Buzz
Khi mở bảng tính, bạn gặp phải tình trạng mất hết định dạng và thông báo tệp đã được khôi phục? Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu nguyên nhân và cách thức khắc phục lỗi repaired trong excel hiệu quả nhất!
1. Lỗi "Repaired" trong Excel là gì và nguyên nhân do đâu?
Lỗi này thường xuất hiện dưới dạng một hộp thoại cảnh báo với dòng chữ: "Excel was able to open the file by repairing or removing the unreadable content" (Excel đã mở tệp bằng cách sửa chữa hoặc xóa nội dung không thể đọc được). Cùng với đó là danh sách các phần đã bị xóa, ví dụ như Repaired Records: Format from /xl/styles.xml part (XML error).
Về cơ bản, đây là phương thức mà Excel sử dụng để "cứu chữa" các tệp bị lỗi cấu trúc. Những nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng này gồm có:
- Lỗi cấu trúc XML: Các tệp .xlsx thực tế là một gói nén chứa nhiều mã XML. Khi quá trình lưu bị gián đoạn (mất điện, sập nguồn), mã này bị đứt gãy khiến Excel không thể đọc được định dạng.
- Định dạng phức tạp (Bloated Formatting): Việc tô màu cho toàn bộ hàng/cột, sử dụng quá nhiều Conditional Formatting (định dạng có điều kiện), hoặc sao chép dữ liệu không đúng cách từ các nguồn web khiến file bị "phình to" và sinh lỗi.
- Xung đột Add-in hoặc Macro: Các đoạn mã VBA tự viết hoặc tính năng bổ sung của bên thứ ba có thể gây xung đột và làm hỏng cấu trúc tệp.
Lỗi Repaired trong Excel và cách khắc phục
2. 4 cách sửa lỗi Repaired trong Excel hiệu quả mà bạn cần biết
Khôi phục từ bản sao lưu tự động (AutoRecover)
Nếu bạn không ngại mất một số dữ liệu mới nhập để giữ lại toàn bộ định dạng và công thức, bạn có thể khôi phục lại từ bản sao lưu tự động trước khi file bị lỗi cấu trúc.
Bước 1: Mở một trang Excel mới. Chọn thẻ File > Chọn Info.
Bước 2: Cuộn xuống mục Manage Workbook, tìm và nhấn vào phiên bản mà Excel tự động lưu trước khi xảy ra sự cố.
Bước 3: Khi tệp đã được mở bình thường, sử dụng tính năng Save As (F12) để lưu lại tệp với tên mới.
Khôi phục từ bản sao lưu tự động (AutoRecover)
Chuyển đổi sang định dạng Excel Binary Workbook (.xlsb)
Định dạng .xlsb lưu dữ liệu dưới dạng nhị phân thay vì XML, giúp khắc phục các lỗi liên quan đến mã XML bị hỏng và giảm đáng kể kích thước tệp.
Bước 1: Mở tệp bị lỗi "Repaired" (chấp nhận rằng Excel sẽ xóa các định dạng bị hỏng).
Bước 2: Vào File > Chọn Save As.
Bước 3: Tại mục Save as type, chọn định dạng Excel Binary Workbook (*.xlsb), đặt tên mới và nhấn Save.
Bước 4: Đóng Excel, mở lại file .xlsb vừa tạo. Nếu tệp hoạt động ổn định, bạn có thể tiếp tục làm việc hoặc lưu lại dưới định dạng .xlsx.
Chuyển đổi sang định dạng Excel Binary Workbook (.xlsb)
Lọc và xóa các định dạng không cần thiết (Clear Formats)
Phần lớn thông báo "Repaired Records" đều liên quan đến lỗi ở /xl/styles.xml (lỗi kiểu dáng). Việc xóa định dạng rác sẽ loại bỏ hoàn toàn nguyên nhân này.
Bước 1: Mở bảng tính gặp lỗi. Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ bảng tính (hoặc chọn vùng dữ liệu có thể gây lỗi).
Bước 2: Ở thẻ Home, tìm nhóm công cụ Editing ở phía bên phải.
Bước 3: Nhấn vào biểu tượng cục tẩy Clear > Chọn Clear Formats. (Lưu ý: thao tác này sẽ xóa mọi màu sắc, viền, in đậm... nhưng giữ lại dữ liệu số và công thức).
Bước 4: Lưu lại file. Lỗi XML sẽ được khắc phục và sẽ không còn thông báo sửa chữa khi mở lại file sau này.
Lọc và xóa các định dạng không cần thiết (Clear Formats)
Sao chép dữ liệu "sạch" vào một tệp mới hoàn toàn
Nếu tệp cũ quá bị hỏng và liên tục báo lỗi, bạn nên tách dữ liệu ra vào một tệp mới để đảm bảo không gặp phải sự cố.
Bước 1: Tạo một tệp Excel mới (Blank Workbook).
Bước 2: Mở tệp bị lỗi, chọn toàn bộ vùng có dữ liệu tính toán > Nhấn Ctrl + C để sao chép.
Bước 3: Chuyển sang tệp mới, nhấn chuột phải vào ô A1. Trong mục Paste Options, chọn Values (V) để chỉ dán giá trị, hoặc Formulas (F) để dán cả công thức mà không dán các định dạng gây lỗi.
Sao chép dữ liệu "sạch" vào một tệp mới hoàn toàn
3. Mẹo phòng tránh mất định dạng và hỏng cấu trúc tệp Excel
- Hạn chế việc định dạng quá nhiều (tô màu, vẽ viền) trên toàn bộ các cột hoặc hàng kéo dài vô tận. Chỉ nên áp dụng định dạng cho vùng dữ liệu thực tế đang sử dụng.
- Không nên dán trực tiếp (Ctrl + V) dữ liệu từ các trang web không rõ nguồn gốc vào Excel, vì nó có thể mang theo nhiều mã định dạng ngầm gây xung đột. Hãy luôn dán dưới dạng văn bản thuần túy (Paste as Values).
- Chia nhỏ dữ liệu: Nếu tệp của bạn có vài chục triệu dòng và dung lượng lên tới hàng trăm MB, đã đến lúc bạn nên chia chúng ra hoặc sử dụng các công cụ quản lý cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp hơn như Access hoặc SQL.
Mẹo giúp phòng tránh tình trạng mất định dạng và hỏng cấu trúc tệp Excel
Bảng tính bị lỗi và tự động xóa bớt tính năng gây khá nhiều phiền phức, nhưng với những thủ thuật ở trên, bạn hoàn toàn có thể khắc phục. Hy vọng bài viết này về cách sửa lỗi repaired trong excel sẽ giúp bạn khôi phục lại bảng dữ liệu của mình. Chúc bạn thành công!
