Buzz
So what does a complete structure of an English leave request email include? Let's learn from Mytour how to write an email through various professional leave request phrases in English below.
1. What is an English leave request email?
Email xin nghỉ phép là thư điện tử của nhân viên nhằm thông báo cho cấp trên về việc nghỉ làm vì lý do cụ thể. Những email này giúp cấp trên nắm được tình hình nhân sự và sắp xếp vị trí, phân bổ lượng công việc phù hợp sao cho không ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Reasons why it's necessary to write a professional leave request email in English
Một số lý do cần viết email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp:
- Thực hiện đúng quy trình: Một số công ty có quy định riêng về thời gian và thủ tục xin nghỉ phép. Nếu không viết email, đồng nghĩa với bạn đã nghỉ mà không có sự đồng ý của cấp trên.
- Không ảnh hưởng đến tiến độ công việc: Bạn nên gửi email xin nghỉ phép càng sớm càng tốt, đặc biệt cho những kỳ nghỉ phép dài ngày để cấp trên không rơi vào thế bị động khi quản lý nhân viên và phân chia nguồn lực. Đồng thời cũng thể hiện trách nhiệm của bạn đối với công việc, đồng nghiệp và sự tôn trọng với sếp.
- Tránh hiểu lầm: Một bản email xin nghỉ phép đóng vai trò như một bản ghi chép chính thức, là bằng chứng cho việc bạn đã thông báo về việc nghỉ phép. Điều này rất quan trọng nếu có tranh chấp hoặc hiểu lầm phát sinh như khi chỉ thông báo qua lời nói hoặc tin nhắn.
2. Structure of an English leave request email
Structure of an English leave request email
2.1. Concise subject line
The subject should be concise and notify about the leave to avoid supervisors inadvertently missing it, for example:
- Subject: Request for Emergency Leave (Tiêu đề: Yêu cầu nghỉ phép đột xuất)
- Subject: [Tên của bạn] - Request leave of absence (Tiêu đề: [Tên của bạn] - Yêu cầu nghỉ phép)
- Subject: [Tên đơn xin nghỉ phép] - [Tên của bạn] (Tiêu đề: [Tên đơn xin nghỉ phép] - [Tên của bạn]
2.2. Opening (Introduction)
Start the leave request with formal greetings. Ensure you have sent it to all relevant authorities such as HR Department, Department Head, Team Leader, etc.
- Dear Ms./Mr./Mrs. [Tên người nhận], (Thân gửi Chị/Ông/Bà [Tên người nhận],)
- Dear [Tên người nhận], (Thân gửi [Tên người nhận],)
- Hi [Tên người nhận], (Chào [Tên người nhận],)
2.3. Main Content
In the main content section, be brief and specific, mentioning the reason and duration of your absence and whether you are including any supporting documents.
- Mục đích của đơn, lý do và thời gian nghỉ phép:
- I’m writing this email to request a [số ngày] day leave of absence for [lý do nghỉ phép]. (Tôi viết email này để yêu cầu [số ngày] nghỉ vì [lý do]).
- Trách nhiệm khi nghỉ và bàn giao công việc (nếu cần):
- I have discussed with my team, and [Tên đồng nghiệp] has agreed to cover the [nhiệm vụ] that I am responsible. (Tôi đã thảo luận với nhóm, và [Tên đồng nghiệp] đã đồng ý phụ trách [nhiệm vụ] mà tôi chịu trách nhiệm.]
- Đề xuất và cảm ơn:
- Kindly excuse my absence from [Ngày] to [Ngày]. I appreciate your understanding and approval. (Xin thứ lỗi cho sự vắng mặt của tôi từ [Ngày] đến [Ngày]. Tôi trân trọng sự thấu hiểu và chấp thuận của bạn.)
2.4. End (Conclusion)
Conclude the email with formal farewells such as:
- Best Regards, (Trân trọng,)
- Yours sincerely, (Trân trọng,)
- Yours truly, (Trân trọng,)
Dù có vẻ không quan trọng nhưng đơn xin nghỉ phép luôn cần được viết một cách chuyên nghiệp. Cách xin nghỉ phép bằng tiếng Anh phần nào cũng sẽ ảnh hưởng đến đánh giá của cấp trên về phong cách làm việc của bạn. Vì thế, hãy tuân thủ cấu trúc trên và kiểm tra chính tả thật kỹ trước khi gửi nhé!
3. Vocabulary in English Leave Requests
3.1. General Vocabulary
- Absence /ˈæbsəns/ (n): Sự vắng mặt, đi vắng
- Accept /əkˈsept/ (v): Đồng ý, chấp nhận
- Approval /əˈpruːvl/ (n): Sự chấp thuận, sự phê duyệt
- Documentation /ˌdɒkjumenˈteɪʃn/ (n): Tài liệu, giấy tờ
- Notification /ˌnəʊtɪfɪˈkeɪʃn/ (n): Thông báo
- Unexpected /ˌʌnɪkˈspektɪd/ (adj): Bất ngờ, không lường trước được
3.2. Names of English Leave Request Templates
Names of English Leave Request Templates
- Annual Leave Application: Đơn xin nghỉ phép năm
- Bereavement Leave Application: Đơn xin nghỉ tang chế
- Emergency Leave Application: Đơn xin nghỉ phép đột xuất
- Medical Leave Application: Đơn xin nghỉ phép y tế
- Maternity Leave Application: Đơn xin nghỉ phép thai sản
- Personal Leave Application: Đơn xin nghỉ phép cá nhân
- Sick Leave Application: Đơn xin nghỉ ốm
- Unpaid Leave Application: Đơn xin nghỉ phép không lương
3.3. Vocabulary on Responsibilities and Handover of Work
- Assistance /əˈsɪstəns/ (n): Sự hỗ trợ, giúp đỡ
- Assurance /əˈʃʊərəns/ (n): Sự đảm bảo
- Complete /kəmˈpliːt/ (v): Hoàn thành, hoàn tất
- Duty /ˈdjuːti/ (n): Nhiệm vụ, nghĩa vụ
- Respond /rɪˈspɒnd/ (v): Trả lời, phản hồi
- Responsibility (for sth) /rɪˌspɒnsəˈbɪləti/ (n): Trách nhiệm
- Task /tɑːsk/ (n): Nhiệm vụ, việc phải làm
4. Common Phrases Used in English Leave Request Emails
4.1. Notifying Reasons for Leave
- I am requesting a personal day off from work on [thời gian]. (Tôi xin nghỉ làm vì lý do cá nhân vào [thời gian].)
- Due to [lý do], I was unable to attend work on [thời gian]. (Vì [lý do] nên tôi không thể tham gia công việc vào [thời gian].)
- Please accept this letter as formal notification that I was unable to attend work on [thời gian] due to [lý do]. (Vui lòng chấp nhận lá thư này như một thông báo chính thức rằng tôi không thể tham gia công việc vào [thời gian] do [lý do].)
- I'm writing this email to inform you that on [thời gian] I am absent from work due to unexpected [lý do]. (Tôi viết email này để thông báo với bạn rằng ngày [thời gian] tôi vắng mặt vì [lý do] đột xuất.)
- I hope this email finds you well. I am writing to inform you that I will be on an [sự kiện] from [start date] to [end date]. (Hi vọng bạn vẫn khỏe. Tôi viết thư này để thông báo với bạn rằng tôi sẽ tham gia một [sự kiện] từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc].)
Some English Leave Request Phrases
4.2. Responsibilities or Work Handover on Leave Days
- I ensure that any unfinished work is appropriately handed over to my teammates or completed in advance. (Tôi đảm bảo rằng mọi công việc còn dang dở đều được bàn giao phù hợp cho đồng đội của mình hoặc hoàn thành trước.)
- I will remain reachable via email at [email protected] during this time. (Tôi vẫn có thể liên hệ được qua email tại [email protected] trong thời gian này.)
- I have arranged with đồng nghiệp] to back me up during working hours, and I will call to check with her to see if there is anything urgent that I need to follow up on. (Tôi đã sắp xếp với [đồng nghiệp] để hỗ trợ tôi trong giờ làm việc và tôi sẽ gọi điện để kiểm tra với cô ấy xem có việc gì khẩn cấp cần giải quyết không.)
- For urgent matters, please contact [Tên đồng nghiệp] at [Email]. They will be able to assist you while I am out of the office. (Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ [Tên đồng nghiệp] tại [Email]. Họ sẽ có thể hỗ trợ bạn khi tôi vắng mặt tại nơi làm việc.)
- In my absence, please reach out to [Tên đồng nghiệp] at [Gmail], who will be handling my responsibilities. (Khi tôi vắng mặt, vui lòng liên hệ với [Tên đồng nghiệp] theo [Gmail], người sẽ chịu trách nhiệm xử lý trách nhiệm của tôi.)
4.3. Proposals and Thank You Notes
- Thank you for your understanding and approval. (Cảm ơn sếp đã hiểu và chấp thuận.)
- I appreciate your assistance in this situation, and I look forward to returning to work as soon as possible. (Tôi trân trọng sự hỗ trợ của bạn trong trường hợp này và tôi mong muốn được trở lại làm việc càng sớm càng tốt.)
- Please let me know if I can provide any further information or documentation from [hospital/ physician’s office]. (Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể cung cấp thêm bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào từ [bệnh viện/văn phòng bác sĩ].)
5. Professional English Leave Request Templates
Professional English Leave Request Templates
5.1. Unexpected Leave Request in English
Subject: Urgent Leave Request Due to Unforeseen Circumstances
Dear Mr. John Kennedy,
I trust this email finds you well. I am writing to request urgent leave from work due to unforeseen family matters that demand my immediate attention. I apologize for the short notice and any inconvenience this may cause the team.
I have already discussed this with Ryan, who assured me he can handle my tasks and attend client meetings during my absence. If needed, I am prepared to delegate responsibilities or provide guidance to all team members before my departure.
Thank you for your understanding and prompt response to this matter.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Contact Information]
5.2. Sample Sick Leave Email in English
Subject: Sick Leave Application - James Brown
Dear HR Department and Mr. Dan Nguyen,
I trust this email finds you well. I'm writing to let you know that I will be absent from work today, March 17, 2024, due to an unexpected case of dengue fever. My symptoms include high fever and fatigue, necessitating immediate medical attention.
I apologize for any inconvenience my absence may cause. I assure you that I will complete the current tasks upon my return. For urgent matters, please contact Ms. Rachel at [email protected]. She will be able to assist you while I am away from the office.
Thank you for your understanding and approval.
Best regards,
[Your Name]
[Your Role]
[Your Contact Details]
5.3. Thư xin nghỉ phép để đi du lịch bằng tiếng Anh
Chào anh Jeff Johnson,
Kính chào anh. Tôi viết thư này để chính thức xin nghỉ làm để đi du lịch cùng gia đình từ ngày 20 tháng 6 năm 2024 đến ngày 25 tháng 6 năm 2024.
I ensure that all my duties are covered while I am away. I have briefed my team on crucial tasks and will be accessible via email for any urgent matters requiring my attention.
Please inform me of any specific procedures I need to follow or if there are any concerns regarding my request.
Thank you for considering my request. I eagerly anticipate returning to work revitalized after my vacation.
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Role]
[Your Contact Details]
Bạn đã hoàn thành việc tìm hiểu từ A đến Z về cách viết email xin nghỉ và các mẫu câu xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
