Buzz
Tại mọi tổ chức làm việc, tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các nhân viên không hề hiếm. Hãy cùng Mytour khám phá các 'bí quyết' để giải quyết tình trạng này nhé!
I. Nguyên nhân phổ biến của tình trạng đùn đẩy trách nhiệm
Trong môi trường làm việc, việc tránh trách nhiệm thường xuyên diễn ra, bất kể đó là ở cấp độ công ty hay trong các nhóm làm việc. Dù có nhiều lý do, nhưng sau đây là một số lý do phổ biến:
Một số cá nhân tự cho mình quyền lực: Một số người cảm thấy họ nên có quyền hơn những người khác và do đó, họ không muốn chịu trách nhiệm cho hành động của mình. Họ có thể cố gắng tránh trách nhiệm để giảm bớt sự tự ti hoặc bất an.
Quá cầu toàn: Những người quá cầu toàn thường tự đánh giá cao bản thân dựa trên thành tích của họ. Họ khó chấp nhận lỗi lầm và thường không muốn thừa nhận rằng họ cũng có nhược điểm.
Nỗi lo mất uy tín: Sự xấu hổ làm cho người ta cảm thấy không thoải mái và đau đớn. Khi họ cảm thấy xấu hổ về hành vi của mình, họ có thể phủ nhận, che giấu hoặc thậm chí nói dối về nó. Họ trách nhiệm cho người khác để bảo vệ danh dự của bản thân và giảm bớt đau đớn.
Nỗi lo bị chỉ trích: Trong môi trường làm việc, mọi người có thể lo sợ việc bị chỉ trích do hậu quả của việc đùn đẩy trách nhiệm. Hậu quả này có thể gây ra những ảnh hưởng lớn và nghiêm trọng đối với tất cả mọi người, vì vậy họ cảm thấy lo sợ.
Thiếu kế hoạch phân công rõ ràng: Trong một phòng ban nếu không có kế hoạch công việc cụ thể, đây có thể là nguyên nhân dẫn đến việc đùn đẩy trách nhiệm. Khi các thành viên không biết mình phải làm gì và cách thức thực hiện, cũng như trách nhiệm của người khác. Khi có vấn đề xảy ra, việc xác định ai chịu trách nhiệm sẽ trở nên khó khăn.
II. Cách giải quyết tình trạng đùn đẩy trách nhiệm nội bộ một cách hiệu quả
1. Xây dựng kế hoạch công việc cụ thể hơn
Nhiều người làm việc chăm chỉ thường muốn bắt đầu hành động ngay mà không có kế hoạch, lập kế hoạch hoặc liên kết với chiến lược tổ chức.
Vì vậy, các nhà quản lý nên sắp xếp cuộc họp để thảo luận, sau đó lập kế hoạch chi tiết cho dự án. Điều này giúp mọi người biết rõ nhiệm vụ của họ, cải thiện kỹ năng và thời gian hoàn thành công việc.
Một kế hoạch chi tiết sẽ làm rõ ai làm gì; khi mọi người chia sẻ trách nhiệm, không ai phải gánh một mình. Đưa ra định hướng rõ ràng và liên kết công việc với chiến lược của tổ chức giúp mọi người hiểu rõ hơn về mục tiêu của họ.
2. Đặt mục tiêu theo giai đoạn và thiết lập thời hạn
Đặt mục tiêu theo từng giai đoạn giúp nhóm dễ dàng đạt được mục tiêu và tăng sự gắn kết và hài lòng trong nhóm. Kết hợp với việc đặt thời hạn cho công việc sẽ thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhóm.
Mặc dù không phải ai cũng thích việc đặt deadline cho công việc, nhưng khi có deadline, hiệu suất làm việc sẽ thay đổi.
Nếu bạn không muốn đặt ra mục tiêu dài hạn cho nhóm của mình, hãy bắt đầu bằng cách hỏi họ những câu hỏi như “Cần gì để hoàn thành mục tiêu này sớm hơn hai tuần?”. Việc đặt ra thách thức và hỗ trợ họ hoàn thành một mục tiêu khó sẽ làm cho họ cảm thấy hạnh phúc hơn với công việc của mình.
Khi bạn đặt thời hạn cho mục tiêu, nhân viên sẽ tăng sự cam kết và hiểu rõ trách nhiệm của mình đối với công việc, từ đó giải quyết được tình trạng đùn đẩy sau này.
3. Đưa ra nhiều phản hồi tích cực hơn
Đưa ra phản hồi tích cực nhằm cải thiện hiệu suất làm việc và tăng cường tinh thần làm việc của nhân viên, thay vì chỉ tập trung vào mục tiêu và thời hạn.
Những người lãnh đạo có kinh nghiệm sẽ biết cách đưa ra phản hồi tích cực bằng cách lắng nghe và hiểu quan điểm của nhân viên. Điều này giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực và động viên đội ngũ.
Không nên đưa ra ý kiến khó nghe và kết thúc cuộc họp quá vội vã, vì bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng. Phản hồi tích cực có thể là động viên tuyệt vời cho đội ngũ của bạn và giúp bạn nắm bắt các vấn đề nhanh chóng.
4. Giải quyết mâu thuẫn và xây dựng đội ngũ đoàn kết
Bạn đã từng tham gia vào một nhóm mà mỗi thành viên đều tích cực góp phần và đạt được thành công chưa? Những nhóm như thế thường có phân công công việc rõ ràng và quy trình hợp lý, đồng thời thường xuyên tương tác để hiểu rõ tiến độ công việc của nhau. Trong các nhóm như vậy, không chỉ có sếp khuyến khích các thành viên, mà mỗi người cũng có ý thức trách nhiệm để hoàn thành công việc. Từ đó, các mâu thuẫn cũng được giải quyết dễ dàng dựa trên tinh thần đoàn kết để hoàn thành mục tiêu.
Xây dựng văn hóa nhóm đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nhân viên thực hiện công việc hiệu quả. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng một đội ngũ hiệu suất cao. Vì vậy, vấn đề thường phát sinh từ sự khác biệt về tính cách và xung đột giữa các thành viên trong nhóm. Việc xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ giúp giảm thiểu những tình huống phức tạp. Quản lý cần hướng dẫn kỹ năng phản hồi cho nhân viên để họ biết cách đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
