Ways to draft a purchase letter in English | Detailed writing method and common sentence patterns

Bên cạnh đó, tác giả cũng sẽ đưa rõ các mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh đặt hàng phổ biến với cách dịch nghĩa chi tiết nhằm giúp người đọc vận dụng linh hoạt trong quá trình học tập và làm việc.

The process of writing a purchase letter in English

Đây là một công cụ được sử dụng rất nhiều trong các giao dịch thương mại nhằm cung cấp các chi tiết cụ thể cho hàng hóa được bán/mua và cũng là một cách để ghi lại các giao dịch đã thực hiện.

Khi gửi một yêu cầu đặt hàng, người mua cần đảm bảo 2 phần của thư: đơn đặt hàng (order) và thư gửi kèm đơn đặt hàng (a covering letter). Với mọi bức thư tín thương mại, người viết cần đảm bảo có đầy đủ các nội dung sau:

• Địa chỉ người gửi

• Ngày gửi

• Địa chỉ người nhận

• Lời chào (salutation)

• Nội dung của thư

• Lời kết thư và chữ ký

Trong phần 1, tác giả sẽ phân tích cụ thể phần nội dung của một bức thư đặt hàng (bao gồm 2 thành phần thư) sẽ gồm những ý chính gì. Các từ vựng và mẫu câu cho từng nội dung sẽ được liệt kê ở phần 2.

Purchase order (Order)

Trong đơn đặt hàng, ngoài đảm bảo các thành phần luôn có của thư như địa chỉ, ngày, lời chào, người mua cần làm rõ các điểm sau của sản phẩm:

• Tên sản phẩm

• Số lượng sản phẩm

• Miêu tả, quy cách của sản phẩm

• Mã sản phẩm

• Giá của sản phẩm

• Số của đơn đặt hàng

Các thông tin trên thường được biểu diễn thông qua bảng và gạch đầu dòng nhằm diễn đạt một cách rõ ràng cho người nhận. Những thông tin về sản phẩm trên thường được trao đổi rất kĩ giữa hai bên mua và bán trong thư chào hàng (offer letter) trước khi đặt đơn mua.

Letter accompanying a purchase order (A covering letter)

Bên cạnh một đơn hàng (order), thư gửi kèm đơn hàng (a covering letter) sẽ đóng vai trò giúp người mua nhắc lại các điều kiện quan trọng và thiết yếu được hai bên thỏa thuận trước đó.

Trong thư gửi kèm đơn hàng, người gửi nên bao quát những phần cơ bản như tên, địa chỉ người gửi/nhận và đặc biệt là các phần chính dưới đây.

• Câu mở đầu (Opening): Trong giao dịch thương mại, các công ty thường nhận được thư chào hàng (offer letter) trước khi chính thức đặt hàng. Vì vậy, một câu mở đầu để cảm ơn cho thư chào hàng và ra hiệu cho người nhận rằng đây là một bức thư đặt hàng là điều vô cùng cần thiết.

• Điều khoản thanh toán (Payment)

• Khoản chiết khấu đã được thỏa thuận trước (Discount)

• Thời gian giao hàng (Delivery) 

• Phương thức giao hàng (Methods of delivery): Đưa ra các yêu cầu về phương thức giao và nhận hàng cụ thể của người mua.

• Quy cách đóng gói (Packing): Đưa ra các yêu cầu về cách hàng hóa được đóng gói 

• Câu kết (Closing): Một câu kết thư luôn là cần thiết để thể hiện sự thiện chí và lịch sự của người mua với người bán.

Đơn đặt hàng và thư gửi kèm đơn đặt hàng đều cần được viết một cách chính xác, rõ ràng và dễ hiểu. Ngoài ra, khác với các loại thư thông thường, một bức thư đặt hàng bao gồm rất nhiều thuật ngữ kinh doanh và thương mại với một giọng thư trang trọng. Vì vậy, để có một bức thư hoàn chính và gửi cho đối tác, người đọc cần tham khảo các mẫu câu và từ vựng thương mại được nêu trong phần 2 dưới đây.

Common vocabulary for purchase order in English

Opening statement (Opening)

• We thank you for your offer No…. of/dated …. and are pleased to place an order on the following terms and conditions.

(Chúng tôi cảm ơn thư chào hàng số …  vào ngày … của các ngài và vui mừng đặt đơn hàng này với các điều khoản đi kèm sau.)

• We thank you for your offer of …  and are glad to enclose our order No….  for ….

(Chúng tôi cảm ơn thư báo giá ngày … của các ngài và đính kèm theo đây đơn đặt hàng của chúng tôi số … đặt mua ….)

• I would like to place a trail order for the … we discussed at the trade show last month. Please find enclosed order No.…

(Tôi muốn đặt một đơn hàng thử cho sản phẩm … mà chúng ta đã thảo luận ở cuộc triển lãm thương mại tháng trước. Vui lòng xem đơn đặt hàng số … được đính kèm dưới đây.)

Payment terms (Payment)

• With regard to terms of payment, we suggest that payment be made by irrevocable letter of credit.

(Về điều kiện thanh toán, chúng tôi đề nghị tiến hành bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang.)

• Payment is to be made by irrevocable letter of credit, to be opened through London Commercial Bank, in our favour, according to the bill of lading and the invoice.

(Thanh toán bằng tín dụng thư không thể hủy ngang mở qua Ngân hàng thương mại Luân Đôn cho chúng tôi được hưởng theo vận đơn đường biển, hóa đơn.)

• … and we agreed that payments would be made against quarterly statements …

(Và chúng ta đã đồng ý rằng thanh toán sẽ được trả theo quý…)

Agreed upon discount (Discount)

• Although we expected a higher trade discount than …%, we still placed this first order and hope that you will review this discount rate for the next orders.

(Mặc dù chúng tôi mong muốn mức chiết khấu thương mại cao hơn …% nhưng chúng tôi sẽ gửi đặt hàng đầu tiên này và hy vọng các ông sẽ xem xét lại mức chiết khấu này cho các đơn hàng khác trong tương lai.)

• We would like to thank you for the …% trade discount and …% quantity discount you allow us.

(Chúng tôi rất cảm ơn ngài vì mức chiết khấu thương mại …% và chiết khấu số lượng …% mà ngài đề nghị.)

• Finally, we would like to confirm that the …% discount is quite satisfactory.

(Cuối cùng, chúng tôi muốn xác nhận rằng mức chiết khấu …% là khá thỏa mãn.)

Delivery time (Delivery) 

• Delivery before … is a firm condition of this order, and we reserve the right to refuse the goods after that time.

(Giao hàng trước ngày …  là điều kiện cố định của đơn hàng này, sau thời gian này chúng tôi có quyền từ chối nhận hàng.)

• If you are unable to make delivery on …, we are forced to cancel this order and to look for other suppliers.

(Nếu các ông không giao hàng được vào ngày …, chúng tôi buộc phải hủy đơn hàng này và tìm nhà cung cấp khác.)

Delivery methods (Methods of delivery)

• Please send the goods by express freight as we need them urgently.

(Xin hãy chuyển hàng qua đường chuyển phát vì chúng tôi cần chúng gấp.)

• We advise delivery by air freight to avoid constant of these goods.

(Chúng tôi gợi ý gửi hàng qua đường hàng không để tránh bốc dỡ liên tục lô hàng này.)

Packaging specifications (Packaging)

• Packing: in export customary packing, 100 unit packed in wooden crates, marked by name and company’s symbol, numbered 1-10.

(Bao bì: Theo tập quán xuất khẩu, 100 chiếc đóng trong 1 thùng gỗ, đánh dấu bằng tên và biểu tượng của công ty và đánh số từ 1 đến 10.)

Closing sentence (Closing)

• We look forward to your early confirmation of our order (confirmation of sales).

(Chúng tôi mong đợi nhận được xác nhận đơn hàng sớm từ các ngài.)

• We look forward to having your confirmation/ acknowledgement soon.

(Chúng tôi mong đợi nhận được xác nhận đơn hàng từ các ngài.)

• Please confirm your acceptance of this order.

(Xin hãy xác nhận đơn hàng này của chúng tôi.)

Sample purchase letter in English 

Sample 1 

Nam Anh Company

28 Lang Ha, Hanoi

Tel: 987654321

15 November 2022

Technology Co., Ltd

56 Highland Street

Tokyo

Japan

Dear Sirs

We thank you for your offer No.OF/567 of 14 Oct. 2022 for electric lamps and are pleased to enclose our order No.BE81 for 1,000 lamps. In addition, we would like to notify you about the information below

(Công ty Nam Anh xin cảm ơn đơn chào hàng số 567 vào ngày 14/10/2022 của quý công ty và xin gửi kèm thư này đơn đặt hàng số BE81 đặt mua 1,000 đèn bàn. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng muốn ngài chú ý về các thông tin sau:)

The specifications are as per catalogue No.MN 289. Delivery is to be made in the middle of December 2022, and we reserve the right to refuse the goods after that time.

(Quy cách hàng hóa theo catalogue số MN 289, giao hàng vào trung tuần tháng 12 năm 2022, nếu chậm hơn công ty chúng tôi có quyền từ chối nhận hàng)

The prices should be understood by FOB Hai Phong port and we agreed that payments would be made against quarterly statements.

(Đây là giá bán theo FOB Hải Phòng và chúng tôi đã đồng ý rằng thanh toán sẽ được trả theo quý)

For this order, we have decided to accept the 10% discount you offered. However, we hope that Technology Ltd. can review this term for the upcoming transactions.

(Với đơn hàng này, công ty chúng tôi chấp nhận mức chiết khấu 10% nhưng hy vọng công ty Technology sẽ xem xét lại điều khoản này cho các giao dịch tiếp theo)

The goods should be packed in custom export, 100 units packed in a wooden crate.

(Hàng hóa nên được đóng gói theo tập quán xuất khẩu, 100 đơn vị đóng trong thùng gỗ)We look forward to receiving your confirmation of our order soon.

(Chúng tôi hy vọng nhận được thư xác nhận đơn hàng này từ ngài sớm)

Yours sincerely,

Nguyen Minh Anh

General Director

Enc. Order No.BE81

Mẫu số 2

Nam Anh Company

28 Lang Ha, Hanoi

Tel: 987654321

15 November 2022

Technology Co., Ltd

56 Highland Street

Tokyo

Japan

Dear Sirs

I would like to place a trial order for the Sony televisions we discussed at the trade show last month. Please find enclosed order No.70 for 300 Sony televisions, at USD300.00 per unit, CIF Haiphong port. In addition, there are some following points that we need to remind you:

(Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng thử cho tivi Sony mà chúng ta đã thảo luận ở triển lãm thương mại tháng trước. Chúng tôi đã đính kèm đơn đặt hàng số 70 cho 300 chiếc tivi Sony, giá CIF Hải phòng, 300 đô la Mỹ. Bên cạnh đó, có một vài điểm sau mà chúng tôi muốn công ty ngài chú ý:)

Delivery is to be made in one lot by the beginning of January in time for the Lunar New Year sales period.

(Hàng phải được giao vào một chuyến vào đầu tháng 1 để kịp bán vào dịp Tết âm lịch)

Payment is to be made in US dollars, by irrevocable letter of credit at sight, to be opened through Vietcombank, 15 days before the shipment, valid for 45 days, to the account at West Bank, London, in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped.

(Thanh toán bằng đô-la Mỹ, bằng tín dụng thư không hủy ngang, trả tiền ngay, được mở qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 15 ngày trước ngày giao hàng, có giá trị 45 ngày vào tài khoản ngân hàng NatWest, thành phố Luân-đôn cho người bán được hưởng toàn bộ giá trị hàng hóa sẽ được giao)

We would appreciate it if you could give us a 5% discount on the purchases of such a large quantity.

(Với số lượng đơn hàng lớn như vậy, chúng tôi đề nghị quý công ty hãy dành cho chúng tôi khoản chiết khấu 5%)

We look forward to receiving your letter of confirmation soon and hope that the processing of this first order will lead to a good business relationship between the two companies.

(Chúng tôi hi vọng sớm nhận được thư xác nhận đơn hàng của công ty và việc thực hiện tốt đơn hàng này sẽ đánh dấu sự khởi đầu tốt đẹp của quan hệ buôn bán giữa bên)

Yours sincerely,

Nguyen Minh Anh

General Director

Enc. Order No.70

Mẫu số 3

Nam Anh Company

28 Lang Ha, Hanoi

Tel: 987654321

15 November 2022

Technology Co., Ltd

56 Highland Street

Tokyo

Japan

Dear Sirs

We thank you for your offer No.OF/256 of 30 December for LB2500 laser printers and are pleased to enclose our order No.PO/310 for 400 LB2500 laser printers as per catalogue and price list enclosed with your offer. In addition, we would like to make some confirmation on the following points:

(Chúng tôi cảm ơn quý ngài vì thư chào hàng số 256 vào ngày 30/12 cho máy in laser LB2500 và rất vui mừng gửi kèm thư này đơn đặt hàng số 310 đặt mua 400 máy in laser theo ca-ta-lô trong thư chào hàng. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng muốn xác nhận lại một thông tin sau:)

Each printer must be delivered in custom export packing, one printer in one cartoon as we agreed in the last meeting.

(Mỗi máy in phải được vận chuyển theo tập quán xuất khẩu, 1 máy in vào 1 thùng carton như hai bên đã thỏa thuận trong buổi họp lần trước)

Delivery is to be made by the end of February and we reserve the right to refuse the goods after that time.

(Hàng phải được giao vào 1 chuyến vào cuối tháng 2, nếu chậm hơn chúng tôi có quyền từ chối nhận hàng)

Payment is to be made in Pound sterling, by irrevocable letter of credit, to be opened at Ireland Bank, in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped.

(Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng thư tín dụng không hủy ngang mở tại Ngân hàng Ai-len cho người bán hưởng 100% giá trị lô hàng sẽ được giao)

We have decided to accept the 5% trade discount you offered, documents against payment for this order. However, we would be grateful if you could review these two terms for the following orders.

(Chúng tôi chấp nhận khoản chiết khấu thương mại 5% cho đơn hàng này và thanh toán trê cơ sở thanh toán đổi chứng từ. Tuy nhiên chúng tôi hy vọng ngài xem xét lại hai điều khoản này cho những đơn hàng tiếp theo)

We hope that this order will live up to our expectations and look forward to receiving your confirmation of the order soon.

(Chúng tôi hi vọng sớm nhận được thư xác nhận đơn hàng của công ty và đơn hàng này sẽ đáp ứng mong đợi của chúng tôi)

Yours sincerely,

Nguyen Minh Anh

Giám đốc Tổng

Enc. Đơn hàng Số 70

Tóm tắt

1. “Sổ tay Oxford về Thư Tín Thương Mại.” A. Ashley

2. “Ngôn ngữ của Thư Tín Thương Mại bằng tiếng Anh.” Nguyễn

   Trọng Đàn