Buzz
Hàm TEXT trong Excel là một công cụ phổ biến giúp chuyển đổi giá trị số thành chuỗi văn bản. Sau khi chuyển đổi, bạn có thể tùy chỉnh định dạng hiển thị theo nhu cầu cá nhân. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng hàm TEXT trong Excel, hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết này!
Hàm TEXT là gì? Vai trò của hàm trong Excel
Hàm TEXT trong Excel là một hàm giúp biến đổi giá trị số thành văn bản theo định dạng cụ thể. Nói cách khác, đây là hàm dùng để trích xuất văn bản trong Excel.
Hàm này được ưa chuộng nhờ những tính năng nổi bật sau:
- Giúp định dạng số trở nên rõ ràng và thuận tiện hơn khi sử dụng.
- Cho phép kết hợp số, ngày tháng với văn bản hoặc các ký tự đặc biệt.
- Hỗ trợ định dạng ngày tháng theo yêu cầu cụ thể.
Hướng dẫn sử dụng hàm TEXT trong Excel một cách đơn giản
Hàm TEXT tương thích với mọi phiên bản Excel từ 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 và các phiên bản cũ hơn.
Công thức và cú pháp của hàm TEXT
Công thức của hàm TEXT là: = TEXT(value, format_TEXT)
Trong công thức này:
- Value (giá trị): là số liệu cần chuyển đổi thành văn bản.
- Format_TEXT (định dạng văn bản): mã định dạng bạn muốn áp dụng, được đặt trong dấu ngoặc kép, ví dụ “mm/dd/yy”.
Lưu ý: Hàm TEXT trong Excel chỉ dùng để chuyển đổi giá trị số thành văn bản. Kết quả trả về không thể dùng để tính toán thêm.
Bảng mã định dạng cho hàm TEXT trong Excel
Công thức của hàm TEXT trong Excel rất đơn giản và dễ dàng áp dụng. Mỗi mã định dạng sẽ trả về kết quả phù hợp với yêu cầu của bạn. Dưới đây là danh sách các mã định dạng cơ bản nhất dành cho hàm TEXT trong Excel:
| Mã | Mô tả | Định dạng mã mẫu |
| 0 | Thể hiện những số 0 không có nghĩa | #.00 tính đến số thập phân thứ 2 Ví dụ: bạn nhập 1.8 trong ô tham chiếu, số hiển thị là 1.80 |
| # | Dấu ngăn cách không hiển thị thêm số 0 | #.## sẽ tính đến số thập phân thứ 2 Ví dụ: bạn nhập 1.8 số hiển thị là 1.8. Nếu nhập 1.8888 số hiển thị sẽ là 1.89 |
| ? | Dấu để khoảng trống cho số 0 nhưng không thể hiện chúng. Được dùng để sắp xếp các số trong cột tại một điểm thập phân | #.??? biểu diễn tối đa 3 phần thập phân và căn chỉnh các điểm thập phân nhập cùng một cột |
| . | Điểm thập phân | |
| , | Ngăn cách hàng nghìn | ###,###.## thể hiện dấu phân tách hàng nghìn và 2 số thập phân |
Để định dạng ngày tháng và thời gian với hàm TEXT trong Excel, bạn có thể tham khảo các mã định dạng trong bảng sau:
| Mã định dạng | Mô tả | Ví dụ minh họa |
| d (day) | Hiển thị ngày của tháng hoặc ngày trong năm | d: là 1 hoặc 2 số không có số 0 đứng đầu (từ ngày 1 - 31) dd: là 2 số có số 0 ở đầu (từ 01-31) ddd: viết tắt của ngày từ Mon - Sun (thứ 2 đến chủ nhật) |
| m (month) | Tháng | m: là 1 hoặc 2 số không chứa số 0 ở đầu (từ 1 - 12) mm: là 2 số có số 0 đứng đầu ( từ 01 - 12) mmm: viết tắt của các tháng Jan đến Dec (tháng 1 đến tháng 12) mmmm: chữ viết đầy đủ của tháng |
| y (year) | Năm | yy: là 1 hoặc 2 số ví dụ 06 là năm 2020, 16 là năm 2021 yyyy: hiển thị 4 chữ số của năm (2021, 2022) |
| h (hour) | Giờ | h: là 1 hoặc 2 chữ số không có số 0 đứng đầu (từ 1-60) hh: là 2 chữ số có số 0 đầu (từ 01 - 60) |
| m (minute) | Phút | m: là 1 hoặc 2 chữ số không có số 0 đầu (từ 1 - 60) mm: là 2 chữ số có số 0 ở đầu (từ 01 - 60) |
| s (second) | Giây | s: là 1 hoặc 2 chữ số không kèm số 0 đứng đầu (từ 1 - 60) ss: là 2 chữ số chứa số 0 ở đầu (từ 01 - 60) |
Mã định dạng của hàm TEXT trong Excel không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Bạn có thể sử dụng “d” hoặc “D”, “m” hoặc “M”, “y” hoặc “Y” tùy ý.
Ví dụ minh họa chi tiết
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm TEXT trong Excel, hãy cùng xem qua các ví dụ minh họa cụ thể dưới đây:
Cách sử dụng hàm TEXT để kết hợp văn bản với số liệu và ngày tháng
Ví dụ 1: Định dạng số trong chuỗi văn bản
Bạn muốn hiển thị số tiền khách hàng cần thanh toán (tổng số tiền) một cách rõ ràng và dễ hiểu. Hãy áp dụng công thức hàm TEXT để đạt được kết quả như sau:
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dùng hàm CONCATENATE với cú pháp tương tự để thực hiện:
Ví dụ 2: Kết hợp văn bản và ngày tháng với định dạng tùy chỉnh
Bạn có một bảng dữ liệu và cần hiển thị ngày tháng của sự kiện theo thứ tự: ngày, tháng, năm, ví dụ 20/2/2023. Bạn có thể sử dụng hàm TEXT kết hợp với hàm TODAY, sau đó khai báo mã định dạng “dd/mm/yyyy” để nhận kết quả theo ý muốn.
Tương tự, bạn cũng có thể kết hợp hàm CONCATENATE để khai báo mã định dạng.
Cách sử dụng hàm TEXT trong Excel để thêm số 0 đứng trước các số
Thực tế, Excel sẽ tự động loại bỏ số 0 ở đầu các số trong ô vì chúng không có ý nghĩa. Tuy nhiên, nhiều người muốn giữ lại các số 0 này. Để hiển thị số 0 đứng trước các chữ số, bạn có thể sử dụng hàm TEXT trong Excel. Bạn có thể thêm bao nhiêu số 0 tùy ý vào trước các số khác. Số lượng số 0 bạn thêm vào sẽ tương ứng với đơn vị số được hiển thị.
Ví dụ: Nếu bạn muốn hiển thị 4 số 0 đứng trước một dãy số, hãy áp dụng công thức như trong bảng sau:
Lưu ý: Kết quả trả về từ hàm TEXT luôn là chuỗi văn bản, ngay cả khi hiển thị dưới dạng số. Do đó, bạn không thể sử dụng kết quả này để thực hiện các phép tính trong Excel.
Chuyển đổi giá trị số trong ô thành định dạng số điện thoại
Hàm TEXT trong Excel cũng hỗ trợ chuyển đổi giá trị số trong ô thành định dạng số điện thoại. Bạn có thể sử dụng các mã định dạng như dấu gạch ngang (-) và dấu ngoặc đơn () để tạo chuỗi văn bản theo định dạng mong muốn.
Với số điện thoại có mã vùng dạng: (123) 456-7890, bạn có thể sử dụng các mã định dạng trong hàm TEXT để thiết lập như sau:
Ngoài ra, đối với số điện thoại không có số 0 ở đầu, bạn cũng có thể thêm số 0 bằng hàm TEXT theo cú pháp sau:
Lưu ý: Việc thêm số 0 khi số điện thoại bị Excel xóa chỉ áp dụng khi tất cả các ô dữ liệu có cùng số lượng chữ số. (Ví dụ: trong bảng, tất cả số điện thoại đều có 9 chữ số).
Tại sao hàm TEXT bị lỗi và cách khắc phục hiệu quả
Hàm TEXT trong Excel đơn giản hơn nhiều so với các hàm khác. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, vẫn có thể gặp lỗi không trả về kết quả. Dưới đây là 2 trường hợp phổ biến mà người dùng thường gặp phải:
- Hàm TEXT hiển thị lỗi #NAME?, lỗi này xảy ra khi thiếu dấu ngoặc kép “” trong hàm. Điều này có nghĩa là các mã định dạng không được đặt trong dấu ngoặc kép.
Ví dụ: nếu công thức của bạn là: =TEXT(A1, mm/dd/yy) và bị lỗi không hiển thị kết quả, hãy sửa thành: =TEXT(A1, “mm/dd/yy”).
- Hàm TEXT trong Excel được thiết lập theo ngôn ngữ cụ thể, vì vậy yêu cầu mã định dạng ngày và giờ phải phù hợp với vùng miền.
Ví dụ: công thức =TEXT(A1, “mm/dd/yy”) sẽ đúng với người dùng tiếng Anh. Đối với các vùng như Đức, người dùng cần thay đổi định dạng: “t” thành “d” và “j” thành “y”.
Để khắc phục lỗi, hãy kiểm tra lại công thức đã nhập. Nếu sai mã định dạng, hãy sửa lại theo bảng mã ở trên. Trường hợp thiếu dấu ngoặc kép dẫn đến lỗi #NAME?, hãy thêm dấu ngoặc kép “” vào đúng vị trí.
Hàm TEXT trong Excel là công cụ hữu ích giúp bạn chuyển đổi số thành văn bản theo định dạng mong muốn. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm TEXT. Nếu thấy hữu ích, hãy like và để lại bình luận nếu có thắc mắc. Đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo từ Mytour để cập nhật những thủ thuật máy tính hữu ích khác nhé!
