Buzz
Tách văn bản trong Excel là một kỹ thuật hữu ích giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn. Phương pháp này giúp bạn không cần phải thực hiện thủ công từng cột thông tin riêng biệt. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để khám phá cách sử dụng hàm tách chuỗi trong Excel đơn giản nhất!
Mục đích của việc tách văn bản trong Excel là gì?
Mục đích của việc tách văn bản trong Excel là gì? Trong một bảng tính Excel, có rất nhiều thông tin khác nhau được phân bổ ở các cột riêng biệt. Mỗi thông tin cần được chia tách vào các cột riêng. Do đó, chúng ta cần sử dụng kỹ thuật tách văn bản trong Excel để:
- Phân chia dữ liệu thành từng ô riêng biệt, giúp thông tin hiển thị rõ ràng hơn. Ví dụ: Tách Họ và Tên thành các cột khác nhau, hoặc tách tên đường, phường, quận.
- Hàm tách chuỗi trong Excel giúp phân tách phần văn bản và số hoặc các ký tự đặc biệt, giúp việc lọc và sắp xếp dữ liệu theo định dạng trở nên dễ dàng hơn.
Hướng dẫn tách văn bản trong Excel bằng hàm LEFT
LEFT: Đây là hàm dùng để tách văn bản trong Excel, lấy các ký tự từ phía bên trái của chuỗi.
Công thức: =LEFT(văn_bản; [số_ký_tự])
Trong công thức này:
- Text là chuỗi ký tự cần được chia tách. Text có thể là một tham chiếu đến ô Excel hợp lệ.
- Num_chars là một số nguyên dương hoặc bằng 0, xác định số lượng ký tự bạn muốn trích xuất từ phía bên trái của chuỗi ký tự đã chọn.
Ví dụ minh họa: Sử dụng hàm LEFT để tách 2 ký tự đầu tiên trong mã nhân viên của một công ty.
- Chọn ô Excel nơi bạn muốn hiển thị kết quả.
- Nhập công thức =LEFT(A2;2) vào ô đã chọn. Trong đó, A2 là ô chứa mã nhân viên, và số 2 là số ký tự cần tách từ bên trái.
- Kết quả thu được sẽ là: SO (phần chữ trong mã nhân viên).
Lưu ý: Nếu bạn bỏ qua tham số num_chars (số lượng ký tự), Excel sẽ tự động mặc định giá trị là 1 và trả về ký tự đầu tiên của chuỗi.
Hướng dẫn tách văn bản trong Excel bằng hàm lấy ký tự - RIGHT
RIGHT: Đây là hàm dùng để tách văn bản trong Excel, lấy các ký tự từ phía bên phải của chuỗi.
Công thức: =RIGHT(văn_bản; [số_ký_tự])
Trong công thức này:
- Text là chuỗi ký tự cần được tách, có thể là một tham chiếu ô Excel hợp lệ.
- Num_chars là số lượng ký tự mà bạn muốn trích xuất từ phía bên phải của chuỗi.
Ví dụ minh họa: Sử dụng hàm RIGHT để tách 3 ký tự số cuối cùng trong mã nhân viên của một công ty.
- Chọn ô Excel nơi bạn muốn hiển thị kết quả.
- Nhập công thức =RIGHT(A2; 3) vào ô đã chọn. Trong đó, A2 là ô chứa mã nhân viên, và số 3 là số ký tự cần tách từ bên phải.
- Kết quả thu được sẽ là: 123 (phần số trong mã nhân viên).
Nhìn chung, hàm LEFT và RIGHT là hai hàm tách văn bản trong Excel có nguyên lý hoạt động tương tự nhau, chỉ khác biệt về hướng lấy ký tự từ chuỗi.
Hướng dẫn tách văn bản trong Excel bằng hàm MID đơn giản
MID: Đây là hàm tách chuỗi trong Excel, được sử dụng để trích xuất các ký tự nằm giữa chuỗi với điểm bắt đầu và kết thúc xác định.
Công thức: =MID(văn_bản; vị_trí_bắt_đầu, số_ký_tự)
Trong công thức này:
- Text là chuỗi ký tự cần được tách, có thể là một ô giá trị hợp lệ bất kỳ.
- Start_num là vị trí bắt đầu để tách ký tự trong chuỗi.
- Num_chars là số lượng ký tự bạn muốn trích xuất từ vị trí Start_num.
Ví dụ minh họa: Sử dụng hàm MID để tách 2 ký tự từ mã nhân viên, bắt đầu từ ký tự thứ 3.
- Chọn ô Excel trống để hiển thị kết quả.
- Nhập công thức =MID(A2; 3; 2) vào ô đã chọn. Trong đó, A2 là mã nhân viên cần tách, số 3 là vị trí bắt đầu, và số 2 là số ký tự cần tách từ vị trí đó.
- Kết quả sau khi tách: 12 là các ký tự được trích xuất bằng hàm MID.
So với LEFT và RIGHT, hàm MID mang lại sự linh hoạt hơn khi tách ký tự từ chuỗi. Lưu ý rằng Start_num phải lớn hơn 0, nếu bằng 1, kết quả của hàm MID sẽ tương tự như hàm LEFT.
Kết hợp hàm tách văn bản trong Excel với hàm SEARCH
Bên cạnh 3 phương pháp tách văn bản trong Excel đã đề cập, bạn cũng có thể tách ký tự trước hoặc sau một ký tự đặc biệt cụ thể. Để thực hiện điều này, bạn cần kết hợp các hàm trên với hàm SEARCH.
SEARCH: Đây là hàm dùng để tìm vị trí của một ký tự cụ thể trong chuỗi ký tự.
Công thức: =SEARCH(ký_tự_cần_tìm; chuỗi_ký_tự; [vị_trí_bắt_đầu])
Trong công thức này:
- Find_text là ký tự cụ thể bạn muốn tìm vị trí trong chuỗi.
- Within_text là chuỗi ký tự bạn muốn tách văn bản.
- Start_num là vị trí bắt đầu tìm kiếm Find_text trong Within_text.
Ví dụ minh họa: Kết hợp hàm LEFT và SEARCH để tách các ký tự trước ký tự “@” trong địa chỉ email. Gợi ý: Đầu tiên, xác định vị trí của ký tự “@” bằng hàm SEARCH, từ đó suy ra vị trí ký tự đứng trước “@”. Sau đó, sử dụng hàm LEFT để trích xuất phần văn bản trước vị trí đó.
Cách thực hiện:
- Chọn ô cần hiển thị kết quả.
- Nhập công thức =LEFT(A2; SEARCH(“@”; A2) -1) vào ô trống. Trong đó, A2 là ô chứa địa chỉ email đầy đủ. SEARCH(“@”; A2) giúp tìm vị trí của ký tự “@”. Trừ đi 1 để lấy vị trí ký tự ngay trước “@”.
- Kết quả thu được: Mytour (phần ký tự đứng trước @gmail.com).
Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn có thể dễ dàng sao chép công thức xuống các ô bên dưới.
Lưu ý: Trong hàm SEARCH, bạn có thể bỏ qua phần Start_num, nhưng Find_text và Within_text là các thành phần bắt buộc.
Kết luận
Trên đây là những phương pháp tách văn bản trong Excel cực kỳ đơn giản và dễ thực hiện. Hy vọng rằng với những thông tin và ví dụ minh họa chi tiết, bạn có thể áp dụng nhanh chóng các hàm này vào công việc xử lý dữ liệu Excel một cách hiệu quả. Đừng quên chia sẻ mẹo hữu ích này với bạn bè nhé!
