Buzz
Memo (viết tắt của Memorandum) là một loại văn bản thường xuyên được sử dụng trong các doanh nghiệp sử dụng tiếng Anh vì tính tiện lợi, ứng dụng cao. Đây sẽ là văn bản học viên cần làm quen và luyện tập viết thành thạo nếu muốn làm việc trong những môi trường chuyên nghiệp này. Tại bài viết này, tác giả sẽ cung cấp những thông tin tổng quan và cách viết một Memo hoàn chỉnh.
Key-takeaways |
|---|
|
What is Memo?
Memo thường được sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp của các công ty sử dụng tiếng Anh và đã trở thành một văn bản quen thuộc không thể thiếu trong công việc vận hành hằng ngày của các doanh nghiệp này.
Cases of using Memo
Memo có thể được coi như một phiên bản bớt chính thức hơn của email, được sử dụng bởi quản lý hoặc nhân viên trong một số trường hợp, các thông báo được đưa ra trên Memo thường là:
Lời nhắc tham dự sự kiện, cuộc họp;
Thông báo về thay đổi nhỏ trong quy trình làm việc;
Nhắc nhở những công việc cần làm ngay;
Giao tiếp giữa những doanh nghiệp đã hợp tác lâu dài.
Ví dụ: Thông báo về việc sửa đổi quy định sử dụng cơ sở vật chất chung của phòng ban
Memo thường được gửi qua các kênh online như email hoặc các kênh giao tiếp riêng của doanh nghiệp.
How to write a complete Memo
Lưu ý, khi viết Memo, học viên nên viết bằng ngôn ngữ trang trọng, tránh sử dụng văn nói và các ngôn ngữ giao tiếp suồng sã. Việc này sẽ làm tăng tính thuyết phục của bản ghi chú.
Một Memo hoàn chỉnh thường bao gồm 5 phần:
Header
Giới thiệu
Thông tin chính
Việc cần làm
Kết luận.
Tại phần này, học viên theo dõi cách viết theo ví dụ sau:
Notice on cleaning the common work area - Thông báo về việc dọn dẹp khu vực làm việc chung |
|---|
Header
Phần header của một Memo bao gồm tên thông báo, người gửi, người nhận và ngày gửi:
Cleaning the common work area Date: March 24, 2023 To: Marketing department employees From: Trung Nguyen - Marketing manager |
Dọn dẹp khu vực làm việc chung Ngày gửi: 24 tháng Ba, 2023 Đến: Nhân viên phòng Marketing Từ: Trung Nguyen - Trưởng phòng Marketing |
Introduction
Tại phần giới thiệu, học viên nên viết một đoạn văn ngắn khoảng 2-3 câu giải thích tại sao Memo được gửi đi và làm nổi bật vấn đề chính cần được giải quyết cũng như các ý chính cần lưu ý:
This memo is to inform you that changes must be done to solve the problem of our heavily messy workspace. The memo contains a to-do list and deadlines in which this task must finish. |
Memo này dùng để thông báo đến nhân viên về việc giải quyết vấn đề liên quan tới khu vực làm việc chung đang bừa bộn. Memo bao gồm danh sách những công việc cần làm và thời gian hoàn thành chúng |
Main Information
Tại đây, học viên cần giải thích rõ hơn về nguyên nhân cho sự thay đổi hoặc công việc cần được làm. Phần thông tin chính cần đảm bảo hai tiêu chí là ngắn gọn và đầy đủ. Việc này sẽ giúp thông tin đến người nhận được rõ ràng, nhanh chóng và thuyết phục hơn:
As you may know, Ms. Cane, our janitor is on maternity leave and we have not been able to find a new one due to the heavy workload of our last campaign. This, alongside excessive use of the common work area in the past week, have led to an unacceptable mess, which directly affected our office view and work productivity. Therefore, I suggest we take this problem into our own consideration. |
Như mọi người đã biết, cô lao công Cane đang trong kỳ nghỉ thai sản và chúng ta chưa tìm được một người mới do khối lượng công việc chồng chất của chiến dịch vừa qua. Việc này cộng với tần suất sử dụng khu vực chung tăng cao trong tuần qua đã khiến khu vực chung trở nên bừa bộn vô cùng, làm mất mỹ quan và ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Vì thế, tôi đề xuất chúng ta tự giải quyết vấn đề này. |
Tasks to Accomplish
Sau khi đã đưa ra đầy đủ các thông tin về vấn đề, học viên cần thông báo đến người nhận Memo những đầu việc cần làm một cách ngắn gọn bằng cách sử dụng các gạch đầu dòng, cùng với một mốc thời gian mà công việc đó cần được hoàn thành.
Lưu ý, những đầu việc cần làm nên viết các cụm từ, tránh viết câu hoàn chỉnh:
Below are the tasks that must be done and deadlines:
These tasks must be done before we leave for the weekend on Saturday afternoon. |
Dưới đây là những công việc cần làm và deadline:
Các công việc này cần hoàn thành vào chiều thứ Bảy trước khi văn phòng nghỉ cuối tuần |
Conclusion
Ở phần này, học viên nêu ra ngắn gọn một vài lưu ý khác người nhận cần biết khi thực hiện theo Memo, ví dụ như người giám sát công việc hoặc một số tài liệu đi kèm:
Sarah from Planning will keep track of the work. Cleaning utensils will be borrowed from downstairs, make sure to return them after the work is done. If you have any questions or suggestions, please respond to me directly. |
Sarah từ phòng Kế hoạch sẽ theo dõi công việc này. Dụng cụ dọn rửa được mượn từ tầng dưới, hãy trả lại họ sau khi xong việc. Nếu có câu hỏi hay đề xuất gì, hãy reply tôi trực tiếp. |
Vocabulary Related to Memo
Written message: danh từ - Thông báo bằng văn bản
My boss never sends written message, she use voice notes
Sếp tôi không bao giờ gửi thông báo bằng văn bản, cô ấy thích ghi âm
Internal communication: danh từ - Truyền thông nội bộ
Internal communication is a subcategory of HR
Truyền thông nội bộ là một ngạch nhỏ của HR
Deadline: danh từ - Hạn chót
The deadline for the internship submission is March 31
Hạn chót để ứng tuyển thực tập là ngày 31 tháng Ba
Proofread: động từ - Kiểm tra (sau khi viết)
I carefully proofread the essay before turning it in
Tôi kiểm tra lại bài văn cẩn thận trước khi gửi
Formal language: danh từ - Ngôn ngữ trang trọng
You must use formal language when writing a business proposal
Bạn phải dùng ngôn ngữ trang trọng khi viết một bản đề xuất kinh doanh
Conclusion
Nguồn tham khảo:
Forsey, Caroline. “How to Compose a Memo [Example & Template].” Hubspot.com, 2019, blog.hubspot.com/marketing/how-write-memo.
“Memo - Explanation, Definition & Similar Terms.” Vocabulary.com, www.vocabulary.com/dictionary/memo.
Study.com, 2023, study.com/learn/lesson/parts-memo-purpose-content-structure.html.
