Buzz
Nhân viên văn phòng là gì? Đây là một công việc phổ biến nhưng không phải ai cũng hiểu đúng về bản chất và ý nghĩa của nó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về công việc của nhân viên văn phòng để bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về nghề này!
Nhân viên văn phòng là gì?
Mỗi khi nhắc đến vị trí nhân viên văn phòng, nhiều người thường nghĩ rằng đây là một công việc đơn giản, không gây mệt mỏi. Nhưng thực tế, nghề này đòi hỏi nhiều kỹ năng và có những nhiệm vụ khá phức tạp. Ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên văn thư, nhân viên pháp lý, nhân viên marketing, và nhân viên tổ chức sự kiện.
Xem thêm:
- Nhân viên mua hàng là ai? Mức lương chi tiết
- Nhân viên điều phối làm gì? Nhiệm vụ và 6 kỹ năng quan trọng
- Trợ lý làm gì? Top 5 vị trí trợ lý có lương cao nhất hiện nay
- Nhân viên thống kê là ai? 5 Kỹ năng và mức lương hiện tại
- Nhân viên phát triển thị trường làm gì? 5 Yếu tố và kỹ năng cần có
Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng
Để hiểu sâu hơn về công việc văn phòng, bạn có thể tìm hiểu về nhiệm vụ của nhân viên văn phòng. Tùy vào trình độ và kỹ năng, họ sẽ thực hiện các nhiệm vụ và vai trò khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, nhân viên văn phòng thường có những nhiệm vụ sau:
- Áp dụng kiến thức chuyên môn để hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh và phát triển.
- Nhân viên văn phòng đóng vai trò cố vấn cho lãnh đạo để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu phát triển.
- Làm cầu nối giữa các bộ phận để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức.
Công việc của nhân viên văn phòng
Các vị trí của nhân viên văn phòng bao gồm:
Nhiệm vụ của nhân viên lễ tân văn phòng
Công việc chính của nhân viên trực quầy lễ tân văn phòng bao gồm:
- Trả lời cuộc gọi từ khách hàng khi họ liên hệ về công việc hoặc có yêu cầu đến công ty
- Chào đón khách hàng hoặc đối tác đến thăm công ty, thay mặt ban lãnh đạo
- Xử lý thông tin cơ bản và hướng dẫn khách hàng đến các phòng ban hoặc bộ phận để tiếp tục công việc
- Hỗ trợ sắp xếp phòng họp và các cuộc họp tại công ty
- Tổ chức và hỗ trợ các sự kiện hoặc lớp học của công ty
Công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ
- Nhận các hồ sơ, văn bản gửi đến công ty, phân loại và chuyển đến các bộ phận tương ứng
- Xử lý công văn, thư mời, tài liệu gửi đi cho đối tác, cơ quan theo yêu cầu từ cấp trên
- Nhận và lưu trữ giấy tờ, văn bản trên hệ thống của công ty
- Sắp xếp lịch làm việc và các cuộc họp của lãnh đạo và các bộ phận
- Sắp xếp, sao chụp các tài liệu cần thiết
Quản lý nhân sự và các hoạt động liên quan
- Thực hiện theo dõi chấm công và quản lý chuyên cần của nhân viên công ty
- Quản lý hồ sơ và theo dõi các chế độ bảo hiểm y tế, xã hội cho nhân viên
- Trực tiếp giải đáp thắc mắc hoặc liên hệ với bộ phận có liên quan để giải quyết yêu cầu của nhân viên về quyền lợi
Quản lý tài sản và trang thiết bị văn phòng
- Quản lý trang thiết bị, vật dụng của công ty và mua sắm văn phòng phẩm khi cần thiết
- Mua sắm các vật dụng, văn phòng phẩm theo yêu cầu của nhân viên
- Quản lý văn phòng phẩm và tài sản chung của công ty tại văn phòng làm việc
Hướng dẫn dự án của công ty
Với các dự án lớn, nhân viên văn phòng sẽ hỗ trợ công việc như sau:
- Chuẩn bị và in ấn tài liệu, giấy tờ, hồ sơ, xin chữ ký và dấu của người chịu trách nhiệm dự án
- Đảm bảo các phương tiện di chuyển, nơi ở và ăn uống cho nhân viên thực hiện dự án được sắp xếp chu đáo
- Chuẩn bị trang thiết bị cần thiết để dự án diễn ra suôn sẻ
Các công việc hành chính khác
- Nhân viên pháp lý
- Thanh toán các chi phí của công ty
- Phối hợp với các bộ phận khác để tổ chức sự kiện nội bộ và truyền thông
- Thư ký của giám đốc
Nhân viên văn phòng cần 5 kỹ năng và tinh thần này
1. Kỹ năng chuyên môn và nghiệp vụ văn phòng
Để trở thành một nhân viên văn phòng xuất sắc, bạn cần phải hiểu rõ và thực hiện tốt những yêu cầu cơ bản của công việc.
Nhân viên phòng văn cần am hiểu về các thiết bị văn phòng như máy tính, các phần mềm như Excel, Powerpoint, Word, máy in và máy scan. Ngoài ra, cũng cần sử dụng thành thạo một số công cụ khác hỗ trợ trong công việc.
2. Kỹ năng giao tiếp và ứng xử
Kỹ năng giao tiếp và ứng xử là rất quan trọng đối với nhân viên văn phòng. Chúng giúp trao đổi công việc một cách hiệu quả với đồng nghiệp, truyền đạt thông tin một cách rõ ràng với đối tác và khách hàng, tạo thiện cảm và niềm tin tốt nhất.
Ngoài kỹ năng giao tiếp, việc lắng nghe cũng rất quan trọng. Điều này giúp xây dựng niềm tin và tôn trọng đối với người khác.
Lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ tập thể giúp bạn nâng cao kiến thức, kinh nghiệm và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng linh hoạt trong giải quyết vấn đề, sáng tạo phù hợp với mỗi tình huống khác nhau. Khi gặp vấn đề, nhân viên văn phòng cần tìm ra giải pháp hợp lý để đảm bảo hiệu quả công việc.
Nếu không giải quyết vấn đề tốt, sự đoàn kết nội bộ có thể bị ảnh hưởng.
4. Chủ động, nhanh nhẹn
Là gương mặt đại diện của công ty, nhân viên văn phòng cần phải tỏ ra chủ động và nhanh nhẹn trong việc xử lý thông tin và giải quyết vấn đề.
Điều này giúp bạn được đánh giá cao từ đồng nghiệp và lãnh đạo.
5. Cẩn thận, tỉ mỉ
Trong việc lưu trữ tài liệu, in ấn và trao đổi văn bản, nhân viên văn phòng phải cực kỳ cẩn trọng. Bạn đảm bảo hoàn toàn truyền thông tin chính xác giữa các bộ phận hoặc đối tác liên quan.
Do đó, mỗi công việc, dù nhỏ nhặt, cũng cần phải được thực hiện tỉ mỉ để tránh những rủi ro sai lầm và mất mát tài liệu.
Mức lương của nhân viên văn phòng
Tùy thuộc vào vị trí và cấp bậc, mức lương của nhân viên văn phòng sẽ khác nhau như sau:
Mức lương theo cấp bậc nhân viên
Mức lương theo cấp bậc thư ký, trợ lý
Mức lương ở vị trí quản lý
Để trở thành nhân viên văn phòng, nên học ngành nào?
Quản trị kinh doanh
Lựa chọn ngành quản trị kinh doanh là một trong những con đường lý tưởng mang lại nhiều cơ hội cho những sinh viên trẻ mong muốn trở thành nhân viên văn phòng.
Chương trình học đa dạng từ cơ bản đến chuyên sâu về quản trị, bao gồm cả kiến thức về quản trị nhân sự, tiếp thị, tài chính,...
Điều này giúp bạn linh hoạt chuyển đổi giữa các vị trí công việc trong công ty.
Quản lý văn phòng
Đây là lĩnh vực chịu trách nhiệm về giám sát và đánh giá. Ngành này cung cấp kiến thức cơ bản về công việc quản lý tài liệu, hành chính văn phòng tại các tổ chức, doanh nghiệp,...
Quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự là lĩnh vực cung cấp kiến thức và kỹ năng quản lý nhân sự cơ bản trong doanh nghiệp. Giúp học viên phát triển kỹ năng quản lý, điều hành và quản trị nhân sự. Đồng thời, họ cũng biết cách đánh giá và huấn luyện nhân sự.
Kế toán
Đây là một công việc đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao, cung cấp nhân sự cho các vị trí kế toán và kiểm toán. Bạn sẽ học về thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về hiệu suất kinh doanh, tình hình tài chính thông qua các thao tác kế toán. Tính toán chi phí, dự toán, quản lý doanh thu và phân bổ ngân sách theo kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp,...
