Buzz
Pivot Table trong Excel, Google Sheet, SQL, Power BI là một công cụ báo cáo cực kỳ hữu ích nhưng vẫn còn khá xa lạ với nhiều người. Vậy Pivot Table là gì? Cách sử dụng như thế nào? Những ưu điểm vượt trội của Pivot Table là gì? Hãy cùng khám phá ngay về Pivot Table trong Excel và các phương pháp ứng dụng hiệu quả của công cụ này trong bài viết dưới đây.
Pivot Table trong Excel là gì?
Pivot Table là một trong những công cụ phân tích và thống kê dữ liệu mạnh mẽ nhất trong Excel. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần xử lý dữ liệu nhanh chóng với các ưu điểm nổi bật như:
Tốc độ xử lý và thống kê dữ liệu cực nhanh;
- Quy trình thực hiện thống kê đơn giản, không phức tạp;
- Mọi thông tin dữ liệu đều được quản lý một cách tỉ mỉ và chính xác.
Pivot Table được sử dụng để làm gì?
Như đã nói ở trên, Pivot Table mang lại lợi ích to lớn trong việc phân tích và thống kê dữ liệu. Cụ thể như sau:
- Công cụ hỗ trợ lọc, phân tích và sắp xếp dữ liệu từ các bảng dữ liệu lớn để trích xuất thông tin hoặc tạo báo cáo;
- Giúp thống kê và kiểm soát thông tin một cách chi tiết.
Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel
Sau khi tìm hiểu các thông tin trên, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ Pivot Table trong Excel là gì. Để nắm rõ hơn về cách sử dụng công cụ Pivot Table trong Excel, hãy tham khảo phần hướng dẫn dưới đây:
Hướng dẫn tạo bảng thống kê bằng Pivot Table trong Excel
Với các vùng dữ liệu được chọn ban đầu, Pivot Table sẽ giúp bạn thực hiện thống kê. Lưu ý rằng Pivot Table sẽ không tự động cập nhật nếu dữ liệu ban đầu được chỉnh sửa hoặc bổ sung.
Hướng dẫn sử dụng Pivot Table để thống kê dữ liệu trong Excel như sau:
- Bước 1: Mở thẻ Insert và chọn Pivot Table;
- Bước 2: Hộp thoại Create PivotTable sẽ xuất hiện;
Cụ thể:
-
- Tại mục “Choose the data that you want to analyze”, chọn “Select a table or range”.
- Table/Range: Chọn vùng dữ liệu có sẵn mà bạn muốn thống kê;
- Use an external data source: Sử dụng dữ liệu từ bên ngoài (tính năng này ít được sử dụng vì việc thống kê chủ yếu dựa trên dữ liệu trong bảng).
- Trong phần “choose where you want the PivotTable report to be placed”, chọn “Existing Worksheet”.
- New Worksheet: Bảng thống kê Pivot Table sẽ xuất hiện trong một trang tính mới;
- Existing Worksheet: Bảng thống kê sẽ hiển thị trong trang tính hiện tại;
- Location: Chọn vị trí bạn muốn đặt bảng Pivot Table.
- Nhấn “OK” sau khi hoàn tất lựa chọn.
- Bước 3: Nhấp chuột phải vào vùng dữ liệu Pivot Table để thay đổi giao diện bảng thống kê sang dạng cơ bản. Sau đó, chọn Pivot Table Options.
- Bước 4: Khi hộp thoại Pivot Table Options xuất hiện, chọn “Display”, sau đó tích vào “Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid)” và nhấn OK;
- Bước 5: Kéo các trường phù hợp vào các vùng tương ứng (bạn có thể kéo trực tiếp vào bảng Pivot Table hoặc vào các ô bên dưới).
Chi tiết:
- Filters: Bộ lọc dùng để lọc dữ liệu trong báo cáo;
- Columns: Dữ liệu được hiển thị dưới dạng cột;
- Rows: Dữ liệu được hiển thị dưới dạng hàng;
- Values: Giá trị chính thường là các con số.
Hướng dẫn tạo bảng thống kê Pivot Table trong Google Sheet
Cách sử dụng Pivot Table trong Excel và Google Sheet được thực hiện như sau:
- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần thống kê. Sau đó, chọn thẻ Data và nhấn vào Pivot Table;
- Bước 2: Bảng Pivot Table sẽ xuất hiện. Bạn có hai tùy chọn: New Sheet (chèn bảng thống kê vào sheet mới) hoặc Existing Sheet (chèn bảng thống kê vào trang hiện tại). Nhấn “Create” để tiếp tục;
- Bước 3: Khi bảng Pivot Table mở ra, bạn thêm dữ liệu vào bảng bằng cách nhấn nút “Add”. Các tùy chọn như Rows, Columns, Values, Filter được thực hiện tương tự như trong Excel.
Đó là toàn bộ các bước để tạo bảng thống kê Pivot Table trong Google Sheet. Tiếp theo, hãy cùng khám phá cách sử dụng lệnh này trong SQL nhé!
Lệnh PIVOT trong SQL Server
Pivot Table trong SQL của Excel cho phép người dùng thực hiện phân tích chéo, chuyển đổi dữ liệu từ bảng này sang bảng khác, tổng hợp kết quả và chuyển từ hàng sang cột.
Cú pháp của mệnh đề PIVOT trong SQL Server:
SELECT cot_dautien AS
[giatri_chuyen1], [giatri_chuyen2], … [giatri_chuyen_n]
FROM
(
PIVOT
(
ham_tong (
FOR
IN ([giatri_chuyen1], [giatri_chuyen2], … [giatri_chuyen_n])
) AS
Cụ thể:
- cot_dautien: Cột hoặc biểu thức sẽ trở thành cột đầu tiên trong bảng mới sau khi chuyển đổi;
- bidanh_cot_dautien: Tên của cột đầu tiên trong bảng mới sau khi chuyển đổi;
- giatri_chuyen1, giatri_chuyen2, … giatri_chuyen_n: Các giá trị cần được chuyển đổi;
- bang_nguon: Lệnh SELECT, đưa dữ liệu ban đầu vào bảng mới;
- bidanh_bang_nguon: Tên của bảng nguồn;
- ham_tong: Các hàm như SUM, COUNT, MIN, MAX,...;
- cot_tong: Cột hoặc biểu thức được sử dụng với ham_tong;
- cot_chuyen: Cột chứa các giá trị cần chuyển đổi;
- bidanh_bang_chuyen: Tên của bảng sau khi chuyển đổi.
Tạo Pivot Table từ tập dữ liệu trong Power BI
Bạn có thể tạo Pivot Table trong Power BI từ các dữ liệu được lưu trữ trong Power BI chỉ với vài thao tác đơn giản. Điều này mang lại hiệu quả cao trong việc xử lý và phân tích dữ liệu.
- Bước 1: Chọn một ô trống trong bảng tính Excel;
- Bước 2: Nhấn Insert, sau đó chọn PivotTable và chọn From Power BI;
- Bước 3: Trong mục Power BI Dataset, chọn một tệp dữ liệu có sẵn;
- Bước 4: Sau khi chọn dữ liệu, thực hiện các bước tương tự như khi tạo bảng thống kê trong Excel và Google Sheet.
Lỗi thường gặp trong Pivot Table và cách khắc phục
Khi sử dụng Pivot Table, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Dưới đây là những lỗi thường gặp và cách khắc phục hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu ngay!
Cách khắc phục lỗi Pivot Table không hiển thị dữ liệu
Pivot Table sẽ không hiển thị các mục không có dữ liệu khi thực hiện thống kê. Để đảm bảo tính nhất quán cho bảng thống kê, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Nhấp chuột vào một ô trong cột Row Labels;
- Bước 2: Nhấp chuột phải và chọn Fields Setting;
- Bước 3: Hộp thoại Fields Setting sẽ xuất hiện, chọn Layout & Print, sau đó tích vào Show items with no data và nhấn OK.
Cách khắc phục lỗi Pivot Table trong Excel không tự động cập nhật
Như đã đề cập trước đó, Pivot Table trong Excel không tự động cập nhật khi bạn thêm dữ liệu mới vào bảng. Để cập nhật bảng Pivot Table, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Chọn một ô trong bảng Pivot Table, sau đó chọn PivotTable Tool / PivotTable Analyze, tiếp tục chọn Change Data Source;
- Bước 2: Hộp thoại sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn lại vùng dữ liệu mới. Sau khi chọn xong, nhấn OK.
Lưu ý: Đôi khi Pivot Table không tự động cập nhật khi bạn chọn Change Data Source. Trong trường hợp này, hãy nhấp vào một ô bất kỳ trong PivotTable, nhấp chuột phải và chọn “Refresh”.
Cách khắc phục lỗi Pivot Table trong Excel không hiển thị ngày
Lỗi này có thể xảy ra khi bạn chọn lọc theo tháng trong Filters. Để khắc phục, hãy làm theo các bước sau:
- Bước 1: Nhấp chuột phải vào ô Ngày trong bảng Pivot Table, chọn Group;
- Bước 2: Hộp thoại Grouping sẽ xuất hiện, chọn phần “Days” để hoàn tất.
Pivot Table báo lỗi
Một lỗi thường gặp khác khi sử dụng Pivot Table là “field name is not valid”. Để khắc phục, bạn cần loại bỏ các ký tự không hợp lệ như dấu ngoặc vuông, dấu chấm than,... khỏi tên trường trong Pivot Table.
Pivot Table trong Excel, Google Sheet, SQL, Power BI và các phần mềm khác sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc văn phòng của bạn.
