Buzz
Việc nắm vững cách tìm và loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm trong quá trình phân tích và tính toán. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đảm bảo giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và duy trì độ chính xác của dữ liệu. Ngoài ra, bài viết còn hướng dẫn cách xóa bộ lọc trùng lặp và cách loại bỏ giá trị trùng lặp (Duplicate Value) trong Excel. Hãy tham khảo ngay!
Cách tìm và kiểm tra dữ liệu trùng lặp trong Excel
Dữ liệu trùng lặp có thể gây phiền toái khi bạn làm việc với các bảng tính lớn. Ngay cả việc sử dụng các hàm như Vlookup cũng không hiệu quả trong việc kiểm tra dữ liệu trùng lặp. May mắn thay, vẫn có cách để bạn có thể kiểm tra và loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel một cách hiệu quả.
Tìm và kiểm tra dữ liệu trùng lặp trong Excel bằng cách sử dụng hàm COUNTIF
Hàm COUNTIF trong Excel được sử dụng để xác định các ô dữ liệu đáp ứng một tiêu chí cụ thể. Bạn có thể áp dụng hàm này để lọc ra các dữ liệu trùng lặp theo cách sau:
=IF(COUNTIF(phạm vi bảng tính, ô dữ liệu cần kiểm tra) điều kiện, 'Dup', '')
Trong đó:
- Phạm vi bảng tính là khoảng dữ liệu bạn cần kiểm tra xem có dữ liệu nào trùng lặp hay không.
- Ô dữ liệu cần kiểm tra là ô chứa dữ liệu mà bạn muốn xác định có bị trùng lặp hay không.
- Điều kiện ở đây là tiêu chí lọc dữ liệu trùng lặp, ví dụ như nếu dữ liệu xuất hiện nhiều hơn một lần thì sẽ được coi là trùng lặp.
- 'Dup' là câu lệnh xuất ra nếu dữ liệu đáp ứng điều kiện lọc. Bạn có thể thay thế bằng các câu lệnh khác như 'Trùng lặp' hoặc 'Giống nhau'.
Sử dụng Định dạng Điều kiện (Conditional Formatting) để tìm và kiểm tra dữ liệu trùng lặp trong Excel
Các bước thực hiện chi tiết như sau:
- Bước 1: Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra xem có trùng lặp hay không.
- Bước 2: Trên thanh công cụ của Excel, lần lượt chọn Home Ribbon > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Duplicate Values.
- Bước 3: Khi hộp thoại Duplicate Values xuất hiện, bạn chỉ cần chọn định dạng hiển thị cho các dữ liệu trùng khớp (ví dụ như hộp màu vàng với chữ đậm) và nhấn OK. Lúc này, tất cả các dữ liệu trùng lặp sẽ được làm nổi bật.
3 cách xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel cực đơn giản và nhanh chóng
Sau khi đã xác định được cột nào chứa dữ liệu trùng lặp thông qua các bước kiểm tra, đã đến lúc loại bỏ chúng khỏi bảng tính của bạn. Một lưu ý quan trọng trước khi sử dụng tính năng xóa trùng lặp (Remove Duplicates) trong Excel, bạn cần sao lưu dữ liệu gốc và dán sang một trang tính mới. Điều này giúp bạn dễ dàng truy cập lại dữ liệu cũ và tránh mất thông tin nếu cần thiết.
Xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel bằng công cụ Remove Duplicates
Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách loại bỏ giá trị trùng lặp (Duplicate Value) trong Excel bằng cách sử dụng tính năng Remove Duplicates. Các thao tác để xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel bằng công cụ này được thực hiện như sau:
- Bước 1: Trên thanh công cụ Data Tools, bạn nhấp chọn Remove Duplicates.
- Bước 2: Chọn cột dữ liệu chứa nội dung trùng lặp cần xóa, hoặc bạn có thể nhấn Select All nếu muốn quét và xóa toàn bộ các giá trị trùng khớp.
- Bước 3: Nhấn OK và các dữ liệu trùng lặp sẽ được xóa tự động.
Xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel bằng công cụ Advanced Filter
Advanced Filter là một tính năng hữu ích trong Excel, cho phép bạn lọc và loại bỏ dữ liệu trùng lặp một cách hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Advanced Filter để xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel:
Bước 1: Xác định các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn loại bỏ trùng lặp. Sắp xếp dữ liệu theo cột hoặc nhóm cột mà bạn muốn sử dụng để xác định các bản ghi trùng lặp.
Bước 2: Mở công cụ Advanced Filter, chọn một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu bạn muốn lọc. Sau đó, vào tab Data và nhấp vào nút Advanced.
Bước 3: Thiết lập các điều kiện lọc.
- Trong hộp thoại Advanced Filter, chọn List Range là vùng dữ liệu bạn muốn lọc.
- Chọn Criteria Range là một vùng trống có số cột tương ứng với vùng dữ liệu.
- Trong cột đầu tiên của Criteria Range, nhập giá trị 1 để xác định cột đầu tiên trong vùng dữ liệu là cột cần lọc.
- Bạn có thể bỏ qua các cột khác trong Criteria Range nếu không muốn lọc theo chúng.
- Nhấp vào nút OK để áp dụng.
Bước 4: Chọn hành động lọc dữ liệu.
- Trong hộp thoại Advanced Filter, chọn to another location.
Trong ô to, nhập địa chỉ ô nơi bạn muốn lưu kết quả lọc. - Chọn Unique records only để chỉ sao chép các bản ghi không trùng lặp.
Nhấp vào nút OK để hoàn tất.
Như vậy, bạn đã hoàn thành việc loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel. Kết quả là chỉ còn lại các bản ghi duy nhất được sao chép đến vị trí mà bạn đã chỉ định.
Xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel bằng cách sử dụng Pivot Table
Bạn có thể kết hợp PivotTable với các tính năng khác của Excel để loại bỏ dữ liệu trùng lặp. Các bước thực hiện chi tiết như sau:
Bước 1: Tạo PivotTable bằng cách chọn vùng dữ liệu cần loại bỏ trùng lặp -> Vào tab Insert -> Nhấp vào nút PivotTable -> Chọn vị trí đặt PivotTable -> Kéo các trường dữ liệu cần hiển thị vào các vùng Rows, Columns và Values của PivotTable.
Bước 2: Loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel bằng cách nhấp chuột phải vào một trường dữ liệu trong vùng Rows, Columns hoặc Values -> Chọn Filter -> Chọn Show items with value -> Bỏ chọn các giá trị trùng lặp trong danh sách hiển thị.
Chỉ với hai bước đơn giản, bạn đã có thể dễ dàng loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel bằng cách sử dụng Pivot Table.
Lợi ích của việc kiểm tra và cách loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel
Việc lọc và xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel (Excel remove duplicates) được thực hiện thường xuyên bởi các nhân viên kế toán, thư ký và thủ quỹ trong công ty. Tính năng này rất được ưa chuộng và là một trong những kỹ năng không thể thiếu khi bạn muốn thành thạo Excel. Lý do là vì việc kiểm tra và loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel mang lại nhiều lợi ích sau đây.
Thứ nhất, bạn có thể quản lý danh sách thông tin khách hàng một cách chính xác hơn. Nếu chẳng may có dữ liệu bị trùng lặp, việc truy xuất thông tin khách hàng sẽ trở nên phức tạp và có nguy cơ dẫn đến sai sót nghiêm trọng. Do đó, thao tác lọc dữ liệu trùng khớp được áp dụng để giải quyết vấn đề này.
Thứ hai, bạn có thể quản lý danh sách chi tiêu cá nhân hoặc ngân sách công ty một cách chính xác hơn. Đặc biệt trong việc quản lý ngân sách chi tiêu của các công ty lớn, việc loại bỏ dữ liệu trùng lặp càng trở nên quan trọng nếu bạn muốn lọc chính xác hoặc đơn giản là sao chép và dán bảng dữ liệu để mở rộng thông tin.
Cách tắt tính năng lọc trùng trong Excel
Bên cạnh việc tìm và loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel, cách tắt tính năng lọc trùng cũng được nhiều nhân viên văn phòng quan tâm và sử dụng thường xuyên. Dưới đây, Mytour sẽ hướng dẫn bạn cách tắt tính năng lọc trùng trong Excel.
Có hai cách phổ biến nhất để tắt tính năng lọc trùng trong Excel:
Cách tắt lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng nút Clear All Filters
Để tắt chế độ lọc trùng trong Excel, bạn nhấp vào nút Clear All Filters trên tab Data. Nút này sẽ xóa toàn bộ các bộ lọc đang được áp dụng trên bảng tính hiện tại, bao gồm cả lọc trùng lặp.
Cách tắt lọc trùng nhau trong Excel bằng phím tắt
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + End để xóa toàn bộ các bộ lọc đang được áp dụng trên bảng tính hiện tại.
Ngoài ra, bạn có thể thực hiện cách tắt lọc trùng nhau trong Excel cho từng cột riêng lẻ như sau:
- Nhấp vào mũi tên thả xuống trong ô tiêu đề của cột đang áp dụng bộ lọc trùng lặp.
- Bỏ chọn Data Filter để tắt lọc.
Kết luận
Trên đây là những thủ thuật mới nhất hướng dẫn cách kiểm tra và loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel mà bạn có thể áp dụng và thực hành ngay lập tức cách loại bỏ trùng lặp trong Excel. Chúc bạn thành công!
