Hướng dẫn chi tiết cách dùng hàm MID trong Excel để tách văn bản một cách dễ dàng

Hàm MID trong Excel là một hàm cơ bản giúp cắt chuỗi ký tự. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng hàm MID một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, công thức và cách áp dụng hàm MID thông qua các ví dụ minh họa cụ thể. Đừng bỏ lỡ!

Hàm MID trong Excel là gì?

Hàm MID trong Excel là công cụ hữu ích để trích xuất một phần chuỗi ký tự từ vị trí bất kỳ trong ô hoặc giá trị văn bản. Bạn có thể chọn điểm bắt đầu và số ký tự cần lấy để tạo thành chuỗi mới.

Cú pháp hàm MID trong Excel

Trong đó:

• text: Đây là chuỗi văn bản hoặc ký tự mà bạn cần trích xuất.
• m: Đây là vị trí bắt đầu để cắt chuỗi ký tự. 
• n: Đây là số lượng ký tự bạn muốn trích xuất từ chuỗi.

Cách sử dụng hàm MID trong Excel cơ bản

Việc sử dụng hàm MID trong Excel rất dễ dàng và thuận tiện.

Ví dụ: Để trích xuất từ “Bác sĩ” từ chuỗi “Chức danh bác sĩ hạng I”, bạn cần nhập công thức sau:

=MID(A2,11,6)

Trong đó:

• A2: Ô chứa chuỗi ký tự “Chức danh bác sĩ hạng I”.
• 11: Vị trí bắt đầu trích xuất chuỗi, bao gồm cả khoảng trắng.
• 6: Số lượng ký tự cần trích xuất, bao gồm cả khoảng trắng.

Lưu ý: Trong một số trường hợp, dấu ',' không được hỗ trợ. Bạn có thể thay thế bằng dấu ';'.

Để nắm vững hơn về cách sử dụng hàm MID, chúng ta sẽ cùng xem thêm các ví dụ minh họa chi tiết trong phần tiếp theo.

Một số ví dụ minh họa về cách sử dụng hàm MID trong Excel

Dưới đây là các ví dụ chi tiết giúp bạn hiểu rõ hơn về cách áp dụng hàm MID trong Excel một cách cơ bản. 

Các ví dụ này được thực hiện trên hệ điều hành Windows với phiên bản Excel 2016. Bạn cũng có thể áp dụng tương tự trên các phiên bản Excel khác như 2007, 2010, 2013, 2017, Microsoft Excel 365 và cả MacOS.

Áp dụng hàm MID để trích xuất họ và tên riêng lẻ

Ví dụ: Tên đầy đủ được lưu trong ô A1 như hình minh họa, và bạn muốn trích xuất họ hoặc tên từ chuỗi đó.

Cách sử dụng hàm MID để trích xuất họ: 

Để trích xuất họ từ ô A2, trước hết bạn cần sử dụng hàm SEARCH để xác định vị trí của dấu cách. Sau đó, áp dụng hàm MID để tách chuỗi con. Bắt đầu từ ký tự đầu tiên 1 đến ký tự ngay trước dấu cách SEARCH(' ',A2 để lấy phần họ. Sử dụng -1 để loại bỏ dấu cách và chỉ lấy ký tự cuối cùng của họ.

Công thức cụ thể để trích xuất họ như sau: 

=MID(A2,1,SEARCH(' ',A2)-1)

Cách sử dụng hàm MID để trích xuất tên:

Công thức áp dụng: =TRIM(MID(A2,SEARCH(' ',A2),LEN(A2))

Trong đó:

• Hàm TRIM được sử dụng để loại bỏ các khoảng trắng thừa trong văn bản, chỉ giữ lại một khoảng trắng duy nhất giữa các từ.
• Hàm SEARCH sẽ quét chuỗi gốc để tìm ký tự khoảng trắng (“ ”) và trả về vị trí của nó.
• Do độ dài họ tên của mỗi người khác nhau, không thể xác định trước vị trí kết thúc. Vì vậy, trong n của hàm MID, cần sử dụng hàm LEN để cung cấp tổng chiều dài của chuỗi gốc.

Cách trích xuất chuỗi ký tự nằm giữa hai dấu cách

Ví dụ: Bạn có một chuỗi chứa tên và họ trong ô A1 và muốn trích xuất tên nằm giữa hai dấu cách. Công thức như sau:

=MID(A2, SEARCH(” “,A2)+1, SEARCH (” “, A2, SEARCH (” “,A2)+1) – SEARCH (” “,A2)-1)

Trong đó:

• Sử dụng hàm SEARCH để xác định vị trí của dấu cách đầu tiên trong ô A2. Sau đó, cộng thêm 1 để chuỗi con bắt đầu từ ký tự đứng ngay sau dấu cách.
• SEARCH(” “,A2,SEARCH(” “,A2)+1) giúp tìm vị trí của dấu cách thứ hai trong ô A2 bằng cách bắt đầu tìm kiếm từ ký tự đầu tiên sau dấu cách thứ nhất. 
• Với SEARCH (” “, A2, SEARCH (” “,A2)+1) – SEARCH (” “,A2), mục đích là tính toán khoảng cách giữa hai dấu cách.

Cách trích xuất ký tự từ vị trí bất kỳ

Việc trích xuất ký tự từ vị trí bất kỳ khá phức tạp, đòi hỏi kết hợp hàm MID với 5 hàm khác nhau. Bao gồm:

• Hàm LEN – dùng để lấy tổng chiều dài của chuỗi văn bản gốc.
• Hàm REPT – dùng để lặp lại một ký tự cụ thể với số lần xác định.
• Hàm SUBSTITUTE – dùng để thay thế một ký tự bằng một ký tự khác.
• Hàm MID – dùng để trích xuất một chuỗi ký tự con.
• Hàm TRIM – dùng để loại bỏ các khoảng trắng thừa.

Công thức cụ thể như sau:

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(string,” “,REPT(” “,LEN(string))), (N-1)*LEN(string)+1, LEN(string)))
Trong đó:

• String: là chuỗi văn bản gốc chứa dữ liệu cần trích xuất.
• N: là số thứ tự của từ cần trích xuất.

Ví dụ: Với chuỗi văn bản “3 cam 5 xoài 19 sầu riêng”, bạn có thể trích xuất các từ như cam, xoài, sầu, riêng.

Áp dụng công thức sau: 

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(A3,” “,REPT(” “,LEN(A3))), (2-1)*LEN(A3)+1, LEN(A3)))

Trong đó:

• Hàm SUBSTITUTE và REPT sẽ chuyển đổi mọi khoảng trống trong chuỗi văn bản gốc thành nhiều khoảng trống. Số lượng khoảng trống được thêm vào bằng chiều dài của chuỗi văn bản gốc, được tính bằng hàm LEN: SUBSTITUTE(A2,” “,REPT(” “,LEN(A2)))
• Để xác định vị trí bắt đầu của chuỗi con cần trích xuất, sử dụng công thức: (N-1) * LEN (A1) +1. Công thức này giúp xác định vị trí của ký tự đầu tiên trong chuỗi con hoặc một khoảng trống cụ thể.
• Để xác định số ký tự cần trích xuất, sử dụng tổng chiều dài của chuỗi văn bản gốc bằng: LEN(A2). Điều này giúp loại bỏ các khoảng trắng thừa.
• Cuối cùng, hàm TRIM sẽ loại bỏ các khoảng trống ở đầu và cuối chuỗi văn bản.

Cách trích xuất một từ chứa một hoặc nhiều ký tự cụ thể

Ví dụ: Yêu cầu lọc các giá trị tiền tệ ($) trong cột A, cụ thể là 40$ và 600$.

Công thức áp dụng cho ví dụ này là: 

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(A2,' ',REPT(' ',99)),MAX(1,FIND('$',SUBSTITUTE(A2,' ',REPT(' ',99)))-50),99))

Trong đó:

• Hàm SUBSTITUTE và REPT chuyển đổi mọi khoảng trống trong chuỗi văn bản gốc thành nhiều khoảng trống hơn (99 khoảng trống).
• Hàm FIND giúp xác định vị trí của ký tự mong muốn (trong ví dụ này là $). Sau đó, trừ đi 50 để lấy 50 ký tự và đặt chúng giữa 99 khoảng trống trước chuỗi con chứa ký tự được chỉ định ($).
• Hàm MAX được sử dụng để xử lý trường hợp chuỗi con xuất hiện ở đầu chuỗi văn bản. Nếu kết quả của FIND () – 50 là số âm, MAX(1, FIND () – 50) sẽ thay thế bằng 1.
• Hàm MID sẽ thu thập 99 ký tự tiếp theo và trả về chuỗi con mong muốn.
• Cuối cùng, hàm TRIM loại bỏ các khoảng trống thừa và trả về giá trị cuối cùng (trong ví dụ này là 40$ và 600$).

Cách để hàm MID trả về một số

Như đã đề cập, hàm MID trong Excel chỉ trả về chuỗi ký tự, không phải số. Để chuyển đổi chuỗi ký tự thành số, chúng ta cần kết hợp hàm MID với hàm VALUE.

Ví dụ: Để trích xuất một chuỗi 6 ký tự (trả về số), bắt đầu từ ký tự thứ 8 như hình minh họa, bạn sử dụng công thức sau:

=VALUE(MID(A3,8,6))

Trên đây là một số ví dụ điển hình về cách sử dụng hàm MID. Tuy nhiên, khi áp dụng, bạn cần lưu ý một số điểm để tránh các lỗi không mong muốn. 

• Một số lưu ý khi sử dụng hàm MID trong Excel
• Mặc dù hàm MID không quá phức tạp, nhưng bạn cần lưu ý một số vấn đề để đảm bảo kết quả chính xác.
• Hàm MID luôn trả về một chuỗi văn bản, ngay cả khi chuỗi con chỉ chứa các chữ số.
• Nếu m lớn hơn độ dài chuỗi gốc, hàm MID sẽ trả về giá trị trống (“ ”).
• Nếu m nhỏ hơn 1, hàm MID sẽ trả về lỗi #VALUE.
• Nếu n là số âm, hàm MID cũng sẽ trả về lỗi #VALUE.
• Nếu n bằng 0, hàm MID sẽ tạo ra một chuỗi trống (ô trống).
• Nếu tổng của m và n vượt quá độ dài chuỗi gốc, hàm MID sẽ trả về chuỗi ký tự con từ m đến ký tự cuối cùng.

Một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng hàm MID trong Excel

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng hàm MID trong Excel:

• Hàm MID và hàm MIDB trong Excel có gì giống và khác nhau?

Hàm MID và hàm MIDB trong Excel có sự khác biệt trong cách xử lý chuỗi văn bản. Điểm khác biệt chính giữa chúng là:

Hàm MID: MID(text, start_num, num_chars)

• Hàm MID trong Excel được dùng để trích xuất một phần chuỗi ký tự từ vị trí bắt đầu với độ dài cụ thể.
• Hàm MID không quan tâm đến mã hóa và trích xuất dữ liệu dựa trên số ký tự.
• Hàm MID thường được sử dụng cho văn bản thông thường không mã hóa.

Hàm MIDB: MIDB(text, start_num, num_bytes)

• Hàm MIDB trong Excel cũng dùng để trích xuất một phần chuỗi ký tự từ vị trí bắt đầu, nhưng nó xem xét mã hóa ký tự.
• MIDB được sử dụng khi làm việc với văn bản mã hóa Unicode hoặc các ký tự đa byte, chẳng hạn như tiếng Trung, tiếng Nhật và các ngôn ngữ sử dụng mã ký tự đa byte khác.
• Hàm MIDB trích xuất dữ liệu dựa trên số byte thay vì số ký tự, phù hợp với các ngôn ngữ và ký tự đặc biệt.

Ví dụ, khi làm việc với văn bản tiếng Trung, bạn cần sử dụng hàm MIDB để đảm bảo trích xuất chính xác vị trí của các ký tự, vì mỗi ký tự có thể được mã hóa bằng nhiều byte. Trong trường hợp này, hàm MID thông thường (không có 'B') không thể trích xuất dữ liệu chính xác.

• Các hàm MID, Right, Left có cách dùng giống nhau không?

Hàm MID, RIGHT và LEFT đều có chung mục đích là lấy ra một phần của chuỗi văn bản ban đầu. Tuy nhiên, cách sử dụng của chúng khác biệt, bạn có thể tham khảo chi tiết dưới đây:

• Hàm MID: Dùng để trích xuất một phần của chuỗi dựa trên vị trí bắt đầu và số lượng ký tự cần lấy. Vị trí bắt đầu có thể nằm ở bất kỳ đâu trong chuỗi.
• Hàm RIGHT: Dùng để lấy các ký tự từ phía cuối (bên phải) của chuỗi. Bạn chỉ cần chỉ định số ký tự muốn lấy từ cuối chuỗi.
• Hàm LEFT: Dùng để lấy các ký tự từ phía đầu (bên trái) của chuỗi. Bạn chỉ cần xác định số ký tự muốn lấy từ đầu chuỗi.

Tổng kết

Bài viết này đã cung cấp chi tiết về cách sử dụng hàm MID và những lưu ý quan trọng khi áp dụng trong Excel. Mong rằng những kiến thức này sẽ giúp bạn sử dụng hàm một cách hiệu quả trong các tình huống thực tế. Nếu có thêm câu hỏi hoặc cần hỗ trợ, đừng ngần ngại để lại bình luận phía dưới. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!