Buzz
Khi bạn chuẩn bị in tài liệu và phát hiện số trang quá nhiều so với lượng nội dung. Phần lớn trang giấy bị chiếm bởi khoảng trống lớn, tạo nên "không gian" không cần thiết trong tài liệu. Nếu bạn đang gặp vấn đề này, hãy tham khảo bài viết của chúng tôi về cách giảm kích thước văn bản trong Word.
Có nhiều nguyên nhân khiến văn bản soạn thảo của bạn có khoảng trống lớn không cần thiết, hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng khía cạnh quan trọng nhất.
1. Điều chỉnh lề giấy
Một văn bản tiêu chuẩn thường có lề khoảng từ 2 đến 3 cm. Tuy nhiên, nếu bạn điều chỉnh lề quá mức, sẽ tạo ra khoảng trống không cần thiết, làm mất đi sự hài hòa và làm tăng độ dài của văn bản.
Để điều chỉnh lề, bạn có thể thao tác trực tiếp trên thanh đo lường.
Bấm vào vị trí giữa màu xám và trắng, kéo về đầu thước kẻ để thu hẹp khoảng cách lề chữ.
Nếu thanh đo không hiển thị, vào View và kích chọn Ruler trong mục Show.
Nếu bạn không muốn sử dụng chức năng trên thanh ruler vì nghĩ nó không đủ chính xác, hãy tận dụng Margins trong Word.
Mở ribbon Layout, tại mục Page Setup, bạn sẽ thấy biểu tượng Margins (Lề).
Trong Margins, có nhiều kiểu lề để bạn lựa chọn, cùng với chú thích rõ ràng về khoảng cách lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left), và lề phải (Right).
Nếu muốn lựa chọn khoảng cách lề tự do hơn, hãy chọn Custom Margins ở cuối danh sách.
Trong hộp thoại chức năng này, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách lề tại phần Margins của tab Margins.
Với Top, đó là lề trên, tính từ dòng đầu tiên đến cạnh trên của tờ giấy.
Bottom là lề dưới, tính từ dòng cuối cùng đến cạnh dưới của tờ giấy.
Left là lề trái, tính từ cạnh trái của tờ giấy đến ký tự văn bản.
Đối với Gutter, đó là khoảng cách để đóng quyển sách, có thể tùy chỉnh ở cả 4 vị trí. Điều này giúp giữ cho không có khoảng trống không mong muốn khi in và đóng quyển sách.
Nếu bạn không muốn điều chỉnh Gutter, bạn có thể thêm thủ công vào khoảng cách lề ở trên. Ví dụ, mình đã thêm 1.5 cm vào lề trái (Left).
Sau khi điều chỉnh xong, nhấn OK để xác nhận toàn bộ cài đặt.
2. Khoảng cách giữa đoạn và dòng
Khiến khoảng cách giữa hai đoạn và dòng trở nên quan trọng trong việc thu nhỏ văn bản:
Khoảng cách giữa các đoạn không cần thiết phải quá lớn, chỉ cần bằng một dòng chữ là đủ. Thường, khoảng cách giữa các đoạn cùng chương mục chỉ cần rộng bằng một dòng chữ. Nếu quá lớn, hãy điều chỉnh lại.
Tương tự, khoảng cách giữa hai dòng chữ trong cùng một đoạn cũng không cần phải quá lớn.
Để thu hẹp những khoảng trống đó, bạn nên đánh dấu những đoạn văn bản có khoảng cách giữa đoạn và dòng thừa. Hoặc nếu muốn điều chỉnh toàn bộ văn bản, sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ.
Sau đó, vào ribbon Layout, nhấn mũi tên mở rộng ở mục Paragraph để mở hộp thoại chức năng Paragraph.
Trong hộp thoại này, mục Spacing là điểm chúng ta cần chú ý khi thu nhỏ văn bản.
Đối với Before, điều chỉnh khoảng cách giữa đoạn với đoạn phía trên. Ngược lại, với After, điều chỉnh khoảng cách giữa đoạn với đoạn phía dưới.
Thường thường, nếu không sử dụng Enter để ngắt đoạn, bạn có thể đặt mỗi cái là 6 pt, tổng khoảng cách giữa các đoạn sẽ là 12 pt.
Khoảng cách này gần bằng một dòng đoạn nếu bạn sử dụng font chữ 12 cho toàn bộ văn bản của mình.
Nếu đã sử dụng Enter để ngắt dòng mỗi đoạn, hãy đặt cả Before và After về 0.
Line spacing là khoảng cách giữa các dòng. Bạn có thể để theo mặc định là 1.5 dòng hoặc đặt trong khoảng từ 1 đến 1.5 pt. Đây là khoảng cách phù hợp cho cách trình bày văn bản.
3. Tinh chỉnh ký tự
Thay đổi kích thước chữ và font cũng giúp thu nhỏ đáng kể văn bản bạn đang soạn thảo.
3.1 Điều chỉnh size tự động
Với văn bản thông thường, kích thước chữ thường là từ 12 pt đến 14 pt. Một số văn bản có thể sử dụng kích thước nhỏ hơn tùy chỉnh.
Khi điều chỉnh Kích thước, hãy bôi đen những đoạn văn bản cần chỉnh, sau đó vào Home và thay đổi Kích thước tại mục Font.
Ngoài ra, font chữ cũng là một yếu tố quan trọng; font thường dùng trong văn bản hành chính ở Việt Nam là Times New Roman hoặc Arial. Việc sử dụng các font lớn và màu mè có thể làm tăng diện tích chiếm giữ bởi chữ, đặc biệt là đối với các văn bản dài. Thậm chí, một số thay đổi nhỏ như vậy có thể làm tăng chiều dài của tài liệu đáng kể.
3.2 Điều chỉnh kích thước theo tỷ lệ
Với phương pháp trên, bạn có thể điều chỉnh kích thước đồng loạt cho các ký tự bạn đã bôi đen, nhưng nếu trong văn bản có những đoạn cần có kích thước chữ khác nhau, việc điều chỉnh kích thước hàng loạt có thể làm thay đổi định dạng và tạo ra sai lệch cho các dòng có kích thước khác nhau.
Do đó, để tránh những khó khăn trên, chúng ta có thể sử dụng chức năng điều chỉnh kích thước xuống đồng loạt theo tỷ lệ.
Đầu tiên, bạn nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống ở góc trên thanh công cụ Tùy chỉnh thanh công cụ Truy cập Nhanh.
Sau đó, chọn Thêm lệnh.
Trong hộp thoại Tùy chọn Word, chuyển tùy chọn của Chọn lệnh từ thành Tất cả các lệnh.
Tiếp theo, cuộn xuống và lựa chọn Thu gọn Một Trang. Danh sách Tất cả các Lệnh được sắp xếp theo thứ tự ABC, bạn có thể cuộn nhanh xuống dưới và tìm các lựa chọn bắt đầu bằng chữ S, bạn sẽ dễ dàng nhận diện Thu gọn Một Trang.
Khi đã chọn Thu gọn Một Trang, bạn nhấp vào Thêm để thêm vào thanh công cụ Truy Cập Nhanh.
Sau đó nhấp OK để xác nhận cài đặt.
Bây giờ, bạn có thể thấy Thu gọn Một Trang (Thu gọn để Vừa) mà bạn vừa thêm đã xuất hiện trên thanh công cụ Truy Cập Nhanh.
Khi nhấp vào biểu tượng này, cỡ chữ của toàn bộ văn bản sẽ tự động thu nhỏ theo tỷ lệ đã điều chỉnh.
Sau khi thực hiện các điều chỉnh trên, bạn sẽ thấy văn bản soạn thảo của mình đã thu nhỏ lại đáng kể.
Cảm ơn bạn đã theo dõi hướng dẫn của Mytour về cách thu nhỏ văn bản trong Word. Hy vọng bài viết này hữu ích và giúp bạn thành công trong công việc của mình. Đừng quên theo dõi những bài viết mới tại Mytour để cập nhật kiến thức và ủng hộ chúng tôi.
