Cách áp dụng tô màu có điều kiện trong Excel 2025

Cách áp dụng tô màu có điều kiện trong Excel để làm nổi bật các giá trị trong ô bạn đã biết chưa? Conditional Formatting trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn làm điều đó. Bạn có thể thay đổi màu sắc, biểu tượng và thang màu của ô dựa trên các quy tắc định dạng có điều kiện, qua đó giúp dữ liệu trở nên trực quan hơn. Cùng tìm hiểu về tính năng hữu ích này nhé!

Cách tô màu có điều kiện trong Excel là gì?

Cách tô màu ô có điều kiện trong Excel là một phương pháp giúp làm nổi bật giá trị trong ô thông qua việc thay đổi màu sắc, biểu tượng, hoặc tạo các định dạng đặc biệt như thanh dữ liệu, thang màu theo quy tắc định dạng có điều kiện. Nhờ vậy, người dùng có thể nhanh chóng nhận diện dữ liệu quan trọng trong các bảng tính phức tạp.

Cách tô màu có điều kiện trong Excel 2025

Excel hiện hỗ trợ hai phương pháp tô màu có điều kiện, bao gồm tô màu theo điều kiện có sẵn và tô màu theo điều kiện do người dùng tự thiết lập. Tùy vào tình huống cụ thể, bạn có thể chọn một trong những cách thức phù hợp. Hãy cùng khám phá chi tiết các bước thực hiện trong phần tiếp theo!

Cách tô màu có điều kiện trong Excel theo điều kiện có sẵn

Tô màu theo điều kiện có sẵn trong Excel là cách làm nổi bật các giá trị dữ liệu dựa trên các gợi ý mặc định mà ứng dụng cung cấp. Để thay đổi màu sắc ô trong Excel theo các điều kiện có sẵn, bạn có thể thực hiện theo từng bước cụ thể sau đây:

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn tô màu. Có thể là một cột, một hàng, các ô dữ liệu hoặc thậm chí là toàn bộ bảng dữ liệu.

Bước 2: Trên thanh công cụ của Excel, bạn chọn mục Conditional Formatting. Sau đó, trong danh sách thả xuống, bạn có thể chọn các điều kiện có sẵn phù hợp với mục đích của mình, ví dụ như:

• Highlight Cells Rules: Khi bạn muốn định dạng ô theo giá trị trong ô, áp dụng điều kiện có sẵn hoặc tự tạo điều kiện cho ô.
• Top / Bottom Rules: Khi bạn muốn định dạng các giá trị trong ô dựa trên thứ hạng của một vùng dữ liệu đã được chọn.
• Data Bar: Khi bạn muốn thể hiện mức độ lớn nhỏ của giá trị trong một vùng dữ liệu đã chọn.
• Color Scales: Khi bạn muốn sử dụng màu sắc để phân biệt các ô trong vùng dữ liệu, căn cứ vào giá trị trong ô đó.
• Icon Sets: Khi bạn muốn dùng biểu tượng để phân biệt các giá trị trong ô của vùng dữ liệu đó.

Bước 3: Trong danh sách thả xuống của mỗi điều kiện có sẵn, bạn chọn chức năng mà bạn mong muốn.  

Ví dụ, nếu bạn muốn đánh dấu những người có phần trăm hoàn thành công việc dưới 50%, bạn sẽ chọn điều kiện Highlight Cells Rules và chức năng Less than.

Bước 4: Lúc này, hộp thoại chức năng sẽ xuất hiện trên màn hình. Bạn cần nhập điều kiện mong muốn cho ô cần định dạng tại mục Format cells that are… Sau đó, chọn từ danh sách thả xuống và xác định màu sắc cho ô đáp ứng điều kiện đã thiết lập.

Bước 5: Nếu màu sắc bạn muốn không có sẵn, bạn có thể chọn Custom format. Tiếp theo, bạn có thể chuyển giữa các mục Font, Border, Fill để chọn kiểu màu, phông chữ và các hiệu ứng đổ màu theo nhu cầu của bạn.

Bước 6: Sau khi đã hài lòng với kết quả hiển thị trong phần Sample, bạn nhấn OK để lưu lại tất cả các thay đổi đã thực hiện.

Nhấn OK một lần nữa để hoàn tất quá trình.

Sau khi hoàn thành, bạn sẽ thấy kết quả hiển thị như hình dưới đây:

 Hãy thử ngay phương pháp thực hiện này và xem kết quả nhé!

Cách sử dụng tô màu có điều kiện trong Excel với điều kiện tự thiết lập

Tô màu theo điều kiện tự tạo trong Excel là phương pháp để bạn tự thiết lập công thức và đánh dấu dữ liệu. Điều này giúp dữ liệu trở nên gọn gàng, bắt mắt và chuyên nghiệp hơn. Người dùng có thể tự do thay đổi màu sắc ô trong Excel tùy thuộc vào từng vùng dữ liệu, mà không phải tuân theo cách thức cột hay hàng mặc định. Áp dụng theo các bước sau:

Bước 1: Giống như cách tô màu có điều kiện mặc định, đầu tiên bạn cần chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn tô màu.

Bước 2: Trên thanh Menu, ngay tại mục Conditional Formatting, bạn hãy click vào mũi tên chỉ xuống. Từ danh sách hiện ra, chọn mục New Rule.

Bước 3: Sau khi chọn, hộp thoại New Formatting Rule sẽ xuất hiện. Bạn cần nhấp chuột chọn Use a formula to determine which cells to format trong phần Select a Rule Type như trong hình minh họa.

Bước 4: Tiếp theo, trong ô Format values where this formula is true, bạn cần chọn ô dữ liệu cần tô màu và thiết lập điều kiện cụ thể. Sau đó, click vào Format để chọn màu sắc bạn muốn áp dụng cho vùng dữ liệu.

Bước 5: Khi cửa sổ Format Cells hiện ra, bạn có thể chọn màu mà bạn ưa thích trong phần Fill. Nhấn OK để lưu lại các thay đổi vừa thiết lập.

Cuối cùng, nhấn OK một lần nữa để áp dụng màu sắc cho bảng tính.

Nếu bảng màu mặc định không chứa màu bạn đang tìm, hãy nhấp vào More Colors để lựa chọn thêm các màu khác.

Ví dụ về việc áp dụng tô màu có điều kiện trong Excel

Nếu bạn vẫn chưa hình dung rõ ràng cách tô màu có điều kiện trong Excel qua các bước đã nêu, chúng tôi sẽ trình bày một số ví dụ cụ thể về việc tô màu trong Excel dưới đây:  

Công thức so sánh các giá trị trong Excel

Dưới đây là các công thức so sánh giá trị phổ biến, được áp dụng để đánh dấu các ô có giá trị thỏa mãn theo điều kiện đã đặt ra:

Với B2 là ô chứa địa chỉ của vùng dữ liệu cần so sánh, và 10 là giá trị được dùng để so sánh.

Ví dụ: Giả sử yêu cầu là làm nổi bật tên sản phẩm trong cột A nếu số lượng tồn kho trong cột C lớn hơn 0.

• Bước đầu tiên là chọn toàn bộ bảng A ($A$2 : $E$6). 
• Sau đó, bạn chọn Conditional Formatting và vào phần Manage Rules. 
• Nhập công thức =$C2>0 để làm nổi bật các dòng dựa trên giá trị trong cột C.

Kết quả bạn nhận được sẽ trông giống như sau:

Đây là ví dụ khi áp dụng công thức so sánh lớn hơn, bạn cũng có thể áp dụng các công thức khác tương tự tùy vào yêu cầu của bài tập.

Hàm AND và OR trong Excel

Nếu bạn muốn thay đổi màu sắc của ô trong Excel theo các điều kiện khác nhau, hàm =AND hoặc =OR sẽ là sự lựa chọn hiệu quả. Dưới đây là công thức áp dụng cho từng hàm:

Ví dụ: Giả sử bài tập yêu cầu làm nổi bật các sản phẩm có số lượng tồn kho lớn hơn 0 và được nhập từ Huế. Bạn cần áp dụng công thức cho điều kiện này cùng với cột Nơi nhập.

• Trước hết, bạn hãy chọn toàn bộ bảng A ($A$2 : $E$6). 
• Tiếp theo, chọn Conditional Formatting và vào mục Manage Rules. 
• Nhập công thức =AND($C2>0, $E2=”Huế”) để làm nổi bật các mặt hàng có số lượng tồn kho lớn hơn 0 và được nhập từ Huế.

Kết quả bạn nhận được sẽ trông như sau:

Lưu ý: Cả hai hàm AND và OR đều có thể áp dụng cho cả văn bản và số.

Công thức cho giá trị trên hoặc dưới mức trung bình

Khi bạn muốn thay đổi màu của ô trong Excel dựa trên điều kiện là một mức trung bình cụ thể, hãy sử dụng hàm AVERAGE() như một công cụ hỗ trợ.

Ví dụ, để tô màu các ô có doanh thu bán hàng, ta sẽ áp dụng công thức 

Ví dụ: Giả sử đề bài yêu cầu tô màu các mặt hàng có tổng thu thấp hơn mức trung bình. Bạn sẽ áp dụng công thức này cho bài toán trên.

• Đầu tiên, chọn toàn bộ bảng A ($A$2 : $D$6). 
• Sau đó, chọn Conditional Formatting và vào mục Manage Rules. 
• Nhập công thức =$D2.

Kết quả thu được sẽ được hiển thị như sau:

Trên đây là ba ví dụ phổ biến nhất về cách tô màu có điều kiện trong Excel. Tùy vào yêu cầu cụ thể của đề bài, bạn có thể chọn công thức tô màu phù hợp nhất.

Cách áp dụng tô màu theo điều kiện cho ô trống trong Excel

Trong một số tình huống, nếu bạn muốn làm nổi bật các ô trong bảng tính còn trống. Bạn có thể làm theo các bước sau để áp dụng tô màu có điều kiện cho các ô trống trong Excel:

Bước 1: Chọn toàn bộ các ô trống trong bảng tính mà bạn muốn tô màu. Sau đó, trong phần Home, tìm và nhấn vào mục Conditional Formatting.

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn và làm theo hướng dẫn tương tự như cách thay đổi màu chữ trong Excel đã trình bày.

Bước 3: Tiếp theo, bạn chọn Format only cells that contain trong hộp thoại ở trên. Tại phần Format only cells with, chọn tùy chọn Blanks như hình minh họa.

Bước 4: Sau khi bạn chọn Format để chỉnh định dạng, chỉ cần nhấn OK để hoàn tất. Kết quả cuối cùng sẽ được thể hiện như mong muốn.

Công cụ này rất hữu ích để phát hiện nhanh các sai sót trong quá trình nhập liệu. Hãy thử áp dụng nếu bạn cần nhé!

Kết luận

Bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách sử dụng các công cụ tô màu có điều kiện trong Excel, bao gồm các định dạng có sẵn và cách tạo mới. Với những tính năng của hàm đổi màu chữ trong Excel, hy vọng bạn sẽ làm nổi bật bảng tính của mình một cách ấn tượng nhất. Nếu bạn thấy thông tin trên hữu ích, đừng quên theo dõi Mytour trong những bài viết tiếp theo!