[Youth Confessions] Suy Tư của Một Người Tổ Chức Sự Kiện Làm Việc Trong Một Doanh Nghiệp Lớn

Thực tế, trong quá trình làm việc, bên cạnh niềm vui của việc theo đuổi đam mê là những thất vọng và khó chịu. Đôi khi, công việc khiến tôi yêu và ghét cùng một lúc - một cảm giác khó diễn đạt. Có lẽ bản chất của ngành nghề này chính là nguyên nhân, không chỉ vị trí công việc của tôi. Vì vậy, tôi muốn chia sẻ một cách chân thành về những khía cạnh không như ý trong công việc.

Thái Độ Khó Chịu Của Mọi Người Đối Với Sự Kiện

Trong một doanh nghiệp lớn, nhóm tổ chức sự kiện phải đảm nhận nhiều sự kiện, từ nội bộ đến quảng bá như hội chợ, ra mắt sản phẩm, ... Điều này làm cho khối lượng công việc không hề nhỏ.

Về sự kiện nội bộ, điều làm tôi bực tức là thái độ của một số nhân viên tham gia chương trình. Có thể chỉ riêng công ty tôi mới như vậy, hoặc có thể là tình trạng chung. Một số cho rằng sự kiện nội bộ là “tốt như một lễ hội”, trong khi khác lại cho rằng nó là lãng phí thời gian. Dù như thế nào, nhóm tổ chức sự kiện vẫn phải nỗ lực tối đa để tạo ra một chương trình phù hợp, thu hút sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty.

Tôi tin rằng nếu những người này tham gia một cuộc hội thảo hoặc sự kiện do bên khác tổ chức, ít nhất họ sẽ thể hiện một chút tôn trọng với đội ngũ tổ chức. Hy vọng rằng họ cũng sẽ chuẩn bị tốt hơn và quan tâm đến sự kiện đó hơn. Hoặc có thể tôi quá ngây thơ và chưa có kinh nghiệm làm việc ở các môi trường ngoài doanh nghiệp.

Làm thế nào để thông báo với CEO rằng tập tin trình bày chưa hoàn hảo?

Thực ra, tôi không thể đổ lỗi hoàn toàn cho đồng nghiệp vì không có hứng thú với sự kiện khi khả năng thuyết trình của CEO không tốt. Thường thì giám đốc là người hấp dẫn, hài hước, đầy cảm hứng. Nhưng mỗi khi lên sân khấu, anh ấy trở nên 'máy móc' và trình bày theo file PowerPoint.

Bản thân tôi và đồng nghiệp đã cố gắng hết sức để giải quyết vấn đề này bằng cách đưa ra những đề xuất mang tính xây dựng cao như: không phụ thuộc vào file PowerPoint, viết kịch bản trước, luyện tập trình bày trước, thậm chí thu âm, quay phim trước và nhiều nỗ lực khác. Chúng tôi cố gắng giảm thời gian CEO phải lên sân khấu để dành thời gian cho những hoạt động thú vị hơn, nhưng anh ấy cảm thấy cần phải thực hiện phần đó, và đương nhiên đó là quyết định không thể từ chối.

Ban lãnh đạo cho rằng sự kiện diễn ra như phép màu.

Điều khiến team tổ chức sự kiện khó chịu nhất chính là sự biến động trong công việc chuẩn bị do thay đổi thường xuyên từ ban lãnh đạo. Mỗi lần có sự thay đổi, lại có vô số ý tưởng mới liên quan đến chiến lược chung của công ty cũng như kế hoạch tổ chức sự kiện. Đôi khi, những thay đổi này có thể khiến sự kiện ngừng lại hoàn toàn do các quy định và chính sách mới. Các lãnh đạo không nhận ra hoặc không đánh giá cao những gì chúng tôi đã lên kế hoạch, chuẩn bị và làm trong cả năm như chi phí, tìm nhà cung cấp, lập hợp đồng, đàm phán các điều khoản,... Một quyết định nhỏ có thể làm mất cả một năm công sức chuẩn bị. Ai có thể hiểu được rằng để sự kiện diễn ra không phải chỉ cần ngủ một giấc rồi mọi việc tự động xong?

Quy trình duyệt chậm

Hệ thống cồng kềnh trong các doanh nghiệp lớn khiến quá trình duyệt rất mất thời gian vì có nhiều quy định, hạn chế, thủ tục phải tuân thủ. Điều này làm cho việc tổ chức sự kiện trở nên bất lợi, đặc biệt khi có những vấn đề cấp bách phát sinh cần phải giải quyết ngay. Tuy nhiên, tôi phải học cách chấp nhận rằng, trong công việc, có rất nhiều điều chúng ta không thể kiểm soát.

Vùng thoải mái - Comfort zone

Khi mới bắt đầu, tôi rất nhiệt huyết muốn thay đổi mọi thứ nhưng toàn bộ đội ngũ và công ty đã quen với cách làm việc cũ, với những sự kiện lặp lại hàng năm. Dù có thay đổi nhỏ nhưng tổng thể vẫn không có gì mới mẻ, thú vị.

Cả đội cố gắng đề xuất ý tưởng mới nhưng ban lãnh đạo thường chọn cách an toàn và kết thúc bằng câu nói 'ngân sách có hạn'. Có lẽ tôi nên cố gắng hơn để thay đổi mọi thứ nhưng cảm giác nhiệt huyết trong tôi đang dần trôi dạt và tôi đang trở nên cảnh giác hơn để đảm bảo sự duyệt. Có lẽ lúc này, tôi cần một công việc ổn định tại doanh nghiệp lớn, một gia đình phải lo và những khoản chi tiêu hàng tháng.

Đánh giá tích cực:

Tôi đam mê công việc event planner hiện tại và thích nhìn thấy mọi người làm việc cùng nhau. Tổ chức tradeshow, sự kiện của doanh nghiệp luôn mang lại cho tôi niềm vui, cảm xúc và cơ hội gặp gỡ, trò chuyện với mọi người trực tiếp. Công tác đi xa luôn là điều hấp dẫn nhất, khi tôi được chứng kiến sự sáng tạo không ngừng, các ý tưởng độc đáo của mọi người trong ngành này.

Cuối cùng

Tôi luôn cảm thấy may mắn khi làm việc trong một doanh nghiệp lớn và nhận được nhiều sự ngưỡng mộ từ bạn bè về công việc đầy cảm xúc của mình. Dù có những khó khăn nhỏ nhặt như đã đề cập ở trên, nhưng đam mê nghề nghiệp lớn luôn thúc đẩy tôi vượt qua. Vì vậy, tôi luôn biết ơn từng khoảnh khắc. Có lẽ, tôi cần tập trung lắng nghe CEO hơn khi ông thuyết trình trên sân khấu.