Doanh nghiệp gia tăng khả năng cạnh tranh thông qua việc quản lý tài sản một cách bài bản và chuyên nghiệp

Đã đến lúc nhận thức rằng việc áp dụng các công cụ quản lý tài sản không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn góp phần nâng cao sức cạnh tranh.

Khi nào cần chuyển từ quản lý thủ công sang sử dụng phần mềm quản lý tài sản?

Tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, việc quản lý tài sản vẫn chủ yếu được thực hiện thủ công qua Excel, dựa vào kinh nghiệm cá nhân. Điều này nhiều khi được cho là hiệu quả, nhưng khi doanh nghiệp mở rộng và danh mục tài sản tăng lên, vấn đề sẽ bắt đầu xuất hiện.

Một trong những vấn đề dễ nhận thấy là thiếu sự liên kết khi mỗi bộ phận quản lý tài sản trên các bảng Excel riêng biệt, dẫn đến tình trạng thông tin bị trùng lặp và khó đối chiếu. Nguy hiểm hơn, Excel không lưu trữ lịch sử thao tác và không phân quyền người dùng, dễ dẫn đến rủi ro gian lận nội bộ. Đơn giản hơn, có thể là sai sót do lỗi nhập liệu hoặc sao chép nhầm, làm mất hoặc hỏng tài sản.

Các chuyên gia cho rằng việc sử dụng Excel trong quản lý tài sản có thể gây sai sót và thất thoát vì thiếu sự kết nối giữa các dữ liệu. Những vấn đề này đã được nhận diện ở nhiều doanh nghiệp bất động sản trong nước và quốc tế.

Đối với những tài sản có giá trị sử dụng lâu dài, việc kiểm soát và bảo dưỡng chúng là vô cùng quan trọng để tối ưu hóa giá trị sử dụng và giảm thiểu lãng phí. Nếu tài sản bị hỏng hoặc mất mát, việc báo cáo sự cố qua các kênh chat có thể khiến thời gian khắc phục bị chậm trễ, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp không kiểm soát được vòng đời thiết bị tài sản do thiếu công cụ phân tích dữ liệu, dẫn đến tình trạng không chủ động trong việc bảo trì dự phòng, gây ra chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Ví dụ, một doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý tài sản và ước tính có 54.000 công việc phát sinh và 11.000 công việc định kỳ được thực hiện, với tỷ lệ SLA đạt 95%.

Theo ông Đinh Việt Thắng - Giám đốc phòng nghiệp vụ Bất động sản – Công ty CP TNTech, các doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên dụng khi gặp các dấu hiệu sau: Doanh nghiệp sở hữu hơn 100 tài sản hoặc tài sản phân bổ ở nhiều địa điểm khiến việc quản lý bằng Excel trở nên quá tải; tài sản thất thoát, khó theo dõi lịch sử sửa chữa và không có người phụ trách rõ ràng.

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp chuẩn bị mở thêm chi nhánh, mở rộng địa bàn hoặc có kế hoạch chuẩn hóa theo ISO hay chuyển đổi số, việc áp dụng phần mềm quản lý tài sản là vô cùng quan trọng và cần thiết.

Giải pháp phần mềm 5 sao cho quản lý tài sản bền vững

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý tài sản, nhưng T.FM là giải pháp được Hiệp hội Phần mềm Việt Nam (VINASA) cấp chứng nhận 5 sao nhờ vào khả năng quản lý tài sản toàn diện, tính năng tự động hóa cao và giao diện thân thiện với người sử dụng.

Giải pháp này giúp quản lý toàn bộ vòng đời tài sản từ A đến Z, bao gồm từ kế hoạch mua sắm, vận hành, bảo trì, sửa chữa cho đến các quy trình kiểm kê và thanh lý tài sản. Hệ thống còn tích hợp tính năng cảnh báo thông minh cho các mốc quan trọng như bảo hành, bảo hiểm. Đặc biệt, đối với các dự án bất động sản, T.FM hỗ trợ từ giai đoạn hình thành hồ sơ pháp lý cho đến tiến độ thi công, nghiệm thu, bàn giao và vận hành.

Mọi hoạt động trên hệ thống đều được ghi nhận chi tiết: người thực hiện, thời gian, và thay đổi nội dung. Điều này không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn hỗ trợ việc kiểm toán và tuân thủ các quy định pháp lý. Hệ thống phân quyền linh hoạt cho phép quản lý quyền truy cập theo vai trò, phòng ban và cấp độ bảo mật, rất phù hợp với mô hình doanh nghiệp đa chi nhánh và đa phòng ban.

Thực tế cho thấy, việc áp dụng phần mềm quản lý tài sản giúp doanh nghiệp tìm ra nhiều khoản thu bị bỏ quên. Ví dụ, một tòa nhà tại vị trí trung tâm có màn hình LED cho thuê nhưng chưa được quản lý và tối ưu. Bên cạnh đó, các doanh thu từ hầm xe, bể bơi cũng không được thống kê và kiểm soát đầy đủ.

Từ khi sử dụng T-FM, phần mềm cung cấp báo cáo và cảnh báo hàng ngày giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu theo thời gian thực. Nhờ vào đó, doanh thu của doanh nghiệp đạt 60 tỷ đồng (50% mục tiêu 120 tỷ đồng trong năm 2025). Báo cáo về tỷ lệ hoàn thành kế hoạch và tỷ lệ lấp đầy các khu vực cho thuê được cập nhật liên tục, giúp lãnh đạo đưa ra chiến lược phát triển phù hợp.

Chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên dụng không chỉ giúp cải thiện hiệu quả quản lý mà còn tăng cường khả năng phối hợp giữa các bộ phận, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.