Yếu Tố Quan Trọng Trong Hiệu Quả Công Việc Và Cách Khắc Phục

Các yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc? Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến những yếu tố này? Việc tìm hiểu về những yếu tố này sẽ giúp người quản lý vận hành doanh nghiệp một cách tốt hơn. Nắm vững 15 yếu tố dưới đây, bạn sẽ thấy sự cải thiện đáng kể trong công việc. Hãy cùng xem ngay bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết!

Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc là tinh thần làm việc. Khi tinh thần làm việc cao, hiệu quả làm việc sẽ được nâng cao. Nhân viên có kỹ năng tốt nhưng thiếu tinh thần làm việc thì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ làm việc chung của công ty. Để tăng cường tinh thần làm việc, người quản lý cần áp dụng những biện pháp phù hợp để động viên nhân viên.

Có thể thực hiện những cách sau đây:

• Tạo ra một chế độ đãi ngộ công bằng và xứng đáng.
• Thường xuyên khen ngợi và tuyên dương những thành tựu của nhân viên.
• Luôn lắng nghe ý kiến của nhân viên và quan tâm đến cấp dưới.
• Khuyến khích việc đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên.
• Định rõ lộ trình thăng tiến trong công việc cho nhân viên.
• Tạo ra môi trường làm việc tích cực và năng động.
• Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến tích cực và hữu ích, từ đó thúc đẩy tinh thần làm việc.

2. Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Công Việc

Thực tế, một nhân viên thường không chỉ đảm nhận một nhiệm vụ trong cùng một thời điểm. Do đó, kỹ năng lập kế hoạch là vô cùng quan trọng. Những thành viên thiếu kỹ năng này thường gặp khó khăn trong việc giải quyết công việc một cách nhanh chóng. Hơn nữa, làm việc mà không có kế hoạch thường khiến họ cảm thấy áp lực và hiệu suất làm việc giảm đi.

Cách để cải thiện là:

• Thảo luận với nhân viên về các khó khăn khi lập kế hoạch và đưa ra lời khuyên hữu ích.
• Tổ chức các buổi đào tạo về kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc.
• Chia sẻ cách sắp xếp công việc theo ma trận quản lý thời gian Eisenhower.

3. Tinh Thần Cam Kết của Nhân Viên Đối với Công Việc

Cam kết là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng công việc vì nó gián tiếp phản ánh thái độ của nhân viên. Những nhân viên có tinh thần cam kết cao thường có mức độ gắn kết với công ty lớn hơn. Ngược lại, những nhân viên chuẩn bị nghỉ việc thường làm việc không tập trung và hiệu suất không cao.

Một số biện pháp để tăng cường tinh thần cam kết của nhân viên:

• Tổ chức các buổi chia sẻ với nhân viên về kế hoạch công việc của họ trong tương lai.
• Áp dụng các phương pháp giám sát chất lượng và quản lý quy trình.
• Tiến hành đánh giá và kiểm tra định kỳ.
• Dành thời gian trò chuyện và quan tâm để hiểu rõ hơn về mong muốn và nhu cầu của nhân viên.

4. Chiến Lược Quản Trị của Doanh Nghiệp

Ở mỗi doanh nghiệp, cách quản trị sẽ khác nhau phù hợp với tính chất công việc. Phương thức quản trị không phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng phương pháp quản trị phù hợp.

Một số biện pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả bao gồm:

• Nhà quản lý cần xây dựng phương pháp quản trị phù hợp với hướng phát triển của doanh nghiệp.
• Thiết lập chính sách tuyển dụng nhân viên có năng lực và tính cách phù hợp.
• Trong quá trình phỏng vấn, nên có sự tham gia của Trưởng bộ phận và Trưởng phòng nhân sự.

5. Thời Gian Bắt Đầu Làm Việc

Thời gian làm việc là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Quy định của nhà nước cho người làm văn phòng là khoảng 8 tiếng mỗi ngày. Tuy nhiên, làm việc quá lâu thường không đem lại hiệu quả cao. Vì thế, việc phân chia hợp lý thời gian làm việc của nhân viên là rất quan trọng.

Để tối ưu thời gian làm việc, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau:

• Khuyến khích nhân viên áp dụng phương pháp làm việc Pomodoro.
• Thiết lập kế hoạch cân bằng giữa công việc và thời gian nghỉ ngơi, chẳng hạn như ngủ trưa 20 – 30 phút để giảm căng thẳng, mệt mỏi.
• Thư giãn và tập thể dục sau khi ngồi làm việc quá lâu.

6. Cảm Giác Bất An Của Nhân Viên

Một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm là cảm giác bất an. Nhân viên mong muốn một môi trường làm việc ổn định, có cơ hội phát triển sự nghiệp. Nếu doanh nghiệp tạo ra cảm giác bất an, nhân viên có thể quyết định rời bỏ và hình ảnh của công ty cũng bị ảnh hưởng tiêu cực.

Các biện pháp để tăng cường sự an tâm cho nhân viên:

• Trong việc sa thải nhân viên, hãy giải thích rõ lý do để họ hiểu và tin tưởng vào khả năng của mình.
• Đối với những nhân viên có năng lực xuất sắc, nhà quản trị cần chia sẻ và đề xuất lộ trình phát triển dài hạn cho họ.

7. Chương Trình Đào Tạo Trong Công Ty

Việc xây dựng chương trình đào tạo chất lượng là điều cần thiết để nhân viên có thể hoàn thành công việc hiệu quả. Sự kết hợp giữa năng lực và đào tạo có thể tăng cường năng suất làm việc. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần tập trung vào việc phát triển chương trình đào tạo của mình.

Các biện pháp cải thiện năng lực nhân viên và hoạt động đào tạo bao gồm:

• Thiết lập chính sách tuyển dụng có chất lượng.
• Phát triển mô hình tìm kiếm và nuôi dưỡng tài năng.
• Hợp tác đào tạo với các trường đại học.
• Xác định số giờ tham gia đào tạo định kỳ bắt buộc cho nhân viên.
• Xác định số giờ tham gia các buổi chia sẻ kỹ năng, kinh nghiệm với quản lý.
• Thực hiện đánh giá năng lực định kỳ cho nhân viên.

Trong thực tế, có nhiều cách để doanh nghiệp tổ chức đào tạo cho nhân sự. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa từ việc đào tạo, nhà quản lý nên xem xét việc sử dụng công nghệ để hỗ trợ. Một phần mềm đào tạo có thể giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình đào tạo. Thêm vào đó, thông qua phần mềm, nhân sự có thể tự quản lý thời gian học tập và đặt ra lộ trình phát triển cho bản thân.

Nhà quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tư duy và hành vi làm việc của nhân viên. Sự nỗ lực và đồng hành của nhà quản lý sẽ giúp tăng hiệu quả công việc. Qua đó, nhân viên có thể nhìn thấy mục tiêu mà họ muốn đạt được trong tương lai từ người quản lý.

Giải pháp để hỗ trợ nhà quản lý tăng hiệu quả công việc cho nhân viên bao gồm:

• Tập trung tuyển chọn những nhà quản lý có năng lực ở cấp cao và cấp trung.
• Áp dụng chính sách lương linh hoạt, phụ cấp cho nhóm quản lý như một phần thưởng xứng đáng.
• Xây dựng chương trình khuyến khích động viên, trang bị kỹ năng cho nhà quản lý.

9. Mối quan hệ với đồng nghiệp trong công ty

Mối quan hệ với đồng nghiệp cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Giao tiếp giữa các đồng nghiệp ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của mỗi người. Môi trường làm việc vui vẻ, hòa nhã sẽ giúp nhân viên làm việc thoải mái hơn. Ngược lại, nếu môi trường làm việc căng thẳng, đồng nghiệp khó tính sẽ gây ra tâm trạng không thoải mái. Do đó, để tránh tình hình căng thẳng, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp sau:

• Tổ chức các hoạt động xây dựng tinh thần đồng đội, giải trí định kỳ được tài trợ kinh phí cho toàn bộ nhân viên.
• Tổ chức các hoạt động thể thao cuối tuần như đạp xe, chạy bộ, đá bóng... nhằm tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên.
• Mỗi cá nhân nên giao tiếp hòa nhã, thân thiện, tránh mọi mâu thuẫn và xích mích.

10. Tác động của thiết bị công nghệ

Trong môi trường doanh nghiệp, nhân viên có thể bị xao lạc bởi các thiết bị công nghệ. Các thông báo liên tục nhảy trên màn hình khiến họ phải ngừng công việc. Sau mỗi lần như vậy, họ phải bắt đầu lại với luồng suy nghĩ trước đó. Điều này vô tình gây mất thời gian và công việc không đạt hiệu quả.

Để giảm bớt sự ảnh hưởng tiêu cực này, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp sau:

• Quy định nhân viên không sử dụng điện thoại trong giờ làm việc.
• Bộ phận Công nghệ thông tin của công ty thực hiện chặn các trang web, ứng dụng giải trí không liên quan đến công việc.
• Khuyến khích nhân viên áp dụng phương pháp Pomodoro.

11. Trang thiết bị và cơ sở vật chất trong doanh nghiệp

Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên. Nếu công ty không đầu tư đầy đủ vào cơ sở vật chất thì hiệu suất làm việc sẽ giảm đáng kể. Ví dụ, nhân viên làm ở bộ phận chỉnh sửa video nhưng máy tính làm việc đã lỗi thời, việc xuất file chậm gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ công việc. Do đó, doanh nghiệp cần tập trung vào việc cải thiện môi trường vật chất của mình:

• Đầu tư trang thiết bị làm việc đạt chuẩn.
• Trang bị nội thất văn phòng để nhân viên làm việc thoải mái.
• Bố trí cây xanh để tạo môi trường tươi mới.
• Thực hiện nguyên tắc 5S để giữ căn phòng luôn gọn gàng, sạch sẽ.
• Sắp xếp vật dụng một cách hợp lý, thuận tiện trong sử dụng.
• Tiến hành tư vấn thiết kế nội thất văn phòng.

12. Môi trường làm việc và không gian làm việc

Các yếu tố như nhiệt độ, ánh sáng, không khí… đều có ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên. Nhiệt độ quá nóng hoặc quá lạnh trong phòng đều tạo cảm giác không thoải mái. Điều kiện ánh sáng quá chói lọi hoặc không đủ cũng gây khó khăn khi làm việc. Những giải pháp sau đây sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện môi trường làm việc tốt hơn:

• Trang bị máy lạnh trong không gian làm việc, với nhiệt độ khoảng 25 – 27 độ C là lý tưởng.
• Sử dụng ánh sáng tự nhiên, lắp đặt đèn điện đảm bảo an toàn và tiết kiệm năng lượng.
• Văn phòng cần đảm bảo chất lượng không khí tươi mát và trong lành.
• Lắp đặt quạt trần, quạt thông gió và máy lọc không khí để làm cho không gian làm việc thông thoáng hơn.

13. Hành trình từ nhà đến nơi làm việc

Việc di chuyển xa từ nhà đến nơi làm việc có thể gây mệt mỏi cho nhân viên, không chỉ về thể chất mà còn về tinh thần. Đặc biệt, tình trạng tắc nghẽn giao thông ở các thành phố lớn khiến họ phải vật vã từng bước để vượt qua dòng xe đông đúc. Mỗi ngày trôi qua, cảm giác khó chịu này lặp đi lặp lại, khiến việc đi lại trở thành ác mộng thường trực.

Các biện pháp giải quyết vấn đề di chuyển:

• Trong quá trình tuyển dụng, cân nhắc vị trí ứng viên sống để hỗ trợ việc di chuyển.
• Tổ chức các phương tiện đưa đón nhân viên hàng ngày.
• Cung cấp hỗ trợ tài chính hoặc xe riêng cho nhân viên cấp quản lý.
• Để giảm áp lực của việc di chuyển, có thể cho phép nhân viên làm việc tại nhà vào thứ Bảy.

14. Thức uống và đồ ăn nhẹ tại nơi làm việc

Đồ uống và thức ăn nhẹ tại nơi làm việc đôi khi tạo ra một khoản chi phí. Tuy nhiên, đây là khoản chi phí đáng giá khi giúp tăng cường năng suất lao động. Cảm giác đói khát khiến nhân viên khó tập trung vào công việc. Việc công ty chuẩn bị thức ăn và đồ uống sẽ thể hiện sự quan tâm đặc biệt đối với họ, từ đó khích lệ họ làm việc tích cực hơn.

Doanh nghiệp cần lưu ý các điều sau về việc chuẩn bị đồ ăn và đồ uống tại nơi làm việc:

• Đảm bảo cung cấp đúng lượng, tránh lãng phí.
• Thiết lập ngân sách cụ thể cho mục đích này.
• Tổ chức một cuộc khảo sát ngắn để hiểu rõ nhu cầu của toàn bộ nhân viên.
• Nếu có không gian đủ lớn, hãy xây dựng một khu vực bếp nhỏ để mọi người có thể ăn trưa hoặc nghỉ ngơi.

15. Nhân viên mắc các bệnh mãn tính

Nhân viên mắc các bệnh mãn tính như đau đầu, mệt mỏi... có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Ví dụ, nhân viên bị viêm xoang làm việc trong môi trường lạnh thường gặp phải các triệu chứng như hắt hơi, sổ mũi, đau đầu, khiến họ khó tập trung vào công việc. Do đó, doanh nghiệp cần quan tâm đến nhóm đối tượng này.

• Bàn làm việc cần được thiết kế sao cho thoải mái, tránh gây đau nhức vai gáy.
• Khuyến khích nhân viên thư giãn sau thời gian làm việc kéo dài.
• Nhiệt độ trong phòng làm việc nên được duy trì ở mức 26 – 27 độ C để không ảnh hưởng đến sức khỏe của những người mắc bệnh viêm mũi.

Dưới đây là tất cả những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về những yếu tố này và cách chúng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Nếu bạn cần thông tin thêm về các giải pháp cải thiện hiệu quả công việc, hãy liên hệ với Fastdo để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.