Hướng dẫn sử dụng hàm XLOOKUP trong Excel một cách hiệu quả và dễ dàng

Hiện nay, hàm XLOOKUP trong Excel được nhiều người sử dụng nhờ tính tiện lợi vượt trội. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách áp dụng sao cho tối ưu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách sử dụng hàm XLOOKUP hiệu quả cùng những mẹo kết hợp với các hàm khác một cách dễ dàng.

Hàm XLOOKUP trong Excel là gì?

XLOOKUP là hàm giúp tìm kiếm và trả về kết quả dựa trên nhiều điều kiện khác nhau trong Excel. Hàm này có khả năng tìm kiếm theo cả hàng và cột một cách linh hoạt.

Hàm XLOOKUP trong Excel là một tính năng mới được tích hợp từ phiên bản Office 365. Microsoft Excel đã phát triển hàm XLOOKUP để mang đến nhiều tiện ích hơn cho người dùng.

Hàm mới này được xem là bản nâng cấp vượt trội so với VLOOKUP và HLOOKUP. Nó không chỉ khắc phục được những hạn chế trước đây mà còn tích hợp cả hai chức năng của VLOOKUP và HLOOKUP. Đặc biệt, việc sử dụng hàm XLOOKUP còn trở nên dễ dàng hơn nhiều so với các hàm tìm kiếm truyền thống.

Hãy tiếp tục theo dõi bài viết để nắm được cú pháp và cách áp dụng hàm XLOOKUP trong Excel một cách hiệu quả nhất.

Cú pháp sử dụng hàm XLOOKUP trong Excel

Để tận dụng tối đa hiệu quả của hàm XLOOKUP, bạn cần nắm vững các thành phần trong cú pháp của nó. Dưới đây là cú pháp chi tiết của hàm:

Hàm này yêu cầu ba tham số bắt buộc đầu tiên, trong khi ba tham số sau có thể tùy chỉnh theo nhu cầu. Dưới đây là ý nghĩa của từng tham số trong cú pháp:

• Lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm.
• Lookup_array: Phạm vi dữ liệu để thực hiện tìm kiếm.
• Return_array: Phạm vi chứa giá trị bạn muốn trả về.
• [if_not_found] (tùy chọn): Giá trị thay thế khi không tìm thấy kết quả. Nếu bỏ qua, giá trị mặc định là #N/A.
• [match_mode] (tùy chọn): Cho phép bạn chọn phương thức so khớp với giá trị tìm kiếm. Các tùy chọn bao gồm:
• 0: Kết quả chính xác với giá trị tìm kiếm (mặc định). Nếu không tìm thấy, kết quả thay thế là #N/A.
• -1: Tìm kiếm chính xác, nếu không tìm thấy, trả về giá trị nhỏ hơn gần nhất.
• 1: Tương tự như “-1”, nhưng trả về giá trị lớn hơn gần nhất.
• 2: Tìm kiếm sử dụng các ký tự đặc biệt như *, ? và ~.
• [search_mode] (tùy chọn): Cho phép bạn chọn hướng tìm kiếm. Các tùy chọn bao gồm:
•  1: Tìm kiếm từ đầu đến cuối (mặc định).
• -1: Tìm kiếm từ cuối lên đầu.
•  2: Tìm kiếm nhị phân với dữ liệu được sắp xếp tăng dần.
• -2: Tương tự “2” nhưng dữ liệu được sắp xếp giảm dần.

Việc sử dụng hàm XLOOKUP ngày càng phổ biến hơn so với các hàm tìm kiếm truyền thống. Hãy tiếp tục đọc để khám phá lý do tại sao người dùng lại ưa chuộng XLOOKUP đến vậy!

Ưu và nhược điểm của XLOOKUP

Hàm XLOOKUP trong Excel mang đến những cải tiến vượt trội so với các hàm tìm kiếm trước đây như VLOOKUP và HLOOKUP. Tuy nhiên, mỗi hàm đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Dưới đây là những điểm mạnh và điểm yếu của XLOOKUP để bạn dễ dàng nắm bắt.

Ưu điểm:

• Khác với HLOOKUP chỉ tìm kiếm theo hàng và VLOOKUP chỉ tìm kiếm theo cột, XLOOKUP cho phép bạn tìm kiếm linh hoạt theo cả hàng và cột.
• Bạn có thể tìm kiếm giá trị trên nhiều cột hoặc nhiều hàng cùng lúc, giúp quá trình tìm kiếm trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Trong khi các hàm truyền thống như VLOOKUP yêu cầu 4 tham số, XLOOKUP chỉ cần 3 tham số để hoạt động.
• Tính linh hoạt trong tìm kiếm được nâng cao nhờ khả năng trả về kết quả dựa trên điều kiện cụ thể.

Nhược điểm:

• Hàm này chỉ tương thích với Office 365 và Google Trang tính. Các phiên bản Excel cũ hơn sẽ không hỗ trợ sử dụng XLOOKUP.
• Đối với người mới, việc sử dụng XLOOKUP có thể phức tạp hơn so với VLOOKUP và HLOOKUP do có nhiều tùy chọn, dễ gây nhầm lẫn.

Những hạn chế của hàm XLOOKUP không quá lớn. Do đó, nó vẫn được đánh giá cao và ứng dụng rộng rãi trong công việc hàng ngày.

Cách dùng hàm XLOOKUP trong Excel

Sử dụng hàm XLOOKUP không quá phức tạp như nhiều người vẫn nghĩ. Chỉ cần nắm vững 3 tham số bắt buộc là bạn đã có thể thực hiện được. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc sử dụng thêm 3 tham số tùy chọn sẽ giúp kết quả chính xác hơn. Để dễ hiểu, chúng tôi sẽ chia thành 2 cấp độ sử dụng hàm XLOOKUP như sau.

Cách vận dụng hàm cơ bản

Trước tiên, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm XLOOKUP ở mức cơ bản với 3 tham số không thể thiếu.

Tra cứu theo cột:

Ví dụ: Bạn cần lấy giá trị từ cột H tương ứng với mã SKU trong cột B. Trong trường hợp này, bạn cần chú ý đến 3 tham số sau:

• Lookup_value: Mã SKU nằm trong cột A.
• Lookup_array: Phạm vi tìm kiếm là dữ liệu trong cột D.
• Return_array: Khu vực chứa dữ liệu trả về là cột F.

Trong trường hợp này, công thức áp dụng sẽ là: =XLOOKUP(A2;$D$2:$D$10;$F$2:$F$10)

Tra cứu theo hàng:

Với ví dụ tương tự nhưng dữ liệu được sắp xếp theo hàng, công thức áp dụng sẽ là: =XLOOKUP(B1;$B$6:$I$6;$B$8:$I$8)

Điểm nổi bật của hàm XLOOKUP là khả năng tìm kiếm theo cả hàng và cột chỉ với một công thức duy nhất. Trước đây, bạn phải phân biệt VLOOKUP cho cột và HLOOKUP cho hàng. Giờ đây, bạn không cần phải ghi nhớ quá nhiều hàm khác nhau.

Cách vận dụng hàm XLOOKUP nhiều điều kiện

Nếu bạn cần tìm kiếm dữ liệu với nhiều điều kiện, hãy tham khảo cách sử dụng hàm XLOOKUP trong Excel với cú pháp đầy đủ dưới đây.

Ví dụ: Bạn cần trả về giá trị của Brand tương ứng với SKU trong ô A2. Điều kiện là tìm kiếm từ mục cuối lên mục đầu tiên. Nếu không tìm thấy kết quả chính xác, hàm sẽ trả về giá trị lớn hơn gần nhất.

Bạn cần xác định các tham số như sau:

• Lookup_value: Ô A2.
• Lookup_array: Phạm vi dữ liệu cần tìm kiếm là mã SKU trong cột D.
• Return_array: Phạm vi dữ liệu trả về kết quả là Brand trong cột F.
• [if_not_found]: Tham số này để trống, kết quả mặc định khi không tìm thấy là #N/A.
• [match_mode]: Trong ví dụ này, yêu cầu là giá trị lớn hơn gần nhất nên nhập “1”.
• [search_mode]: Hướng tìm kiếm là từ cuối lên đầu, vì vậy chọn “-1”.

Từ đó, chúng ta có công thức áp dụng: =XLOOKUP(A2;$D$2:$D$10;$F$2:$F$10;;1;-1)

Bên cạnh đó, hàm XLOOKUP còn có thể kết hợp với các hàm khác trong Excel để tra cứu giá trị cụ thể mà bạn mong muốn. Để hiểu rõ hơn, hãy xem ví dụ sau đây.

Ví dụ: Bạn cần tính tổng số lượng sản phẩm Ly nhập kho lần đầu và lần cuối. Với điều kiện trả về giá trị chính xác.

Thông thường, để tính tổng, chúng ta sẽ sử dụng hàm SUM. Tuy nhiên, trong ví dụ này, điều kiện để tính tổng phức tạp hơn. Với dữ liệu lớn, việc tìm kiếm và cộng thủ công sẽ rất mất thời gian. Do đó, để đơn giản hóa, chúng ta có thể kết hợp thêm hàm XLOOKUP để lọc ra số lượng nhập đầu và cuối của Ly. Cụ thể như sau:

=SUM(XLOOKUP(E2;$A$2:$A$10;$C$2:$C$10;;;-1);XLOOKUP(E2;$A$2:$A$10;$C$2:$C$10))

Nếu bạn biết cách kết hợp XLOOKUP với các hàm khác, bảng tính Excel của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, bạn cũng sẽ tiết kiệm được nhiều thao tác tính toán.

Tổng kết lại, việc sử dụng hàm XLOOKUP có thể gây khó khăn cho người mới bắt đầu do cú pháp phức tạp. Tuy nhiên, chỉ cần làm theo hướng dẫn vài lần, bạn sẽ nhanh chóng thành thạo. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng Excel của mình. Đừng quên chia sẻ bài viết để mọi người cùng biết nhé!