Buzz
Nếu bạn có một dãy dữ liệu và muốn tìm cách chia cột trong Excel hiệu quả nhưng không biết bắt đầu từ đâu, đừng lo! Hôm nay, Mytour sẽ hướng dẫn bạn cách chia 1 cột thành nhiều cột chỉ trong vài bước đơn giản và nhanh chóng. Cùng khám phá bài viết này để hiểu rõ cách thực hiện nhé!
Khi nào bạn cần chia cột trong Excel?
Trước khi học cách chia cột trong Excel, hãy cùng xem qua những tình huống bạn nên áp dụng phương pháp này nhé!
Trường hợp dữ liệu bị phân tách bằng dấu phân cách hoặc dấu câu
Tình huống này thường xảy ra khi bạn chuyển dữ liệu từ các file như Word, Access sang Excel. Các chuỗi ký tự trong ô sẽ bị ngắt bởi dấu câu như dấu phẩy ',', dấu ngoặc đơn '()', dấu gạch nối '-',... Việc chia cột giúp bạn dễ dàng xác định rõ nội dung trước và sau các dấu câu đó.
Trường hợp dữ liệu quá dài và mỗi chuỗi ký tự có độ dài tương đương nhau
Khi nhập các dữ liệu như mã code, mã khách hàng, mã hàng hóa,... mỗi chuỗi ký tự có độ dài giống nhau. Lúc này, chia cột giúp phân bổ các ký tự một cách chính xác, từ đó việc đọc và xử lý dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
Cách chia cột trong Excel theo dấu phân cách
Cách chia cột trong Excel này thực hiện khi dữ liệu được phân cách bởi các dấu phân cách và dấu câu. Phương pháp này có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Cụ thể như sau:
- Ưu điểm: Nhanh chóng, dễ thực hiện, có thể chia cột ngay khi nhập dữ liệu.
- Nhược điểm: Thiếu nhiều tùy chọn trong quá trình chia cột.
Hướng dẫn nhanh:
- Mở tệp Excel cần chia cột. Chọn vùng dữ liệu muốn chia.
- Truy cập thẻ Data.Chọn Text to Columns. Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard sẽ hiện ra.
- Chọn ô Delimited, sau đó chọn Next.
- Chọn điều kiện phù hợp trong hộp thoại Delimiters.
- Nhấn Next và kết thúc bằng cách nhấn Finish để hoàn tất việc chia cột trong Excel.
Hướng dẫn chi tiết
Ví dụ minh họa: Hãy chia nội dung trong ví dụ sau thành các cột riêng biệt, sử dụng dấu phân cách là dấu hai chấm:
Bước 1: Chọn và tô đen vùng dữ liệu muốn chia cột.
Bước 2: Tiếp theo, bạn cần vào thẻ Data và chọn Text to columns để mở cửa sổ Convert Text to Column Wizard.
Bạn cũng có thể mở cửa sổ Convert Text to Column Wizard bằng cách sử dụng tổ hợp phím ALT + D + E.
Bước 3: Cửa sổ Convert Text to Column Wizard sẽ xuất hiện ngay lập tức.
Trong cửa sổ này:
- Delimited: Tách cột dựa trên các dấu phân cách (dấu câu) giữa các phần dữ liệu như dấu phẩy, dấu gạch ngang, hoặc khoảng trắng,..
- Fixed width: Tách cột theo chiều rộng cố định của dữ liệu.
Bước 4: Để thực hiện yêu cầu chia cột theo dấu phân cách, bạn cần đánh dấu vào ô Delimited, rồi tiếp tục nhấn Next.
Bước 5: Tiến hành chọn các tùy chọn trong hộp thoại Detimiters. Cụ thể như sau:
- Tab: Tách dữ liệu bằng khoảng trắng lớn.
- Semicolon: Tách dữ liệu bằng dấu chấm phẩy.
- Comma: Tách dữ liệu bằng dấu phẩy.
- Space: Tách dữ liệu bằng khoảng trắng.
- Other: Tách dữ liệu bằng một ký tự tùy chọn.
Sau khi lựa chọn, bạn có thể xem trước kết quả hiển thị trong phần Data Preview dưới đây.
Ví dụ này, bạn cần chọn ô Other và nhập dấu gạch ngang “-” như hình minh họa dưới đây.
Bước 6: Tiến hành chọn định dạng cho cột tại mục Column data format. Trong phần Destination, bạn chọn vị trí để hiển thị cột mới.
Cụ thể là:
- General: Không có định dạng đặc biệt nào được áp dụng.
- Text: Dữ liệu có kiểu văn bản.
- Date: Dữ liệu có kiểu ngày tháng.
- Do not import column (Skip): Cột sẽ không được đưa vào kết quả xuất.
Ở đây, chúng ta chọn General Destination và đặt ô A4 làm vị trí kết quả.
Bước 7: Để hoàn thành, nhấn nút Finish để kết thúc.
Đây là kết quả khi cột dữ liệu được chia ra theo dấu phân cách.
Vậy là, chúng ta đã tách nội dung trong một cột thành các cột riêng biệt như: Mã nhân viên, Chi nhánh, và Chức vụ. Việc chia một cột thành nhiều cột trong Excel giúp dễ dàng phân loại và quản lý dữ liệu hơn.
Các phương pháp chia cột trong Excel bằng công thức
Bên cạnh cách sử dụng Text to Columns, bạn cũng có thể áp dụng các hàm trong Excel để chia tách một ô hoặc một cột thành các ô hoặc cột khác. Các công thức phổ biến dùng để chia cột trong Excel bao gồm:
- Hàm LEFT: Trả về một dãy ký tự bắt đầu từ phía bên trái của chuỗi.
- Hàm RIGHT: Trả về một dãy ký tự bắt đầu từ phía bên phải của chuỗi.
- Hàm MID: Trả về một dãy ký tự tại vị trí giữa trong chuỗi.
- Hàm FIND: Xác định vị trí xuất hiện đầu tiên của một chuỗi con trong chuỗi chính.
- Hàm LEN: Trả về chiều dài tổng số ký tự trong chuỗi.
Ví dụ minh họa: Hãy xem bảng dữ liệu dưới đây:
Yêu cầu: Sử dụng công thức để tách Họ và Tên thành hai cột riêng biệt.
Bước 1: Tại ô B6, ta nhập công thức =LEFT(A6,FIND(' ',A6)). Đây là công thức kết hợp giữa hàm LEFT và hàm FIND. Hàm LEFT sẽ lấy giá trị từ bên trái ô A6, kết hợp với hàm FIND để xác định vị trí của khoảng trắng trong ô A6.
Đây là kết quả của cột Họ sau khi đã tách ra từ cột Họ và Tên.
Bước 2: Tại ô C6, nhập công thức =RIGHT(A6,FIND(' ',A6)). Đây là công thức sử dụng kết hợp hàm RIGHT và hàm FIND. Hàm RIGHT sẽ lấy giá trị từ bên phải qua trái của ô A6, kết hợp với hàm FIND để xác định vị trí trong ô A6.
Đây là kết quả của cột Tên sau khi được tách ra từ cột Họ và Tên.
Dựa trên ví dụ trước, chắc hẳn việc chia một cột thành nhiều cột trong Excel đã trở nên dễ dàng hơn với bạn. Tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá cách chia cột chéo trong Excel.
Hướng dẫn chia cột chéo trong Excel
Khi nào cần sử dụng cột chéo trong một ô Excel? Dưới đây là các tình huống bạn sẽ cần áp dụng kỹ thuật chia cột chéo trong Excel:
- Khi bạn muốn ghi cả tên cột và tên hàng vào một ô duy nhất.
- Khi bạn cần tạo chú giải cho người đọc mà không cần nhập thêm dữ liệu.
- Khi bạn muốn đánh dấu một ô cần được bỏ trống.
Hướng dẫn nhanh:
- Chọn ô cần áp dụng gạch chéo.
- Nhấn chuột phải và chọn mục Format Cells.
- Vào tab Border.
- Nhấn vào biểu tượng gạch chéo trái hoặc phải.
- Nhấn OK để áp dụng đường gạch chéo trong ô Excel.
Hướng dẫn chi tiết
Ví dụ minh họa: Hãy thực hiện thao tác chia cột chéo trong ô A2 của bảng dưới đây:
Bước 1: Chọn ô cần chia cột chéo. Nhấn chuột phải và chọn ô Format Cells.
Bước 2: Trong cửa sổ Format Cells, chuyển sang tab Border và nhấp vào biểu tượng gạch chéo như trong hình dưới đây.
Bước 3: Click đúp chuột trái vào ô đã chia cột chéo để nhập nội dung vào các phần bị gạch chéo.
Bước 4: Sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter để tạo dòng mới và tiếp tục nhập nội dung.
Đối với hệ điều hành MacOS, bạn sử dụng tổ hợp phím Command + Enter để xuống dòng nhé!
Bước 5: Sử dụng phím Space để điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp như trong hình dưới đây:
Đây là kết quả sau khi đã hoàn thành việc chia cột chéo.
Vậy là chúng ta đã hoàn thành xong việc chia cột chéo trong Excel một cách nhanh chóng. Đây là tính năng rất hữu ích, giúp bảng dữ liệu của bạn trở nên gọn gàng và dễ nhìn hơn.
Kết luận
Qua bài viết này, Mytour đã hướng dẫn bạn cách chia cột trong Excel đơn giản và hiệu quả. Hy vọng rằng các phương pháp này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Chúc bạn thành công và đừng quên theo dõi thêm nhiều mẹo Excel thú vị mỗi ngày trên website Mytour nhé!
