[Video] Hướng dẫn sử dụng hàm INDEX trong Google Sheet cho giảng viên và sinh viên

Hàm INDEX là công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa xử lý dữ liệu trong Google Sheet. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm INDEX để trả về giá trị một cách dễ dàng.

Xem ngay video hướng dẫn cách sử dụng hàm INDEX trong Google Sheet!

1. Khám phá bí quyết sử dụng hàm INDEX và ứng dụng trong Google Sheet

Khám phá tận cùng về Hàm INDEX

INDEX không chỉ là một công cụ đơn giản mà còn là bí quyết mở ra thế giới dữ liệu. Làm thế nào INDEX giúp bạn lấy giá trị chính xác từ một ô trong bảng?

Công thức Phép Máy Tính INDEX

Điều quan trọng cần biết:

Một ví dụ thực tế về Hàm INDEX

Trong bảng có các thông tin về Học sinh, Lớp, Điểm trung bình, và Kết quả. Dùng INDEX để định vị và lấy giá trị của 'Nguyễn Thị B'.

Thực hiện: Lấy giá trị ở hàng thứ 2 và cột thứ 1 trong bảng.

Công thức: =INDEX(A2:D7;2;1)

Mẫu về hàm INDEX

Ứng dụng của hàm INDEX

+ Dùng INDEX để trích xuất giá trị từ một bảng dữ liệu.

+ Kết hợp với các hàm khác để thực hiện các tính toán một cách linh hoạt.

2. Hướng dẫn sử dụng hàm INDEX trong Google Sheet

Các cách ứng dụng cơ bản

Trong tình huống sau:

Thực hiện hàm INDEX một cách dễ dàng như sau:

Kết hợp với hàm MATCH

Áp dụng hàm INDEX và hàm MATCH như sau:

Công thức: =INDEX(A13:D18;MATCH('Hoàng Văn D';A13:A18;0);4)

Ý nghĩa công thức: Trích xuất kết quả của bạn có tên là Hoàng Văn D.

Kết hợp INDEX với MATCH

Kết hợp với hàm VLOOKUP

Công thức: =VLOOKUP(INDEX(A13:D18;1;1);A12:D18;3;FALSE)

Ý nghĩa công thức: Trích xuất điểm trung bình của bạn ở vị trí đầu tiên trong danh sách.

Kết hợp INDEX với VLOOKUP

Kết hợp với hàm IMPORTRANGE

Công thức: =INDEX(IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1XdJPmZFgEX6zGevYxAZsyJ4_1cMUT9HY-ZsBhZAvgcQ/fdfdedit#gid=0';'Trang tính1!A4:B9');1;1)

Ý nghĩa công thức: Lấy số báo danh của bạn Nguyễn Văn A ở cột 1 hàng 1 trong trang tính Số báo danh.

Kết hợp INDEX với IMPORTRANGE

Kết hợp với hàm COUNTIF

Công thức: =SUMIF(B13:B18;INDEX(A13:D18;1;2);C13:C18)/COUNTIF(B13:B18;INDEX(A13:D18;1;2))

Ý nghĩa công thức: Tính điểm trung bình của các bạn ở lớp 7A.

Kết hợp INDEX với COUNTIF

Kết hợp với hàm SUM

Công thức: =SUM(INDEX(A13:D18;1;3);INDEX(A13:D18;2;3))

Ý nghĩa công thức: Tính tổng điểm của bạn ở hàng 1 và hàng 2.

Kết hợp INDEX với SUM

Kết hợp với hàm AVERAGE

Công thức: =AVERAGE(INDEX(A12:D18;2;3);INDEX(A12:D18;3;3))

Ý nghĩa công thức: Tính điểm trung bình của bạn ở ở vị trí thứ 1 và thứ 2.

Kết hợp INDEX với AVERAGE

Kết hợp hàm VLOOKUP, MATCH

Công thức: =VLOOKUP(index(A2:F9;match(G28;A2:A9;0);2);B2:F9;5;false)

Ý nghĩa công thức: Tính trung bình doanh số của nhân viên theo mã số 155.

Kết hợp nhiều điều kiện với INDEX

3. Những điều cần biết khi sử dụng hàm INDEX trong Google Sheet

- Hàm INDEX thường được kết hợp hiệu quả khi sử dụng cùng với hàm MATCH.

- Nếu giá trị tra cứu nằm ở bên trái của thuộc tính bạn muốn trả về, hãy sử dụng hàm VLOOKUP. Còn nếu giá trị có thể xuất hiện ở bất kỳ vị trí nào trong dữ liệu, hãy lựa chọn INDEX và MATCH.

- Nếu bạn đặt hàng hoặc cột thành 0, INDEX sẽ trả lại mảng giá trị cho toàn bộ cột hoặc hàng tương ứng.

Một số điều cần chú ý khi sử dụng hàm INDEX

4. Các vấn đề phổ biến khi sử dụng hàm INDEX

Lỗi #N/A

- Thông tin: Lỗi #N/A xuất hiện khi hàm INDEX không thể tìm thấy giá trị cần trả về.

- Cách sửa lỗi #N/A:

+ Kiểm tra các bảng dữ liệu để đảm bảo sự tương đồng trong việc tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần.

+ Chắc chắn rằng dữ liệu tìm kiếm và dữ liệu đối chiếu có cùng định dạng và giá trị tìm kiếm không nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong dữ liệu đối chiếu.

+ Sử dụng hàm xử lý lỗi IFNA hoặc IFERROR để tránh lỗi #N/A trong kết quả trả về.

- Ví dụ khắc phục lỗi:

+ Sử dụng IFNA: Chúng ta có thể sử dụng công thức =IFNA(index(A2:F9;match(B2;A2:F9;0);1;5);'lỗi NA') để phát hiện và xử lý lỗi.

Sử dụng IFNA để phát hiện lỗi

+ Sử dụng IFERROR: Cách tiếp cận với công thức =IFERROR(index(A2:F9;match(B2;A2:F9;0);1;5);'lỗi NA') để phát hiện và xử lý lỗi.

Sử dụng IFERRON nhận biết lỗi

Lỗi #ERROR!

- Giải thích: Lỗi xảy ra do cú pháp bị sai.

- Cách khắc phục: Hãy kiểm tra lại cú pháp đã nhập.

- Ví dụ: Trong ví dụ, khi bạn nhầm lẫn giữa dấu ';' và dấu ',', Google Sheet sẽ thông báo lỗi #ERROR!. Hãy sửa lại cú pháp thành dấu ';' để khắc phục lỗi.

Cách sửa lỗi #ERROR!

Lỗi #NUM!

- Giải thích: Lỗi #NUM! thường xuất hiện trong các hàm như Phép nhân lũy thừa, hàm căn bậc 2, hàm LOGARIT, hàm IRR, hàm lãi suất RATE, hoặc khi giá trị nằm ngoài vùng chọn.

- Cách khắc phục: Lưu ý đến điều kiện sử dụng số (số nguyên, số âm hay số dương,…) và vùng chọn giá trị.

- Ví dụ: Trong bảng, chỉ có 4 cột được quét, nhưng công thức lại chọn cột 5, điều này dẫn đến lỗi #NUM!. Sửa lại giá trị cột thành 3 để khắc phục lỗi.

Cách sửa lỗi #NUM!

5. Bài tập thực hành với hàm INDEX

Cho bảng dưới đây: Bảng chứa các thông tin như ID, TEN_NV, DOANH_SO. Hãy xem qua một số ví dụ cơ bản về cách sử dụng hàm INDEX!

Câu hỏi 1: Ai là người đứng ở vị trí thứ 3 trong danh sách nhân viên?

Trả lời: =index(A2:C9;3;2)

Giải thích: Chọn người ở vị trí thứ 3, nên giá trị hàng là 3 và cột chứa tên là cột 2.

Hướng dẫn và kết quả cho câu hỏi 1

Câu hỏi 2: Doanh số của Tố là bao nhiêu?

Trả lời: =index(A2:C9;5;3)

Giải thích: Tìm Tố ở hàng thứ 5 và lấy giá trị cột doanh số, cột này ở cột 3.

Hướng dẫn và kết quả cho câu hỏi 2

Câu hỏi 3: Tìm ID của nhân viên có tên Vy?

Trả lời: =index(A2:C9;7;1)

Giải thích: Tìm hàng chứa tên Vy ở hàng 7 và lấy giá trị cột ID, cột này ở cột 1.

Hướng dẫn và kết quả cho câu hỏi 3

Câu 4: Lấy ra tên của tất cả các nhân viên trong danh sách kế bên?

Trả lời: =index(B2:B9)

Giải thích: Mình sẽ lấy giá trị từ cột Tên (B) từ hàng 2 đến hàng 9.

Hướng dẫn và kết quả cho câu hỏi 4

7. Câu hỏi thường gặp khi sử dụng hàm INDEX

Tại sao hàm INDEX và MATCH trong Google Sheets ưu việt hơn hàm VLOOKUP?

- Trả lời:

+ VLOOKUP có hạn chế khi phải tìm kiếm giá trị bên trái, điều này không thực hiện được với VLOOKUP.

+ Khi thêm hoặc bớt cột trong bảng tính, VLOOKUP có thể dẫn đến sai lệch dữ liệu vì phải chỉ định cụ thể cột. Ngược lại, INDEX và MATCH tự động điều chỉnh vị trí giá trị, giảm nguy cơ sai sót.

VLOOKUP hay INDEX và MATCH tốt hơn?

Hi vọng sau khi tham khảo bài viết, bạn sẽ thành thạo việc sử dụng hàm INDEX trong công việc. Cảm ơn bạn đã theo dõi, hẹn gặp lại ở những bài viết sắp tới!