Ủy quyền là gì? Hướng dẫn chi tiết quy trình ủy quyền

Ủy quyền là khái niệm phổ biến trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Bạn đã hiểu rõ về ủy quyền? Thủ tục thực hiện ủy quyền như thế nào? Tất cả thông tin chi tiết sẽ được cung cấp trong bài viết dưới đây từ Mytour, mời bạn cùng tìm hiểu.

I. Khái niệm ủy quyền là gì?

Ủy quyền là một hình thức đại diện, thay mặt khi người ủy quyền không thể tự thực hiện công việc. Các bên (bao gồm bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền) sẽ thỏa thuận để xác định nghĩa vụ của bên nhận ủy quyền, thực hiện công việc thay mặt bên ủy quyền trong khoảng thời gian đã thỏa thuận, có thể có thù lao hoặc không.

Về mặt pháp lý, ủy quyền có thể là hành vi pháp lý đơn phương hoặc song phương, tùy thuộc vào thỏa thuận của các bên liên quan.

II. Các hình thức ủy quyền phổ biến

Hiện nay, ủy quyền có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm cả lời nói và văn bản. Tuy nhiên, hình thức ủy quyền bằng văn bản được ưa chuộng và dễ dàng được công nhận hơn. Văn bản ủy quyền bao gồm hai loại chính: hợp đồng ủy quyền và giấy ủy quyền, cụ thể như sau:

• Hợp đồng ủy quyền: Là thỏa thuận giữa các bên trong đó bên nhận ủy quyền sẽ thay mặt bên ủy quyền để thực hiện công việc. Thêm vào đó, nếu có thỏa thuận, bên nhận ủy quyền có thể nhận thù lao từ bên ủy quyền hoặc theo quy định của pháp luật (Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015).
• Giấy ủy quyền: Khác với hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền không được quy định trong Bộ luật Dân sự 2015. Do đó, giấy ủy quyền có thể được coi là một hành vi pháp lý đơn phương hoặc một thỏa thuận giữa các bên. Chỉ cần chữ ký của bên ủy quyền, giấy ủy quyền có thể yêu cầu bên nhận ủy quyền thực hiện công việc thay mặt bên ủy quyền.

III. Đặc điểm của hợp đồng ủy quyền

Hợp đồng ủy quyền là một loại hợp đồng song phương

Bên ủy quyền có trách nhiệm cung cấp các thông tin, giấy tờ cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc thay mặt. Đồng thời, bên ủy quyền có quyền yêu cầu bên được ủy quyền tuân thủ đúng phạm vi ủy quyền đã thỏa thuận. Bên nhận ủy quyền cần thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ trong quan hệ với bên thứ ba.

Hợp đồng ủy quyền có thể có thù lao hoặc không có thù lao

Hợp đồng ủy quyền có thù lao khi bên nhận ủy quyền được trả tiền. Nếu bên nhận ủy quyền không nhận thù lao và chỉ thực hiện công việc vì mục đích giúp đỡ, hỗ trợ bên ủy quyền, hợp đồng này được xem là hợp đồng ủy quyền không có thù lao.

IV. Hậu quả pháp lý khi thực hiện ủy quyền

Mỗi hình thức ủy quyền đều dẫn đến việc phát sinh các quyền và nghĩa vụ pháp lý đối với cả hai bên: bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền, cụ thể như sau:

1. Quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền

Theo Điều 567 Bộ luật Dân sự 2015, nghĩa vụ của bên ủy quyền được quy định như sau:

• Bên ủy quyền có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu và các giấy tờ cần thiết để bên nhận ủy quyền thực hiện công việc thay mặt mình.
• Bên ủy quyền sẽ phải chịu trách nhiệm đối với các cam kết mà bên nhận ủy quyền thực hiện trong phạm vi công việc được ủy quyền.
• Bên ủy quyền có nghĩa vụ thanh toán các chi phí hợp lý mà bên nhận ủy quyền đã chi ra để thực hiện công việc, đồng thời chi trả thù lao cho bên nhận ủy quyền nếu các bên đã thỏa thuận về việc trả thù lao.

Lưu ý: Trách nhiệm của bên ủy quyền chỉ áp dụng trong phạm vi ủy quyền đã được các bên thống nhất trước đó. Nếu bên nhận ủy quyền vượt quá phạm vi này, bên ủy quyền sẽ không phải chịu trách nhiệm đối với phần công việc vượt quá đó.

Theo Điều 568 Bộ luật Dân sự 2015, quyền của bên ủy quyền được quy định như sau:

• Bên ủy quyền có quyền yêu cầu bên nhận ủy quyền cung cấp thông tin chi tiết và minh bạch về quá trình thực hiện công việc thay mặt mình.
• Bên ủy quyền có thể yêu cầu bên nhận ủy quyền chuyển giao lại tài sản và lợi ích thu được từ việc thực hiện công việc ủy quyền, trừ khi có thỏa thuận khác giữa các bên.
• Bên ủy quyền có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu bên nhận ủy quyền vi phạm các nghĩa vụ đã được quy định trong Điều 565 của Bộ luật Dân sự 2015.

2. Quyền và nghĩa vụ của bên nhận ủy quyền

Theo Điều 565 Bộ luật Dân sự 2015, nghĩa vụ của bên nhận ủy quyền được quy định như sau:

• Bên nhận ủy quyền phải thực hiện công việc đúng theo yêu cầu, đồng thời báo cáo cho bên ủy quyền về tiến độ công việc.
• Bên nhận ủy quyền phải thông báo cho bên thứ ba về các điều kiện ủy quyền, bao gồm thời hạn, phạm vi ủy quyền và bất kỳ thay đổi nào nếu có.
• Bên nhận ủy quyền phải có trách nhiệm bảo quản các tài liệu và công cụ được bên ủy quyền giao để thực hiện công việc.
• Bên nhận ủy quyền phải giữ kín các thông tin liên quan đến công việc ủy quyền mà mình tiếp nhận.
• Bên nhận ủy quyền phải chuyển giao lại cho bên ủy quyền tài sản và lợi ích thu được từ việc thực hiện công việc ủy quyền, theo thỏa thuận hoặc quy định của pháp luật.
• Bên nhận ủy quyền sẽ phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền nếu có hành vi vi phạm các nghĩa vụ được quy định tại Điều 565 Bộ luật Dân sự 2015.

Theo Điều 566 Bộ luật Dân sự 2015, quyền của bên nhận ủy quyền được quy định cụ thể như sau:

• Bên nhận ủy quyền có quyền yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin đầy đủ, tài liệu cần thiết và các phương tiện phục vụ cho việc thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền.
• Bên nhận ủy quyền sẽ được bồi hoàn các chi phí hợp lý mà mình đã chi ra để thực hiện công việc ủy quyền. Nếu các bên có thỏa thuận, bên nhận ủy quyền cũng sẽ nhận thù lao từ bên ủy quyền.

3. Điều kiện để chấm dứt ủy quyền

Khi công việc ủy quyền đã hoàn thành, việc chấm dứt ủy quyền có thể xảy ra theo thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, các bên cũng có thể đơn phương chấm dứt việc ủy quyền nếu tuân thủ các quy định tại Điều 569 Bộ luật Dân sự 2015 như sau:

Bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt việc ủy quyền:

• Trong trường hợp có thù lao: Bên ủy quyền có quyền chấm dứt hợp đồng ủy quyền bất kỳ lúc nào, tuy nhiên bên ủy quyền phải thanh toán thù lao cho bên nhận ủy quyền tương ứng với công việc đã thực hiện và bồi thường thiệt hại nếu có.
• Trong trường hợp không có thù lao: Bên ủy quyền vẫn có quyền đơn phương chấm dứt ủy quyền, nhưng phải thông báo trước cho bên nhận ủy quyền một khoảng thời gian hợp lý.

Bên ủy quyền có trách nhiệm thông báo cho bên thứ ba về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền. Nếu bên ủy quyền không thông báo, hợp đồng với bên thứ ba vẫn sẽ có hiệu lực, trừ khi bên thứ ba đã biết về việc hợp đồng ủy quyền đã kết thúc.

Bên nhận ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt việc ủy quyền:

• Trong trường hợp không có thù lao: Bên nhận ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền vào bất kỳ thời điểm nào, nhưng phải thông báo trước cho bên ủy quyền một khoảng thời gian hợp lý.
• Trong trường hợp có thù lao: Mặc dù bên nhận ủy quyền có thể chấm dứt hợp đồng bất kỳ lúc nào, nhưng cần phải đảm bảo bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền (nếu có).

4. Quy định về việc ủy quyền lại

Thực tế cho thấy, không phải lúc nào bên nhận ủy quyền cũng đủ khả năng để tự mình thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. Chính vì vậy, việc ủy quyền lại là cần thiết. Theo Điều 564 Bộ luật Dân sự 2015, việc ủy quyền lại được quy định rõ như sau:

• Bên nhận ủy quyền có quyền ủy quyền lại cho người khác nếu:
  • Có sự đồng ý của bên ủy quyền;
  • Do yếu tố bất khả kháng, nếu bên nhận ủy quyền không thực hiện việc ủy quyền lại thì mục tiêu của giao dịch dân sự sẽ không thể thực hiện vì lợi ích của bên ủy quyền ban đầu.
• Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi công việc ủy quyền ban đầu.
• Bên nhận ủy quyền phải đảm bảo hợp đồng ủy quyền lại tuân thủ đầy đủ các quy định của hợp đồng ủy quyền ban đầu.

Tóm lại, việc ủy quyền lại chỉ được thực hiện khi có sự đồng thuận của bên ủy quyền ban đầu hoặc vì lý do bất khả kháng ảnh hưởng đến quyền lợi của họ. Mọi thủ tục pháp lý liên quan đến việc ủy quyền lại phải hoàn toàn phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng ủy quyền ban đầu.

V. Những thủ tục bị cấm khi thực hiện ủy quyền

Hiện nay, pháp luật có quy định một số thủ tục mà cá nhân hoặc tổ chức phải tự thực hiện và không thể ủy quyền cho người khác, bao gồm:

• Đăng ký kết hôn: Theo Khoản 1 Điều 18 Luật Hộ tịch, các bên muốn đăng ký kết hôn phải trực tiếp nộp tờ khai và cùng ký vào giấy đăng ký kết hôn cũng như sổ hộ tịch.
• Ly hôn: Khoản 4 Điều 85 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 quy định rằng, trong khi ly hôn, vợ chồng không thể ủy quyền cho ai tham gia tố tụng, nhưng có thể ủy quyền cho người khác để thực hiện các thủ tục như nộp hồ sơ hay án phí.
• Gửi tiết kiệm tại ngân hàng: Căn cứ Khoản 1 Điều 12 Thông tư 48/2018/TT-NHNN, người gửi tiết kiệm phải tự mình đến ngân hàng, trừ khi thực hiện qua dịch vụ gửi tiền trực tuyến.
• Công chứng di chúc: Khoản 1 Điều 56 Luật Công chứng yêu cầu người lập di chúc phải trực tiếp yêu cầu công chứng, không thể ủy quyền cho người khác thay thế.
• Cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2: Theo Khoản 2 Điều 46 Luật Lý lịch Tư pháp 2009, cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 phải tự mình thực hiện thủ tục, không thể ủy quyền cho người khác làm thay.

VI. Thời hạn của giấy ủy quyền

Thời hạn của giấy ủy quyền sẽ được xác định dựa trên thỏa thuận giữa các bên hoặc theo các quy định của pháp luật hiện hành. Nếu không có thỏa thuận cụ thể, giấy ủy quyền sẽ có hiệu lực trong vòng 1 năm kể từ ngày ký kết.

VII. Hướng dẫn chi tiết thủ tục ủy quyền

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục ủy quyền hiện nay. Mời các bạn theo dõi tiếp bài viết.

1. Ủy quyền có cần công chứng không?

Theo quy định hiện hành, luật Công chứng chỉ áp dụng thủ tục công chứng cho hợp đồng ủy quyền. Tuy nhiên, việc công chứng giấy ủy quyền hay không tùy thuộc vào yêu cầu và mong muốn của các bên. Do đó, cả hợp đồng ủy quyền và giấy ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, mà có thể thực hiện tùy theo sự đồng thuận của các bên liên quan.

2. Hồ sơ cần có khi thực hiện ủy quyền

• Các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:
  • Phiếu yêu cầu công chứng;
  • Dự thảo hợp đồng ủy quyền;
  • Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền;
  • Giấy tờ liên quan đến đối tượng ủy quyền (Sổ đỏ, giấy đăng ký xe, sổ tiết kiệm,...).
• Bản gốc của các giấy tờ về nhân thân và các giấy tờ liên quan đến đối tượng của việc ủy quyền cũng cần được xuất trình.

3. Địa điểm công chứng ủy quyền

Các bên có thể đến các tổ chức hành nghề công chứng, ví dụ như văn phòng công chứng, để thực hiện công chứng hợp đồng ủy quyền khi cần thiết.

Theo quy định tại Điều 44 và Điều 55 của Luật Công chứng, việc công chứng hợp đồng ủy quyền có thể thực hiện tại các trụ sở công chứng hoặc ngoài trụ sở đối với trường hợp người yêu cầu công chứng gặp khó khăn về đi lại, như người già, người bị giam giữ, hoặc đang chấp hành án phạt tù,...

Các bên không nhất thiết phải đến cùng một tổ chức công chứng. Mỗi bên có thể lựa chọn tổ chức công chứng khác nhau để thực hiện việc công chứng. Trong trường hợp này, bên ủy quyền có thể chọn bất kỳ trụ sở công chứng nào thuận tiện.

Khi bên ủy quyền đã hoàn tất việc công chứng hợp đồng ủy quyền tại một tổ chức công chứng, bên nhận ủy quyền sẽ tiếp tục đến một tổ chức khác để hoàn tất thủ tục nhận ủy quyền. Lưu ý, bên nhận ủy quyền cần mang theo bản chính hợp đồng đã được công chứng trước đó.

4. Thời gian công chứng hợp đồng ủy quyền

Tương tự như các loại hợp đồng khác, việc công chứng hợp đồng ủy quyền thường được hoàn tất trong vòng 2 ngày làm việc sau khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận. Tuy nhiên, nếu hồ sơ cần xác minh thêm hoặc có nội dung phức tạp, thời gian công chứng có thể kéo dài, nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Trong trường hợp hợp đồng ủy quyền không có nội dung phức tạp, công chứng thường chỉ mất từ 1 đến 2 giờ đồng hồ kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận.

5. Chi phí thực hiện ủy quyền

• Để tiến hành công chứng hợp đồng ủy quyền, người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị và nộp các khoản phí sau:
  • Phí công chứng: 20.000 đồng cho mỗi trường hợp (theo Điều 4 Thông tư số 257/2016/TT-BTC).
  • Thù lao công chứng: Được xác định dựa trên thỏa thuận giữa người yêu cầu công chứng và tổ chức công chứng, nhưng không được phép vượt quá mức tối đa do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định.

6. Mẫu hợp đồng ủy quyền cập nhật mới nhất

Dưới đây là mẫu hợp đồng ủy quyền mới nhất mà bạn có thể tham khảo chi tiết:

Hướng dẫn chứng thực chữ ký giấy uỷ quyền

Theo Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền được thực hiện theo các quy định cụ thể để đảm bảo tính pháp lý của tài liệu.

1. Các giấy tờ cần chuẩn bị

Để chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền, các bên cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Phác thảo giấy ủy quyền (nếu có).
• Giấy tờ tùy thân của các bên (CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực,...).

2. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực

Để chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền, bạn có thể đến một trong các cơ quan sau:

• Phòng Tư pháp của quận, huyện.
• Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
• Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự.
• Văn phòng công chứng.

3. Thời gian thực hiện chứng thực

Việc chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền thường được hoàn thành trong ngày nếu hồ sơ được tiếp nhận đúng giờ. Nếu hồ sơ nộp sau 15 giờ, kết quả chứng thực sẽ được trả vào ngày hôm sau.

4. Phí chứng thực chữ ký

Mức phí chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền là 10.000 đồng mỗi trường hợp (theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC). Ngoài ra, người yêu cầu chứng thực cũng cần chi trả thêm thù lao công chứng, tùy theo thỏa thuận giữa các bên.

5. Mẫu giấy ủy quyền