Buzz
Hàm LEFT trong Excel là một hàm đơn giản nhưng vô cùng hữu ích. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ về công dụng của hàm LEFT trong Excel. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu cách sử dụng hàm LEFT hiệu quả, đồng thời hướng dẫn bạn kết hợp nó với các hàm khác. Hãy cùng khám phá qua những ví dụ thực tế trong bài viết dưới đây.
Hàm LEFT trong Excel là gì, có tác dụng gì?
Câu hỏi thường gặp là hàm LEFT trong Excel là gì? Đây là một hàm hỗ trợ người dùng lấy một số ký tự đầu tiên trong một chuỗi văn bản. Việc sử dụng hàm LEFT sẽ mang lại nhiều lợi ích:
- Thay vì phải tìm kiếm thủ công, hàm LEFT giúp bạn xử lý chuỗi dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức.
- Hàm này có thể áp dụng cho nhiều loại dữ liệu khác nhau, như tên, email, số điện thoại, hay số tài khoản ngân hàng,...
- Hỗ trợ việc xử lý dữ liệu một cách đơn giản, nhanh chóng và dễ dàng.
Cú pháp để sử dụng hàm LEFT là như sau:
=LEFT(text; [num_chars])
Cụ thể như sau:
- text: Là chuỗi văn bản cần được tham chiếu để lấy ra ký tự. Đây là phần bắt buộc khi sử dụng hàm.
- num_chars: Là số lượng ký tự muốn lấy từ đầu chuỗi (mặc định là 1). Đối số này có thể nhập hoặc không tùy ý.
Sau khi hiểu rõ khái niệm về hàm LEFT trong Excel, chúng ta cùng tìm hiểu xem hàm này có công dụng gì nhé!
Hướng dẫn sử dụng hàm LEFT trong Excel từ cơ bản đến nâng cao
Lưu ý:
- Các thao tác trong bài viết này được thực hiện trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows và Microsoft Excel 2019. Với các phiên bản Excel khác, bạn có thể thực hiện tương tự.
- Những chỉ số nằm trong dấu ngoặc vuông [ ] là đối số tùy chọn. Ngược lại, những đối số không có dấu ngoặc vuông là bắt buộc.
Nếu bạn biết cách sử dụng hàm LEFT, việc xử lý dữ liệu trong Excel sẽ trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là một số cách để áp dụng hàm LEFT một cách hiệu quả.
Hướng dẫn sử dụng hàm LEFT trong Excel để trích xuất ký tự
Hàm LEFT chỉ lấy các ký tự từ phía bên trái của chuỗi văn bản. Sau khi thực hiện, bạn có thể chuyển sang ô khác mà không làm thay đổi chuỗi ký tự ban đầu. Áp dụng công thức đã chỉ ra dưới đây để thực hiện:
=LEFT(text; [num_chars])
Dù vậy, khi sử dụng hàm, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Hàm LEFT được dùng để trích xuất ký tự bắt đầu từ phía trái của chuỗi văn bản.
- Tham số Num_chars là tùy chọn và mặc định là 1.
- Hàm LEFT cũng có thể trích xuất các chữ số (0-9) từ các giá trị số.
- Định dạng số, bao gồm ký hiệu tiền tệ ($), không thuộc phần của số và vì vậy không được tính hay trích xuất bởi hàm LEFT.
Để dễ dàng hiểu hơn, hãy cùng xem qua một ví dụ thực tế. Giả sử bạn muốn sử dụng hàm LEFT để lấy ra 2 ký tự đầu tiên từ ô B2.
Để thực hiện, bạn chỉ cần nhập công thức =LEFT(B2;2) vào ô cần hiển thị kết quả, ví dụ là ô F2. Sau khi nhấn Enter, kết quả sẽ xuất hiện như hình dưới đây, cụ thể là TT.
Cách làm này rất đơn giản phải không? Bạn có thể thử ngay trên Excel của mình để thực hành và hiểu rõ hơn.
Áp dụng hàm LEFT kết hợp với SEARCH để trích xuất một đoạn chuỗi
Để tách ra một chuỗi con từ một chuỗi dài, bạn có thể kết hợp sử dụng hàm LEFT và SEARCH. Cách thực hiện có thể hiểu như sau:
- Xác định chuỗi con bạn muốn lấy ra và chuỗi dữ liệu chứa nó.
- Dùng hàm SEARCH để tìm vị trí xuất hiện của chuỗi con trong chuỗi dài. Cú pháp là: =SEARCH('chuỗi con cần tìm';'chuỗi dài').
- Sử dụng hàm LEFT để cắt chuỗi con từ vị trí tìm thấy bởi hàm SEARCH. Cú pháp là: =LEFT('chuỗi dài'; vị trí tìm được - 1).
- Do hàm SEARCH bắt đầu đếm từ 1, trong khi hàm LEFT yêu cầu số ký tự bắt đầu từ 0, bạn cần trừ đi 1 đơn vị để có số ký tự chính xác cần lấy.
Mặc dù có vẻ hơi phức tạp, nhưng chúng ta sẽ làm ví dụ để dễ hiểu hơn.
Giả sử dữ liệu đã có sẵn trong bảng, yêu cầu là tách họ ra khỏi tên đầy đủ. Ví dụ, chúng ta sẽ lấy họ từ tên Trịnh Thị Hoàng Lưu trong ô B4.
Tại ô F2, nhập công thức =LEFT(B4;SEARCH(' ';B4)-1). Việc trừ đi 1 trong công thức là để loại bỏ dấu cách trong kết quả cuối cùng.
Sau khi bấm Enter, kết quả sẽ là họ cần tìm, ở đây là Trịnh như ví dụ ở trên.
Cách dùng hàm LEFT kết hợp với hàm LEN để loại bỏ các ký tự cụ thể
Chú ý: Số ký tự cần loại bỏ trong công thức sử dụng hàm LEFT nâng cao phải được tính toán từ trước.
Khi kết hợp hàm LEFT với hàm LEN trong Excel, bạn có thể dễ dàng loại bỏ một số ký tự không mong muốn từ chuỗi dữ liệu. Ý nghĩa của các thành phần trong công thức kết hợp như sau:
- Xác định chuỗi ký tự cần bỏ và chuỗi dữ liệu chứa nó.
- Sử dụng hàm LEN để tính độ dài của chuỗi dữ liệu. Cú pháp: =LEN('chuỗi dữ liệu').
- Áp dụng hàm LEFT để lấy các ký tự đầu tiên của chuỗi, loại bỏ những ký tự không cần thiết. Cú pháp: =LEFT('chuỗi dữ liệu'; LEN('chuỗi dữ liệu') - số ký tự cần loại bỏ).
Hãy thử cùng xem một ví dụ cụ thể nhé.
Chúng ta sẽ áp dụng vào bảng dữ liệu. Lần này mục tiêu là loại bỏ tên khỏi họ và tên. Ví dụ với tên Trịnh Thị Hoàng Lưu tại ô B4.
Tại ô E4, hãy nhập công thức sau: =LEFT(B4;LEN(B4)-4). Công thức này giúp loại bỏ tên Lưu khỏi họ và tên. Việc trừ đi 4 ký tự là để loại bỏ tên Lưu cùng với dấu cách phía trước.
Kết quả sau khi bấm Enter sẽ là Trịnh Thị Hoàng.
Sử dụng hàm VALUE kết hợp với hàm LEFT trong Excel để trích xuất ký tự số
Lưu ý: Hàm VALUE chỉ hoạt động với các ký tự số và không hoạt động với các ký tự chữ.
Để trích xuất các ký tự số từ một chuỗi dữ liệu, bạn có thể sử dụng hàm VALUE và hàm LEFT. Các bước thực hiện như sau:
- Xác định chuỗi dữ liệu chứa các ký tự số cần trích xuất.
- Sử dụng hàm LEFT để lấy các ký tự đầu tiên của chuỗi dữ liệu.
- Sử dụng hàm VALUE để chuyển đổi các ký tự số sang giá trị số thực trong Excel. Cú pháp: =VALUE('chuỗi ký tự số').
Theo dõi ví dụ dưới đây là cách nhanh nhất để bạn hiểu rõ cách kết hợp này.
Sử dụng dữ liệu trong bảng cho sẵn. Sau đó trích xuất ra 2 chữ số đầu tiên tính từ bên trái của ô B2.
Nhập công thức vào ô F2 như sau: =VALUE(LEFT(B2;2)). Công thức này sẽ lấy ra 2 chữ số đầu tiên từ dữ liệu trong ô B2.
Khi bấm Enter, kết quả sẽ hiện ra là 71.
Cách sử dụng hàm SUMIF kết hợp hàm LEFT trong Excel
Hàm SUMIF trong Excel là một công cụ tính toán mạnh mẽ, cho phép bạn tính tổng các giá trị trong một phạm vi dữ liệu dựa trên một điều kiện xác định. Cách sử dụng của hàm này rất đơn giản, giúp bạn dễ dàng tính toán với các điều kiện cụ thể.
Cú pháp của hàm SUMIF là: =SUMIF(phạm vi dữ liệu; điều kiện; [phạm vi tính toán])
- Các thành phần trong hàm SUMIF bao gồm:
- Phạm vi dữ liệu: Là phần dữ liệu mà bạn muốn tính tổng.
- Điều kiện: Là tiêu chí dùng để xác định các giá trị cần tính tổng.
- Phạm vi tính toán (tuỳ chọn): Là phạm vi dữ liệu bạn muốn tính tổng khi điều kiện được thỏa mãn.
Bạn cũng có thể kết hợp hàm SUMIF với hàm LEFT để trích xuất một phần dữ liệu từ các chuỗi và sử dụng nó làm điều kiện trong hàm SUMIF. Cú pháp của việc kết hợp này như sau:
=SUMIF(phạm vi dữ liệu; LEFT(cột dữ liệu; số ký tự); phạm vi tính toán)
Trong đó bao gồm các yếu tố sau:
- Phạm vi dữ liệu: Là khu vực dữ liệu mà bạn muốn tính tổng.
- Cột dữ liệu: Là cột mà bạn muốn trích xuất các ký tự đầu tiên từ.
- Số ký tự: Là số ký tự đầu tiên cần lấy từ cột dữ liệu.
- Phạm vi tính toán (tuỳ chọn): Là phạm vi dữ liệu để tính tổng nếu các giá trị thỏa mãn điều kiện đề ra.
Hãy cùng tìm hiểu qua một ví dụ minh họa để hiểu rõ hơn về cách sử dụng kết hợp hàm SUMIF và LEFT trong Excel:
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như hình bên dưới, và bạn cần tính tổng số báo Tuổi trẻ đã được giao.
Tại ô D14, sử dụng công thức =SUMIF(B4:B9;LEFT(B4;2)&'*';G4:G9)
Công thức này có thể được giải thích đơn giản như sau:
- B4:B9: Cột Mã giao báo là phần điều kiện cần xét.
- LEFT(B4;2)&'*': Điều kiện tính tổng là TT*. Dấu hoa thị '*' có nghĩa là bất kỳ ký tự nào sau cụm từ TT.
- G4:G9: Biểu thị cho tổng số tờ báo của kênh Tuổitrẻ.
Sau đó, nhấn Enter để có kết quả là 147.
Những lỗi phổ biến khi sử dụng hàm LEFT trong Excel
Khám phá những lỗi thường gặp khi dùng hàm này. Việc nắm rõ những sai sót này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Hàm LEFT trong Excel gặp lỗi #VALUE!
Khi hàm LEFT trong Excel báo lỗi #VALUE!, hãy kiểm tra lại đối số num_chars. Nếu giá trị này là số âm, bạn cần loại bỏ dấu trừ để khắc phục lỗi này.
Lỗi #VALUE! cũng có thể xảy ra khi đối số num_chars được tính toán từ một hàm khác. Để sửa lỗi này, bạn có thể sao chép hàm sang ô khác hoặc kiểm tra lại kết quả của hàm đó.
Lỗi trả về kết quả sai do có khoảng trắng ở đầu dữ liệu truy vấn
Khi công thức hàm LEFT trong Excel không hoạt động mà không có lý do rõ ràng, hãy kiểm tra giá trị ban đầu để xác định xem có khoảng trắng ở đầu hay không. Dữ liệu có thể đã được sao chép từ web hoặc các nguồn khác, và đôi khi có thể chứa những khoảng trắng không nhìn thấy trước dữ liệu văn bản.
Hình ảnh dưới đây minh họa sự cố khi hàm LEFT của Excel không hoạt động do có khoảng trắng ở đầu chuỗi gốc.
Hàm LEFT không thể áp dụng cho định dạng ngày tháng
Khi sử dụng hàm LEFT trong Excel để trích xuất một phần của ngày tháng (ví dụ: ngày, tháng, năm), bạn chỉ có thể lấy một vài chữ số đầu tiên từ giá trị số đại diện cho ngày.
Trong Excel, ngày tháng được lưu dưới dạng số nguyên biểu thị số ngày tính từ ngày 1 tháng 1 năm 1900 (với giá trị là số 1). Do đó, các ngày tháng trong ô chỉ là giá trị trực quan và có thể thay đổi cách hiển thị bằng cách áp dụng các định dạng ngày khác.
Hàm LEFT trong Excel không trả về đủ số ký tự
Hàm LEFT trả về ít ký tự hơn số ký tự bạn mong đợi. Điều này có thể do dữ liệu đầu vào không đủ số ký tự để trích xuất. Hoặc do bạn nhập số ký tự để trích xuất quá nhỏ.
Để khắc phục lỗi này, bạn nên kiểm tra lại dữ liệu đầu vào và số ký tự được nhập vào trong hàm.
Kết luận
Trên đây là một hướng dẫn đơn giản về hàm LEFT trong Excel là gì và dùng để làm gì. Đây là một công cụ mạnh mẽ và hữu ích cho những người làm việc với dữ liệu Excel. Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ nó để mọi người cùng tham khảo nhé!
