Hàm Vlookup là gì? Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm này

Hàm Vlookup trong Excel và cách dùng có thể còn xa lạ với nhiều người. Dù là một hàm phổ biến, nhưng nếu không nắm rõ cách áp dụng, bạn sẽ gặp không ít khó khăn với hàm Vlookup trong Excel. Hãy đọc ngay bài viết này để hiểu rõ mọi thứ về hàm và công thức Vlookup trong Excel nhé.

Hàm Vlookup trong Excel là gì?

Vlookup là hàm cực kỳ hữu ích cho nhân viên văn phòng, đặc biệt là khối back office. Hiểu rõ và thành thạo công thức Vlookup trong Excel sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất công việc đáng kể. Cùng tìm hiểu ngay Vlookup là gì trong phần tiếp theo.

Vlookup - Hàm tìm kiếm dữ liệu phổ biến hàng đầu

Vlookup là hàm dùng để tìm kiếm dữ liệu theo chiều dọc, sử dụng một giá trị tham chiếu để tìm kiếm theo hàng dọc và trả về giá trị tương ứng ở hàng ngang.

Hàm này thường được áp dụng trong việc thống kê và đối chiếu dữ liệu, giúp việc xử lý số liệu trở nên dễ dàng hơn và tăng hiệu suất làm việc với Excel.

Ý nghĩa của hàm và công thức Vlookup trong Excel

Trong tiếng Anh, Vlookup là viết tắt của vertical look up, trong đó vertical có nghĩa là hàng dọc và look up là tìm kiếm. Ngoài Vlookup, còn có hàm Hlookup với chức năng tìm kiếm dữ liệu theo hàng ngang.

Hàm này thực hiện tham chiếu dữ liệu bằng cách tìm kiếm thông tin theo cột dọc, sau đó đối chiếu và trả về kết quả tương ứng theo hàng ngang.

Công thức chung của hàm Vlookup:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)

Giải thích các thành phần trong hàm:

• Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm, có thể nhập trực tiếp hoặc tham chiếu đến ô chứa giá trị trong bảng tính.
• Table_array: Bảng dữ liệu nguồn chứa thông tin cần tìm, trong đó cột đầu tiên phải chứa giá trị lookup_value.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột (tính từ trái sang phải) chứa kết quả cần trả về.
• Range_lookup: Xác định kiểu tìm kiếm, có thể là tương đối hoặc chính xác.
• Range_lookup = 1 (TRUE): Tìm kiếm tương đối, hàm sẽ trả về giá trị gần đúng.
• Range_lookup = 0 (FALSE): Tìm kiếm chính xác, hàm sẽ trả về giá trị khớp hoàn toàn.

Nếu để trống range_lookup, giá trị mặc định sẽ là 1 và hàm Vlookup sẽ trả về kết quả tương đối.

Có thể hiểu đơn giản về Vlookup như sau: Tìm kiếm lookup_value trong cột đầu tiên của table_array, sau đó trả về kết quả tương ứng theo hàng ngang ở cột thứ col_index_num với độ chính xác được xác định bởi range_lookup.

Ví dụ thực tế về cách sử dụng Vlookup trong Excel

Vlookup được ứng dụng rộng rãi trong các bảng hàng hóa, bảng thống kê, quản lý kho hàng tại các doanh nghiệp, cũng như trong việc thống kê và phân loại trong các ngành sản xuất.

Dưới đây là một ví dụ cụ thể về cách sử dụng Vlookup để bạn dễ hình dung:

Tính toán phụ cấp dựa trên chức vụ

Tình huống: Trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, doanh nghiệp đưa ra chính sách hỗ trợ nhân viên dựa trên chức vụ, được thể hiện trong bảng thứ hai. Nhiệm vụ là phân phối phụ cấp này cho từng nhân viên dựa trên chức vụ được liệt kê trong bảng đầu tiên.

Nếu thực hiện thủ công, bạn cần xác định chức vụ trong bảng đầu tiên, đối chiếu với mức phụ cấp trong bảng thứ hai và trả về kết quả chính xác. Quá trình này sẽ tốn nhiều thời gian, đặc biệt với các doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, và dễ xảy ra sai sót khi đối chiếu thủ công.

Với Vlookup, bạn chỉ cần viết hàm như sau:

Hàm Vlookup được đặt tại ô E4: =VLOOKUP(D4,$B$16:$C$21,2,0)

Trong đó:

• D4 là ô chứa chức vụ của nhân viên
• B16:C21 là bảng dữ liệu dùng để đối chiếu và tìm kiếm
• Dấu $ giúp cố định bảng dữ liệu, tránh bị thay đổi khi sao chép hoặc kéo hàm sang các ô khác
• 2 là số thứ tự của cột chứa dữ liệu cần lấy trong bảng B16:C21
• 0 để đảm bảo kết quả trả về là chính xác tuyệt đối.

Kết quả trả về sẽ là mức phụ cấp tương ứng với chức vụ. Bạn có thể kéo hoặc sao chép hàm để áp dụng cho các nhân viên khác.

Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel

Trên đây là những thông tin tổng quan từ các thủ thuật máy tính về cách dùng Vlookup trong Excel. Vậy trong thực tế, hàm này có dễ sử dụng không? Cách dùng cụ thể như thế nào? Một số hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn áp dụng hàm này một cách dễ dàng hơn.

Cách sử dụng Vlookup cơ bản trong Excel trên cùng một sheet

Nếu bảng chứa giá trị cần tìm kiếm nằm cùng sheet với vị trí đặt hàm Vlookup, đây được gọi là hàm Vlookup cùng sheet trong Excel. Trường hợp này là cơ bản và dễ thực hiện nhất, bạn chỉ cần đặt hàm Vlookup vào ô cần hiển thị kết quả với công thức cơ bản sau:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)

Các đối số của hàm này đã được giải thích chi tiết ở phần trước.

Tìm kiếm giá trị bằng hàm Vlookup trong Excel giữa 2 sheet

Sự liên kết giữa các sheet trong Excel cho phép sử dụng hàm Vlookup giữa 2 sheet trở lên. Trong trường hợp này, hàm Vlookup có thể được đặt ở một sheet, trong khi giá trị cần tìm hoặc bảng dữ liệu giới hạn lại nằm ở sheet khác. Bạn chỉ cần đặt hàm Vlookup vào cột cần hiển thị kết quả, nhưng khi tham chiếu giá trị từ sheet khác, bạn cần thao tác trực tiếp trên sheet đó. Hàm Vlookup lúc này sẽ có dạng:

=VLOOKUP(Sheet_name!Lookup_value, Sheet_name!Table_array, Col_index_num, Range_lookup)

Trong đó:

• Sheet_name là tên của sheet chứa bảng hoặc giá trị cần tham chiếu. Tên sheet được kết nối với bảng hoặc giá trị bằng dấu “!”
• Các giá trị còn lại có ý nghĩa tương tự như hàm Vlookup cơ bản

Tìm kiếm có điều kiện với Vlookup (Vlookup 2 điều kiện hoặc nhiều điều kiện trong Excel)

Trong các trường hợp phức tạp, khi Vlookup thông thường không đáp ứng được yêu cầu tìm kiếm dữ liệu với hai hoặc nhiều điều kiện, thường có hai cách xử lý chính:

• Cách 1: Tạo thêm cột hoặc bảng phụ để xử lý từng điều kiện riêng biệt
• Cách 2: Sử dụng hàm lồng hoặc công thức mảng

Với cách thứ nhất, dữ liệu từng điều kiện sẽ được trả về ở cột phụ, và bạn có thể sử dụng Vlookup trên cột phụ này. Ưu điểm là dễ thực hiện, nhưng nhược điểm là dữ liệu bị trùng lặp, dẫn đến bảng tính trở nên cồng kềnh.

Cách thứ hai giúp hạn chế việc mở rộng quá mức kho dữ liệu, nhưng công thức mảng thường phức tạp và dễ gây nhầm lẫn, sai sót khi áp dụng.

Hàm Vlookup trong VBA Excel - Cách sử dụng Vlookup nâng cao

VBA, hay Visual Basic for Applications, là ngôn ngữ lập trình cơ bản trong Excel, cho phép thực hiện các tác vụ phức tạp mà các hàm cơ bản không thể đáp ứng. Tuy nhiên, VBA Excel khá phức tạp và yêu cầu người dùng phải có kiến thức về cả Excel và lập trình.

• Vlookup trong VBA là một hàm phổ biến. Hiện tại, trong VBA, hàm này có hai dạng:
• Application.VLOOKUP
• Application.WorksheetFunction.VLOOKUP

Hai dạng Vlookup trong VBA Excel có cách sử dụng tương tự nhau, điểm khác biệt chính là cách xử lý khi không tìm thấy dữ liệu. Trong trường hợp này, Application.VLOOKUP mang lại giải pháp gọn gàng và nhanh chóng hơn.

Khi sử dụng Vlookup trong VBA Excel, bạn cần áp dụng ngôn ngữ lập trình để tạo các vòng lặp tìm kiếm với cấu trúc như sau:

• For Each bien_[DoiTuong] in bien_[TapHop]
• [Nhóm lệnh cần thực hiện trên các đối tượng]
• Next bien_[DoiTuong]

Với sự linh hoạt của nó, Vlookup trong VBA Excel sẽ mang lại kết quả chính xác nhất cho các yêu cầu tìm kiếm nhiều điều kiện và xử lý lỗi khi không tìm thấy dữ liệu một cách hiệu quả.

Hàm Vlookup ngược trong Excel - Ít gặp nhưng có tính ứng dụng cao

Với Vlookup thông thường, bạn cần đảm bảo cột chứa giá trị lookup_value luôn nằm bên trái cột cần lấy dữ liệu. Tuy nhiên, điều này đặt ra vấn đề nếu lookup_value nằm ở cột bên phải trong bảng thì phải làm sao?

Di chuyển cột là một giải pháp nhiều người nghĩ đến, nhưng nếu bảng đã được sắp xếp hợp lý và việc di chuyển có thể ảnh hưởng đến các hàm khác, đây chính là lúc bạn nên tìm hiểu về Vlookup ngược.

Điểm khác biệt duy nhất của Vlookup ngược so với Vlookup thông thường là thứ tự các cột được tính từ phải sang trái thay vì từ trái sang phải.

Công thức của hàm Vlookup ngược được trình bày như sau:

=VLOOKUP(Giá_trị_cần_tìm, Cột_chứa_giá_trị_cần_tìm, Cột_chứa_giá_trị_trả_về, độ_chính_xác_của_tìm_kiếm)

Kết quả và cách khắc phục lỗi khi sử dụng hàm, công thức Vlookup trong Excel

Khi áp dụng công thức Vlookup trong Excel, đôi lúc sẽ xuất hiện những lỗi không mong muốn. Hiểu rõ các lỗi này sẽ giúp bạn hạn chế sai sót và biết cách khắc phục phù hợp.

 Vlookup trả về nhiều giá trị

Trong bảng có nhiều giá trị giống nhau, dẫn đến việc dò tìm trả về giá trị tương đối hoặc nhiều giá trị. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại hàm Vlookup đang sử dụng. Nếu range_lookup bị bỏ trống hoặc đặt là 1, vấn đề có thể xảy ra do bạn đang sử dụng chế độ dò tìm tương đối.

Cách khắc phục là thay đổi range_lookup thành 0 để chuyển sang chế độ dò tìm chính xác.

Vlookup chỉ trả về một giá trị

Nếu giá trị tìm kiếm xuất hiện nhiều lần trong bảng dữ liệu, Vlookup sẽ chỉ trả về giá trị đầu tiên tìm thấy. Để hiển thị tất cả các giá trị phù hợp, bạn có thể sử dụng kết hợp hàm INDEX và MATCH thay thế trong trường hợp này.

Vlookup trả về kết quả 0

Trong một số trường hợp, khi không tìm thấy kết quả phù hợp với hàm Vlookup do giá trị tìm kiếm không tồn tại và bạn muốn hiển thị kết quả là 0. Lúc này, bạn cần kết hợp hàm IFERROR vào công thức như sau:

=IFERROR(VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup), 0)

Thay vì hiển thị 0, bạn có thể để trống giá trị bằng cách thay “ ” vào vị trí của 0 trong công thức hoặc thay thế bằng giá trị khác tùy ý.

Lỗi N/A khi sử dụng hàm Vlookup trong Excel

Lỗi N/A thường xảy ra khi hàm Vlookup không thể tìm thấy giá trị phù hợp trong bảng dữ liệu tham chiếu. Bạn cần kiểm tra lại giá trị tìm kiếm xem đã chính xác chưa. Nếu giá trị đúng mà vẫn báo lỗi N/A, điều này có nghĩa là giá trị cần tìm không tồn tại trong bảng tham chiếu.

Để bảng tính trở nên thẩm mỹ hơn, bạn có thể kết hợp hàm IFERROR vào công thức như đã đề cập ở phần 3.3.

Lỗi hàm Vlookup trong Excel 2010

Trong Excel 2010, đôi khi bạn sẽ gặp phải một số lỗi như N/A, #NAME?, #VALUE, #REF!. Đây là những lỗi phổ biến và thường xuyên xảy ra.

Nếu N/A không thực sự được coi là lỗi và đã có cách khắc phục ở trên, thì các lỗi #NAME?, #VALUE và #REF! ít gặp hơn và cách xử lý chúng như thế nào?

• #NAME?: Lỗi này xảy ra khi Excel không nhận diện được giá trị text nằm ngoài dấu ngoặc kép. Với hàm Vlookup, thường là do lookup_value dạng text không được đặt trong dấu nháy đôi (“ ”). Hãy kiểm tra lại hàm và thêm dấu nháy để Excel có thể hiểu và trả về kết quả chính xác.
• #VALUE: Lỗi này xuất hiện khi số thứ tự cột (col_index_num) trong hàm Vlookup nhỏ hơn 1. Kiểm tra lại số thứ tự cột và điều chỉnh để khắc phục lỗi này.
• #REF!: Ngược lại với #VALUE, lỗi #REF! xảy ra khi col_index_num lớn hơn số cột trong bảng tham chiếu. Hãy kiểm tra lại số thứ tự cột và đảm bảo bảng tham chiếu được kéo đúng phạm vi.

Tổng kết

Hàm Vlookup trong Excel là một công cụ linh hoạt và phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong các bảng thống kê. Những thông tin tổng hợp trên đây về công thức Vlookup chắc chắn đã cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức về hàm này. Hy vọng bài viết sẽ hỗ trợ bạn trong công việc và học tập. Đừng quên theo dõi các chuyên mục khác của chúng tôi để khám phá thêm nhiều thủ thuật công nghệ hữu ích và góc nhìn mới mẻ nhé.