Hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIF trong Excel và Google Sheet kèm theo ví dụ minh họa

Khi làm việc với dữ liệu, hàm COUNTIF trong Excel và Google Sheet là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Thay vì đếm thủ công, hàm COUNTIF sẽ tự động đếm số lượng giá trị trong một phạm vi nhất định. Hãy cùng khám phá chi tiết về hàm COUNTIF và cách áp dụng chúng trong bài viết này!

Hàm COUNTIF là gì?

Hàm COUNTIF trong Excel hoặc Google Sheet là một hàm đếm dữ liệu dựa trên các điều kiện cụ thể. Hàm này thường được sử dụng trong các bảng thống kê phức tạp, nơi việc thực hiện thủ công sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. 

Cụ thể, bạn có thể dùng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của một giá trị nhất định trong một bảng hoặc một vùng dữ liệu. Ngoài ra, hàm này còn hỗ trợ đếm dựa trên các điều kiện như số học, văn bản, hoặc kết hợp nhiều điều kiện khác nhau…

Công thức của hàm COUNTIF là gì? 

Hàm COUNTIF trong Excel hoặc Google Sheet được sử dụng để đếm các ô dữ liệu khi đáp ứng các điều kiện cụ thể thông qua công thức sau: 

=COUNTIF(range;criteria)

Các thành phần trong công thức bao gồm: 

• Range: Đây là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn giới hạn để thực hiện đếm. Đây là thành phần không thể thiếu trong công thức.

• Criterion: Đây là điều kiện cần được đáp ứng để một ô dữ liệu được tính vào kết quả. Các giá trị không thỏa mãn điều kiện sẽ bị bỏ qua, trong khi những giá trị thỏa mãn sẽ được tính thêm một lần.

Lưu ý: Điều kiện trong hàm COUNTIF có thể là một số, một đoạn văn bản, một tham chiếu ô hoặc một biểu thức được đặt trong dấu ngoặc kép.

Hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIF cơ bản 

Việc sử dụng hàm COUNTIF trên Excel hoặc Google Sheet rất dễ dàng. Dưới đây là 3 trường hợp phổ biến nhất khi áp dụng hàm COUNTIF, kèm theo các ví dụ minh họa:

Trường hợp 1: Đếm dựa trên giá trị số

Ví dụ, bạn được yêu cầu sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần giá trị “65.000” xuất hiện trong cột Giá. 

Để thực hiện, bạn cần nhập công thức vào ô với cú pháp: =COUNTIF(B2:B9;65000)

Trong đó: 

• B2:B9 là Range - phạm vi dữ liệu bạn muốn đếm. 

• 65000 là Criterion - điều kiện để hàm COUNTIF đếm mỗi khi giá trị 65000 xuất hiện trong vùng dữ liệu. 

Kết quả đếm của hàm COUNTIF sẽ hiển thị tại ô chứa công thức bạn đã nhập.

Trường hợp 2: Sử dụng hàm COUNTIF để đếm dựa trên giá trị văn bản

Trong ví dụ tiếp theo, thay vì sử dụng giá trị số như trước, yêu cầu là đếm số lần từ “Táo” xuất hiện trong cột Sản phẩm. 

Để thực hiện, bạn nhập công thức sau: =COUNTIF(A2:A9;'Táo')

Trong đó: 

• A2:A9 là Range - phạm vi dữ liệu bạn muốn đếm. 

• “Táo” là Criterion - điều kiện để hàm COUNTIF đếm mỗi khi giá trị “Táo” xuất hiện trong vùng dữ liệu. 

Trong trường hợp này, hàm COUNTIF được dùng để đếm các ô có giá trị khớp chính xác với “Táo”. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đếm cả các giá trị chứa một phần ký tự tương tự, bạn có thể áp dụng cách sau: 

Bạn có thể nhập công thức: =COUNTIF(A2:A9,“*Cam*”)

Kết quả cuối cùng sẽ đếm tất cả các lần xuất hiện của ký tự “Cam”, bao gồm cả những ô chứa kết hợp “Cam” với các từ, cụm từ hoặc ký tự khác. 

Trường hợp 3: Đếm dựa trên giá trị ngày, tháng, năm

Trong trường hợp này, giá trị cần đếm là số lần xuất hiện của một ngày cụ thể, chẳng hạn như “12/3/2021” trong cột Ngày giao. 

Bạn nhập công thức sau: =COUNTIF(D2:D9;'12/3/2021')

Trong đó: 

• D2:D9 là Range - phạm vi dữ liệu bạn muốn đếm. 

• '12/3/2021’ là Criterion - điều kiện để hàm COUNTIF đếm mỗi khi ngày 12/3/2021 xuất hiện trong vùng dữ liệu.

Ngoài ba trường hợp trên, hàm COUNTIF còn có thể được áp dụng trong nhiều tình huống đặc biệt khác. Chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết trong phần tiếp theo. 

Cách sử dụng hàm COUNTIF để đếm ô bắt đầu hoặc kết thúc bằng ký tự cụ thể

Nếu bạn muốn đếm số ô bắt đầu hoặc kết thúc bằng một ký tự hoặc văn bản cụ thể mà không quan tâm đến các ký tự khác trong ô, bạn có thể áp dụng các công thức sau với hàm COUNTIF: 

Trường hợp đếm các ô bắt đầu bằng một ký tự cụ thể

Ví dụ, bạn muốn đếm số ô bắt đầu bằng ký tự “Đ” trong phạm vi dữ liệu C2:C9. 

Bạn có thể sử dụng công thức sau: = COUNTIF (C2: C9, “Đ*”)

Trong ví dụ này, dấu (*) được dùng để đại diện cho bất kỳ ký tự nào xuất hiện sau “Đ”. 

Trường hợp đếm các ô kết thúc bằng một ký tự cụ thể

Ví dụ, bạn muốn đếm số ô kết thúc bằng ký tự “y” trong phạm vi dữ liệu C2:C9. 

Bạn có thể sử dụng công thức sau: =COUNTIF (C2:C9, “*y”)

Trong ví dụ này, dấu (*) được dùng để đại diện cho bất kỳ ký tự nào xuất hiện trước “y”. 

Cách sử dụng hàm COUNTIF để đếm với các phép toán so sánh

Khi sử dụng hàm COUNTIF, bạn có thể áp dụng điều kiện trực tiếp hoặc tham chiếu để đếm các giá trị thỏa mãn phép so sánh như lớn hơn (>), nhỏ hơn (<), bằng (=) hoặc khác (<>). 

Ví dụ minh họa: Tìm kiếm sản phẩm không phải iPhone. Bạn có thể sử dụng ký tự <> để đếm các giá trị KHÔNG PHẢI. 

• Nhập công thức =COUNTIF(B4:B7,'<>iPhone') vào ô cần hiển thị kết quả.

• Sau khi nhấn Enter, kết quả sẽ được hiển thị như sau.

Ví dụ minh họa: Tương tự, nếu bạn muốn đếm số sản phẩm có số lượng bán lớn hơn Apple. 

Lưu ý: Khi so sánh với giá trị trong ô tham chiếu, bạn cần đặt các dấu so sánh trong dấu nháy kép và thêm dấu & trước ô tham chiếu.

• Bạn có thể áp dụng công thức sau: =COUNTIF(D4:D7,'>'&D5)

• Kết quả sau khi nhấn Enter

Kết quả trả về là 2, điều này có nghĩa là có 2 sản phẩm có số lượng bán lớn hơn Apple.

Cách sử dụng hàm COUNTIF để lọc giá trị trùng lặp

Một tính năng ít người biết của hàm COUNTIF là khả năng lọc các giá trị trùng lặp trong bảng dữ liệu. Bạn có thể sử dụng hàm này để lọc email, tên trùng lặp… trong danh sách khách hàng. 

Xét ví dụ sau: Yêu cầu là tính tần suất xuất hiện của mỗi giá trị trong phạm vi ô A2:A9 bằng hàm COUNTIF.

Bạn nhập công thức: =COUNTIF($A$2:$A$9,A2) vào ô đầu tiên trong cột Occurrences.

Sau đó, sao chép công thức này cho các ô còn lại trong cột. 

Kết quả sẽ hiển thị số lần mỗi giá trị xuất hiện trong cột Items.

Kết hợp hàm COUNTIF trong Excel với các hàm khác

Khi sử dụng hàm COUNTIF, có những trường hợp bạn cần đánh giá nhiều điều kiện cùng lúc. Dưới đây là một số ví dụ minh họa cách kết hợp hàm COUNTIF với các hàm khác trong Excel để đánh giá nhiều điều kiện.

Hàm AND 

Khi kết hợp với hàm COUNTIF, hàm AND được sử dụng để kiểm tra xem các điều kiện logic có đồng thời đúng hay không. Có hai trường hợp xảy ra: 

• Kết quả trả về True nếu tất cả các điều kiện đều đúng.

• Kết quả trả về False nếu ít nhất một điều kiện sai hoặc tất cả đều sai.

Công thức: =AND(COUNTIF(range;criteria);COUNTIF(range;criteria);...)

Các thành phần trong công thức tương tự như hàm COUNTIF cơ bản.

Ví dụ: Giả sử bạn có một bảng thống kê hàng tiêu dùng. Yêu cầu là kiểm tra xem hai điều kiện có đồng thời đúng hay không.

Điều kiện 1: Đếm số sản phẩm có nhà cung cấp là “Bánh kẹo” và kiểm tra xem có lớn hơn 3 hay không.

Điều kiện 2: Đếm số lượng sản phẩm có giá trị lớn hơn 40 và kiểm tra xem có lớn hơn 4 hay không.

Công thức kết hợp như sau: 

=AND(COUNTIF(B2:B15;'Bánh kẹo')>3;COUNTIF(C2:C15;'>40')>4)

Kết quả sau khi chạy hàm kết hợp: TRUE. Điều này có nghĩa là cả hai điều kiện đều đúng.

Hàm OR

Khi kết hợp với hàm COUNTIF, hàm OR được sử dụng để kiểm tra xem có ít nhất một điều kiện nào đúng hay không. Có hai trường hợp xảy ra: 

• Kết quả trả về True nếu ít nhất một điều kiện đầu vào là đúng.

• Kết quả trả về False  nếu tất cả các điều kiện đầu vào đều sai.

Công thức: =OR(COUNTIF(range;criteria);COUNTIF(range;criteria);...)

Các thành phần trong công thức tương tự như hàm COUNTIF cơ bản.

Ví dụ: Vẫn sử dụng bảng thống kê hàng tiêu dùng. Yêu cầu là kiểm tra xem có ít nhất một trong hai điều kiện sau đúng hay không. 

Điều kiện 1: Đếm số sản phẩm có nhà cung cấp là “Gia vị” và kiểm tra xem có lớn hơn 3 hay không.

Điều kiện 2: Đếm số lượng sản phẩm có giá trị là 33 và kiểm tra xem có lớn hơn 2 hay không.

Công thức kết hợp như sau: 

=OR(COUNTIF(B2:B15;'Gia vị')>3;COUNTIF(C2:C15;33)>2)

Kết quả sau khi chạy hàm kết hợp: TRUE

Điều này có nghĩa là ít nhất một trong hai điều kiện trên là đúng. 

Hàm LEFT, RIGHT, MID

Hàm Left, Right, Mid là các hàm dùng để tìm kiếm và trích xuất dữ liệu trong Excel. Bạn cũng có thể kết hợp chúng với hàm COUNTIF. 

Ví dụ khi kết hợp hàm COUNTIF với hàm Left:

Đếm số trạng thái “Đã giao” và “Đang giao” trong phạm vi ô D2:D9 bằng cách đếm ký tự “Đ” ở đầu mỗi cụm từ. 

Công thức: =COUNTIF(ARRAYFORMULA(LEFT(D2:D9,1)),'Đ')

Trong đó: 

• ARRAYFORMULA là hàm giúp áp dụng công thức LEFT cho tất cả các ô trong phạm vi.

• $D$2:$D$9 là phạm vi dữ liệu tham chiếu.

• 'Đ' là ký tự được sử dụng để tham chiếu.

Kết quả trả về là 6.  

Ví dụ khi kết hợp hàm COUNTIF với hàm Right:

Đếm số lần xuất hiện của trạng thái “Hủy” trong phạm vi ô D2:D9 bằng cách đếm ký tự “Y” ở cuối mỗi từ. 

Công thức: =COUNTIF(ARRAYFORMULA(RIGHT(D2:D9,1)),'Y')

Các thành phần tương tự như ví dụ với hàm LEFT. 

Kết quả trả về là 2.  

Ví dụ khi kết hợp hàm COUNTIF với hàm MID:

Đếm số lần xuất hiện của sản phẩm “Bưởi” trong phạm vi ô B2:B9 bằng cách đếm ký tự “Ư” ở vị trí giữa của từ “Bưởi”.

Công thức: =COUNTIF(ARRAYFORMULA(MID(B2:B9,2,1)),'Ư')

Các thành phần tương tự như ví dụ với hàm LEFT. 

Kết quả trả về là 1.

Hàm INDEX, MATCH

Ví dụ: Đếm số lần xuất hiện của sản phẩm 'Chuối' bằng cách tham chiếu dữ liệu từ một phạm vi ô khác.

Công thức:=COUNTIF(A2:A9,INDEX(A12:A15,MATCH(B14,B12:B15,0)))

• Sử dụng hàm MATCH để xác định vị trí của Mã SP Chuối.

• Kết hợp hàm INDEX với MATCH để lấy giá trị Mã SP của Chuối. 

• Kết hợp hàm COUNTIF với INDEX để đếm số lần xuất hiện của Chuối trong cột sản phẩm. 

Kết quả trả về là 2. 

Hàm SUM

Hàm SUM là hàm tính tổng trong Excel. Khi kết hợp với hàm COUNTIF, bạn có thể tính tổng số lần xuất hiện của các giá trị trong một phạm vi dữ liệu.

Công thức: =SUM(COUNTIF(criteria1,range1), COUNTIF(criteria2,range2),...)

Ví dụ: Tính tổng số lần xuất hiện của sản phẩm “Táo” và “Chuối” trong cột Sản phẩm. 

Công thức: =SUM(COUNTIF(B2:B9,'Táo'),COUNTIF(B2:B9,'Chuối'))

Trong đó: 

• COUNTIF(B2:B9,'Táo') đếm số lần xuất hiện của Táo trong cột sản phẩm.
• COUNTIF(B2:B9,'Chuối') đếm số lần xuất hiện của Chuối trong cột sản phẩm.

Kết quả trả về là 5. 

Hàm VLOOKUP

Đếm số lần xuất hiện của trạng thái “Đang giao” trong cột Trạng thái.

Công thức: =COUNTIF(ARRAYFORMULA(VLOOKUP(D2:D9,D2:D9,1,FALSE)),E11)

Trong đó  ARRAYFORMULA là hàm giúp áp dụng công thức VLOOKUP cho tất cả các ô trong phạm vi.

Kết quả trả về là 5.

Tại sao hàm COUNTIF trong Excel không hiển thị kết quả?

Có một số trường hợp khi sử dụng hàm COUNTIF không hiển thị kết quả. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách khắc phục khi sử dụng hàm COUNTIF trong Excel!

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? xảy ra khi bạn nhập sai tên hàm hoặc phạm vi dữ liệu.

Ví dụ: Công thức =COUNTIF(B2B9;'Táo') bị sai do thiếu dấu hai chấm (:) trong phạm vi dữ liệu.

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A xảy ra khi hàm COUNTIF trong Excel không tìm thấy giá trị cần đếm.

Ví dụ như hình dưới đây, lỗi này xảy ra do thừa dấu chấm phẩy (;), khiến hàm COUNTIF có thừa đối số. Bạn chỉ cần loại bỏ dấu chấm phẩy để khắc phục lỗi #N/A.

Lỗi #ERROR!

Lỗi #ERROR! xảy ra khi bạn nhập sai cú pháp. Ví dụ, công thức =COUNTIF(C2:C9;22*) sử dụng Wildcard để thay thế cho các ký tự chuỗi, nhưng không áp dụng được cho định dạng số.

Bạn sẽ gặp lỗi #ERROR! nếu không kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi nhập công thức. 

Những câu hỏi thường gặp về hàm COUNTIF

1. Hàm COUNTIF có thể đếm nhiều điều kiện cùng lúc không?

Hàm COUNTIF chỉ có thể đếm một điều kiện duy nhất. Do đó, bạn không thể sử dụng hàm COUNTIF để đếm nhiều điều kiện khác nhau cùng một lúc.

Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIFS, một phiên bản mở rộng của COUNTIF. Hàm COUNTIFS cho phép bạn đếm nhiều điều kiện khác nhau trong cùng một phạm vi hoặc các phạm vi khác nhau.

2. Sự khác biệt giữa hàm COUNTIF, COUNTIFS và COUNTA là gì?

COUNTIF, COUNTIFS và COUNTA đều là các hàm hỗ trợ đếm ô chứa số, chữ hoặc ký tự theo điều kiện cụ thể. Tuy nhiên, chúng khác nhau về mục đích sử dụng và cú pháp. 

• Hàm COUNTA: Đếm các ô chứa ký tự, bao gồm cả số và chữ.

Công thức: =COUNTA(value1, value2, value3...).

• Hàm COUNTIF: Đếm các ô chứa dữ liệu thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

Công thức: =COUNTIF(range;criteria)

• Hàm COUNTIFS: Đếm các ô chứa dữ liệu thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau.

Công thức: =COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…)

Kết luận

Trong công việc và học tập, hàm COUNTIF trong Excel là công cụ không thể thiếu khi xử lý số liệu. Hãy nắm vững các công thức cơ bản trên để hoàn thành công việc hiệu quả. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều công thức Excel hữu ích mỗi ngày.