Buzz
Macro trong Excel là công cụ giúp bạn tự động hóa các thao tác trong Excel. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc sử dụng Macro để thực hiện các phép toán cơ bản, đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách sử dụng Macro để làm việc hiệu quả hơn.
Macro trong Excel là gì? Lợi ích khi sử dụng Macro
Macro (hay còn gọi là VBA Macro) là công cụ giúp tự động hóa các thao tác lặp lại trên một vùng dữ liệu trong Excel.
Với Macro, thay vì bạn phải lặp đi lặp lại các bước thao tác một cách thủ công và mất thời gian, bạn có thể để Macro thực hiện chúng một cách nhanh chóng và chính xác.
Ví dụ: nhập dữ liệu vào ô, chọn một ô, chọn lệnh trong thanh Ribbon hoặc từ menu, thực hiện định dạng cho ô, cột, hoặc hàng,...
Việc áp dụng Macro trong Excel mang đến rất nhiều tiện ích, ví dụ như:
- Thiết lập định dạng mặc định cho các vùng dữ liệu trong Excel.
- Tự động hóa các công việc nhờ vào các chức năng đã được cấu hình sẵn.
- Có thể tùy chỉnh và điều chỉnh bất kỳ lúc nào.
Mẹo để sử dụng Macro trong Excel hiệu quả
Để sử dụng Macro trong Excel đạt hiệu quả cao, bạn cần nắm một số lưu ý sau:
- Khi bạn ghi lại một bản ghi để thực hiện một số thao tác, Excel chỉ áp dụng tác vụ đó trong vùng dữ liệu đã được xác định. Do đó, nếu bạn thêm hàng hoặc cột vào vùng đã ghi, Macro sẽ không thực hiện tác vụ cho các hàng/cột mới.
- Để xử lý những tác vụ dài, bạn nên chia thành các bản ghi nhỏ thay vì một bản ghi duy nhất.
- Macro không chỉ giới hạn trong Excel. Bạn có thể tạo một bản ghi liên kết với các ứng dụng Office hỗ trợ VBA. Ví dụ như tạo một Macro để xây dựng bảng trong Excel, sau đó chuyển sang Outlook để gửi bảng đó đến các địa chỉ trong danh sách.
Cách sử dụng Macro trong Excel
Lưu ý: Khi ghi Macro, mọi thao tác bạn thực hiện đều được ghi lại. Nếu vô tình nhấn vào một lệnh sai, cách duy nhất để khắc phục là bắt đầu lại từ đầu. Vì vậy, hãy thực hiện Macro với những thao tác bạn quen thuộc nhất.
Cách tạo Macro trong Excel nhanh chóng
Bước 1: Mmở file Excel, nhấp chuột phải vào bất kỳ thẻ nào trên thanh công cụ. Sau đó, chọn mục Customize the Ribbon…
Bước 2: Một cửa sổ tùy chọn thiết lập sẽ hiện ra. Tại mục Developer, bạn tích vào ô vuông để đánh dấu. Sau đó, nhấn OK để thêm thẻ Developer vào thanh công cụ.
Bước 3: Truy cập vào thẻ Developer và chọn mục Record Macro trong thanh Code.
Bước 4: Tại mục Macro Name, bạn nhập tên cho bản ghi của mình. Nên chọn tên liên quan đến tác vụ để dễ dàng nhận diện sau này.
Bước 5: Tại mục Shortcut key, bạn có thể chọn một tổ hợp phím tắt theo ý muốn. Lưu ý rằng nếu phím tắt trùng với các phím mặc định của Excel, ví dụ như Ctrl + Z, bạn sẽ không thể sử dụng chức năng Ctrl + Z để hoàn tác (Undo) nữa.
Lưu ý:
Vì phím Ctrl là phím mặc định, nên khi bạn gán phím tắt, chỉ cần nhập phím bạn muốn sau chữ Ctrl. Ví dụ, nếu bạn muốn dùng Ctrl + Z thì chỉ cần nhấn phím z. Lưu ý rằng nếu bạn viết hoa chữ 'Z' thay vì viết thường như 'z' thì Excel sẽ hiểu là Shift + Z.
Tuy nhiên, để tránh sự cố không mong muốn, bạn nên để mục này trống.
Bước 6: Tại phần Store macro in, bạn chọn mục This Workbook. Sau đó, bạn điền ghi chú vào ô Description. Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất thao tác.
Với các bước đã thực hiện, bạn đã thành công trong việc tạo Macro trong Excel.
Cách dừng Macro trong Excel
Lưu ý: Việc dừng Macro sẽ không làm thay đổi hoặc xóa bất kỳ thao tác nào mà bạn đã cài đặt trước đó.
Hướng dẫn
Để dừng chạy Macro trong Excel, bạn truy cập vào thẻ Developer. Tiếp theo, tại tab Code, chọn mục Stop Recording.
Vậy là, sau khi thực hiện các bước trên, Macro sẽ ngừng ghi lại các thao tác.
Cách chạy Macro trong Excel
Nếu bạn đã tạo Macro nhưng chưa biết cách để Macro hoạt động, hãy tham khảo các bước hướng dẫn dưới đây.
Hướng dẫn
Bước 1: Bạn chọn thẻ Developer và nhấn vào mục Macros ở tab Code.
Bước 2: Tiếp theo, trong bảng thiết lập, bạn click vào Run để bắt đầu chạy Macro trong Excel.
Ngoài mục Run, còn có các lựa chọn khác như:
- Step Into: cho phép bạn đi qua từng bước để chỉnh sửa hoặc kiểm tra từng lệnh (Sau khi hoàn thành, nhấn F5 để chạy toàn bộ hoặc F8 để chạy lần lượt từng dòng lệnh).
- Edit: Mở Macro để chỉnh sửa mà không thực thi Macro.
- Create: Tạo một Macro mới để ghi lại các thao tác.
- Delete: Xóa Macro (Sau khi xóa, bạn sẽ không thể khôi phục lại, vì vậy hãy suy nghĩ kỹ trước khi xóa).
- Options: Tùy chỉnh các thiết lập, như phím tắt hoặc lời nhắc.
Lưu Macro trong Excel
Lưu ý:
- Trước khi lưu Macro, bạn cần dừng ghi Macro lại.
- Ngoài ra, khi đang lưu, tuyệt đối không được đóng trang tính Excel. Điều này có thể khiến bạn mất tất cả dữ liệu đã ghi vào Macro trước đó.
Hướng dẫn
Bước 1: Bạn chọn thẻ Developer trên thanh công cụ, sau đó nhấn vào mục Visual Basic.
Bước 2: Ở phía bên trái màn hình, bạn nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) cạnh mục Modules để mở rộng.
Bước 3: Sau khi thực hiện xong, một mục mới có tên Module1 sẽ xuất hiện dưới mục Modules. Bạn nhấp chuột phải vào mục này và chọn Export File…
Bước 4: Chọn thư mục bạn muốn lưu tệp và nhấn Save. Tệp Macro sau khi lưu sẽ có đuôi .bas.
Với một thao tác đơn giản như vậy, bạn đã có thể lưu tệp Macro vào máy tính một cách nhanh chóng.
Cách xóa Macro trong Excel
Lưu ý: Việc xóa Macro sẽ đồng nghĩa với việc xóa bỏ tất cả các thao tác bạn đã ghi trong Excel. Tuy nhiên, dữ liệu ban đầu sẽ không bị ảnh hưởng. Hãy cân nhắc kỹ trước khi thực hiện hành động này.
Hướng dẫn chi tiết
Để xóa Macro trong Excel, bạn cần tìm lại file Macro đã lưu trước đó. Tiếp theo, nhấn chuột phải và chọn Delete (biểu tượng thùng rác) để hoàn tất thao tác xóa.
Hy vọng bạn đã nắm vững được khái niệm Macro trong Excel cùng với cách tạo và thực thi Macro cơ bản. Qua bài viết này, chúng tôi hy vọng bạn có thể sử dụng Macro trong Excel một cách thành thạo hơn.
