong bài viết này, chúng tôi đã chọn lọc và giới thiệu các thiết lập mặc định phổ biến nhất. Nếu bạn có thắc mắc hoặc trải nghiệm hữu ích khác khi sử dụng Microsoft Office 2016, hãy chia sẻ ý kiến hoặc bình luận ở cuối bài để chúng ta thảo luận. Chân thành cảm ơn các bạn đã đọc bài viết!
