Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm SUMIF trong Excel với nhiều điều kiện

Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực kế toán hoặc thường xuyên xử lý dữ liệu số, chắc hẳn bạn đã nghe đến hàm SUMIF trong Excel. Tuy nhiên, nếu bạn chưa hiểu rõ về hàm SUMIF hoặc cách áp dụng nó với 2 điều kiện hoặc nhiều điều kiện, đừng lo lắng. Hãy cùng Mytour khám phá chi tiết về hàm SUMIF trong Excel ngay sau đây.

Hàm SUMIF là gì

Về bản chất, hàm SUMIF được sử dụng để tính tổng các giá trị số thỏa mãn một hoặc nhiều điều kiện cụ thể. Đây là một hàm thuộc nhóm chức năng lượng giác trong Excel.

Ví dụ, giả sử trong một bảng dữ liệu như hình dưới, chúng ta có nhiều giá trị khác nhau ở cả cột A (Giá trị tài sản) và cột B (Phí hoa hồng). Ở đây, hàm SUMIF sẽ được dùng để tính tổng các giá trị trong cột A thỏa điều kiện lớn hơn 160,000. Kết quả trả về sẽ là 900,000.

Tương tự, chúng ta cũng có thể sử dụng hàm SUMIF để tính tổng phí hoa hồng từ dữ liệu ở cột B. Áp dụng hàm SUMIF với điều kiện giá trị tài sản ở cột A phải lớn hơn 160,000, kết quả trả về sẽ là 63,000.

Cách sử dụng hàm SUMIF trong Excel cơ bản

Công thức cơ bản của hàm SUMIF trong Excel sẽ như sau:

=SUMIF( phạm vi thỏa điều kiện,'điều kiện',tổng phạm vi)

Trong đó:

• Phạm vi thỏa điều kiện (range) là vùng dữ liệu được chọn dựa trên điều kiện đã đặt.
• Điều kiện (criteria) là yêu cầu được xác định để lọc các dữ liệu không phù hợp. Lưu ý, điều kiện phải được đặt trong dấu ngoặc kép.
• Tổng phạm vi (sum_range) là toàn bộ vùng dữ liệu trong bảng tính.

SUM ở đây có nghĩa là tổng, tức là hàm SUMIF sẽ tính tổng các giá trị thỏa mãn điều kiện đã cho để đưa ra kết quả. Bạn có thể áp dụng hàm SUMIF theo cách cơ bản như sau:

Với bảng dữ liệu các con số như hình dưới, giả sử bạn muốn tính tổng các giá trị trong cột A với điều kiện là các giá trị đó phải nhỏ hơn hoặc bằng 10, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(A1:A5,'<=10').

Kết quả trả về sẽ là 21, bởi vì tổng của các số trong cột A lớn hơn hoặc bằng 10 là 10 + 1 + 7 + 3 = 21.

Một cách tính khác của SUMIF là tính tổng cột B nhưng với điều kiện từ cột A. Tương tự như ví dụ trên, chúng ta có thể tính tổng dữ liệu từ cột B nhưng phải thỏa mãn điều kiện từ cột A. Công thức áp dụng sẽ là =SUMIF(cột A, 'điều kiện', cột B).

Tất nhiên, với điều kiện, chúng ta có thể thiết lập phép tính hoặc con số bất kỳ. Chúng ta cũng có thể đặt điều kiện bằng chữ cái như hình dưới đây:

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chữ cái đặt làm điều kiện phải có trong bảng dữ liệu. Nếu chữ cái đó không tồn tại trong bảng, kết quả sẽ không được tính toán.

Cách sử dụng hàm SUMIF với nhiều điều kiện

Ở mức độ nâng cao hơn, chúng ta có thể áp dụng hàm SUMIF với nhiều điều kiện để lọc dữ liệu một cách chính xác hơn trong Excel. Bạn có thể thêm hai hoặc ba điều kiện để phép tính tổng trở nên chính xác hơn.

Cách sử dụng hàm SUMIF với 2 điều kiện

Công thức SUMIFS với 2 điều kiện được áp dụng như sau:

=SUMIFS(tổng phạm vi, phạm vi thỏa điều kiện 1, 'điều kiện 1', phạm vi thỏa điều kiện 2, 'điều kiện 2')

Chúng ta có thể áp dụng thủ thuật này vào bảng tính như hình dưới đây.

Với các dữ liệu có sẵn như khu vực (region), số lượng đơn hàng (# orders), quy định đơn hàng theo khu vực (orders) và doanh thu (sales), chúng ta hoàn toàn có thể tính được tổng doanh thu cho các đơn hàng phù hợp với quy định. Công thức sẽ như sau:

=SUMIFS(D2:D7,B2:B7,'East',C2:C7,'>=50')

Trong đó:

• D2:D7 và B2:B7 là phạm vi cần tìm giá trị thỏa điều kiện 1.
• 'East' ở đây là điều kiện đầu tiên, yêu cầu doanh thu và khu vực phải thuộc vùng phía Đông (ngoài ra, bạn có thể thay 'East' bằng 'F2' nếu ô đó đã có sẵn từ khóa).
• C2:C7 là phạm vi cần tìm giá trị thỏa điều kiện 2.
• '>=50' ở đây là điều kiện thứ hai, yêu cầu số lượng đơn hàng trong phạm vi C2:C7 phải lớn hơn hoặc bằng 50 (bạn cũng có thể thay '>=50' bằng 'G2' nếu ô đó đã có sẵn biểu thức).

Cách sử dụng SUMIF với 3 điều kiện

Tương tự như trên, bạn có thể thêm một điều kiện thứ ba vào hàm SUMIFS để tính tổng các giá trị thỏa mãn ba điều kiện. Công thức SUMIFS với 3 điều kiện sẽ như sau:

=SUMIFS(tổng phạm vi, phạm vi thỏa điều kiện 1, 'điều kiện 1', phạm vi thỏa điều kiện 2, 'điều kiện 2', phạm vi thỏa điều kiện 3, 'điều kiện 3')

Excel cho phép bạn thêm tối đa 127 cặp điều kiện và phạm vi thỏa điều kiện trong một trang tính. Bạn có thể tận dụng tính năng này để thực hiện các phép tính dữ liệu chính xác hơn và loại bỏ những số liệu không mong muốn.

Lời kết: Trên đây là chi tiết về hàm SUMIF trong Excel là gì cũng như cách sử dụng hàm SUMIF cơ bản, cùng với cách áp dụng hàm SUMIFS với 2 điều kiện hoặc 3 điều kiện tùy ý. Bạn có thể kết hợp hàm SUMIF với nhiều hàm khác và luyện tập thành thạo các hàm tính trong Excel. Chúc bạn thành công!