Lý do khiến việc mở file Excel trở nên chậm chạp và cách khắc phục khi file Excel có dung lượng quá lớn.

Giải quyết vấn đề file Excel có dung lượng quá lớn sẽ giúp bạn khắc phục tình trạng file Excel bị chậm trong quá trình làm việc. Đừng lo lắng, bài viết này sẽ là 'công cụ đắc lực' giúp bạn kiểm soát 'kẻ thù' dung lượng lớn và tận dụng hết tiềm năng của Excel.

Tại sao mở file Excel lại bị chậm?

Nếu bạn nhận thấy tốc độ xử lý của file Excel bị chậm và các thao tác thực hiện trên file không còn nhanh như trước, có thể do một số nguyên nhân sau:

• Lưu file Excel dưới định dạng .xls.
• Định dạng trong file không có kiểm soát, bị dư thừa.
• File Excel chứa quá nhiều công thức phức tạp, khiến file phải tính toán nhiều hơn.
• Cài đặt bộ lọc tự động Auto Filter.
• Ứng dụng Office gặp lỗi.
• Tính năng Automatic Workbook Calculation đang được bật.

Bên cạnh những nguyên nhân đã đề cập, còn nhiều lý do khác khiến file Excel của bạn trở nên chậm. Các yếu tố thường gặp đã được liệt kê ở trên là nguyên nhân chính dẫn đến dung lượng file quá lớn, làm giảm hiệu suất xử lý trong Excel. Hãy cùng khám phá cách khắc phục tình trạng file Excel bị chậm ngay sau đây!

Cách giải quyết khi file Excel có dung lượng quá lớn

Nếu bạn không muốn tình trạng mở file Excel bị chậm ảnh hưởng đến công việc của mình, hãy tham khảo các phương pháp dưới đây để cải thiện tốc độ xử lý của file Excel.

Bật Manual Calculation khi Excel bị chậm

Nếu file Excel của bạn chứa nhiều hình ảnh có kích thước lớn và công thức phức tạp, điều này có thể khiến file Excel bị chậm. Nếu không muốn xóa công thức để giảm dung lượng, bạn có thể tắt tính năng Automatic Workbook Calculation và bật Manual Calculation để khắc phục tình trạng này. Hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Mở file Excel, chọn File và tiếp tục chọn mục Options để tiếp tục.

Bước 2: Sau đó, bạn chọn mục Formulas, chọn Manual trong phần Workbook Calculation và bỏ chọn Recalculate Workbook Before Saving. Cuối cùng nhấn OK để xác nhận.

Đây là một phương pháp hiệu quả giúp cải thiện tốc độ hoạt động của Excel. Nếu bạn thấy các thao tác vẫn chưa nhanh, hãy theo dõi cách tiếp theo.

Lưu dưới dạng .xlsx để tránh tình trạng file Excel bị chậm

Có thể bạn thường xuyên không chú ý đến vấn đề lưu tập tin dưới dạng nào. Tuy nhiên, khi bạn lưu file dưới đuôi .xls, dung lượng của file sẽ tăng lên đáng kể.

Vì vậy, bạn nên chọn lưu file dưới định dạng .xlsx hoặc có thể lựa chọn lưu dưới dạng chứa macro như .xlsm hoặc .xlsb. Đây là những định dạng có khả năng nén dữ liệu tốt và giúp giảm dung lượng đáng kể.

Hướng dẫn cài đặt để lưu với định dạng đuôi:

Bước 1: Để lưu tập tin, bạn chọn

Bước 2:Tiếp theo, bạn nhấn chọn Save và sau đó chọn Browse.

Bước 3:Tại mục Save as type, bạn click để lựa chọn định dạng cho file. Bạn có thể chọn:

• Excel Workbook: .xlsx.
• Excel Macro-Enabled Workbook: .xlsm.
• Excel Binary Workbook: .xlsb.

Bước 4:Cuối cùng, nhấn OK để hoàn thành thao tác.

Trong trường hợp bạn đã lưu file rồi, liệu có cách nào để thay đổi định dạng đuôi của file không? Câu trả lời là Có đấy! Cách đơn giản nhất là bạn mở lại file, và ở bước 2 bạn chọn Save As. Sau đó, tiếp tục thực hiện các bước giống như hướng dẫn lưu file trước. Bạn có thể xóa file cũ và sử dụng file vừa chuyển đổi định dạng để kiểm tra xem tình trạng giật lag đã được khắc phục hay chưa.

Vô hiệu hóa Add-ins

Nếu bạn không cần sử dụng các Add-ins, bạn nên tắt chúng. Add-ins là một trong những nguyên nhân gây ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động của Excel. Các bước để vô hiệu hóa Add-ins như sau:

Bước 1: Trong file Excel bị chậm, bạn chọn tab File, sau đó chọn tiếp Options.

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn Add-ins trong cửa sổ Excel Options. Tại mục Manage, bạn chọn Excel Add-ins và nhấn Go.

Bước 3: Bạn hủy chọn tất cả các mục trong danh sách Add-ins available, sau đó nhấn OK để xác nhận thao tác.

Đừng lo lắng, việc tắt tính năng Add-ins sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu trong file của bạn.

Khắc phục lỗi Office khi Excel hoạt động chậm

Để khắc phục tình trạng Excel bị chậm, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Mở công cụ Control Panel từ thanh tìm kiếm trên máy tính và chọn Control Panel.

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn mục Uninstall a Program trong phần Program.

Bước 3: Tiếp theo, bạn tìm kiếm Microsoft Office và nhấn vào Change.

Bước 4: Khi cửa sổ Microsoft hiện lên, bạn chọn Online Repair rồi nhấn tiếp Repair.

Ngoài ra, việc sửa bộ ứng dụng Office cũng sẽ giúp bạn khắc phục một số lỗi khác trong Excel.

Tối ưu công thức trong Excel khi mở file bị chậm

Khi làm việc với file Excel, việc sử dụng quá nhiều công thức phức tạp hoặc không cần thiết sẽ làm tăng dung lượng file. Vì vậy, bạn nên:

• Sử dụng các công thức đơn giản để giúp quá trình tính toán trở nên nhanh chóng hơn.
• Giới hạn tối đa số ô chứa công thức để giảm dung lượng file.
• Phát triển các thuật toán để tối ưu công thức hiệu quả hơn.

Khi dung lượng file nhỏ, Excel sẽ xử lý nhanh hơn và giảm thiểu tình trạng giật lag khi thao tác.

Loại bỏ các ô không sử dụng trong Excel

Một trong những cách dễ dàng để giảm dung lượng file và khắc phục tình trạng Excel bị chậm là xoá các ô không cần thiết. Để xóa nhanh các hàng và cột trống, bạn có thể dùng lệnh Go to Special như dưới đây:

Bước 1: Trước tiên, chọn vùng có các ô trống muốn xoá và nhấn vào tab Home.

Bước 2: Sau đó, nhấn vào Find & Select và chọn tiếp Go to Special.

Bước 3: Mở cửa sổ Go to Special và chọn mục Blanks, sau đó nhấn OK.

Bước 4: Tiếp theo, mở tab Home, nhấn vào Delete và chọn Delete Sheet Rows.

Các ô trống trong phạm vi bạn chọn sẽ bị xóa ngay lập tức. Nếu muốn xóa các cột trống trong bảng tính, bạn chỉ cần chọn mục Delete và chọn Delete Sheet Columns.

Quản lý thiết lập bộ lọc tự động

Nếu bạn chưa biết, khi tập tin chứa nhiều dữ liệu, việc áp dụng bộ lọc tự động Auto Filter cho toàn bộ trang tính hoặc bảng tính sẽ khiến file trở nên nặng hơn, dẫn đến việc tốc độ xử lý của Excel bị chậm lại. Do đó, bạn nên chỉ tạo bộ lọc cho những bảng hoặc vùng cần thiết theo các bước dưới đây.

Bước 1: Nhấn giữ và kéo chuột để chọn vùng cần áp dụng Auto Filter.

Bước 2: Sau đó, vào tab Data và chọn Filter với biểu tượng cái phễu.