Cách áp dụng hàm IF với nhiều điều kiện trong Excel, Google Sheet và các công cụ khác

Hàm IF với một hoặc nhiều điều kiện là công cụ phổ biến trong Excel và Google Sheet, giúp người dùng thu được kết quả dựa trên các điều kiện cụ thể. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa nắm rõ cách sử dụng hàm này. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách dùng hàm IF có điều kiện và nhiều điều kiện trên các nền tảng như Excel, Google Sheet, Python và Access.

Hàm IF có công dụng gì?

Hàm IFs là một hàm logic dùng để so sánh một giá trị cụ thể với giá trị mong đợi. Cụ thể, hàm IF kiểm tra điều kiện và trả về kết quả đúng (True) hoặc sai (False) dựa trên phép so sánh.

Do đó, một câu lệnh IF có thể cho ra hai kết quả khác nhau. Kết quả đầu tiên được trả về khi điều kiện so sánh là True, và kết quả thứ hai được trả về khi điều kiện so sánh là False.

Hướng dẫn chi tiết cách dùng hàm IF trong Excel

Hàm IF trên các nền tảng khác nhau đều có chức năng tương tự. Dưới đây, mình sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm IF trong các phần mềm phổ biến như Excel, Google Sheet, Python và Access.

Hàm IF trong Excel

Ví dụ minh họa về hàm IF với điều kiện cơ bản:

Giả sử bạn là giáo viên tại một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học và cần xác định học sinh nào đỗ hoặc trượt. Theo quy định, học sinh đạt trên 5 điểm sẽ đỗ, ngược lại dưới 5 điểm sẽ trượt.

Bạn cần nhập công thức sau:

=IF(B2>5,”Đỗ”,”Trượt”)

Giải thích chi tiết:

• B2>5: Kiểm tra xem giá trị trong ô B2 (Điểm số) có lớn hơn 5 hay không
• 'Đỗ': Kết quả trả về nếu điều kiện lớn hơn 5 được thỏa mãn
• 'Trượt': Kết quả trả về nếu điều kiện lớn hơn 5 không được thỏa mãn

Hàm IF với nhiều điều kiện

Ví dụ: Bạn làm việc trong bộ phận nhân sự và cần xác định số ngày nghỉ phép hàng năm của nhân viên dựa trên chức vụ:

Bạn có thể áp dụng công thức sau:

=IFS(C2='Nhân viên';12;C2='Chuyên viên';14;C2='Trưởng phòng';20)

Giải thích chi tiết cách thực hiện

• C2='Nhân viên': Xác định xem ô C2 có phải là nhân viên hay không
• 12: Nếu C2 là nhân viên, kết quả sẽ là 12 ngày nghỉ phép
• C2='Chuyên viên': Kiểm tra xem ô C2 có phải là chuyên viên hay không
• 14: Nếu C2 là chuyên viên, kết quả sẽ là 14 ngày nghỉ phép
• C2='Trưởng phòng': Xác định xem ô C2 có phải là trưởng phòng hay không
• 20: Nếu C2 là trưởng phòng, kết quả sẽ là 20 ngày nghỉ phép

Hàm IF lồng nhau với 2 điều kiện

Ví dụ: Trong trường hợp tính toán ưu đãi vé tàu, trẻ em từ 10 tuổi trở xuống được giảm 50% giá vé, trong khi người già trên 70 tuổi được miễn phí hoàn toàn.

Bạn có thể áp dụng công thức sau:

=IF(B2>70;C2-C2;IF(B2>10;C2;C2/2))

Giải thích chi tiết cách thực hiện:

• B2>70: Kiểm tra xem ô B2 có phải là hành khách trên 70 tuổi hay không
• C2-C2: Nếu hành khách trên 70 tuổi, kết quả sẽ là 0 đồng (miễn phí)
• B2>10: Kiểm tra xem ô B2 có phải là hành khách trên 10 tuổi hay không
• C2: Nếu hành khách trên 10 tuổi, kết quả sẽ là giá vé gốc
• C2/2: Nếu hành khách từ 10 tuổi trở xuống, kết quả sẽ là giá vé được giảm 50%

Hàm IF lồng nhau với 3 điều kiện

Ví dụ: Bạn là giáo viên và cần xếp loại học lực của học sinh dựa trên các tiêu chí sau:

• Điểm > 8: Học sinh giỏi
• Từ 6.5 – 7.9: Học sinh khá
• Từ – 6.4: Học sinh trung bình
• Dưới : Học sinh yếu

Bạn cần nhập công thức sau:

=IF(C2>=8;”Giỏi”;IF(C2>=6,5;”Khá”; IF(C2>=3,5;”Trung Bình”;”Yếu”)))

Giải thích chi tiết cách thực hiện:

• C2>=8: Kiểm tra xem điểm trong ô C2 có lớn hơn hoặc bằng 8 hay không
• 'Giỏi': Nếu điểm (ô C2) lớn hơn hoặc bằng 8, học sinh được xếp loại Giỏi
• C2>=6.5: Kiểm tra xem điểm trong ô C2 có lớn hơn hoặc bằng 6.5 hay không
• 'Khá': Nếu điểm (ô C2) lớn hơn hoặc bằng 6.5, học sinh được xếp loại Khá
• C2>=: Kiểm tra xem điểm trong ô C2 có lớn hơn hoặc bằng hay không
• 'Trung Bình': Nếu điểm (ô C2) lớn hơn hoặc bằng , học sinh được xếp loại Trung Bình
• 'Yếu': Nếu điểm (ô C2) nhỏ hơn , học sinh được xếp loại Yếu

Hàm IF kết hợp với AND trong Excel

• AND(B2>5;C2>5): Điều kiện để xác định sinh viên qua môn là cả hai học phần phải đạt trên 5 điểm
• 'Qua Môn': Nếu kết quả trả về Qua Môn, sinh viên đạt điểm trên 5 ở cả hai học phần
• 'Học Lại': Nếu kết quả trả về Học Lại, sinh viên có một hoặc cả hai học phần dưới 5 điểm

Hàm IF kết hợp với hàm OR

Ví dụ: Bạn là giảng viên và muốn kiểm tra xem có bao nhiêu sinh viên đủ điều kiện qua môn sau hai lần thi. Điều kiện để qua môn là:

• Điểm thi lần 1 trên 17 hoặc điểm thi lần 2 trên 24

• OR(B2>17;C2>24): Điều kiện để sinh viên qua môn là điểm thi lần 1 (ô B2) lớn hơn 17 hoặc điểm thi lần 2 (ô C2) lớn hơn 24
• 'Đỗ': Nếu kết quả trả về Đỗ, sinh viên đạt một trong hai điều kiện
• 'Trượt': Nếu kết quả trả về Trượt, sinh viên không đạt điều kiện nào

Hàm IF trong Google Sheet

Cách sử dụng hàm IF trong Google Sheet tương tự như Excel, nhưng mình sẽ hướng dẫn chi tiết để bạn hiểu rõ hơn.

Kiểm tra một điều kiện đơn giản

Ví dụ: Dựa vào điểm trung bình, nếu điểm lớn hơn hoặc bằng 5 thì Đỗ, ngược lại dưới 5 thì Trượt.

Nhập công thức: =IF(F2>=5;'Đậu';'Rớt')

Nếu bạn cần kiểm tra nhiều điều kiện, có thể áp dụng công thức tương tự như hướng dẫn trên Excel.

Hàm IF trong Python

Lệnh IF trong Python được sử dụng để kiểm tra điều kiện dạng boolean và trả về giá trị True hoặc False.

Cấu trúc của lệnh IF trong Python như sau:

IF   điều kiện

     khối lệnh

Hàm IF trong Access

Hàm IIF trong Access được dùng để kiểm tra một biểu thức và trả về giá trị nếu biểu thức đúng hoặc sai. Nếu biểu thức đúng, IIF trả về một giá trị; nếu sai, IIF trả về giá trị khác.

Cú pháp của hàm IIF là IIF ( expr ; truepart ; falsepart )

Các tham số của hàm IIF bao gồm:

• expr: Biểu thức cần được đánh giá
• truepart: Giá trị hoặc biểu thức trả về nếu expr đúng
• falsepart: Giá trị hoặc biểu thức trả về nếu expr sai

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF trong các phần mềm như Excel, Google Sheet, Python và Access. Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả và áp dụng thành công những kiến thức này vào công việc. Chúc bạn đạt được nhiều thành công trong tương lai!