Buzz
Việc lọc trùng dữ liệu trong Google Sheet sẽ giúp bạn quản lý công việc và dữ liệu hiệu quả hơn. Áp dụng các hàm và công thức để xoá các mục trùng lặp trong Google Sheet sẽ nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc của bạn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc này đơn giản nhất!
Những lợi ích khi lọc trùng dữ liệu trong Google Sheet
Lọc dữ liệu trùng trong Google Sheet là một công việc quan trọng khi bạn cần quản lý bảng dữ liệu một cách chính xác. Việc này giúp loại bỏ các dòng dữ liệu trùng lặp, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, đồng thời nâng cao tính chính xác và dễ hiểu của bảng dữ liệu. Dưới đây là những lợi ích khi bạn thực hiện lọc trùng:
- Giảm dung lượng lưu trữ: Việc xoá các mục trùng lặp trong Google Sheet giúp giảm kích thước bảng dữ liệu, điều này rất có ích khi bạn làm việc với các bảng dữ liệu lớn.
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm và phê duyệt: Loại bỏ dữ liệu trùng sẽ giúp bảng dữ liệu trở nên gọn gàng và dễ đọc hơn. Người dùng có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng mà không phải lo lắng về các mục trùng lặp.
- Tăng tính chuyên nghiệp trong công việc: Bảng dữ liệu được lọc sạch sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của người quản lý, đồng thời tạo ấn tượng tốt với người dùng khác.
5 phương pháp đơn giản và hiệu quả để lọc trùng trong Google Sheets
Dưới đây là 5 cách thức mà bạn có thể dễ dàng áp dụng ngay để loại bỏ các mục trùng lặp trong Excel hoặc Google Sheets:
Công thức kiểm tra trùng trong Google Sheets với hàm UNIQUE
Nếu bạn đang tìm kiếm công thức để kiểm tra sự trùng lặp trong Google Sheets, Hàm UNIQUE là giải pháp lý tưởng. Hàm này giúp bạn loại bỏ các giá trị trùng lặp, giữ lại những giá trị duy nhất trong một hàng, một cột hoặc một phạm vi dữ liệu cụ thể. Để lọc trùng trong Google Sheets bằng công thức này, hãy làm theo các bước dưới đây:
Ví dụ minh họa: Từ bảng dữ liệu, tiến hành lọc các giá trị bị trùng lặp.
Bước 1: Trong bảng dữ liệu, chọn một ô bất kỳ nơi bạn muốn loại bỏ các giá trị trùng. Sau đó, nhập công thức =UNIQUE(A2:B7) vào ô công thức. Trong đó, “A2:B7” là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn lọc các giá trị duy nhất.
Bước 2: Sau khi nhập công thức, nhấn phím Enter để thực thi và hiển thị kết quả. Bạn sẽ thấy kết quả được hiển thị như trong hình minh họa.
Hiện tại, chúng ta sẽ lọc ra tên và năm sinh từ bảng có giá trị trùng lặp, giúp thu về các kết quả chính xác mà không cần phải thực hiện tìm kiếm thêm.
Lưu ý: Nếu bạn muốn, có thể sao chép kết quả và dán vào một bảng dữ liệu khác. Để tránh việc sao chép công thức, hãy chọn Paste values only, hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + V khi dán.
Tìm và đánh dấu các dữ liệu trùng lặp
Nếu bạn muốn làm nổi bật các dữ liệu trùng lặp để dễ dàng kiểm tra, có thể thực hiện theo các bước dưới đây:
Ví dụ minh họa: Dựa vào bảng dữ liệu dưới đây, hãy đánh dấu những giá trị trùng lặp trong cột họ tên và năm sinh.
Bước 1: Trước hết, bạn cần chọn vùng dữ liệu trong bảng tính mà bạn muốn tiến hành lọc trùng.Bước 2: Tiếp theo, trên thanh công cụ, bạn chọn tab Định dạng và chọn mục Định dạng có điều kiện.
Lúc này, bảng Quy tắc định dạng có điều kiện sẽ xuất hiện.
Bước 3: Tại đây, bạn sẽ thực hiện các điều chỉnh cho bảng dữ liệu tại các mục như sau:
- Áp dụng cho phạm vi: A2:B7. Đây là vùng dữ liệu cần kiểm tra các giá trị trùng lặp.
- Định dạng ô nếu: Công thức tùy chỉnh là.
- Nhập công thức =COUNTIF(A:A,A1)>1. Hàm COUNTIF sẽ đếm các giá trị có điều kiện, trong đó: A:A là vùng dữ liệu cần kiểm tra, A1 là điều kiện để kiểm tra dữ liệu trong phạm vi đó.
Cuối cùng, bạn nhấn vào Đã xong để hoàn tất quá trình.
Lưu ý: Nếu dấu ';' không tương thích với ngôn ngữ cài đặt của bạn, hãy thay bằng dấu ','. Đồng thời, nhớ thay chữ 'A' trong công thức bằng chữ cột chứa dữ liệu trong bảng tính của bạn.
Lọc dữ liệu trùng và không trùng
Để lọc dữ liệu trùng lặp và không trùng trong Google Sheet, bạn cần sử dụng công thức COUNTIF. Nếu muốn phân loại dữ liệu trùng và không trùng, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn ô ngay cạnh dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm dữ liệu trùng. Sau đó, nhập công thức =COUNTIF(A:A,A1)=1 vào ô công thức. Nhấn phím Enter và kéo công thức xuống hết cột.
Bước 3: Để lọc dữ liệu, bạn cần tạo cột lọc bằng cách thêm một hàng trống ở đầu cột dữ liệu. Bạn hãy click chuột phải vào hàng đầu tiên và chọn Chèn 1 hàng lên trên.
Kết quả là một hàng mới đã được thêm vào ngay trên cùng của bảng dữ liệu.
Bước 4: Đặt con trỏ chuột vào ô đã được chèn, tiếp theo chọn tab Dữ liệu trên thanh công cụ và nhấp vào mục Tạo bộ lọc. Sau khi thực hiện, biểu tượng tạo bộ lọc sẽ xuất hiện trên giao diện.
Bước 5: Tại biểu tượng bộ lọc, bỏ chọn mục FALSE trong danh sách các giá trị, rồi nhấn OK để xác nhận.
Kết quả là các giá trị không trùng sẽ được hiển thị với giá trị TRUE. Bạn cũng có thể làm tương tự với giá trị FALSE nếu cần lọc chúng.
Lọc các giá trị trùng lặp xuất hiện từ lần thứ hai trở đi
Trong bảng dữ liệu, có thể có một số giá trị xuất hiện nhiều lần. Để lọc các giá trị này, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Trước hết, bạn nhập công thức =IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)=1,A2,'Kết quả trùng') vào ô bên cạnh dữ liệu cần lọc.
Bước 2: Sau khi nhập công thức, nhấn Enter và kéo công thức xuống cho toàn bộ cột. Bạn cũng có thể nhấn vào dấu tick để Google Sheets tự động kéo công thức xuống các ô còn lại.
Bước 3: Để lọc các giá trị, bạn cần thêm một hàng trống ở đầu cột dữ liệu. Nhấn chuột phải vào hàng đầu tiên và chọn Chèn 1 hàng lên trên để thực hiện.
Bước 4: Sau đó, chọn hàng vừa chèn và nhấn tab Dữ liệu trên thanh công cụ. Tiếp theo, chọn Tạo bộ lọc để áp dụng bộ lọc vào dữ liệu.
Bước 4: Kết quả sau khi thực hiện sàng lọc sẽ chỉ ra các giá trị không trùng lặp, đồng thời giữ lại giá trị đầu tiên trong mỗi nhóm các giá trị trùng nhau.
Lưu ý: Việc lọc trùng chỉ có hiệu lực đối với các giá trị trong cùng một cột.
Phương pháp lọc giá trị trùng bằng công cụ tiện ích
Một cách khác để lọc các giá trị trùng trong Google Sheets mà Mytour muốn giới thiệu đến bạn là sử dụng công cụ Tiện ích. Dưới đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn Tiện ích mở rộng từ thanh công cụ trong Google Sheet. Tiếp theo, chọn Tiện ích bổ sung và nhấn vào Tải tiện ích bổ sung.
Bước 2: Tiếp theo, bạn nhập từ khóa Remove Duplicates và chọn tiện ích do tác giả EXPAND9 phát triển.
Bước 3: Sau khi lựa chọn tiện ích, nhấn vào nút Cài đặt để tiếp tục.
Bước 5: Sau khi quá trình tải hoàn tất, bạn quay trở lại trang Google Sheet chứa dữ liệu cần lọc trùng. Lúc này, chọn Tiện ích mở rộng, tiếp theo chọn Remove Duplicates, và nhấn Start để bắt đầu quá trình lọc các giá trị trùng lặp.
Bước 6: Tiếp theo, bạn nhấp vào nút Select columns để chọn các cột muốn lọc dữ liệu. Bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn các cột tùy theo nhu cầu, rồi nhấn Save để lưu cài đặt. Cuối cùng, bấm dấu X ở góc để đóng cửa sổ.
Bước 7: Khi tiến hành lọc các giá trị trùng lặp, bạn có thể chọn làm nổi bật (highlight) những hàng chứa dữ liệu trùng lặp hoặc xóa chúng. Nếu bạn chọn Highlight, sau đó nhấn nút Search để bắt đầu tìm kiếm.
Khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy các hàng dữ liệu trùng lặp được đánh dấu màu vàng như trong ví dụ minh họa.
Cách xóa dữ liệu trùng trong Google Sheets
Ngoài việc lọc trùng, bạn còn có thể xóa các dữ liệu trùng trong Google Sheets. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Trước tiên, bạn cần chọn cột muốn xóa dữ liệu trùng lặp. Sau đó, bạn chọn Dữ liệu.
Bước 2: Tại đây, bạn chọn mục Dọn sạch dữ liệu và click vào Xóa bản trùng lặp.
Lưu ý: Việc xóa dữ liệu trùng trong Google Sheets sẽ không thể hoàn tác khi bạn thoát khỏi file. Vì vậy hãy cẩn thận và chắc chắn trước khi thực hiện thao tác này.
Kết luận
Việc lọc trùng trong Google Sheets thông qua các hàm và công thức là một phương pháp hiệu quả giúp bạn tạo ra bảng dữ liệu ngắn gọn và dễ đọc hơn. Với những hướng dẫn đơn giản trên, bạn có thể tối ưu hóa quy trình công việc của mình một cách dễ dàng. Hãy áp dụng các phương pháp này ngay hôm nay để nâng cao hiệu suất công việc. Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất từ Mytour để khám phá thêm nhiều mẹo văn phòng thú vị!
