Xoay ca là gì? Cách tổ chức lịch làm việc xoay ca sao cho hợp lý?

Chắc hẳn bạn đã bắt gặp thuật ngữ xoay ca trong các tin tuyển dụng, mô tả công việc hoặc trong những câu hỏi khi tham gia phỏng vấn. Vậy xoay ca là gì? Làm sao để quản lý nhân viên xoay ca một cách hợp lý? Hãy cùng Mytour khám phá bài viết này để hiểu rõ hơn về khái niệm và cách thức áp dụng xoay ca trong công việc nhé!

I. Tìm hiểu về ca làm việc và khái niệm xoay ca

Trước khi tìm hiểu về khái niệm xoay ca, chúng ta cần nắm vững định nghĩa về ca làm việc. Ca làm việc là khoảng thời gian mà người lao động nhận công việc và hoàn thành nó, bao gồm cả thời gian nghỉ giải lao như nghỉ trưa hay nghỉ giữa giờ.

Thông thường, đối với công việc hành chính, ca làm việc kéo dài 8 tiếng với 1 tiếng nghỉ trưa, từ 8h sáng đến 5h chiều. Còn trong ngành dịch vụ, như nhà hàng – khách sạn, sẽ chia thành 2 ca: sáng từ 6h đến 14h và chiều từ 14h đến 22h.

Vậy công việc xoay ca là gì? Công việc xoay ca có nghĩa là người lao động làm việc không theo giờ giấc cố định trong một tuần. Công việc này thường xuất hiện trong các ngành như nhà hàng, khách sạn, với các ca làm việc fulltime 8 tiếng hoặc part-time 6 tiếng, 4 tiếng.

Một ví dụ đơn giản về khái niệm xoay ca: nếu bạn làm việc tại một quán cà phê, trong tuần bạn có thể làm 3 ngày ca sáng từ 6h đến 14h và 3 ngày ca tối từ 14h đến 22h, cuối tuần có thể làm ca gãy 6 tiếng hoặc 4 tiếng. Sự thay đổi giờ làm ca giữa các ngày trong tuần hoặc tháng chính là công việc theo lịch xoay ca.

II. Tìm hiểu về ca gãy và thời gian làm việc của ca gãy?

Khi đăng ký ca làm việc, bạn có thể gặp trường hợp nhân viên chọn ca gãy. Ca gãy có nghĩa là người lao động không làm đủ 8 tiếng liên tục mà chia thành 2 ca, ví dụ sáng làm 4 tiếng và chiều làm 4 tiếng, hoặc sáng 3 tiếng và chiều 5 tiếng. Trong trường hợp thiếu nhân sự, người lao động cũng có thể làm tăng ca với ca gãy, ví dụ làm sáng từ 6h đến 14h, rồi tăng ca chiều từ 17h đến 22h.

Khi thiết lập ca gãy, bạn cần lưu ý rằng ca gãy ít nhất phải kéo dài 3 tiếng và tối đa 5 tiếng trong mỗi buổi làm, sao cho tổng thời gian hai buổi làm vẫn đủ 8 tiếng cho người lao động. Với nhân viên part-time, bạn có thể linh hoạt sắp xếp ca gãy theo yêu cầu của họ và thời gian làm việc tối đa cho vị trí này.

III. Tại sao cần làm việc theo ca xoay?

Tại sao công việc cần được sắp xếp theo lịch xoay ca? Đây là câu hỏi mà nhiều nhà quản lý đặt ra, để hiểu rõ hơn, bạn hãy tiếp tục theo dõi phần tiếp theo nhé!

1. Do đặc thù công việc

Tính chất công việc đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng và điều phối nhân sự. Không phải tự nhiên mà các mô tả công việc yêu cầu lịch xoay ca, vì nhiều công việc cần hoạt động liên tục 24/7, hoặc làm việc vào các ngày lễ, cuối tuần, do đó cần áp dụng lịch xoay ca để duy trì chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

2. Đảm bảo sức khỏe và hiệu quả công việc của nhân viên

Nhân lực là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Để công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc bảo vệ sức khỏe của nhân viên là rất quan trọng. Bạn không thể yêu cầu nhân viên làm việc quá giờ hoặc kéo dài suốt thời gian hoạt động của cửa hàng, vì thế việc áp dụng lịch xoay ca là rất cần thiết.

Khi sức khỏe của nhân viên được bảo đảm và thời gian làm việc được phân bổ hợp lý, chất lượng công việc và hiệu quả kinh doanh của bạn sẽ tốt hơn, góp phần đạt được thành công lớn.

3. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

Trong bộ phận nhân sự, có thể có nhân viên làm full-time và part-time. Việc phân chia ca làm hợp lý giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Ví dụ, nếu công việc vào buổi tối ít hơn buổi sáng, bạn có thể phân công nhân viên part-time thay vì full-time, vì mức lương và thời gian làm việc của hai vị trí này khác nhau.

Đây là cách giúp bạn tối ưu hóa thời gian sử dụng nhân sự. Trong những khung giờ ít khách, bạn có thể giảm bớt số nhân viên làm việc, còn vào giờ cao điểm thì tăng cường nhân lực. Việc luân phiên ca làm sẽ mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp.

4. Do nhu cầu công việc

Các ngành nghề cần áp dụng lịch xoay ca gồm có nhà hàng, khách sạn, F&B, và nguồn nhân lực chủ yếu là các bạn sinh viên trẻ. Làm việc theo ca giúp tối ưu hóa thời gian cho cả người lao động và nhà tuyển dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm nhân lực.

Do đó, việc tuyển dụng không bị giới hạn, ngay cả sinh viên đang học vẫn có thể tham gia. Khi các bạn sinh viên vừa học vừa làm, lịch xoay ca là giải pháp hiệu quả giúp họ linh hoạt thay đổi ca làm mà vẫn đảm bảo thu nhập.

IV. Những đối tượng nào phù hợp với công việc xoay ca?

Khi tìm hiểu về lý do cần áp dụng lịch xoay ca, chúng ta có thể nhận thấy những công việc đòi hỏi phải có lịch làm việc linh động. Tuy nhiên, ai là đối tượng phù hợp nhất với công việc này? Công việc xoay ca yêu cầu bạn phải thay đổi lịch làm việc, có thể làm sáng hoặc tối, và thường được áp dụng trong các ngành như nhà hàng, khách sạn hay F&B.

• Trong ngành nhà hàng – khách sạn, các vị trí như lễ tân, nhân viên bếp, nhân viên quầy bar, phục vụ, thu ngân, nhân viên dọn phòng, bảo vệ… cần phải làm việc theo ca để đảm bảo chất lượng phục vụ và hỗ trợ nhau hiệu quả.
• Ngành F&B rất phù hợp với các bạn sinh viên muốn kiếm thêm thu nhập trong thời gian học. Công việc này giúp các bạn tận dụng được thời gian và cân bằng giữa việc học và làm.

V. Các cách chia lịch làm việc ca gãy và xoay là gì?

Có nhiều phương pháp khác nhau để phân chia ca làm việc và điều phối nhân sự sao cho phù hợp với tiến độ công việc của doanh nghiệp. Hãy cùng Mytour khám phá những cách thức chia ca hiệu quả nhé!

1. Căn cứ vào mục tiêu kinh doanh

Mỗi doanh nghiệp đều có mục tiêu kinh doanh riêng biệt và có những yêu cầu khác nhau về giờ giấc làm việc. Tùy vào đặc thù công việc và nhu cầu hoạt động, bạn cần chia ca làm việc sao cho phù hợp. Chẳng hạn, nếu nhà hàng của bạn phục vụ khách hàng suốt cả ngày, bạn có thể chia ca làm việc theo mô hình như sau:

• Ca sáng: từ 6h đến 14h hoặc từ 7h đến 15h
• Ca tối: từ 14h đến 22h hoặc từ 15h đến 23h

Ngoài các ca chính, bạn cũng có thể bổ sung ca gãy cho nhân viên part time hoặc tăng cường nhân lực vào những giờ cao điểm.

• Ca gãy buổi sáng: từ 7h đến 10h
• Ca gãy buổi trưa: từ 10h đến 14h
• Ca gãy buổi tối: từ 17h đến 22h

2. Chia ca dựa trên khối lượng công việc cần hoàn thành

Dựa vào lượng công việc cụ thể, bạn có thể điều chỉnh lịch làm việc xoay ca. Ví dụ, nếu có nhiều việc cần xử lý trong một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể phân bổ nhân sự hợp lý để đảm bảo tiến độ công việc.

Nhà hàng thường có lượng khách đông vào buổi trưa và buổi tối, trong các khoảng thời gian này, bạn có thể tăng cường nhân viên để đáp ứng nhu cầu phục vụ. Vào những giờ vắng, chỉ cần 2-3 nhân viên là đủ, nhưng vào giờ cao điểm, bạn nên tăng lên từ 4-5 người để đảm bảo phục vụ khách hàng tốt nhất.

Bạn cần phải quan sát và đánh giá tình hình kinh doanh của nhà hàng, từ đó điều chỉnh việc phân ca sao cho hợp lý, đảm bảo năng suất công việc và tránh tình trạng nhân viên làm việc quá tải.

3. Điều chỉnh ca làm việc theo nhu cầu của nhân viên

Câu hỏi về cách chia ca làm việc sao cho hợp lý với nguyện vọng của nhân viên là một vấn đề thường gặp đối với nhà quản lý. Tuy nhiên, việc sắp xếp ca theo yêu cầu cá nhân của nhân viên chỉ nên được thực hiện trong một số trường hợp cụ thể, và không nên vượt quá phạm vi cho phép.

Khi phân chia ca làm việc, bạn thường căn cứ vào lịch đăng ký của từng nhân viên, nhưng không thể đáp ứng mọi yêu cầu cá nhân về thời gian. Việc chia ca phải hợp lý, không làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung. Lịch làm việc có thể thay đổi dựa trên tình huống đột xuất hoặc yêu cầu đặc biệt từ nhân viên.

VI. Các công việc xoay ca không yêu cầu kinh nghiệm

Trên thị trường tuyển dụng hiện nay, có rất nhiều công việc làm theo ca không yêu cầu kinh nghiệm. Vậy những công việc này là gì? Dưới đây là một số công việc bạn có thể tham khảo!

1. Nhân viên bán hàng

Với công việc nhân viên bán hàng, yêu cầu về khả năng làm việc linh hoạt theo thời gian là rất phổ biến. Họ cần có thể làm cả sáng và tối để phục vụ khách hàng tốt nhất. Vì vậy, đây là một trong những công việc có nhu cầu tuyển dụng rất lớn.

Công việc nhân viên bán hàng có thể được thực hiện ở nhiều lĩnh vực khác nhau như bán hàng tại cửa hàng quần áo, làm việc tại trung tâm thương mại, hoặc phục vụ tại các quán cà phê và nhà hàng. Do tính chất công việc và giờ mở cửa của các cửa hàng, nhu cầu về nhân sự có thể làm việc theo ca là rất lớn.

2. Nhân viên lễ tân

Lễ tân là vị trí công việc không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm. Chỉ cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản như chiều cao, vóc dáng và khả năng giao tiếp tốt, bạn đã có thể bắt đầu công việc này.

Nhân viên lễ tân là người tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, vì vậy cần phải luôn có người trực để đảm bảo phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Công việc này cần sự xoay ca liên tục để hỗ trợ lẫn nhau và duy trì hiệu quả công việc.

3. Nhân viên phục vụ

Nhân viên phục vụ là công việc luôn cần tuyển dụng tại các nhà hàng, khách sạn, hoặc các ngành F&B. Công việc này yêu cầu sự linh hoạt về thời gian và khả năng làm việc ca xoay, kể cả vào cuối tuần hay các ngày lễ. Bạn chỉ cần có sức khỏe tốt, phần còn lại sẽ được đào tạo đầy đủ về kỹ năng và kiến thức công việc.

Vị trí nhân viên phục vụ luôn thiếu hụt, đặc biệt trong bối cảnh phát triển kinh tế xã hội như hiện nay. Thị trường cần những bạn trẻ năng động, nhiệt huyết. Nếu bạn đang tìm một công việc không yêu cầu kinh nghiệm, thì công việc này là sự lựa chọn lý tưởng.

VII. Làm việc ca xoay: Khó khăn hay cơ hội?

Khi bạn chọn công việc theo ca xoay, sẽ không tránh khỏi những thử thách, nhưng đồng thời cũng có rất nhiều cơ hội mới đang chờ đón bạn. Vậy những khó khăn chính là gì?

• Đầu tiên, khi nhận công việc, bạn sẽ phải làm theo lịch trình được người quản lý sắp xếp. Họ quyết định bạn sẽ làm ca nào, bạn phải tuân theo.
• Thứ hai, lịch làm việc không cố định có thể làm gián đoạn thói quen sinh hoạt của bạn, gây khó khăn trong việc cân đối giữa học tập và công việc.
• Thứ ba, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch dài hạn, vì không thể sắp xếp thời gian cho các công việc khác ngoài ca làm.

Dù gặp phải những khó khăn khi làm việc ca xoay, bạn sẽ có rất nhiều cơ hội hấp dẫn nếu vượt qua được thử thách này, ví dụ như:

• Rèn luyện kỹ năng giao tiếp với khách hàng và xử lý tình huống linh hoạt
• Phát triển khả năng tổ chức và quản lý thời gian cá nhân hiệu quả.
• Nhận trợ cấp làm thêm giờ và lương thưởng khi hoàn thành công việc xuất sắc.
• Được hưởng các khoản phụ cấp cùng với các phúc lợi khác.
• Cải thiện kinh nghiệm trong công việc, kinh doanh hoặc kỹ năng bán hàng,…

Tác giả: Thảo Vân